關于財務檔案信息化建設的思考

王麗娟

摘 要：隨著信息化時代的來臨，社會各領域、各行業都加快了自身的信息化進程，財務檔案管理工作也不例外。然而由于缺乏明確的建設目標、規范的建設標準以及管理人員技能水平較低，財務檔案信息化建設質量并不高。為切實提高財務檔案信息化建設水平，相關人員必須充分認識到檔案信息化建設中存在的問題，采取有效的措施來解決問題，實現財務檔案的信息化管理。

關鍵詞：財務檔案;信息化;建設

為滿足企業的發展需求，適應社會的發展潮流，財務檔案管理工作必須與時俱進，改進傳統的管理手段和方法，切實提高管理的質量和水平。加強財務檔案信息化建設，實現網絡化管理，不僅是企業現代化管理的具體要求，同時也是強化財務檔案管理工作質量的不二選擇。

一、財務檔案信息化建設存在的問題

1.缺乏明確的信息化建設目標

當前很多企業的財務檔案管理工作仍舊延續傳統的管理模式，無論在思想上還是行動上都沒有真正轉移到信息化方向上來。此外，財務檔案與其他部門的協調工作不到位，檔案信息化建設需要利用網絡資源，由于缺乏統一領導，財務檔案信息化建設所涉及到的不同機構與部門在實際工作中未曾盡到相應的義務，沒有進行高度配合，因而財務檔案信息化缺乏明確的建設目標。

2.缺乏規范的信息化建設標準

有些工作人員受傳統的檔案管理觀念影響，在實際的財務檔案管理工作中信息化理論并未與實踐有機結合。財務檔案信息化建設缺乏可借鑒的標準范例和經驗，因而財務人員在開展這項工作時往往會遇到諸多困難，影響了財務檔案信息化建設的有效推進。盡管相關法規已經明確規定了財務檔案管理的各項內容，但是在實際工作中，現有的檔案制度仍舊難以滿足檔案管理工作的需求。現行的財務檔案管理立法在一定程度上滯后于當前的檔案管理水平，亟待健全和完善。二級財務部門在財務檔案的收集歸檔工作上表現得比較松散，要想使這一狀況從根本上得到改變，就必須通過制度加以約束，確保財務部門檔案信息的系統性與完整性。部分企業的財務檔案借閱制度不夠健全，致使檔案信息的查詢、調閱、借閱工作缺乏有效的依據。

3.管理人員缺乏必要的信息化管理技能

很多財務檔案管理人員并沒有對檔案信息化建設予以高度重視，忽視了財務檔案的收集與整理，從而導致資料出現霉變、散失等情況;甚至有工作人員將財務檔案信息據為己有，在調整崗位、調動工作或者退休離職的時候將檔案帶走。很少有財務人員懂得檔案信息的搜集與整理，能夠將紙質檔案轉換為電子的檔案更是鳳毛麟角。一方面，部分財務人員的觀念是比較傳統落后的，認為只要不丟失就完成了檔案的管理工作;另一方面，企業單位缺乏對財務檔案信息化管理人員進行針對性培養;再者，盡管財務部門設有專門的檔案管理人員，但是人員數量不足，特別是懂得信息化管理的人員更是稀少。

二、加強財務檔案信息化建設的對策

1.建立健全財務檔案信息化管理制度

運用科學發展觀的眼光對財務檔案信息化建設的管理制度加以健全和完善。管理制度的建設要以檔案管理部門和財務管理部門為主，相關單位和部門積極地參與到制度的建設中，將理論與實際結合，從實踐出發，制定科學合理的管理制度。如重要數據備份制度、數據庫系統的監控制度、內外網實行物理隔離制度等。只有管理制度得到健全和完善，才能從根本上推動財務檔案的信息化建設，創建一個良好的環境，財務檔案管理工作才能有具體的章法可依。

