探討農業科研單位合同檔案管理工作

易水涵　羅勁梅　尹一伊

摘要：合同檔案管理是農業科研單位管理工作的重要組成部分。隨著國家農業科學技術事業不斷發展，對合同檔案管理工作的要求也越來越高。高效規范的合同檔案管理是農業科研單位發展的重要保障，完善和創新合同檔案管理是一項長期堅持且必不可少的工作。文章首先闡述了農業科研單位合同檔案管理工作的重要性，接著分析了合同檔案管理存在的問題，最后給出了一些提高合同檔案管理水平的建議，以期為農業科研單位合同檔案管理工作提供參考。

關鍵詞：農業科研單位;合同檔案;檔案管理

隨著市場經濟和農業科學技術的發展， 農業科研單位與社會各行各業之間的合作與交流日益密切。農業科研單位的合同檔案管理涉及到科研、財務、法律等各個方面，通過合同檔案，可以看到農業科研單位與市場經濟生活之間發生的種種聯系。面對新形勢新要求，深化合同檔案管理制度建設，注重完善與創新合同檔案管理方式，提高合同檔案管理人員的綜合素質，對維護農業科研單位的合法權益和促進農業科研事業的健康發展有著重要的意義。

一、農業科研單位合同檔案管理的重要性

（一）合同檔案是農業科研單位經濟活動的重要記錄

農業科研單位的合同檔案記錄儲備著具有保密性和價值性的各類珍貴資源信息和文件材料。合同檔案不僅反映出農業科研單位方方面面的發展情況，而且可以為整個單位的工作決策提供重要的信息。合同檔案包括了各種各樣類型的合同，委托技術服務、材料和設備采購、科研合作、成果轉化等對外經濟活動都需要簽訂合同，單位內部的科學研究和行政管理等工作中，人才引進、崗位聘用、各職能部門之間的職責權限、責任承擔等也需要通過簽訂合同的方式來加以確定。合同檔案與農業科研單位的經濟利益密切相關，規范的合同檔案管理能夠更好地保存農業科研單位經營活動的相關信息和材料， 對于單位外部和內部的經濟活動都具有重要的意義。

（二）合同檔案是農業科研單位法治建設的重要體現

合同檔案包括合同簽訂、履行、變更、終止等一系列具有法律性的記錄資料。規范的合同檔案管理可以將合同履行全過程的資料保存下來，如果遇到糾紛，能夠根據合同里的條款和合同檔案管理制度及時維護農業科研單位的合法權益。農業科研單位需要加強對《中華人民共和國合同法》和《中華人民共和國檔案法》的宣傳和普及，提高管理人員和科研人員的法律意識、依法辦事和預防法律風險的能力，這對于推進合同檔案管理規范、推動農業科研單位健康持續發展都具有重要的作用。

二、農業科研單位合同檔案管理存在的問題

（一）合同檔案管理思路缺乏全局性

農業科研單位傳統的合同檔案管理沒有充分認識到合同檔案的全局性這個特點，因此不能適應時代發展的需要。合同簽訂之后歸檔并不能代表合同檔案已經完整，還需要隨時關注合同是否涉及到修訂、補充、變更等情況。此外，合同執行周期長短并不一樣，需要根據合同有效期的時間長短定期做好合同整理檢查工作。完整的合同檔案必須是能夠反映合同履行全過程的詳細資料，農業科研單位應當用長遠的眼光和思路管理合同檔案，才能有效提高合同檔案的管理水平。

（二）合同檔案保存方式不夠現代化

當今時代是高新技術飛速發展的時代，信息化、網絡化的高科技成果、各種現代化技術使辦公條件發生巨大的變化。傳統的合同檔案保存方式存在滯后性，不利于提高合同檔案管理工作的效率和質量。在軟件設施方面，農業科研單位的合同檔案存儲以紙質版為主，不僅查閱起來比較繁瑣，而且不便于保存，缺乏運用信息化電子化技術保存合同檔案。在硬件設施方面，合同檔案的存儲環境存在著例如潮濕發霉、蟲蛀等一系列安全隱患。軟硬設施條件建設的不足，不利于做好現代化的合同檔案管理。農業科研單位需要改善及優化合同檔案的存儲環境，創新合同檔案資料的保存方式以及提高合同檔案保存的現代化水平。

