高校檔案信息化建設的思考

冼玉華

摘 要：近幾年，在高校資源不斷增加、信息化建設不斷發展的過程中，高校檔案信息化建設也成為了檔案管理過程中十分重要的一項內容，更是檔案管理工作質量與效率的重要標志之一。為了能夠更好地落實高校檔案信息化建設工作，本文則對高校檔案信息化建設意義、現狀以及具體的措施進行了分析。

關鍵詞：高校;檔案管理;信息化建設

高校檔案管理信息化建設主要指的是在檔案管理過程中，借助于信息技術來對高校檔案進行收集、存儲與分享等，這也是現如今檔案管理發展必然趨勢，對于有效提升高校檔案管理水平可謂是意義非常。為此，對高校檔案管理信息化建設工作進行探討也十分的重要，在互聯網技術不斷發展的時代背景之下，我們生活也因此而發生了較為顯著的變化，高校檔案管理工作自然也不例外，信息技術在檔案管理工作之中的應用，能夠有效提升管理服務效率與質量，所以為了能夠更好地做好這一項工作，筆者也對其進行了如下分析：

一、高校檔案信息化建設意義

1.能夠促進高校事業得以發展。就目前我國各個高校檔案管理信息化建設水平來看，明顯還是存在著一些問題，信息化技術的不斷發展促使我國各校事業發展也因此而發生了變化，高校管理部門在實際工作過程中，工作方式發生了較為明顯的變化。檔案管理本就是高校工作重要構成與基礎，做好信息化建設工作，能夠有效提升高校檔案管理工作質量，同時也能進一步推動高校其它事業得以發展。

2.能夠促進檔案世界信息化接軌。在現如今這個時代背景之下，檔案管理信息化已經成為了發展必然趨勢，而我國高校檔案信息化建設為了能夠更好地接軌現如今世界檔案管理與發展潮流，自然需要不斷做好信息化建設，提升信息化水平，促進我國檔案與世界檔案信息實現接軌，從而有效提升高校整體信息化實力與水平。

3.進一步促進信息化社會發展。在信息技術不斷發展的時代背景之下，社會各個行業信息化建設工作也在不斷推行與深入，信息化時代已然到來，高校檔案管理信息化建設工作的落實，不僅能夠有效推動我國高校教育事業得以發展，同時也能進一步促進信息化社會得以發展，意義非常。

二、高校檔案信息化建設現狀

1.缺少完善的法律制度體系。就目前高校檔案信息化建設情況來看，缺少完善的法律制度體系、檔案管理工作不夠規范是建設過程中的首要問題之一。雖然現如今我國對于電子文件方面也有制定出一些法律法規，如《電子文件歸檔及管理規范》、《計算機病毒防治的辦法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等等，可是對于檔案信息化建設標準以及相應的法律制度體系、檔案真實性界定等多方面的制度還是較為匱乏。在這種情況下，很容易會出現歸檔工作不夠及時、分類不夠規范、收集不夠完整等情況，明顯不利于高校檔案信息化建設與發展。

2.高校檔案信息化建設基礎薄弱。就目前高校檔案信息化建設情況來看，信息化建設基礎薄弱、信息化程度有待提升也是較為顯著的問題之一。就目前各個高校檔案信息化建設情況來分析，我們發現部分院校對于這一項工作的重視程度還是不足，基礎建設方面較為薄弱，具體表現為軟硬件基礎設施購置不完善、人員配備不合理等多方面。具體而言，一方面檔案信息化建設資金不足，促使檔案信息化建設工作自然也就存在著軟硬件設施不足等情況，例如部分院校只有幾臺電腦就覺得檔案已經實現了信息化建設，缺少掃描儀、信息處理系統、軟件相關程序等等。另一方面，部分學校雖然具備了一定的軟硬件設施，但因為思想認識不足，沒有真正向用戶開放，出現了資源浪費等情況;最后，崗位人員綜合素質不高，也是檔案信息化建設過程中的問題之一。

3.檔案管理人員綜合素質有待提升。高校檔案管理工作內容較為繁瑣，可是因其受到的重視程度不高，再加上這一工作性質等多方面原因，高校安排的檔案管理人員大多是以年齡較大、專業技能以及學歷較低的人為主。這些檔案管理人員對于新鮮事物的接觸較少，在管理過程中也無法準確意識到信息化建設的必要性以及可行性，在這種情況下，信息化建設進度自然也就受到了制約。除此之外，在信息技術水平不斷發展的過程中，高校檔案管理人員也自然面對著越來越高的專業技能以及綜合素質，可是就實際情況來看，檔案信息化建設人員綜合素質還是不高，信息化建設進程也是進展緩慢，不利于學校發展。

4.檔案信息資源開發與使用滯后。高校檔案本身就是一門綜合性的檔案體系，而信息化建設則是高校檔案信息資源開發與利用重難點，其主要目的就是為了更加及時、準確的獲得服務與信息。就目前我國各個高校信息化建設情況來分析的話，高校檔案信息資源開發以及利用情況不夠理想，首先，高校檔案管理工作本身就不夠主動，日常生活之中也呈現出了被動的狀態，例如查詢以及資訊等服務。其次，檔案數據庫開發過程中對于檔案網站建設這一方面提供幫助，最后各個門類的歸檔歸正工作無法同步，也降低了高校檔案信息化建設效果。