2.強化財務檔案信息化建設的意識

財務檔案管理工作要與時俱進，那么提升管理人員的綜合素質是必不可少的。首先，財務檔案管理工作需要由文化素養高、業務能力強的人員來擔任，檔案管理人員必須能夠熟練掌握基本的信息知識和技術，為財務檔案信息化建設提供必要的支持;其次，加強對財務檔案管理人員的信息技術培訓，讓其能夠運用新的方法、設備、技術開展工作，提高管理人員對信息技術手段的運用意識和能力，強化他們的法制意識、市場意識、信息意識以及財務檔案信息化建設意識，讓管理人員充分認識到財務檔案信息化建設的作用、價值、意義和地位。財務檔案信息化建設是時代發展的必然趨勢，在當今時代，企業現代化管理水平高低的一個重要衡量標準便是該企業的財務檔案信息化建設質量。做好財務檔案信息化建設能夠為企業的經營發展帶來諸多便利。一方面，企業要具有長遠的發展觀念。現代化企業對自身的定位已經逐漸向“經濟效益”和“社會效益”的可持續發展上過渡，財務檔案管理工作是為企業的建設與發展提供服務的，因此必須具備一定的經濟性和社會性，充分發揮財務檔案管理工作的優勢，為企業管理者提供優質的信息服務，使企業做出準確的預測和決策，確保企業經濟活動的順利開展，實現經濟效益與社會效益的雙贏，打造良好的企業形象，不斷提升知名度。另一方面，增強信息化觀念。財務工作已經步入電算化時代，就實際評估結果來看，評估專家組主要是通過財務系統對電子賬本、財務制單憑證進行調閱，從而對與“四項經費”相關的信息進行搜集與檢查，所以，企業必須不斷提高財務檔案管理人員的信息化意識，改進傳統的檔案管理模式與手段，明確信息化環境下財務人員的工作職責。最后，建立創新服務理念。財務檔案服務于企業的經營發展的，因此，財務檔案服務必須不斷創新，為檔案管理工作注入新鮮血液。創新服務可以從服務的內容和手段兩方面著手進行，在內容方面，由原先的檔案數量要求轉變為質量要求，在手段方面，從傳統的單一方式轉變為整合利用。

3.財務檔案信息化的規范化建設

財務檔案信息化建設的關鍵在于對檔案信息進行整體規劃，在建設規劃中納入電子文件的歸檔管理以及檔案資源的數據庫建設等內容，借助網絡平臺對財務檔案信息資源進行整合，從而共享信息資源。同時，企業要根據自身規模，對管理人員的工作加以明確，切實做好各項工作，對財務檔案管理的網絡進行不斷完善。

（1）對檔案的收集歸檔工作進行完善

財務檔案的收集是一項最為基礎、繁瑣的工作，不同級別的財務部門需要協調之間的業務聯系，對歸檔范圍加以明確，統一、有目的地對檔案進行收集、整理和移交，該項工作也是對企業二級財務部門檔案工作的督促和檢查，嚴格地對檔案實行歸檔，使檔案的完整率、歸檔率、合格率都得到有效提升。

（2）嚴格按照檔案分類進行立卷

要使財務檔案的歸檔質量得到保證，首先，要對立卷人員開展相應的業務培訓，強化立卷人員的工作責任感;其次，對于“重數量、輕質量”的問題，需要從管理體制方面進行根本解決;第三，根據評估指標制定與檔案管理需求相適應的分類標準，規范財務檔案管理，使其更具合理化。

（3）規范利用財務檔案信息

為確保財務檔案信息得到更好的利用，相關人員必須對財務檔案的規范化利用加以重視。一方面強化計算機檢索和編制功能，使財務檔案能夠得到準確、有效的利用;另一方面制定并完善財務檔案的查詢、調閱、借閱制度，由專門人員落實該項工作，明確崗位責任;最后，為確保財務檔案能夠得到長久利用，必須對檔案進行安全保護，通過制定相關的安全與保密制度，對財務檔案的保管與利用進行嚴格規范。

4.加強檔案信息化基礎設施建設

加強基礎設施建設是財務檔案信息化的物質保證，它直接關系到檔案信息化建設的最終成果。檔案信息化基礎設施建設主要涉及到網絡平臺以及硬件平臺的建設，網絡建設是檔案信息化建設的根基，而軟件建設則是檔案信息化成功建設的關鍵所在。軟件建設包括應用軟件建設和系統軟件建設。在建設財務檔案信息化基礎設施的過程中，應當平衡軟件建設和硬件建設，尤其是在對應用軟件進行設計和開發的時候，應當盡量精雕細琢，力求完美。只有財務檔案信息化基礎設施建設得以完善，才能高效、穩步地推進檔案信息化管理工作。

5.提高檔案管理人員的信息化管理水平

財務檔案信息化建設要求檔案管理人員不僅要具備傳統的檔案管理技能，同時還需具備熟練操作計算機、網絡、掌握信息分析和信息安全等方面的信息化技能。檔案管理人員的信息化知識結構、技能水平直接關系到財務檔案信息化建設的成敗。隨著會計電算化的不斷發展，財務檔案管理需要具備利用計算機進行高速計算和信息分析的能力，因此必須加強財務檔案管理人員的隊伍建設，引進專業人才，提高檔案管理的信息化水平。

三、結語

財務檔案信息化建設是信息化時代的必然發展要求，檔案管理部門和財務部門必須同心協力，積極進行協調配合，將自身的優勢充分發揮出來，不斷推進財務檔案信息化建設，探索一條有效的財務檔案管理模式，不斷提高財務檔案管理水平，為企業的生產經營提供高效的檔案信息服務。

參考文獻：

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[2]卜 萍.關于財務檔案信息化建設的思考[J].經濟師，2019

[3]王文杰.關于財務檔案管理信息化建設的思考[J].中國管理信息化，2016

（作者單位：云南省農業科學院糧食作物研究所）