醫(yī)院退費(fèi)審計(jì)的思考

吳蘭

[摘 要]醫(yī)院收費(fèi)系統(tǒng)是內(nèi)部控制的重要組成部分，退費(fèi)是醫(yī)院財(cái)務(wù)管理工作的重要組成部分。隨著收費(fèi)業(yè)務(wù)的發(fā)生，由于醫(yī)生開錯(cuò)檢查、患者不配合等各種客觀原因，必然會(huì)存在有或多或少的退費(fèi)現(xiàn)象，為減少日常退費(fèi)，提高收費(fèi)工作效率，財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)退費(fèi)業(yè)務(wù)的管理，內(nèi)審部門也應(yīng)將退費(fèi)業(yè)務(wù)審計(jì)列為年度專項(xiàng)審計(jì)計(jì)劃中，以此檢查與評(píng)價(jià)退費(fèi)業(yè)務(wù)的合理性及合規(guī)性。因此，通過審計(jì)工作，避免退費(fèi)過程中存在的漏洞及隱患，提出相應(yīng)的管理建議，確保醫(yī)院財(cái)產(chǎn)安全與完整，是防范醫(yī)院收費(fèi)風(fēng)險(xiǎn)、發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)免疫作用的必要舉措。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院;退費(fèi)審計(jì);內(nèi)控制度

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.10.032

[中圖分類號(hào)]R197.3;F239.45[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2020）10-00-02

0? ? ?引 言

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和我國(guó)醫(yī)療體制改革的不斷深入，醫(yī)院退費(fèi)業(yè)務(wù)管理環(huán)境發(fā)生了巨大變化，呈現(xiàn)出區(qū)別于以往的新常態(tài)。首先，業(yè)務(wù)量的增大及信息化程度的提高使HIS、收費(fèi)、財(cái)務(wù)等系統(tǒng)每日都會(huì)產(chǎn)生海量的與資金運(yùn)動(dòng)相關(guān)的數(shù)據(jù)，推動(dòng)醫(yī)院退費(fèi)業(yè)務(wù)管理進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代。此外，自助機(jī)、微信、支付寶等新興支付方式的普及使醫(yī)院退費(fèi)業(yè)務(wù)管理變得更加復(fù)雜。因此，加強(qiáng)對(duì)門診退費(fèi)的管理非常重要，不僅體現(xiàn)醫(yī)院的管理水平，同時(shí)能維持醫(yī)院良好的秩序，保障醫(yī)院收入完整足額地收回。本文就醫(yī)院退費(fèi)管理中存在的問題進(jìn)行研究，并提出相應(yīng)對(duì)策。

1? ? ?目前醫(yī)院退費(fèi)管理方面存在的問題

1.1? ?內(nèi)控管理方面

退費(fèi)不僅涉及收費(fèi)科，還涉及功能檢查輔助等醫(yī)技科室。目前，很多醫(yī)院雖制定了退費(fèi)管理制度，但設(shè)計(jì)過于簡(jiǎn)單，沒有明確規(guī)定退費(fèi)過程中涉及的各個(gè)崗位的職責(zé)和權(quán)限，或者在實(shí)際操作過程中出現(xiàn)一些未規(guī)定制度的情況而隨意不規(guī)范的操作現(xiàn)象，導(dǎo)致責(zé)任不清，權(quán)限含糊，無法做到相互牽制和監(jiān)督。

1.2? ?退票管理方面

退費(fèi)時(shí)首先到醫(yī)生處，醫(yī)生在收據(jù)背面寫明退費(fèi)理由和退費(fèi)項(xiàng)目并簽字。通過審計(jì)發(fā)現(xiàn)，收費(fèi)部門將預(yù)交金退費(fèi)和診療項(xiàng)目退費(fèi)票據(jù)混放在一起，且每筆業(yè)務(wù)的票據(jù)未裝訂，存在票據(jù)交叉的現(xiàn)象，不方便核對(duì)。

