淺析ERP系統在制造企業內控管理的運用

姚華彬

摘 要：ERP系統是集公司治理、信息共享和內部控制較為先進的管控工具，通過ERP與內控管理的有機結合，將內控關鍵控制點嵌入ERP系統，有效促進資源優化配置，合理保證了資產安全，有效提高經營效率，降低了經營風險，有效促進企業可持續發展都將有巨大的助推作用。“以風險為導向、業務管理模塊控制為驅動、制度化標準化流程、注重實踐”方向，以企業風險管理的目標為起點，從事中、事后的管控前置到事前實時預測經營風險，將風險控制在風險容忍度范圍之內。本文從ERP系統與內控5要素的關系及從企業財務管理、采購管理、銷售管理、存貨、財務分析、預算、生產管理等的系統化管理，建立一套與內控管理相輔相成的信息系統。

關鍵詞：ERP系統;內部控制;運用

緒論：傳統的企業內控管理具有很大的弊端，事前管控不足，事中、事后的管理比較滯后，內控管理受主觀因素影響太多會使內控管理效率低下，也影響了內控管理的質量。傳統的內控管理手段無法實現內控管理的目標，隨著信息化技術的普及，ERP管理體系逐漸深入運營內部的管理中，無數個運用成熟的案例說明ERP對于企業內控發揮著很大的作用。

一、ERP和內部控制定義

1.內部控制

內部控制，確保經營管理上的既定目標的實現，有效保證企業經營方針的貫徹執行，合理保證財務信息的確切，合理保證企業經營活動的經濟性、效率性和規范性而在企業內部實行的約束、程序、措施、控制和評價的一系列規范手段。

2.ERP系統含義

ERP系統不僅是一種先進的管理理念，同時又是以計算機信息技術為載體，為企業提供一種先進的管控手段。ERP系統改變了傳統管理上的不足，融合企業的財務、人力資源等資源，通過模塊化管理企業資源，使企業管理貫穿在一個高效的平臺，實現對企業資源的有效管理的管理系統。

二、ERP系統與內部控制五要素

1.ERP和內部控制環境

ERP的機構和權限，來源與企業組織架構，權責分配關系跟企業內部控制環境是相輔相成的，ERP無法發現和解決治理結構是否出現問題以及文化氛圍的好壞，要想發揮ERP的管理作用，就需要營造一個好的內部控制環境。

2.ERP和風險評估控制

面對風險，對風險評估以及風險應對是內控的主要辦法，ERP系統提供例如銷售、采購、庫存等方面的預警報告;ERP系統無法根據外部環境的變化作出報告，ERP的指標數據還需要專業人士進行分析來預估風險，ERP風險應對只是簡單提醒，客觀的應對策略還是專業人士研究分析。所以，ERP在風險分析和管控不足，不能根據內外部環境對風險進行客觀分析。

3.ERP和控制活動

ERP加大了內控管理的手段，促使內控體系建設，更加強了預警檢查、糾偏，ERP在權限模塊設置不同的權限，操作者的權限都是固定的，增加或者減少權限由系統管理員操作，體現了控制活動。ERP以財務管理為目的，財務模塊與供應鏈、生產制造模塊信息共享，以財務為導向的內控管理更有效。在預算控制作用很大，可以控制費用的種類，預算內的根據流程正常支付，預算沒有列支的，要有特定的審批才可支付。但是組織架構有了漏洞，比如制衡原則應該有兩人擔任，過程中實際操作者是一人擔任，ERP不能識別所以缺乏柔性控制。

4.ERP系統與信息溝通控制問題

信息溝通是企業管理的關鍵，信息不暢，管理效率就會大打折扣。ERP具有信息搜集、信息處理模塊，處理結果反饋給管理人員，而內外部串通舞弊ERP是無法識別的，對于權限控制，也只能起到預防潛在的舞弊行為，對于系統外業務需要建立內部反舞弊機制。保證ERP信息真實和準確，需要加強信息溝通方面的內部控制建設。

5.ERP與內部監督控制

內部監督是對內控建設監督，ERP具有監督平臺，但不能代替內部審計工作。內部審計的評價和監督可以有效保證ERP在內控建設中實施，由于ERP的內控機制還不完善，建立內部監督控制是保證ERP運行的必要保證。

