大數據視野下檔案管理的轉型研究

賀曉囡

摘 ?要：隨著社會的進步和科學的發展，我國社會體系早已經進入了大數據時代，在大數據視野下，人們的個人信息隱私安全越來越受到人們的重視。無論是對歷史、現實、還是以后，檔案都具備的重要的作用，但是隨著我國人口數量的不斷上漲，檔案管理工作變得更加艱難，因此在大數據時代下檔案管理工作進行轉型很有必要。本文主要分析了大數據時代下檔案管理工作如何進行轉型，闡述了相關的策略和方法，希望可以為檔案管理工作提供一點建議和幫助。

關鍵詞：大數據視野;檔案管理;轉型研究

隨著時代的發展，越來越多的信息化設備和科技產品進入到了人們的生活當中，在這個大數據的時代下，檔案管理工作也得到了幫助。在大數據視野下，檔案管理工作變得簡單、高效，人們的價值體系和知識體系也隨之改變，可以說這對于檔案管理工作而言是一場重要的變革，可以有效的促進人們對于檔案的認知以及管理模式、管理手段和儲存方法的轉型研究。

一、思想觀念的轉型

隨著信息化社會、大數據時代的來臨，檔案的工作方式、形態以及內容都和以前大不一樣，檔案的主要工作內容是為了保存一些人以前發生的重要事情，比如作案前科、家庭住址成員信息、個人信息等等[1]。但是隨著時代的發展，如今的檔案管理工作有了新的含義，檔案工作不再局限于記錄方式和傳統的載體類型，電子檔案已經進入到了人們的視野當中，并廣泛應用。另一方面也受我國人口數量的影響，傳統的檔案管理工作只是通過文件文檔的方式進行集中儲存，這種管理方式存在著很多的問題缺點乃至安全隱患。首先是存儲問題，檔案數量越來越多，存儲空間會慢慢的減少，在查閱檔案、調取檔案的時候程序也會變得繁瑣，同時在日常的管理過程中，這種傳統的處理方式極易引發火災等危險情況。因此檔案管理人員要學會轉型，首先就是思想上的轉變，從傳統的文件管理方式到現在的電子檔案管理方式。要想完成這種思想上的改變就需要先了解電子檔案的優點，電子檔案可以實現精確查找歷史檔案、調閱檔案方便快捷、不易丟失。電子檔案主要是運用了大數據整合的觀念進行開發研究，無論多少的檔案都可以通過數據的行駛存儲到硬盤或者“云”里，真正意義上實現了數據不丟失、數據占地空間小的特點，可以方便管理人員高效便捷的利用，更好的推動檔案管理工作的發展[2]。對于檔案管理人員來說，自身首先需要學會電子檔案的操作方式，了解基本原理，并把這種觀念傳遞給每一位檔案管理人員，實現全公司成員得思想轉變。

二、管理模式的轉型

除了思想上的轉變，對于管理模式也要進行相應的轉型。對于管理機構而言要明確好自身的工作任務，合理的分配職責，將檔案局和檔案館進行分設。檔案局主要歸同級的黨委辦公廳直接管制，而檔案館應該變成一個獨立的檔案實體和信息保管機構，這二者之間雖然名義上和工作上各不相同，但是主要的職責和工作人員都是一樣的，這樣可以有效的幫助檔案工作更快的運行，檔案利用也會更加方便。檔案館作為檔案事業的主體，需要明確規范和改革檔案館的管理體制，讓檔案館成為一個獨立的個體不再需要過多的人員進行看管，適當地減少檔案館對于檔案局的依賴性，這樣可以更加方便對于檔案管理人員、檔案的安排。同時檔案館需要加強對管內的檔案數據整合，規范數據標準，從多個方面滿足人們對于檔案的需求[3]。同時在各個檔案之間需要加強它們之間的聯系和交流，對于每一個地區的檔案信息都有一個具體的概念和設定，實現在大數據時代下的知識互通。在戰略決策這一方面，檔案管理工作需要走信息化發展之路，這也是大數據時代發展下的必然趨勢。對于電子檔案的管理工作來說雖然具備很多的優點，但是其本身的資金投入和人員需求也十分龐大，各單位在檔案管理工作方面的起點就偏低，主要表現在資金投入較少導致系統工作不完善、檔案數據庫資源匱乏、政府對于電子檔案的資金投入不足、服務水平和技術水平偏低等幾個方面。因此在對于管理模式進行改革的過程中，首先就要解決的就是對于檔案管理工作的資金投入，讓每一個企業都有能力去建設相關的管理團隊，制定完善的管理體系，走檔案管理工作的可持續發展之路。

三、管理手段的轉型

檔案管理作為一種具有傳統意義的工作，本身的工作歷史就十分久遠，但是以往的檔案管理工作管理手段較為單一，檔案的整理工作和數字化處理過程都十分的繁瑣[4]。因此在新時代下對于檔案管理工作管理手段的轉型變得更有必要，管理手段落后無非就是因為檔案整理速度較慢、數字化過程較多等，因此管理人員可以直接根據這兩點進行改革，實現管理手段的轉變。首先需要完成對檔案的分類工作，分類工作可以方便日后的查閱尋找，而且在管理過程中也十分方便快捷，主要的分類方法就是通過地區地域的劃分，在我國可以根據不同省份、不同城市、不同社區、不同街道進行劃分，對于人員檔案的管理和查閱都有一個明確的安排。同時對于檔案管理工作而言，需要對管理人員的工作意識進行管理，著重培養工作人員的敬業心和責任心，從管理人員的角度提高文件整理的效率。制定合理有效地管理條例，在管理方案中明確規范管理人員的日常行為要求，保障檔案管理人員可以更好地完成檔案管理工作，從而實現電子檔案的數字化管理和電子化管理，為檔案管理工作省時省力[5]。

結束語：

綜上所述，隨著國家的進步和數據的發展，為了迎合大數據時代的潮流，檔案管理工作必須順應時代的發展而改變。通過對思想觀念、管理模式、管理手段的創新研究，幫助檔案管理工作可以正常的運行，從而幫助檔案管理進行革新，為檔案管理工作的未來發展打下良好的鋪墊。

參考文獻

[1] ?繆逸霞.大數據時代下的檔案管理范式轉型探究[J].現代經濟信息，2019（23）：97.

[2] ?於菊紅.大數據背景下檔案管理范式的轉型：從信息管理到數據管理[J].檔案管理，2019（06）：12-15.

[3] ?陳雪燕，于英香.從檔案管理走向檔案數據管理：大數據時代下的檔案管理范式轉型[J].山西檔案，2019（05）：24-32.

[4] ?滕李娜.利用大數據創新檔案管理模式和提升服務能力的研究[J].辦公室業務，2019（05）：68.

[5] ?梁凱.多維度視角下大數據與檔案關系的思考——以杭州市大數據管理為背景[J].中國檔案，2018（07）：66-67.