1.3? ?退費(fèi)管理方面

醫(yī)院每月發(fā)生退費(fèi)較多，有的是病人繳費(fèi)時(shí)拿錯(cuò)了就診卡，有的是因?yàn)榛颊哔M(fèi)用負(fù)擔(dān)問題，還有病人繳費(fèi)后檢查科室等待時(shí)間長(zhǎng)、設(shè)備故障、醫(yī)患糾紛等情況造成退費(fèi)。通過審計(jì)發(fā)現(xiàn)，部分大額預(yù)交金（2 000元以上）繳費(fèi)后，未進(jìn)行任何掛號(hào)診查后當(dāng)天又以現(xiàn)金的形式退掉的現(xiàn)象較多。

2? ? ?審計(jì)的目的

通過實(shí)施有效的審計(jì)，明確退費(fèi)過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)，提出相應(yīng)的管理建議，進(jìn)一步完善退費(fèi)管理的內(nèi)控制度，夯實(shí)制度基礎(chǔ)，提高制度及流程的執(zhí)行力;同時(shí)堵塞退費(fèi)過程中存在的漏洞及隱患，確保醫(yī)院財(cái)產(chǎn)安全與完整，提高醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院健康、可持續(xù)發(fā)展。

3? ? ?審計(jì)實(shí)施方案的制訂

審計(jì)實(shí)施方案是對(duì)審計(jì)工作的全面部署，是整個(gè)審計(jì)工作的綱領(lǐng)。由于退費(fèi)業(yè)務(wù)審計(jì)具有涉及領(lǐng)域廣、業(yè)務(wù)量大等特點(diǎn)，因此在制訂審計(jì)實(shí)施方案時(shí)應(yīng)注意突出重點(diǎn)。同時(shí)，審計(jì)實(shí)施方案不是一成不變的，可以根據(jù)實(shí)際情況在審計(jì)的不同階段進(jìn)行適時(shí)調(diào)整。①在審計(jì)準(zhǔn)備階段，結(jié)合收費(fèi)部門的工作流程，梳理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，制訂針對(duì)性的審計(jì)方案，便于有的放矢，及早發(fā)現(xiàn)問題。②在審計(jì)初始階段，通過審查收費(fèi)部門相關(guān)管理制度，結(jié)合訪談、觀察等方法，對(duì)收費(fèi)部門的內(nèi)控環(huán)境進(jìn)行評(píng)價(jià)，從而評(píng)估審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)，修正審計(jì)重點(diǎn)，將審計(jì)力量主要配置到內(nèi)控制度欠缺或執(zhí)行不嚴(yán)等風(fēng)險(xiǎn)較大的領(lǐng)域。③在審計(jì)實(shí)施階段，隨著對(duì)收費(fèi)部門退費(fèi)業(yè)務(wù)管理情況的進(jìn)一步了解，審計(jì)方案可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。對(duì)于管理情況較好的方面可以適當(dāng)簡(jiǎn)化審計(jì)程序，提高工作效率;對(duì)于管理情況較差或發(fā)現(xiàn)的新問題則要增加審計(jì)程序，進(jìn)行更加嚴(yán)格細(xì)致的審查。

4? ? ?醫(yī)院退費(fèi)審計(jì)的內(nèi)容

①審查相關(guān)內(nèi)控制度是否完整，包括科室是否建立了收費(fèi)、退費(fèi)管理制度，稽核制度，票據(jù)及印章管理制度等;審查是否有收款員以外的專人對(duì)收、退款業(yè)務(wù)進(jìn)行稽核，稽核記錄是否完整，不相容崗位是否相互分離等。②采用抽樣方法核查退費(fèi)原始單據(jù)，審查退費(fèi)相關(guān)科室、藥房等簽章退費(fèi)情況，特別對(duì)退費(fèi)金額大的退票進(jìn)行逐筆核對(duì);審查退費(fèi)單據(jù)是否真實(shí)，相關(guān)手續(xù)是否履行完整，對(duì)收款員退款次數(shù)、退費(fèi)項(xiàng)目和申請(qǐng)科室進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并針對(duì)退費(fèi)異常的收款員、項(xiàng)目或科室進(jìn)行重點(diǎn)審查。③利用穿行測(cè)試法對(duì)病人退費(fèi)全過程進(jìn)行測(cè)試，多口徑、多部門提取退費(fèi)明細(xì)數(shù)據(jù);審查POS機(jī)、自助機(jī)、微信、支付寶等結(jié)算系統(tǒng)的結(jié)款金額、HIS系統(tǒng)報(bào)表金額與進(jìn)賬單金額是否一致。④審查收費(fèi)票據(jù)使用管理情況，如票據(jù)使用是否連號(hào)，票據(jù)出入庫及注銷記錄是否完整，保存是否得當(dāng)。⑤核實(shí)是否存在已交費(fèi)且已享受了醫(yī)療服務(wù)，但后期又退費(fèi)等情況。

