淺談電子檔案管理系統的維護方法

劉子倩

摘 要：在檔案管理中運用信息化技術進行管理，可以有效提高檔案管理及利用效率。隨著我國檔案信息化建設的不斷推進，各級機關單位積極開展數字化檔案室建設。但是在進行檔案數字化管理的過程中，不可避免的會出現軟件和硬件方面的問題。這些問題可能會造成數據的泄露，更甚者會造成數據的損壞及數據的永久遺失。因此，必須進行檔案管理系統的日常管理及維護，并對所使用的電子設備進行維護。

關鍵詞：檔案管理系統? 數據? 維護

一、檔案管理系統的管理和維護

（一）檔案管理系統的管理

檔案信息服務工作有效的開展大大提高了檔案的利用效率，不光減輕檔案工作人員的負擔，更加深入便捷的為人民提供服務。檔案管理系統在設計時要注意系統的開放性、靈活性、安全性，更要有易擴展的功能模塊。有館室之間的檔案接收、檔案整理、保存、鑒定、統計、共享利用和在線監督指導等功能，能為大數據時代聯網跨庫的信息服務做好基礎保障。

檔案管理系統存儲的數據量大，數字資源豐富。紙質檔案數字化后或在線電子檔案收集歸檔時，進行軟件掛接或移交過程中要注意保密，確保數字檔案真實有效。對收集的檔案數量、質量、規范性等進行檢驗，對合格的進行清點及有效性驗證后給予唯一標識。對不合格的進行標注后，重新按照標準整理歸檔。在線整理過程中檔案能夠自動排序并進行歸類，建立相應目錄并與之相關聯。有相應備份與恢復預案，對數據進行及時備份，尤其離線備份。防止在線數據受損，造成不可逆轉的損失。系統在存儲過程中，應有相應的存儲狀況預警，對存儲空間不足等狀況進行提示，并記錄相關過程確保檔案數據存儲安全。在利用過程中，要利用關鍵詞、全宗、字段等模糊、精確及全文檢索功能。支持在線查檔，并記錄好用戶的使用反饋，做好檔案利用效果匯編。

（二）檔案管理電子設備的基本維護

數字檔案室一般都配備專用的服務器及日常中使用的電子計算機進行檔案管理系統的日常運轉工作。檔案信息共享的途徑由服務器端和客戶端共同完成。因此在設計安裝線路中必須嚴格容量設計，充分考慮安全問題，避免發生線路故障。我國的電源都是使用統一規格的電源，電壓和頻率都是相對固定的，這就要求電子設備所需的電路得預留一定的負載余量。同時對所使用的電線的容量也得留出一定的空間，不讓電子設備及其線路在滿載、甚至過載的情況下運行。一電子設備在啟動的時候會產生一個較大的電流，電線的余量就是為了滿足設備的啟動要求。同時電子設備中存在一些功率較小的元器件，過大的電流可以導致電子元件的擊穿，有必要避免大電流情況的出現。

電子設備應由專人負責和管理。每天嚴格按照規定檢測電子設備和詳細記錄機房信息。設立應急電源。使用的終端應嚴格遵循正確的啟動和關閉過程，禁止頻繁啟動和關閉。有異常情況出現時，要及時匯報并進行維護。器件需要維修和更換之前，征詢各方面專家的意見，選擇最優解決方案。詳細記錄故障情況、診斷方案和解決方案進行存檔，積累經驗。

（三）檔案管理系統的安全維護

目前數字檔案室的服務器端、客戶端都是相對獨立的網絡。使用內部局域網，不與主流網絡相連一般不會出現檔案信息的損壞。但是電子系統一個較為關鍵的弱點，就是容易被入侵。尤其移動存儲設備的頻繁應用所帶來的病毒，會造成系統的癱瘓，這就要求檔案管理人員嚴格按照規定進行操作。

為提高檔案的移動在線服務功能，檔案管理系統與電子辦公系統進行有效銜接，在文檔一體化管理中，安全問題尤為重要。除了安裝必要的漏洞掃描和病毒防護軟件等，嚴禁安裝任何無關軟件，做到專機專用，直接切斷病毒來源。為防止人為的誤操作或者故意破壞檔案數據。對已公開的檔案信息根據查閱所需提供不同的權限，設置不同的密碼。對未公開檔案進行權限設置，嚴格按照查閱流程進行處理，避免文件泄露。對密級機密檔案進行高級權限設置，需要多方論證后才能進行授權。

二、結束語

檔案管理系統的維護直接影響電子檔案的管理質量和利用效率，使用和維護人員必須有較高政治素養和專業技能。在使用和維護過程中，需要注意硬件和軟件可能出現的數據泄露問題。同時，必須對進行檔案系統訪問的密碼定時更新，保證檔案數據的安全。另外，檔案系統使用和維護工作人員，需加強專項培訓，提高檔案工作人員政治素質和業務能力，以適應不斷更新換代的大數據時代。

參考文獻

[1]王錄芳.信息安全策略在數字檔案館系統中的應用[J].辦公室業務，2019（14）.