“互聯網+”背景下提高高校檔案利用效果研究

摘 要 檔案是社會發展的記憶，是各種事實、經驗知識的重要載體。開展提高高校檔案利用效率和水平的研究具有重要意義，可以更準確地找到檔案資源，滿足用戶的基本需求;為用戶提供主動服務，更加生動地向用戶展現學校真實的歷史面貌;對于可公開的檔案資源，可以使他們很好地融入其他信息資源，提高檔案資源的利用率，發揮檔案資源的生產力作用。

關鍵詞 高校 檔案利用 互聯網 措施

中圖分類號 G270.7 文獻標識碼 A 收稿日期 2019-08-30

作者簡介：任天琪，天津城建大學檔案室主任，館員，碩士，研究方向為檔案管理。

Research on Promotion of University Archives Utilization Under the Background of "Internet +"

Ren Tianqi

Abstract Archives are the memory of social development and the important carrier of various facts， experiences and knowledge of archives resources development. It is of great significance to carry out research on improving the efficiency and level of archives utilization in colleges and universities. It can find archives resources more accurately to meet the basic needs of users， provide active services to users， and display the true historical features of schools more vividly to users. Open archives resources can make them integrate well into other information resources， improve the utilization rate of archives resources， and play the productivity role of archives resources.

Keyword colleges and universities; archives utilization; Internet; measures

高校檔案館（室）是高校發展的見證部門，其保存的檔案數量巨大，種類豐富，內容龐雜，具有不可估量的價值。對于建校歷史悠久的高校來說，一件年代久遠的檔案，無論其載體，還是所記載的內容，所蘊含的價值是等同于文物價值的。如何使高校檔案有效地發揮其應有的作用和價值，是本文研究的重點和難點。

一、“互聯網+”環境下高校檔案需求的變化

“互聯網+”已經成為近幾年各行各業的流行語。“互聯網的創新成果深度融合于經濟、社會各領域，提升了全社會創新力，形成經濟社會發展的新形態。”[1]在這一時代背景下，先進的信息技術對高校檔案工作產生了深刻的影響，使高校檔案的利用需求產生了轉變。

在現代高等教育發展的背景下，高校檔案的利用需求呈現出以下幾個特點。

1.檔案的社會功能增強。一方面，高校檔案館館際之間的交流合作變得頻繁，高校之間的檔案資源能夠相互補充、相互借鑒，既可以厘清高校間的歷史變遷過程，也可以清晰完整地勾勒出高等教育發展歷程;另一方面，隨著檔案意識和開放檔案在社會的普及，人們對檔案的重視程度越來越高，檔案觀念越來越強，社會各界也都普遍承認檔案的原始憑證功能。特別是高校的學籍檔案，在諸如就業、出國、各類考試、積分落戶、財產公證、職稱申報等方面，都會被人們調閱利用，充分發揮了檔案的憑證作用。

2.檔案的文化功能增強。檔案是最原始的文獻，記載的內容是最客觀、最直接的，其中蘊含的文化價值越來越得到人們的重視。作為高校來說，“文化底蘊深厚，文化育人、服務社會是其承擔和肩負的重大責任，高校檔案則詳實地記載了一所學校的變遷和與之相伴的社會發展”[2]。一方面，我們可以通過對檔案的研究，挖掘出校園文化的演變過程，及時發現問題，去粗取精，去偽存真，總結、提煉出當代校園文化，傳承自身優秀文化傳統，不斷發揚光大;另一方面，通過對歷史檔案、人物檔案、特色檔案、多媒體檔案、實物等檔案的運用，可以對校園文化進行多角度宣傳，是社會了解高校的重要手段之一。

3.編研成果呈現多元化趨勢。編史修志始終都是檔案發揮其歷史價值的基本手段之一。由于高校檔案數字化比例越來越高，可利用的現代化數據挖掘手段越來越多。除了大事記、組織沿革、年鑒等傳統文字成果外，還可以從已經數字化的檔案信息中或者科研、多媒體等檔案中開發出各種形式的編研成果。比如，量化高校的學生、教師、辦學條件等各類數據，可以編纂成數字匯編;從科研檔案中挖掘某類技術的演變過程，為后續研究提供佐證。

二、高校檔案利用工作中存在的問題

在數字化的大背景和大方向下，高校檔案信息化工作逐步開展。一方面，加大對電子文件的歸檔力度;另一方面，依靠現代化技術和設備，對已有紙質檔案進行回溯掃描。但即便如此，數字化檔案所占的比例仍然偏低，整體速度緩慢。檔案的利用服務多為線下服務，沒有充分利用互聯網等現代技術手段，更沒有很好地將檔案的歷史價值最大限度地發揮出來，檔案利用效果難以達到人們的期望。通過調研，作者認為主要原因有以下幾個方面：

