企業檔案工作如何從管文件向管數據轉變

張元科

摘 要：一個企業如果想長遠的發展并有一個極好的市場地位，要想提高市場的競爭能力和企業的運行效率，必須要完善企業的管理機制。完善檔案管理程序，轉變企業檔案管理模式，結合現代信息技術手段改革檔案管理工作，提高企業檔案工作的管理效率。本文主要針對現在企業檔案工作中遇到的問題進行分析，找出發生問題的原因，找到一系列補救的措施從根本上減少問題的發生，從而保障企業檔案管理工作從管理文件向管理數據過渡。

關鍵詞：企業檔案工作;管文件;管數據;轉變

一、企業檔案工作數據化管理的必要性

1.企業信息化發展的需要。企業要想抓住時代發展的大潮，必須要結合現代信息技術，加強檔案管理手段。隨著網絡技術的廣泛應用，企業要想適應新的發展狀況必須將數據化技術帶入檔案管理中。數據化管理技術符合了現代企業檔案管理發展的需要，它有極大的保存價值，為企業提供了精準數據的參考，保障了各部門經營活動的正常進行。隨著信息技術的改革與創新，以往的紙質版檔案登記已經不能完全被人們所利用，企業檔案信息化和數據化管理模式可以提高檔案管理工作的工作效率，加快企業辦公自動化發展腳步。檔案管理工作是企業管理工作的一個重要分支，企業將檔案管理與現代信息技術緊密結合，提高檔案管理的設施水平，縮減人工成本，減少了不必要的財政支出。傳統的紙質檔案管理工作不僅需要大量的人力物力，在信息登記和查詢中也浪費了很多時間。現代信息化技術將企業檔案信息及時錄入系統，自動將信息進行審核，并且做到信息實時同步，實現了企業信息的共享。

2.檔案管理需要有專門的場地。傳統的檔案管理部門需要有專門的檔案存放場地，時間越長，檔案存放量越多。檔案存放占用了大量的場地，造成了企業場地資源的浪費。檔案過多，檔案查詢起來有很大的難度，花費的時間也較長。由于檔案數量過多，管理部門需要對檔案進行分類編序，這也極大的增大了員工的工作量。并且，檔案中很多材料的審核需要選用專業的檔案管理人員，這種人工整理失誤較多，影響檔案的完整性。

3.傳統檔案工作管理的不足

（1）檔案涉數量龐大，不利于整理。由于不同部門之間聯系不緊密，財務部門、行政部門、問題調查部門等部門可能存在交叉的現象，各部門對人員上報和事件上報沒有明顯的溝通，很多資料登記內容是重復的，各個部門沒有明確的職權劃分，這給檔案分類工作增加了工作量，遇到需要急需調查的檔案，工作人員還需要根據分類自己尋找，這大大浪費了時間。

（2）降低了工作人員辦公效率，人員的浪費加大了部門財政負擔。每個部門各自辦事的方法降低了資料整理工作的效率，加大了國家對部門的投資力度，每個部門都配備專門的檔案資料整理的人員，浪費了物力、人力、財力。部門之間沒有專門的人管理，遇到難做的事就相互推脫，遇到好事就爭先恐后，嚴重影響了部門的工作效率。簡單的資料整理工作，需要動用大量的人力，降低了辦事效率，降低了部門配合企業工作的積極性，造成了檔案資料的錯登或者漏登。

（3）傳統的檔案管理工作存在漏洞。我國檔案資料管理還存在著許多的漏洞，有的信息登記不全面，信息不及時更新。一些人利用這些漏洞開始鉆法律的空子，發生這種現象的原因歸根到底就是因為法律法規的不健全。另外，管理漏洞也會導致安全隱患，由于檔案室監視不到位，可能會被不法分子偷看機密文檔。

二、企業檔案工作從管文件向管數據轉變的策略

1.建立檔案信息共享平臺。將傳統檔案進行電子化和網絡化的處理，實現檔案管理從管理文件向管理數據轉變。企業加強硬件設施的建設，如電子計算機、網絡設施、信息系統資源整合設施的建設。通過對信息化設施的應用來減少檔案管理的時間，縮短管理的程序。企業要想做到檔案管理電子化轉變，必須要加強檔案管理的基礎設施建設，建立一個檔案信息共享平臺。另外，企業必須完善自身的硬件設施和軟件設施建設，這樣才能更好的促進檔案管理向著數字化智能化方向發展，企業檔案管理工作才能更加有序的開展。企業檔案信息共享平臺可以將企業相關信息進行整理，建立電子檔案信息共享庫，實現信息的公開化和透明化。

