新形勢下檔案管理工作的規范化

史曉東

【摘要】檔案管理工作是一項復雜、繁瑣的事務，在檔案管理工作中不僅要保證檔案資料的真實準確可靠，也要保證檔案資料的標準、規范、專業，為此，就要不斷的提升檔案管理人員的水平，為檔案管理工作的順利進行奠定基礎。在新形勢下信息技術得到了長足的發展，為檔案管理的智能化、標準化和規范化創造了條件，因此，做好新形勢下的檔案管理工作已成為一個重要的話題?，F對檔案管理工作的規范性進行探討，以促進新形勢下檔案管理水平的提升。

【關鍵詞】檔案管理;規范化;工作

其實檔案管理工作是一項十分重要的工作，是事關單位人才管理和各項活動的基礎，是對單位歷史足跡的記錄。良好的檔案管理工作有助于單位的發展和進步，也是新形勢下對檔案管理工作的要求。不過，由于人們的傳統的觀念的影響，很多的單位對檔案管理工作不重視，這樣也導致了檔案管理的不規范、不專業，存在檔案丟失、遺漏、保管不當等問題，對檔案的正常使用造成很大的影響，因此，在新形勢下要與時俱進做好檔案的管理工作，使其為單位的發展和建設提供更好的服務。

一、檔案管理工作的重要意義

在新時期下檔案的管理工作也發生了重要的變化，檔案在單位的發展過程中的作用越來越明顯。因此，必須要做好檔案的管理工作，使檔案資料能夠更好的為單位的建設和發展服務。檔案資料是對單位歷史的真實記錄，從檔案資料中單位的決策者可以充分了解單位的發展變化情況，從而能夠制定出相應的對策措施，以促進單位的各項事務的發展。同時，完善、規范的檔案資料可以為單位的決策者提供重要的依據，為單位的長遠規劃發展創造條件，對提高單位的競爭力有重要的作用。在新的歷史條件下，更要更新檔案的管理形式，充分發揮檔案管理的功能與效應，使檔案管理為單位的發展提供有利的證據，因此，作為一名檔案管理工作人員也要更新管理理念，采用多樣化的檔案管理手段，充分發揮檔案管理的作用，為提升單位的整體形象服務。

二、新形勢下檔案管理工作的對策

（一）完善檔案管理的各項規章制度

在傳統的檔案管理工作中人們的思想觀念比較落后，把檔案管理看成是一項可有可無的工作，也沒有專門的檔案管理人員，即使有檔案管理員也是兼職的，致使檔案管理工作不規范，同時，檔案管理的規章制度也不健全，不能發揮檔案管理的應有作用。隨著社會的不斷發展和進步，檔案管理工作越來越受到重視，并且檔案管理在單位的各項事務中的作用也越來越明顯。因此，人們逐漸意識到了檔案管理工作的重要性。另外，為了規范檔案管理，各單位也制定了完善的檔案管理規章制度，使檔案管理工作有章可循有制度可依。檔案管理規章制度在制定時要根據本單位的實際情況進行，從檔案的人員分配、檔案工作的主要內容、對檔案工作的具有要求、檔案管理的軟硬件設施等方面進行管理，使檔案管理工作的制度能夠滿足社會形勢的需求。

（二）更新檔案管理理念

隨著信息技術的發展，檔案管理的理念也發生很大的變化。傳統的檔案管理只是把檔案當做一種文字資料進行保管，一般情況下檔案信息只是作為一種憑證，因而對檔案管理人員的要求也不高，既使沒有專業化的檔案知識也能應付檔案的管理工作，而在信息技術下檔案資料正為單位的經濟發展帶來更大的效益，檔案資源的理念價值已經發生改變。因此，在新形勢下作為一名檔案管理人員要不斷的加強學習，以改變過去那種檔案管理不規范、不專業的現象，隨著檔案管理的信息化的推進，新知識、新技術在檔案管理中得到了廣泛的運用，為此，檔案管理人員一定要加強學習，樹立終身學習的理念，提高檔案管理的專業化水平，以適應檔案管理工作的發展。

（三）加強檔案管理的信息化工作

在現階段隨著網絡技術的發展，信息化技術在各行各業都得到了長足的發展和應用。檔案管理工作也不例外，在檔案管理中實現信息化管理能有效的提升檔案的管理水平，提高檔案的管理效率，為適應時代的發展奠定基礎。為此，在檔案管理過程中要探索采用檔案管理軟件，找出適合本單位的管理方式，以提高檔案管理的有效性。在傳統的檔案管理過程中很多的操作都是人工進行的，例如檔案的錄入和查閱等，不僅工作量大、效率低，而且紙質的文檔也不容易保存，更不容易備份，一旦出現丟失將無法彌補，或者是保存時間久了出現字跡不清的現象，嚴重的影響著檔案的使用。而通過對檔案實現信息化的管理，采用計算機進行操作，在檔案的錄入、查閱、更改等方面更加的方便快捷，有效的提高了檔案的管理效率。實現檔案的信息化管理不僅要加大信息化管理的基礎設施建設，大力推進數字化的管理體系，建設館藏檔案數據庫，以網絡化、信息化的檔案管理體系為基礎，對檔案管理進行科學化、現代化的管理，同時，為了方便各單位檔案管理之間的信息交流，要實現信息資源的共享，推動新形勢下的檔案管理的信息化的進程。

（四）提高檔案管理人員的專業化水平

在傳統的檔案管理過程中對檔案管理人員的要求也不是很高，甚至有些單位的檔案管理人員都是兼職的，因而造成檔案的管理水平也不是很高，檔案管理工作不規范，不標準。而在信息化的檔案管理形式下，對檔案管理人員的要求比較高，不僅要求檔案管理工作的標準化、專業化、規范化，也要求檔案管理人員具有專業的檔案管理知識，能夠適應新形勢下的信息化發展的要求，能夠利用計算機對檔案資料進行信息化的管理，因此，為了提高檔案管理人員的業務素質，要為檔案管理人員提供更多的學習和培訓的機會，或者是定期不定期聘請檔案方面管理的專家進行講座，使他們能夠掌握檔案管理專業的新要求、新規范、新工藝，從而能夠為適應檔案管理的發展服好務;同時，在實際的工作過程中還要對檔案管理人員的工作進行監督，以規范其工作的工序和流程;不同的單位之間還可就檔案管理進行交流，相互溝通檔案管理的方法、策略，以發現工作中的不足從而能夠有針對性的進行改進，以保證檔案管理工作的規范化。

總的說來，在新形勢下隨著信息技術的發展，各單位要探索檔案管理的信息化之路，推進檔案管理工作的信息化進程，以規范檔案的管理工作。在新形勢下檔案管理是事關單位的發展和進步的大事，通過對檔案資料的規范化管理，以保證檔案的真實性與完整性，提升檔案的利用率，為更好的做好各單位的人員管理和經濟活動奠定基礎。

參考文獻：

[1]連紅宇.探究新形勢下檔案管理工作的規范化策略[J].辦公室業務，2015（07）.

[2]顧雅麗.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化[J].經營管理者，2015（07）.

[3]黃喆.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化[J].經濟與社會發展研究，2014（07）.