1.檔案利用方式相對單一。當前，高校檔案管理多處于基本的原始積累階段。檔案的利用方式還基本沿襲傳統方式，仍然以翻閱紙質材料等傳統手段為主。雖然絕大多數高校檔案管理部門都建立了自己的門戶網站或者微信、微博公眾號，但內容多為政策制度法規、全宗介紹、對外服務指南等，或者提供一些甄選的照片檔案、實物檔案影像。先進一些的網站可以對接本校的檔案管理系統，查詢公開檔案目錄，可是涉及檔案具體內容的利用，則只能到檔案館（室）進行人工調閱。客觀上，這種情況相較之前沒有利用網絡手段的傳統方式有了一定進步，但是與交互式、智能式等信息化利用方式還是有不小距離的。從服務模式角度看，當前檔案的利用工作仍以被動服務為主，相對缺少一些有針對性的特色服務，檔案工作人員的主動服務意識比較薄弱。這既不符合現代服務工作理念，更在一定程度上造成了有價值的檔案無人問津，需要利用檔案的人無處查找，客觀上降低了檔案的利用率。

2.服務定位相對狹隘。《高等學校檔案管理辦法》明確規定：“凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關登記手續后，均可以利用已公布的檔案。”應該說，相較于規定中的服務對象，高校檔案遠沒有達到面向全社會開放的程度。從廣度上看，在所調研的高校中，檔案利用主要涉及以下方面：對外出具學籍的相關材料;為學歷認證中心和學位認證中心出具認證材料;校內發文、統計數據、基建圖紙、財務憑證等檔案的查詢服務。利用對象多為本校師生員工或是校友，對社會人員的開放度相對較小。正是這種服務定位制約了高校檔案工作的發展。一方面，因為開放度越小，我們越無法了解社會大眾對檔案的真正需求，無法正確、有效地開發開放檔案資源，從而使大量珍貴的檔案束之高閣;另一方面，由于無法準確了解社會大眾的需求，可能會錯過對一些珍貴檔案的收集，造成無法挽回的損失。

3.檔案編研成果深度不夠。“檔案編研是檔案部門根據館（室）藏檔案和社會需求，在研究檔案內容的基礎上，編寫參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫論文專著。”[3]從所調研的高校來看，很多高校都在積極進行編研工作，特別是歷史悠久的高校，組織編撰了校志、年鑒、大事記、組織沿革、檔案利用效果典型事例、數字匯編等多種類編研材料，取得了很好的效果。但是，綜合來看，這些編研成果都只是對檔案原始材料進行直接運用，或復制，或摘錄，編研手段落后。只有極少數的，比如對校內機構改革和任職情況等內容加以總結，可以綜合了解學校發展的成果。大多數的編研成果都缺少對檔案內容較為系統、深入的綜合分析，沒有運用到數據挖掘等先進技術分析手段，僅僅是從工作需要出發，只發揮了檔案的憑證作用，檔案的文化功能并沒有有效地發揮出來。

三、提高高校檔案利用效果的措施

高等教育的快速發展和信息技術的廣泛應用，為高校檔案利用工作實現新的發展提供了重要條件。

1.檔案管理制度體系是建立“開放生態的新環境”的基礎。在“互聯網+”環境下，高校檔案如何滿足社會對高校檔案的需求，這是我們關注的一個問題。“‘互聯網+時代的開放生態不應只強調開放特征，還應從生態角度保持檔案開放與開發的有機平衡，構建和諧的專業生態。”[4]“開放與開發的有機平衡”歸根到底還是要建立起規范的、真正可操作的制度，并嚴格執行，尤其是檔案銷毀、解密、開放等相關制度。

高校檔案制度建設的基礎，是教育部和國家檔案局于2008年聯合發布的《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）。在吃透“辦法”條款的基礎上，結合各高校工作特點，健全相應制度，完善工作程序。這個工作看似老生常談，但是真正做到切合實際的少之又少。高校檔案內容結構復雜，除了《辦法》中涉及的十一類紙質和電子檔案外，實物檔案、專項工作的專題檔案等都是高校檔案的重要組成部分，直觀地展示了學校的發展變遷和每個時期的工作重點、大事要事。因此，我們要結合學校實際，對檔案進行科學分類，逐類梳理歸檔流程，明確歸檔范圍和保管期限表。檔案保管期限表并非一成不變，我們要根據檔案利用率、社會對檔案的需求、實際工作中的新情況等，對檔案保管期限表進行定期更新，這點是很重要的。從收集角度來說，一是使應進館的檔案無一遺漏，確保重要、珍貴檔案收集的完整度;二是杜絕沒有保存價值的文件混入檔案，做到“全而不濫”，以免浪費人力、物力資源。從所管檔案的質量來說，更新保管期限表，是對已保管檔案的二次鑒定，對已到期且沒有保存價值的檔案進行銷毀，對已解密檔案進行開放并劃定保管期限，都是在優化館藏結構，使檔案不僅“全”，而且“準”，保證檔案質量。

