醫院電子化檔案管理初探

易易

醫院電子化檔案管理初探

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隨著科技的發展，紙質病例檔案已經無法再適應當今醫院的發展需求，實現醫院檔案管理信息化勢在必行，本文從信息化建設對于醫院的幫助、進行信息化建設后需要進行管理的主要工作、對醫院信息化建設的提議方面來闡述醫院電子化檔案管理。

醫院檔案管理；信息化；優勢；內容

時代在發展，社會在進步，隨著國家醫改制度的實施，醫院住院病人越來越多，病例的管理要求也越來越嚴格，紙質病例檔案已經無法再適應當今醫院的發展需求，所以檔案管理信息化已勢在必行。現就醫院檔案電子化管理提幾點建議，和大家共同商討。

1 實現醫院檔案管理信息化

1.1 高度發展的信息化社會要求醫院中的各項管理工作也應向信息化的目標發展 現今社會已經進入了網絡化社會，各項信息都進行及時的更新，人民群眾接受新的信息時間很快，這就給以往的醫院中的管理帶來很大的震撼。我國的各地醫院現今已經開展對醫院檔案進行信息化的建設，這一建設對醫院的各項發展都起到有效的輔助作用，其可讓醫院更加適應現今的信息化社會[1]。

1.2 信息化建設是醫院進行各項創新的根本 現今，我國各醫院都在進行信息化的建設，積累了很多的經驗，但仍有很多不足之處。這就需要醫院管理人員對此項工作提高認識，轉變管理的理念，使用新的技術服務于醫院的發展，從而解決員工工作負擔過重的情況。信息化建設不但可有效提高醫院的效率，還可讓各項工作更加順利開展。

1.3 信息化建設是醫院進一步發展的前提 醫院要進行各項技術、設備、人員等的不斷提高，這就需要醫院的檔案盡快進行信息化建設，這樣才可以更好地進行人才的選拔與培養，從而保障醫院進行一步發展，故進行信息化建設非常重要。信息化建設不但可以更好地為醫院進行人才建設，還可讓信息得到最大化的應用[2]。

2 信息化建設對于醫院的幫助

（1）醫院信息化建設可對所有資料和檔案進行分類整理，對其進行閱讀和查找更加便捷。有價值的檔案可以通過電腦進行閱讀，避免了多次查閱而對資料有所損害，也可避免具有重要價值的檔案出現遺失的現象。對重要、有價值的檔案進行掃描用電腦進行保存整理，可更長時間地保存應用，也方便調閱。（2）信息化建設可讓歸檔更加方便。醫院需要對各項資料進行整理歸類，以往都是應用人工的方式進行工作整理、記錄，這需要很長的時間和較多人員參與，對資料進行記錄和歸類。應用信息化建設后可讓工作人員不用再進行枯燥、繁重地整理，可以使用電腦來處理這一工作，不但節省人力，還可明顯提高工作效率。（3）信息化建設可以讓醫院的各項信息共享，讓其發揮最大作用。檔案的應用范圍更加廣泛，從而對患者及醫生起到幫助。整理后的各項檔案要比紙質的檔案更利于開發，醫院中各科室的醫生都可以進行閱讀，加大了資源的利用，起到了共享的效果。（4）信息化建設可讓檔案的查閱速度更快。以往對紙質的檔案進行查閱需要很長的時間，且易于對檔案造成損害，而進行信息化建設后可通過電腦對各項檔案進行查閱，方便的檢索工具只需要輸入需要檢索的關鍵詞就可查到所需要的文章，其適用的范圍、效率更大，還可以對機密的檔案進行加密處理，從而保障檔案的隱秘性。（5）信息化建設可讓管理工作得到更大的發展。紙質的檔案長期積累下來非常巨大，這需要非常大的空間來進行儲存，而信息化工作可減少這一弊端。長期儲存還要考慮儲存環境的問題。紙質的檔案不可以在濕度比較大的環境下儲存，還要定期進行防蟲處理，這不但增加費用，還增加人員的工作量，也很容易使檔案損害。對檔案進行掃描處理之后可以避免這一弊端，不但檢索方便，還節省了空間，降低了工作量。

3 進行信息化建設后需要進行管理的主要工作

3.1 信息化建設可讓檔案工作更現代化 進行文書工作非常重要，其的記錄完整與否對檔案的歸類整理有很重要的意義。信息化建設后對此工作應重在歸類整理，每日從各科室收到的資料應用電腦進行登記歸類，根據各項要求進行上傳共享，可通過電腦進行時間的設定，到需要處理時電腦會自動提醒。資料也可通過網絡來進行傳遞，這樣可讓人員工作量明顯減輕。

3.2 管理工作應現代化 現今各項技術、疾病等在不斷更新中，故應對各項治療方法進行電腦輸入，如術式、藥物等都應進行不斷更新，這樣各個診療科室才可更加方便地進行醫療操作。醫生也可通過此來查閱病歷進行論文的創作。也可通過對病歷資料的回顧性分析而對以往的治療進行總結分析，及時改進工作方法，讓診療技術得到更快的發展。

3.3 醫院的各項人事檔案也應進行信息化的建設 現今人才流動性很大，故對人事檔案的整理歸類非常重要，需要對各項人事信息進行完整、規范地整理，讓其得到更好地應用。規范、有效地整理可讓查閱更加方便。

4 對醫院信息化建設的提議 （1）醫院要向現代化發展，檔案管理的信息化建設必不可少。醫院各級領導應更新觀念，提高對檔案工作的思想認識，使檔案管理模式從單純的紙質收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計算機網絡化管理方式中來，充分發揮檔案在醫院整體信息化建設和領導科學決策中的作用。(2)要實現信息化檔案管理，網絡設備建設是基礎。目前，醫院普遍建立了微機局域網絡，但微機局域網的建立要立足高起點，不僅要方便內部信息的交流，還應配備掃描、拷貝、打印等系列化配套設備來方便信息的輸出利用。醫院檔案部門在規范室藏的基礎上建立局域網，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，擴建成為醫院信息中心，并在中心網絡平臺上編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動化軟件，其不僅可以大大提高辦公效率、方便利用者，同時還可以實現檔案資料的在線利用。(3)信息化技術的發展，特別是網絡技術的應用改變著傳統的檔案管理模式，這就要求檔案管理人員能夠在網上進行收集、整理、編目、檢索、借閱、統計工作。現代化檔案管理工作中，檔案人員除了具備檔案專業知識外，還要具備良好的計算機網絡知識及運用操作能力。因此，檔案專業人才的培養也顯得日益重要。

[1] 李素偉，花亞偉.電子病案管理系統的實施與應用[J].醫學信息學雜志，2010，3（11）：87-88.

[2] 陳瑞華，全芳，庫小玲.電子病案在病案管理職能轉變中的作用[J].中國病案，2011，1（26）：32-33.

10.3969/j.issn.1009-4393.2012.28.018

415000 湖南省石門縣人民醫院 (易易)