淺析企業檔案管理工作的創新

馬瑞

【摘要】隨著信息傳播技術高速發展，企業的檔案管理工作也進入革新階段。當代企業檔案信息資源對企業的發展具有重要價值，必須加強管理與利用工作。本文從提高相關人員思想認識、建立完善管理機制、結合科技手段進行檔案電子化改革、加強檔案編研工作等四個方面對當下檔案管理工作提出創新建議，以供參考。

【關鍵詞】企業 ?檔案管理 ?檔案電子化 ?檔案編研

引言：企業檔案指企業在發展過程中做出決策及開展活動時保留下來的具有高度記錄意義的原始性資料，而企業檔案管理則是對這些資料資源進行匯總保存及協助調用的工作總稱。在新時期，良好的檔案管理工作能夠為企業所做決策提供高價值的參考例證及預期分析，為企業未來的良好發展保駕護航。

一、提高檔案管理工作人員思想認

2019年10月，中煤大同能源有限公司舉辦中層管理干部管理技能素質提升培訓班，進行對企業檔案信息管理工作的經驗總結與分享，提高相關工作人員的思想認識，引導檔案管理人員充分意識到檔案信息管理工作對企業發展的重要性，促進整體管理質量提升。

在當下部分企業中仍存在這樣一個問題，不論企業領導還是檔案管理工作者都對此項工作缺乏本質認識，認為檔案管理工作僅局限于對檔案信息資源進行收集與匯總的范圍內，忽略了檔案的實際用途與使用方式，以致不少企業檔案庫出現繁冗化、落后化等不良現象，導致有需求人員進行查閱的積極性降低，繼而更加缺乏來自使用者的改進建議。在這種狀況下，檔案庫的自身不足與外界忽視形成閉環，拖慢檔案庫發展的速度，使部分企業檔案管理部門長期處于發展停滯狀態，不利于企業進步與提升。

企業應提高檔案管理人員的思想認識，并通過與其他企業或本企業其他下屬公司間交流與學習提高工作人員的檔案管理技能，鼓勵檔案管理人員結合先進理論與企業實際情況進行研究探索，開發出與本企業發展實情相匹配的檔案管理模式，重視檔案實用性與可用性，為企業未來發展提供重要參考。

二、建立完善檔案管理機制

2019年5月，中煤集團召開檔案工作現場推進會暨交流座談會.集團公司辦公廳副主任曹君于會議上表示：檔案管理工作人員在工作中不僅要提高業務技能，還應改善溝通態度，以服務群體為工作要求，推進檔案管理制度專業化與規范化，實現檔案豐富存量與活躍利用并行，建立完善的企業檔案管理機制。

這一創新體現在兩個方面：第一，豐富企業檔案庫儲藏量，擴大檔案庫可利用規模，如增加檔案信息收錄種類與性質、鼓勵有需求員工對缺失信息進行上報并盡快補錄、對具有研究價值的稀有信息進行詢購等;第二，提高檔案查閱與使用的便利程度，加強檔案管理工作者的服務意識，促進企業員工對檔案資源增加了解與利用，把企業檔案從舊有的龐雜混亂印象中解救出來，賦予檔案新生意義，增強檔案實用性。

2019年11月，中煤集團派代表參加第五屆煤炭行業檔案館館長論壇會議，此前集團曾對企業檔案資源管理模式中豐富檔案藏量與提高檔案實用性表達關注，發表《百年老礦以檔案開發推動企業文化傳承》一文，該論文在會議上榮獲一等獎，獲得與會者一致好評。

另外，企業也應對檔案管理人員的工作制度作出規范調整，如酌情設立賞罰機制對工作質量進行監督，并對有研究成果者加以獎勵等。加強工作規范對檔案管理人員的工作態度具有約束與引導作用，為企業檔案管理系統的發展建立穩定環境。

三、結合科技推行檔案電子化

2016年，中煤能源集團下屬的安全裝備技術研究分院聯合華云數據共同開發“私有云”信息資源管理平臺，優化信息存儲與查詢機制，進一步提高檔案信息的保存私密性，為檔案信息資源的管理與共享開拓極大發展空間。

隨著信息時代來臨，當前企業檔案管理部門所面臨的信息繁雜度和查詢緊張度都遠非以文書為主要載體的時代可比。結合科技推進檔案電子化改革主要從兩個方面做出創新：第一，完善檔案查詢系統，建立結構清晰、重點簡潔的檔案信息查詢目錄，增加查詢引擎中關鍵詞收錄并對其所關聯的檔案領域進行細化，更換老舊系統，提高新系統利用率，增強檔案資料查詢與調用的便捷性;第二，電子化檔案對可查資料的內容與形式都有所增加，極大程度減少檔案堆積對空間的占用，長期發展下能夠提升管理人員的整理檔案效率，促進企業檔案系統良性運轉。

值得一提的是，檔案電子化改革需要檔案管理人員具備相應的科技知識與技術水平，企業可通過對管理人員統一進行培訓或吸納高素質人才就崗等方式提高管理人員對科技產品的應用程度，全面推行檔案信息電子化改革。

四、加強檔案編研與整理，提高檔案利用率

檔案編研是指企業檔案管理部門根據檔案使用過程中的具體需求，對匯總的檔案信息進行集中分類與編目，提高檔案間層級關聯性，增加檔案查詢便捷度，再在此基礎上對分類后的檔案做出分析研討與二次編纂，建立合理結構使檔案信息由孤立化走向聯結，縮短查詢時間，提高覆蓋信息量，增加檔案利用率。

在當今時代，高度繁雜的信息充斥在查詢系統的每個角落，不止帶來內容上的重復，還因資料聯系不足等問題導致檔案呈現的信息資源趨于表層化與片面化，極大影響到查閱者的擇用。對此，企業檔案信息管理人員應勤于總結與詢問，廣泛了解使用者對檔案的需求，并從中選取具有普遍性的內容進行精研與編纂，增加檔案資料的多元性與實用性，提高檔案利用率，讓檔案發揮其原本的記錄與參考作用，真正“活”起來。

五、結論

綜上所述，在新時期，企業可合理應用提高管理人員思想素質、建立規范檔案信息管理制度、推進檔案信息電子化改革、加強檔案編研與整理工作等手段對檔案信息管理工作進行創新與優化，企業檔案是該企業發展至今積累的寶貴財富，企業應對此進行繼承與開發，為未來進步做好準備。

參考文獻：

[1]雷莉.新時期企業檔案管理工作創新路徑探討[J].辦公室業務，2019（19）：99+103.

[2]何莉.檔案信息資源開發利用方法及途徑的探討[J].檔案管理，2020（01）：110+112.