企業(yè)竣工圖單軌制管理研究

吳霞

【摘要】竣工圖是工程檔案的核心價(jià)值體現(xiàn)，是保障企業(yè)有序生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要檔案資源。本文對(duì)比分析了在信息化時(shí)代背景下，傳統(tǒng)竣工圖與數(shù)字化竣工圖歸檔的現(xiàn)狀和利弊;并以寶鋼實(shí)施數(shù)字化竣工圖“單軌制”歸檔試點(diǎn)為例，探索以設(shè)計(jì)單位為主，參建單位共同協(xié)同編制數(shù)字竣工圖的歸檔模式;同時(shí)對(duì)“單軌制”歸檔的可行性和意義進(jìn)行論證并提出相應(yīng)的保障措施。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化竣工圖;檔案管理;單軌制

竣工圖是工程檔案里利用率最高的核心價(jià)值檔案，是對(duì)工程進(jìn)行交工驗(yàn)收、維護(hù)、改建、擴(kuò)建的依據(jù)。推進(jìn)竣工圖歸檔方式和管理模式改革一直是檔案人努力的方向。

一、傳統(tǒng)竣工圖歸檔方式和管理模式的現(xiàn)狀及問題

（一）目前現(xiàn)狀。以寶鋼為例，1978年建廠至今已形成工程檔案40萬(wàn)卷，其中竣工圖約500萬(wàn)張，占館藏檔案數(shù)量50%。其歸檔方式及管理模式從紙質(zhì)檔案“單軌制”轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)檔案與電子文件共存的“雙軌制”。“雙軌制”的歸檔方式起源于寶鋼2005年推行的終版圖制度。通過不斷實(shí)踐將此制度進(jìn)一步完善，于2009年起推行升版圖制度并沿用至今，即施工方對(duì)過程圖紙收集和保管，并依據(jù)圖紙總目錄完成竣工圖編制后移交檔案部門;同時(shí)設(shè)計(jì)單位向檔案部門提交完整的電子終版圖;檔案部門通過將紙質(zhì)竣工圖與電子終版圖核對(duì)校驗(yàn)后進(jìn)行合并歸檔保存。升版圖制度的執(zhí)行，有效提高了設(shè)計(jì)、施工過程管控質(zhì)量，縮短了竣工圖編制周期，減少了檔案部門數(shù)字化工作投入的人力、物力，便于日后利用和管理。但其仍有許多不足之處。

（二）存在問題。1.人力投入較大。由于“雙軌制”管理，檔案人員需對(duì)紙質(zhì)竣工圖和電子終版圖在歸檔前進(jìn)行雙套復(fù)核驗(yàn)收，產(chǎn)生了大量重復(fù)、繁瑣的工作。近幾年寶鋼仍處于建設(shè)高峰，大量工程檔案待歸檔，如依舊推行“雙軌制”歸檔，檔案人員將不得不面臨海量的人工核驗(yàn)工作。2.實(shí)體庫(kù)房占用率高。寶鋼科技檔案庫(kù)房面積約為2000m?，如以每年15000卷，其中紙質(zhì)竣工圖8000卷的新增量計(jì)算，在不新建檔案庫(kù)房的基礎(chǔ)上，科技檔案庫(kù)房剩余容量?jī)H能維持3-5年。怎么解決庫(kù)房容量不足是我們必須要考慮的問題。3.缺少遠(yuǎn)程利用憑證性。電子終版圖圖簽欄簽字不完備、圖面缺少設(shè)計(jì)出圖章及竣工圖章，因此電子終版圖不具備檔案憑證作用。未來檔案管理趨勢(shì)將會(huì)因網(wǎng)絡(luò)化、信息化的發(fā)展，從地域分散管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字資源集中管理，但電子終版圖只能提供遠(yuǎn)程利用，而無(wú)法實(shí)現(xiàn)其遠(yuǎn)程憑證功能，制約了檔案利用便利性的提升。竣工圖“雙軌制”管理模式通過多年實(shí)踐已暴露諸多不足，其對(duì)紙質(zhì)圖紙的依賴性阻礙了無(wú)紙化辦公和檔案資源信息化建設(shè)。

二、數(shù)字化竣工圖歸檔方式和管理模式的現(xiàn)狀及優(yōu)缺點(diǎn)