三、ERP采購業務與內控控制流程

1.采購業務內部控制的目標

（1）采購業務與生產、銷售業務的需求保持一致

采購計劃來源于MPS/MRP/LRP、ROP計劃自動生成，采購需求來源于銷售訂單和生產計劃及庫存信息，建立在ERP系統實際業務需求基礎上減少不理智的采購行為，在實際的業務中，通過需求流轉的方式傳遞給采購部門采購所需物資，有效避免采購計劃安排不合理。

（2）保持貨款支付與負債增加的真實性與合理性

物料需求來源與業務信息，MRP根據系統自動計算出采購計劃，由采購計劃推送產生訂單需求，與供應商簽署訂單協議。供應商送貨，庫房人員、質檢人員、采購人員三者共同核驗貨物，核驗后訂單自動生成到貨單，到貨單推送自動生成采購入庫單，通知供貨商開具發票，材料會計進行采購結算。將采購發票、入庫單報應材料會計進行應付賬款核算，因部門信息共享，固定業務流程單據的推送保證了負債的真實性。合理控制支付貨款：通過合同管理設定每家供應商的付款方式（銀承、現付、延期支票）和賬期，制定好付款計劃，應付賬款模塊根據賬期判斷采購部門付款單是否符合付款條件，財務材料會計、財務主管審核后轉出納模塊付款轉網上銀行自動支付。通過上述控制體現了采購業務內部控制應遵循的原則，相互牽制、成本效益、崗位責任、協調配合。

2.ERP與采購合同風險的控制

（1）簽訂虛假經濟合同，套取資金

管控措施：系統通過供應商資格審批，建立合格供應商清單，只能在清單庫里選擇供應商，通過合同管理模塊的授權審批再到自動聯查到與此合同相關的業務單據有效規避虛假經濟合同。

（2）采購價格虛高

ERP系統單獨的供應商管理模塊、系統收錄了價格檔案和價格評價體系的詳細資料，預置了供應商價格分析明細表、存貨價格分析，采購人員必須在供應商目錄庫里選擇供應商，且采購價格要貨比三家，詢價人與簽訂合同人、審批人互相制衡，有效避免采購價格虛高的風險。

（3）建立供應商檔案和準入制度

ERP系統預置供應商資格審批表，對正式供應商建立詳細記載檔案，每一家供應商檔案經過嚴格流程的審核，供應商檔案由專人管理，對合格供應商和采購價格的控制，體現了不相容職務相分離的規定，通過供應商的評級選擇合理的供應商，并合理管控供應商和材料的價格，從而降低生產材料成本，避免人為主觀選擇供應商。

四、ERP系統與銷售業務內控

ERP與銷售業務內控目標包括：

（1）保證銷售收入的真實性和合理性

銷售部門推送生成銷售合同或協議，部門自動生成銷售發貨單，庫房根據系統產生出庫單。財務部門根據銷售出庫單填制發票，依據發票確認銷售收入，單據流轉的方式保證銷售收入的真實性和合理性。

（2）保證貨款及時足額回收

在ERP系統對每個客戶設置不同的銷售回款政策，分別確定每個客戶的信用天數和信用總額，對于超出信用政策的銷售業務，系統自動預警該客戶的銷售業務已超出既定的政策，并需要特殊的審批程序方能通過。應收款模塊根據客戶的銷售發票、運輸商與客戶簽字的出貨單、合同模塊的信息對應收賬款進行綜合管控，隨時查閱賬齡表對壞賬做出應有的估計、欠款預測、詳細記載每筆業務詳細的應收、收款明細及余額，根據每一客戶，制定不同的收款策略，實時催收到期應收賬款，預防壞賬風險。

（3）加強銷售價格的控制

系統客戶檔案中建立了客戶價格列表以及最低售價，貨物檔案中建立了貨物價格列表、存貨生產制造成本，系統中銷售價格低于上述任意一種價格系統自動預警并予以否決，降低經營風險，保障市場價格體系的穩定。