2.加強檔案管理軟件的開發和利用。檔案管理工作能夠朝著高效化便利化方向發展，需要借助數字化技術改變傳統的檔案管理模式，減少紙質版檔案登記，除特殊情況外，將檔案管理登記都改為電子版。網絡信息交流可以超越打破時空的限制，將檔案信息更加便于管理。傳統的文件保存場地已經不是單純的儲放文件的地方，而是一個檔案信息操作中心。企業要不斷提高自身軟實力，采用先進的信息化技術手段，保證檔案信息軟件技術的時效性、穩定性、安全性、功能性。檔案信息管理將計算機應用技術、信息掃描技術、數據管理技術、信息存儲技術全面的結合在一起，形成一個更加符合檔案管理的綜合性技術手段。新的信息化檔案管理平臺能夠接收各種復雜的檔案，并將它們以數字化的手段進行存儲。企業可以通過數字化的檔案管理手段對檔案信息平臺進行管理，這是對傳統檔案工作的極大創新。企業利用現代化信息技術對檔案進行收集、整理、識別、保存、傳送、核實等工作。相關人員可以經過管理人員的認可在企業內網按照一定的法律性流程對檔案和文件進行瀏覽。檔案的查閱方式大大節省了人工查詢的環節，提高了檔案的服務水平，提高了檔案管理人員的信息化管理水平。

3.優化企業檔案資料管理隊伍。科學技術的發展給檔案工作提供便利的同時也對檔案管理工作者提供了更高的要求，檔案管理工作者不僅具備檔案管理工作的基礎性專業知識，還需要掌握計算機應用技術，在檔案管理人員上崗之前，企業要做好相關人員的內部培訓，豐富管理人員的內心世界、強化自身的管理意識。另外，企業還需要大力引進優秀技術，與國外先進的檔案管理技術進行交流和溝通，定期組織檔案管理人員外出交流和學習，培養一個高素質、高工作效率、高服務水平的團隊。企業檔案管理由最初的管理文件、梳理文件向管理數字信息、管理數據發展，企業檔案管理工作的完善工作并未止步，相關工作還需要根據現實的狀況進行一系列的改革和創新。各個部門中所涉及的人員比較繁雜，在日常的檔案資料登記工作中，各部門整理人員的整體配合顯得尤為重要。資料管理者也可以根據各個方面提供不同的工作策略。在培訓的過程中不僅要使其掌握更多的工作技能，也要進行思想教育工作。讓每個人充分的意識到工作質量的重要性，使每個人都能認真聽從團隊的領導和指揮。

4.更新檔案管理模式，完善檔案管理制度。從目前的情況來看，以往的檔案管理模式已經不能適應現在企業管理的需求，我國對企業檔案管理工作已經有了很多法律規定，每個法律政策對資料整理程序也有所涉及。但是由于部門之間聯系不緊密，每個部門都首先顧及自身利益而缺乏對資料整理的保護，各個部門在資料整理問題上產生較大的沖突。我國企業檔案管理工作開始出現整理程序不同、整理效率不同、整理結構不同、整理人與整理證書不同等多項問題。從當前企業管理情況來看，檔案的記錄整理情況都有各自的部門管理。這些資料整理工作由于在不同的部門管理而沒有統一的整理程序。每個部門之間的登記差別很大難以統一，部門之間協調力度也不夠。這些問題既挑戰了我國法律的嚴謹性和權威性也阻礙了資料整理工作的正常進行。根據相關的法律法規規定檔案管理工作是由專門的檔案管理人員掌握的，檔案資料管理模式應該聯系現實資料登記狀況與時俱進。管理者應該更新檔案資料整理模式，拓寬檔案資料整理手段，提高檔案資料整理水平。在日常的統一檔案資料整理中可以將電子信息設備應用到登記統計中，并根據檔案資料登記的實際情況進行優化，利用現代化信息技術的手段對企業檔案數據進行分析、整理、存儲。加強引進國外先進的工作經驗，結合自身的管理經驗進行創新，不斷完善檔案資料管理機制。另外，所以，管理者應該讓檔案整理隊伍中的每一位工作人員對自己工作區域和登記人物、登記事件有一個具體的了解，將檔案登記的種類、來源、發展情況進行劃分，以便更好地進行企業檔案資料管理工作。這樣一個詳細的劃分能夠更好地專業性統一認證。在此環節中也可以將具有約束力的市場機制引入其中，這樣也具有更好的約束力。對于那些不遵守工作秩序的應該嚴肅處理，對于那些表現優異的員工應該適當的獎勵和表揚。用此方法來提高員工的工作熱情。利用一些管理檢查機制的手段完善監理制度，有利于社會制度的完善和進步。

三、結束語

企業檔案管理工作從傳統的紙質登記到后來的信息數據化登記體現了我國現在管理制度朝著不斷完善方向發展。企業在技術上的創新和應用更加符合市場發展趨勢，我國企業雖然在檔案資料管理工作中還存在一些問題，但是這些問題多數是因為技術和應用沒有有效結合、制度和實行沒有完全統一造成的。如果結合企業檔案管理過程中出現的具體情況進行分析，這樣可以有效的解決檔案管理中存在的問題，所以我們應該完善檔案登記部門，而不是盲目的去追求高效率的登記，如果只是盲目的追求效率這些管理工作將會失去意義，找到適合自己管理的辦法是非常重要的。

參考文獻：

[1]袁時雨.大數據背景下企業檔案管理工作的創新模式研究[J].中國商論，2019

[2]杜 娜.大數據背景下的企業檔案管理工作探討[J].蘭臺內外，2019

（作者單位：中廣核工程有限公司）