數(shù)字化竣工圖是指由CAD軟件、數(shù)字簽章軟件等制作，包含設(shè)計(jì)、審圖、監(jiān)理、施工等相關(guān)單位數(shù)字簽名和設(shè)計(jì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、施工項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、總監(jiān)理工程師等個(gè)人數(shù)字簽名的電子圖紙。

（一）目前現(xiàn)狀及編制要求。隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的發(fā)展，目前傳統(tǒng)藍(lán)圖模式已不能適應(yīng)建筑業(yè)信息化的要求。為提高建設(shè)工程信息化水平、設(shè)計(jì)質(zhì)量及減輕建設(shè)單位負(fù)擔(dān)。2019年7月起，上海市規(guī)劃和自然資源局以“滬規(guī)劃資源行〔2019〕359號(hào)”《關(guān)于進(jìn)一步優(yōu)化數(shù)字化圖紙歸檔要求的通知》規(guī)定各建設(shè)單位在向上海市城建檔案管理機(jī)構(gòu)報(bào)送建設(shè)工程檔案時(shí)只需提交符合歸檔要求的數(shù)字化竣工圖，無(wú)須提供相對(duì)應(yīng)的打印白圖，自此竣工圖交付開啟了電子化“單軌制”歸檔。具體的編制要求是：1.應(yīng)符合相關(guān)出圖標(biāo)準(zhǔn)和要求，圖簽欄人員簽章完備，建筑和結(jié)構(gòu)等專業(yè)圖紙應(yīng)包括執(zhí)業(yè)師簽章。2.所有圖紙修改到位。3.采用經(jīng)電子數(shù)字化審圖審查合格的電子圖紙編制，圖上具有審查審批機(jī)構(gòu)或機(jī)關(guān)的數(shù)字簽名。4.所有電子竣工圖由施工單位及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、監(jiān)理單位（如有）及總監(jiān)理工程師、設(shè)計(jì)單位及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行數(shù)字簽名。

（二）優(yōu)點(diǎn)分析及存在的問題。1.優(yōu)點(diǎn)分析。（1）提升工作效率，降低管理成本。數(shù)字簽名軟件自帶批量操作功能，可快速在全部電子終版圖上生成電子竣工章并完成施工、監(jiān)理單位和施工項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與總監(jiān)理工程師的數(shù)字簽名，從而提升施工單位人員、監(jiān)理人員的工作效率。同時(shí)還能減少檔案人員對(duì)不同載體檔案的匹配工作，降低工作負(fù)荷。推行數(shù)字竣工圖對(duì)于設(shè)計(jì)單位而言，可減發(fā)過程中施工圖份數(shù)，減少人力投入和紙張浪費(fèi)。與此同時(shí)，檔案部門也不必再保管這些紙質(zhì)竣工圖，從而減少修建檔案庫(kù)房、購(gòu)買檔案裝具等費(fèi)用開支。（2）提高利用效率，增進(jìn)部門協(xié)作。由于國(guó)家出臺(tái)的一系列法律法規(guī)，使數(shù)字化竣工圖被賦予和紙質(zhì)竣工圖同等的法律效應(yīng)，因此可同時(shí)為多個(gè)用戶或異地用戶提供實(shí)時(shí)憑證利用，相較過去利用模式更加便捷高效，還可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程在線打印，提高了檔案工作利用效率。實(shí)施數(shù)字化竣工圖“單軌制”管理后，優(yōu)化了業(yè)務(wù)流程，檔案信息傳遞方式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒⒕W(wǎng)絡(luò)化，從而增強(qiáng)了檔案部門與其他部門之間的協(xié)作互通。2.存在的問題。