三、高校檔案信息化建設措施

1.合理定位。高校檔案信息化建設過程中，要想真正保證建設的效果，一定要保證定位的合理性：首先，在定位的時候要確保個性多元、平易包容、交流便捷。獨特性與交互性可謂是檔案信息化建設過程中的獨有特色，借助于這一手段能夠有效為用戶提供檔案服務。其次，定位的時候內容要盡可能的真實且不張揚。檔案建設成果關鍵還是在于其真實性，而非是藝術性與技巧性。最后，在進行定位的時候還需要保證良好的受眾面，所以在建設的時候一定要做到這一點，同時保證受眾信息的準確性，真正立足于用戶來進行檔案信息化建設，這樣才能真正為用戶提供更多更快速的檔案信息。

2.檔案信息化建設原則。高校檔案信息化建設過程中，要想讓其得到更為良好的發展，所以在設計建設的時候，還是需要遵守以下幾點原則：

（1）可行性。在建設過程中，一定要先從各個方面以及檔案實際情況來進行全面分析，通過深入分析來了解學校實際情況，同時在建設過程中還需要及時發現自己的不足之處，這樣才能更好地做好這一項工作。為此，在建設的時候從物質保證、組織安全等多方面落實下去，真正就其可行性進行合理分析，然后基于此進行建設。

（2）全局性。高校檔案信息化建設過程中，全局性原則則是要求學校結合實際情況進行綜合分析，同時把握好學校今后發展實際，對檔案信息化建設標準、內容、對象以及相應的數據庫、網絡等多方面進行統籌兼顧。

（3）標準化。這一原則是要求高校在檔案建設過程中結合國家信息化要求以及高校檔案信息化建設標準來制定出相應的標準。

（4）經濟性。在進行檔案信息化建設的時候，還需要學校結合學校經濟情況來進行合理建設，不能盲目追求“高、精、尖”，還需要結合學校物力、財力、人力等多方面來進行設計，真正保障效益最大化。

3.完善相關法律體系。高校檔案信息化建設過程中，相關部門還需要結合實際情況來制定出相應的法律體系，畢竟在社會經濟不斷發展過程中，檔案管理法律法規也應該要進行完善與補充，結合檔案工作實際需求來對法律體系進行完善，同時加大對檔案管理的宣傳，不斷強化相關工作人員法制意識，才能真正有效推動高校檔案管理工作質量得以提升。除此之外，高校還需要結合信息化建設要求與特點，來制定出更加完善的規章制度，例如，網絡安全制度、檔案信息利用者身份制度、保密制度等等，以此來促進高校檔案信息化建設質量。

4.加大檔案信息化建設投入。高校檔案信息化建設過程中，要想真正保障建設質量，基礎硬件設置以及軟件資源是否具備也是其基礎條件，所以在建設過程中還需要加大檔案信息化建設投入，及時購置打印機、計算機、掃描儀、存儲器以及復印機等硬件設施，同時積極構建網絡服務平臺以及檔案數據庫等基礎軟件設施。對于這一點，相關工作部門一定要著重提高重視，同時及時給予財政支持，這樣才能進一步提升高校檔案信息化建設質量。

5.加強管理隊伍建設。高校檔案信息化建設過程中，除了上述幾點之外，還需要加強檔案管理信息化隊伍建設，同時及時優化檔案管理工作環境。檔案人才隊伍素質高低本身就是信息化建設質量與效果的關鍵，加強高校檔案管理人員隊伍素質建設，首先需要抓好檔案管理人員基本素質建設，例如業務素質、政治素質、計算機水平以及基本技能等多方面建設;同時還需要結合高校對檔案管理人員的實際需求來制定出合理的培訓與教育方案，通過有效培訓教育來提高其信息化建設水平。其次，則需要對檔案管理相關機制進行完善，以此來保證檔案隊伍建設標準與方向，真正為檔案信息化隊伍建設提供良好的條件與環境。

四、結語

在信息技術不斷發展的時代背景之下，高校檔案管理信息化建設也成為了時代發展必然趨勢，對于高校檔案管理工作質量提升意義非常，可是就目前高校檔案信息化建設水平來分析，我們能夠發現依然還是存在著一些問題，而通過本文的分析以及建設建議，希望能夠真正有效提升高校檔案信息化建設水平，讓高校檔案管理工作更好地服務于用戶，從而更好地服務于全校師生。

參考文獻：

[1]鮑元芬.高校檔案信息化建設的幾點思考[J].山西大同大學學報：社會科學版，2007

[2]楊華玲.對高校檔案信息化建設的思考——基于蘭州商學院檔案信息化建設的實踐[J].科技創新導報，2011

[3]吳慧紅.數字化時代對高校檔案信息化建設的思考[J].云南檔案，2008

（作者單位：廣東白云學院）