（三）合同檔案管理人員綜合素質欠缺

合同檔案管理是一項綜合性的管理工作，需要各個領域的廣博知識儲備。知識信息飛速更新的時代對農業科研單位合同檔案管理人員的業務水平提出了更高的要求，合同檔案管理人員的知識儲備呈現出明顯的不足之處。如果缺乏業務和信息技術知識、缺乏敬業精神和責任心、溝通協調能力不夠，就會導致合同檔案管理的水平不高。

三、提高農業科研單位合同檔案管理水平的建議

（一）建立健全合同檔案管理制度

農業科研單位涉及的合同種類繁多、數量巨大，需要完善和創新合同檔案管理制度，建立健全的、高質的、有效的、有特色的合同檔案管理模式。規范的合同檔案管理需要合同檔案管理制度的保障，農業科研單位應當根據實際情況制定嚴謹的合同檔案管理制度。合同檔案管理制度要明確合同檔案的歸口管理，哪些類型的合同檔案歸哪個部門整理保存。同時，合同檔案管理人員應當與科研人員進行充分的溝通，了解合同的具體內容和履行情況，并根據情況變化不斷進行修訂和補充，從而使合同檔案及時完整歸檔。

（二）加強合同檔案管理的信息化應用

為了適應現代信息化合同檔案管理的新要求，農業科研單位需要加強軟硬設施的建設。由于合同檔案管理的期限比較長，并且面臨著諸多可能發生的情況，首先應重視合同檔案的安全儲存，為合同檔案提供一個良好的存儲環境，扎扎實實做好合同檔案的防火、防水、防潮、防蟲等保護工作。另外，在現代化辦公技術的推廣下，合同檔案管理也需要采用電子化的存檔方式。建立合同的紙質電子雙檔案是十分必要的，這樣更加便于查詢和統計合同檔案，從而提高合同檔案管理效率。合同電子版和紙質版相互對應，合同內容信息一目了然，清晰明確。

（三）建立合同檔案管理臺賬

農業科研單位的合同檔案管理人員應建立合同檔案管理臺帳，臺賬的內容主要包括：序號、合同號、合同類別、合同標的（數量、金額）、簽約單位、簽約時間、履行期限、履行情況、備注等。建立合同檔案時，應注重文件之間的聯系，及時收集整理每份合同的相關資料，每一份合同都應有一個編號，可以選擇根據一定的順序歸檔，比如按照簽訂日期排序保存，按照合同類別或者簽訂單位分類保存。同時做好合同資料的保管和保密工作，合同檔案應當嚴格按照合同檔案管理制度管理，借閱和復制合同檔案，必須登記。

（四）提高合同檔案管理人員綜合素質

合同檔案管理人員的綜合素質會直接影響到合同檔案管理工作，進行檔案管理工作的創新最關鍵就是管理人員的綜合素質。農業科研單位應重視復合型人才的培養，積極開展法律、經濟、管理等多方面知識的學習和培訓，進行合同檔案管理經驗交流和案例分享。合同檔案管理人員必須與時俱進，結合本職工作特點，努力提升自身的綜合素質。應當通過自學、繼續教育等多元化方式認真學習業務知識和檔案管理知識，掌握計算機技能和現代辦公技術，學習國內外先進知識，擁有更為廣闊的視野，時刻了解國家關于“三農”的最新消息，以適應合同檔案現代化管理的迫切需要。

四、結束語

隨著社會經濟和農業科學技術事業的創新發展，合同檔案在農業科研單位發揮著越來越重要的作用。農業科研單位一是要重視合同檔案管理工作，二是要提高合同檔案管理水平，三是要創新合同檔案管理方式和方法。建立和完善合同檔案管理制度、提升合同檔案管理人員的綜合素質、為科研人員提供便捷良好的服務，才能保證合同檔案管理的規范化和現代化，充分發揮合同檔案的作用，為農業科研單位的發展保駕護航。

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（作者單位：中國熱帶農業科學院熱帶生物技術研究所）