（1）沒有建立有效可行的機(jī)制體制。上海市推行數(shù)字化竣工圖交付已有3年多時(shí)間，但寶鋼尚未推行此項(xiàng)工作。管理部門尚未將數(shù)字化竣工圖交付要求納入施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)合同條款內(nèi)。檔案部門也尚未把數(shù)字化竣工圖編制要求、數(shù)字簽章流程、整編要求、提供利用要求等納入管理制度中，這對(duì)未來開展數(shù)字化竣工圖交付及日常管理帶來極大不便。（2）缺乏可以使之有效落地的管理制度。工程項(xiàng)目紙質(zhì)竣工圖歷來都由施工單位進(jìn)行編制并對(duì)竣工圖質(zhì)量負(fù)責(zé)。但是數(shù)字化竣工圖由誰(shuí)負(fù)責(zé)編制，誰(shuí)對(duì)竣工圖質(zhì)量負(fù)責(zé)，國(guó)家尚未做出相應(yīng)規(guī)定。因此，在這種情況，下要設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)往往存在阻力，而要施工單位做又很難達(dá)到理想效果。如何制定并落實(shí)設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)數(shù)字化竣工圖編制以及質(zhì)量負(fù)責(zé)的管理制度值得我們認(rèn)真思考！（3）檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)流程無(wú)法匹配。檔案信息管理系統(tǒng)配套建設(shè)是推行數(shù)字化竣工圖歸檔及管理的基礎(chǔ)。現(xiàn)運(yùn)行的檔案信息管理系統(tǒng)未增設(shè)數(shù)字化竣工圖數(shù)據(jù)與圖像接收與核對(duì)、建設(shè)單位對(duì)案卷在線審核等功能，這直接影響檔案部門對(duì)數(shù)字化竣工圖接收的完整性、準(zhǔn)確性及后續(xù)利用。（4）電子文件安全性和真實(shí)性較難保障。竣工圖數(shù)字化過程存在內(nèi)容被篡改或丟失的風(fēng)險(xiǎn)，電子文件的真實(shí)性、完整性很難得到保障;此外，電子文件對(duì)軟硬件及系統(tǒng)依賴性較大，當(dāng)突遇存儲(chǔ)載體損壞、系統(tǒng)升級(jí)、計(jì)算機(jī)病毒入侵、黑客攻擊等情況時(shí)，如不及時(shí)采取措施，將會(huì)造成“單套”電子檔案丟失或損壞的嚴(yán)重后果。

三、數(shù)字化竣工圖“單軌制”歸檔的可行性探索

（一）制度先行、技術(shù)保障。目前，從國(guó)家層面已經(jīng)出臺(tái)的法律、法規(guī)和政策來看，對(duì)“單套制”歸檔已經(jīng)由限制轉(zhuǎn)向引導(dǎo)支持。《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》明確提出“在有條件的部門開展電子檔案單套制（即電子設(shè)備生成的檔案僅以電子方式保存）、單軌制（即不再生成紙質(zhì)檔案）管理試點(diǎn)”;2019年10月8日，國(guó)務(wù)院常務(wù)會(huì)議討論通過《中華人民共和國(guó)檔案法（修訂草案）》，其中第六十四條規(guī)定“符合國(guó)家電子檔案形成和管理規(guī)范要求的電子檔案具有與紙質(zhì)檔案同等的法律效力”。這些新的政策變化，從國(guó)家層面上確立了電子檔案“單套制”“單軌制”方向，為今后的探索與實(shí)踐提供了支持。另外，隨著現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用，使得信息系統(tǒng)穩(wěn)定性大大提升，可靠性越來越強(qiáng)，完全可以保證電子文件生成系統(tǒng)的穩(wěn)定可靠和電子文件的真實(shí)完整。現(xiàn)階段通用系統(tǒng)間在線數(shù)據(jù)采集、電子檔案格式轉(zhuǎn)換、電子檔案離線備份、電子文件“四性檢測(cè)”以及區(qū)塊鏈等技術(shù)，基本可實(shí)現(xiàn)電子檔案的長(zhǎng)期可用、安全有效。