5? ? ?醫(yī)院退費(fèi)審計(jì)的實(shí)施過程

5.1? ?了解門診退費(fèi)基本情況

醫(yī)院收費(fèi)部門的主要職責(zé)是正確執(zhí)行省醫(yī)療服務(wù)價(jià)格政策，指導(dǎo)科室合理收費(fèi)，按照規(guī)定程序辦理掛號(hào)、收費(fèi)結(jié)算等門診費(fèi)用收退費(fèi)業(yè)務(wù)，入院登記、預(yù)收醫(yī)療款、出院結(jié)算等住院費(fèi)用收退業(yè)務(wù)。門診的退費(fèi)業(yè)務(wù)主要包括兩方面：診療項(xiàng)目退費(fèi)和預(yù)交金退費(fèi)，其中診療項(xiàng)目退費(fèi)一般情況下需要存患兩聯(lián)票據(jù)齊全，且有科室審核簽字方可退款;預(yù)交金退款需要就診卡和預(yù)交金收據(jù)方可退費(fèi)。

5.2? ?審查內(nèi)控體系

①綜合收費(fèi)部門退費(fèi)業(yè)務(wù)的內(nèi)控制度，審計(jì)部門認(rèn)為醫(yī)院門診退費(fèi)的內(nèi)部控制在設(shè)計(jì)上是基本合理的，有明確的制度規(guī)定，有完善的控制系統(tǒng)，實(shí)際執(zhí)行也較好。②通過到醫(yī)院收費(fèi)窗口進(jìn)行實(shí)地調(diào)研，了解到門診收費(fèi)處設(shè)有專職稽核人員，對(duì)每個(gè)收款員的收費(fèi)日?qǐng)?bào)表、發(fā)票存根、作廢發(fā)票進(jìn)行稽核，業(yè)務(wù)經(jīng)辦和稽核相分離，同時(shí)，定期執(zhí)行崗位輪轉(zhuǎn)，進(jìn)一步防控退費(fèi)風(fēng)險(xiǎn)。

5.3? ?退票審核

①經(jīng)過對(duì)退費(fèi)明細(xì)逐筆核對(duì)，發(fā)現(xiàn)每筆退費(fèi)和退藥都能對(duì)應(yīng)，但存在沒有退藥單直接退藥的情況。②經(jīng)過對(duì)退費(fèi)票據(jù)與系統(tǒng)退費(fèi)明細(xì)逐筆核對(duì)，發(fā)現(xiàn)退費(fèi)業(yè)務(wù)基本能按要求辦理，但存在退票缺失的現(xiàn)象。

6? ? ?醫(yī)院退費(fèi)審計(jì)建議

6.1? ?內(nèi)控管理方面

①制定嚴(yán)格的退費(fèi)管理制度，完善退費(fèi)手續(xù)。根據(jù)外部環(huán)境變化和醫(yī)院實(shí)際情況，對(duì)門診退費(fèi)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行排查，在制定過程中，要規(guī)范退費(fèi)人員的職責(zé)、權(quán)限，也要明確醫(yī)技科室的職責(zé)、權(quán)限，制定統(tǒng)一、規(guī)范的退費(fèi)流程，且對(duì)病人及家屬進(jìn)行公布。制定嚴(yán)格的退費(fèi)處罰機(jī)制，杜絕違法違紀(jì)行為發(fā)生。在完善退費(fèi)手續(xù)上，可以在相關(guān)退費(fèi)管理制度中規(guī)定500元以上的退費(fèi)要核實(shí)患者及代辦人的身份證等有效證件，并復(fù)印備查;或者明確授權(quán)范圍，金額較大超過科室主任權(quán)限的退費(fèi)，必須經(jīng)主管院長(zhǎng)審批。②增設(shè)退費(fèi)導(dǎo)診護(hù)士陪同制度，指導(dǎo)、陪同患者退費(fèi)，減少退費(fèi)患者對(duì)醫(yī)院的不滿意度。③明確相關(guān)人員的退費(fèi)職責(zé)及簽字權(quán)限，各環(huán)節(jié)經(jīng)手人要嚴(yán)格審核退費(fèi)的真實(shí)性及合理性，確認(rèn)無誤后簽字認(rèn)可。④3天之內(nèi)退費(fèi)在門診收費(fèi)室辦理退費(fèi)手續(xù)，3天以上及跨月到財(cái)務(wù)部門辦理門診退費(fèi)手續(xù)。凡手續(xù)不全者一律不準(zhǔn)退費(fèi)，這樣既可規(guī)范會(huì)計(jì)手續(xù)，又可增加科室之間的相互監(jiān)督。