（4）銷售與財務的監督

銷售部門在銷售管理模塊錄入銷售業務數據，財務部門在應收賬款管理模塊共享業務數據，從根本上加強了對應收賬款的會計監督，財務部門根據應收賬款余額定期與客戶通過函證的方式核對賬目。

五、ERP對于庫存管理的控制

庫存管理是ERP系統一個非常重要的環節。

庫存管理核心點是：合理確定安全存量和現存量，以此提高倉庫管理水平和效率。合理的庫存是衡量采購計劃準確的標準，是降低庫存管理費用的重要尺度，管理者通過ERP系統隨時查詢庫存量，參照實際生產量，來判斷庫存量合理性;對于安全庫存的管理，也是庫房管理的重點，有效的安全庫存是保證生產部門正常業務開展的首要因素，如果缺乏安全庫存，會引起生產效率低下，造成延期交貨。生產、現存量、銷售訂單合理推算安全庫存，為采購計劃采購提供支撐，為庫房管理提供依據;銷售人員根據客戶需求隨時查詢庫存信息，為準確交付提供了支持。

六、ERP對于生產管理過程的管控

ERP在生產管理的控制中，ERP是通過BOM表來確定材料領用的數量和損耗率，對于超BOM表領用，領料程序是通不過的，需要特殊的審批流程才能出料，因為沒有超BOM表領用所以從根本上來控制材料成本，規避材料的浪費;加強對生產流程的監管與控制，非常清晰了解生產線上的材料數量，對生產各個工序實時查詢，清晰了解產品在每個工序的進度，對線上出現的問題及時解決。

七、ERP與會計信息系統的內部控制

1.業務共享

根據業務管理模塊的不同，在ERP系統中將財務管理部分劃分為若干個基礎模塊：每個模塊之間相互共享，以預算模塊、成本模塊為例，預算模塊對企業預算編制的規范和預算的編制方法，預算的執行情況，成本管理模塊主要對材料歸集和成本分攤以及成本分析，超預算成本發生系統是不讓通過的，減少了人工執行預算的感性因素。

2.會計核算模塊共享，實現會計報表自動生成

一方面為提高財務部門對記賬憑證的處理效率和質量，通過電子表格開發工具導入ERP系統，從而避免了手工錄入記賬憑證可能出現的誤差，保證賬務記錄的準確性。另一方面采購、銷售、生產等模塊的數據共享自動生成報表，幾乎取代了手工操作，財務人員節約大量的時間進行財務分析。

八、ERP與預算管理

1.信息共享

使預算部門和工作流程之間相互關聯，促進了內控管理制度實施，預算管理模塊與財務、供應鏈、生產制造等模塊的融合，真正達到了信息資源共享，財務部門掌握了第一手的財務資料，實施企業自上而下的預算控制。財務部門根據各項預算與實際執行情況對比，分析預算執行過程中產生不一致的原因，通過比較分析、趨勢分析同期數據、標桿行業、內部排名分析、然后查找原因細化到預算細項，形成預算分析書面建議書及時提出異常情況提醒經營者改善。

2.在企業預算管理中的應用

ERP系統和全面預算管理有機結合，實現了信息資源共享、整合的效應，有利于企業資源的優化利用，有利于成本預算管理的細化管控，實現了業務計劃如銷售計劃、生產運營計劃到業務預算、資本預算和財務預算的全面實施。

3.ERP系統化預算，節約成本

ERP系統隨時監控預算和實際的執行情況，保證了預算在實施過程中的預警，ERP系統能夠有效地對企業費用做好相關預算工作，它將對每一個流程節點的費用分解細化，確定費用使用者的責任。過程中執行預算系統流程設置嚴格審批預算各項費用，通過系統內先進的處理手段進行分析預測，在符合企業預算標準下提交審批，預算外、特殊環節下預算外成本控制，通過系統化管控來實現成本最大化節約。

九、結論

ERP系統與內控二者存在必然的聯系，一方面ERP促使內控的改變，內控建設為ERP實施提供了保障;另一方面二者作為企業管理系統，通過制定規范的流程促使企業內部管理更加順暢，提高運營效率，規避企業運營過程的經營風險及財務風險，助推企業良性的發展。二者的最終目標都是為了確保企業的資產安全、財務報告信息真實有效，提高內部經營效率，實現企業價值最大化。