（二）流程完備、條件成熟。隨著上海市推進(jìn)“一網(wǎng)通辦”電子政務(wù)的發(fā)展，數(shù)字簽章、電子簽名等技術(shù)手段和管理模式已經(jīng)日趨完善，這就為數(shù)字化竣工圖交付順利和流程簡(jiǎn)化奠定了基礎(chǔ)。結(jié)合上海市數(shù)字化竣工圖制作流程與寶鋼工程管理自身特點(diǎn)，可按照施工單位在前、監(jiān)理單位在后的順序?qū)﹄娮訄D紙內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，確認(rèn)無(wú)誤后分別對(duì)電子圖紙進(jìn)行個(gè)人與企業(yè)數(shù)字簽名，然后設(shè)計(jì)單位對(duì)已完成施工和監(jiān)理數(shù)字簽名的電子竣工圖進(jìn)行準(zhǔn)確性、完整性檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后對(duì)電子竣工圖進(jìn)行個(gè)人與企業(yè)數(shù)字簽名，最終按檔案部門要求編制符合歸檔要求的數(shù)據(jù)光盤或以在線推送的方式向檔案部門移交數(shù)字化竣工圖。寶鋼長(zhǎng)期合作的設(shè)計(jì)單位電子文件管理模式大多轉(zhuǎn)變?yōu)槠錂n案部門集中統(tǒng)一管理。這一管理模式結(jié)合版圖管理制度及施工、監(jiān)理單位確認(rèn)審核流程能較大程度上保證數(shù)字化竣工圖的準(zhǔn)確性，從而確保了設(shè)計(jì)單位為主編制數(shù)字化竣工圖歸檔模式的可行性。以上幾點(diǎn)標(biāo)志實(shí)施“單軌制”歸檔的條件已經(jīng)成熟。

四、數(shù)字化竣工圖“單軌制”歸檔的保障措施

（一）完善檔案信息管理系統(tǒng)功能。在檔案信息管理系統(tǒng)中增加數(shù)字化竣工圖系統(tǒng)自核功能，減少人工核對(duì)量，通過設(shè)計(jì)單位提供配套文件和規(guī)范電子文件命名來實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)核對(duì)圖紙版次、圖紙名稱、圖紙編號(hào)等功能;在系統(tǒng)中增加數(shù)字簽名認(rèn)證功能，保證所有數(shù)字化竣工圖都經(jīng)過設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工單位等的數(shù)字簽名，確保數(shù)字化竣工圖法律效應(yīng);增設(shè)建設(shè)單位線上審核功能，保證歸檔的數(shù)字化竣工圖能滿足日常運(yùn)維需求。

（二）設(shè)計(jì)單位過程介入，保障電子文件真實(shí)性、完整性。在未實(shí)現(xiàn)圖紙內(nèi)容全文批量比對(duì)功能前，建議設(shè)計(jì)單位在向施工單位、監(jiān)理單位提供電子圖紙時(shí)采用在線模式，即在云服務(wù)器上完成數(shù)字簽名，避免電子圖紙線下被修改等不可控因素發(fā)生。或向施工單位及監(jiān)理單位提供無(wú)網(wǎng)絡(luò)、無(wú)接口的單機(jī)操作環(huán)境完成電子竣工圖數(shù)字化簽名。以過程介入保障電子圖紙真實(shí)性、完整性

（三）保障電子文件安全性。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，利用現(xiàn)代技術(shù)對(duì)電子文件進(jìn)行管理，通過電子文件的“四性檢測(cè)”、元數(shù)據(jù)規(guī)范、封裝技術(shù)、遷移技術(shù)、加密技術(shù)等，對(duì)電子文件在形成過程的各類背景信息進(jìn)行管控。在電子文件的全生命周期中，始終貫徹系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)安全、應(yīng)用安全、管理安全、數(shù)據(jù)安全的五大安全理念。一般可以從軟件、硬件、管理三個(gè)方面入手，增強(qiáng)了電子文件真實(shí)可靠、長(zhǎng)久保存的可能。

（四）通過試點(diǎn)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)完善制度和合同條款。通過企業(yè)內(nèi)推行數(shù)字化竣工圖交付試點(diǎn)工作總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，積極收集交付過程存在的問題并以固化管理制度控制問題發(fā)生。在實(shí)踐中不斷完善數(shù)字化竣工圖歸檔要求和管理制度，為今后數(shù)字化竣工圖規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理提供理論和制度保障;在今后設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工合同簽訂中完善增加數(shù)字化竣工圖交付要求，并規(guī)定各方職責(zé)，以合同約束形式促進(jìn)數(shù)字化竣工圖按要求順利交付。

五、總結(jié)

隨著信息、網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展，電子簽章被賦予法律效應(yīng)，竣工圖從“雙軌制”向“單軌制”轉(zhuǎn)變已具備技術(shù)保障和法律支持。在數(shù)字化時(shí)代，檔案工作管理主體已從實(shí)體管理轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)管理，作為檔案人，我們應(yīng)轉(zhuǎn)變舊思維，積極參與電子檔案“單軌制”研究與實(shí)踐，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，努力跟上“數(shù)字化中國(guó)”的步伐。

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