6.2? ?退票管理方面

①建議嚴(yán)格管理退費(fèi)，裝訂每筆業(yè)務(wù)的票據(jù)，且將預(yù)交金退費(fèi)和診療項(xiàng)目退費(fèi)票據(jù)分開，整齊存放，減少退票丟失的風(fēng)險(xiǎn)。②建議LED屏或窗口添加提示語，使患者交費(fèi)后能保存好交費(fèi)小票，方便后期預(yù)交金退款，且在自助機(jī)小票上注明：退費(fèi)憑證，妥善保存。減少補(bǔ)票手續(xù)，提高工作效率。

6.3? ?退費(fèi)管理方面

①規(guī)范資金流向。堅(jiān)持按原收取方式進(jìn)行退費(fèi)操作，銀行卡應(yīng)注意與銀行核對(duì)，在確保銀行卡資金到賬后，方可辦理退費(fèi)業(yè)務(wù)，且將款項(xiàng)退到卡內(nèi)。醫(yī)保卡退費(fèi)時(shí)由醫(yī)保基金支付部分應(yīng)退回醫(yī)保賬戶，個(gè)人支付現(xiàn)金部分退回個(gè)人。②建議收費(fèi)科通過整體調(diào)查研究，總結(jié)退費(fèi)原因，針對(duì)不同原因改善管理，減少退費(fèi);同時(shí)在規(guī)避退費(fèi)事項(xiàng)上應(yīng)加強(qiáng)宣傳，反復(fù)強(qiáng)調(diào)，提倡醫(yī)患溝通，盡量減少退費(fèi)發(fā)生，減少收費(fèi)員工作量。③嚴(yán)格稽核控制，定期輪崗。收費(fèi)室負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門稽核會(huì)計(jì)要逐日逐筆審核退費(fèi)，對(duì)不符合退款手續(xù)、舞弊等違反制度的行為，應(yīng)及時(shí)上報(bào)，對(duì)收費(fèi)人員定期實(shí)行輪崗責(zé)任制，以便提高收款人員的工作積極性、進(jìn)取心。④加強(qiáng)和信息專業(yè)人員溝通，定期對(duì)計(jì)算機(jī)軟件設(shè)計(jì)功能及管理系統(tǒng)進(jìn)行完善與更新，保證計(jì)算機(jī)內(nèi)部相關(guān)控制制度健全，并對(duì)各個(gè)收費(fèi)人員進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，在HIS系統(tǒng)對(duì)患者繳費(fèi)、退費(fèi)信息實(shí)行全面記錄和跟蹤，不斷完善計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)與軟件設(shè)計(jì)功能，增加患者就醫(yī)費(fèi)用的透明度，減少各種可能的退費(fèi)情況。

7? ? ?結(jié) 語

醫(yī)院收費(fèi)部門兼顧財(cái)務(wù)和服務(wù)雙重任務(wù)，是醫(yī)院對(duì)外服務(wù)的前沿陣地，只有加強(qiáng)醫(yī)院門診收費(fèi)、退費(fèi)的各個(gè)環(huán)節(jié)的管理，實(shí)施由收費(fèi)員、醫(yī)生、醫(yī)技、藥劑、門診一站式共同參與的退費(fèi)流程，完善相關(guān)制度，規(guī)范退費(fèi)行為，避免漏洞，才能提升醫(yī)院內(nèi)控管理水平，保證醫(yī)院資金安全完整。

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