2.開發適用的檔案管理系統是提高檔案利用效果的重要手段。前文提及，大多數高校檔案信息化程度不高，即便有一定信息化基礎的高校，也難以達到人們對檔案利用的理想程度。如何開發適用的檔案管理系統，是高校檔案管理乃至檔案界的一個重要課題。檔案不同于圖書，不能僅僅只是對檔案信息進行簡單著錄、分類，“檔案的實質在于：它不僅記錄了成就，而且記錄了獲得成就的過程”[5]。所以，我們在設計檔案管理系統時，要抓住檔案“與歷史同構性的本質”[6]，必須尊重檔案記錄歷史的功能。換言之，就是尊重歷史原則。

筆者參加過教育部人文社會科學研究項目“‘魂系歷史主義的檔案元數據核心集的構建研究”（項目批準號：15YJC870007）的相關研究，“檔案元數據核心集是檔案歷史聯系數據的數據集合”[7]。項目對檔案元數據核心集的構建機理、模型、內部要素及關系進行研究，并給出以檔案元數據核心集為基礎的系統設計框架，歸納出檔案元數據標準。如果能將這一設計理念用于檔案實踐，則可以根據檔案用戶的需求，更準確、快速地找到相應的檔案資源，最大限度地發揮檔案的憑證作用，“對于公開的檔案資源，可以使它們很好地融入其他信息資源，提高檔案資源的利用率，發揮檔案資源的生產力作用”[8]。

3.拓展檔案利用渠道，以達到“跨界融合、以人為本、文化休閑”的目的。黃霄羽教授將國外檔案利用服務的特征總結為四點，即“跨界融合的新態勢、以人為本的新理念、文化休閑的新導向、開放生態的新環境”[1]。前文已經對“開放生態的新環境”建立的基礎進行了闡述。如何利用其他三點特征，做好檔案利用服務工作，也是高校檔案工作者需要積極思考的一個問題。如今，各大高校都在梳理自己的歷史，編史修志，特別是歷史悠久的高校，已經建立起自己的校史館，開發出很有價值的編研成果，但這只是發揮檔案文化價值的第一步，遠遠沒有將檔案的價值發揮到極限。

作為高校檔案工作人員，要善于結合學校教學、科研等中心工作，特定時間開展的重要工作、重大活動，以及師生關注的熱點問題，積極組織、開展檔案材料的研究和挖掘，做到以史資政。我們還可以在完備的檔案管理系統中建立館際互借通道，不光是檔案館之間，包括和圖書館、博物館之間，積極開發檔案與其他領域的融合，使開放的檔案信息動起來、活起來。

切實提高高校檔案利用效率和水平離不開高校廣大師生乃至全社會的廣泛參與和大力支持。要充分發揮高校資源優勢，在校內開設檔案選修課程，為學生普及檔案利用工作知識。要積極利用學校開展的“校園開放日”等大型活動，通過布置展臺、宣傳櫥窗等做好檔案法律法規、知識的普及，幫助人們熟悉、掌握檔案利用工作的意義。

參考文獻

[1]黃霄羽，管清瀠.“互聯網+”時代國外檔案利用服務的前沿特征[J].檔案與建設，2018（10）.

[2]王莉娜.大數據背景下高校檔案文化價值的研究與拓展[J].山東檔案，2019（1）：14.

[3]百度百科.“檔案編研”詞條[DB/OL]. https：//baike.baidu.com/item/%E6%A1%A3%E6%A1%88%E7%BC%96%E7%A0%94/4637621？fr=aladdin，2018-04-20.

[4]黃霄羽.國外檔案事業步入“互聯網+”時代——2016年國際檔案界回眸[J].中國檔案，2017（2）：72-75.

[5]謝倫伯格，著.黃坤坊，譯.現代檔案——原則與技術[M].北京：檔案出版社，1983.

[6]劉新安，伍振華，崔杰.檔案歷史聯系與歷史的同構性：一個新的檔案本質觀點[J].檔案學通訊，2016（6）：4-6.

[7]崔杰.基于同構性檔案本質的檔案元數據核心集元問題研究[J].蘭臺世界，2019（7）：49.

[8]任天琪. 檔案元數據核心集內部要素及關系研究[J].檔案與建設，2016（8）： 15.