信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新

高宏璟

【摘要】信息時(shí)代檔案管理工作往往面臨著更高要求，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)于新形勢(shì)，如此也就需要針對(duì)檔案管理工作予以創(chuàng)新優(yōu)化，在明確創(chuàng)新要求和目的的基礎(chǔ)上，保障檔案管理具備更強(qiáng)實(shí)效性。本文重點(diǎn)圍繞著信息時(shí)代檔案管理工作，首先指出了信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新的具體要求，然后又探討了相關(guān)創(chuàng)新舉措，以供參考。

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代;檔案管理;創(chuàng)新

在現(xiàn)階段我國(guó)信息時(shí)代發(fā)展背景下，各行各業(yè)以及各個(gè)單位面臨的檔案管理工作壓力越來(lái)越大，檔案管理工作要求同樣也較為突出，尤其是在信息時(shí)代出現(xiàn)了更大的任務(wù)量，傳統(tǒng)的處理模式必然也就難以勝任，在檔案管理中也容易出現(xiàn)較多問題和缺陷。基于此，結(jié)合當(dāng)前信息時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)以及相關(guān)信息化手段予以創(chuàng)新優(yōu)化顯得極為必要，以此提升檔案管理工作的實(shí)際效益，降低在檔案管理中可能出現(xiàn)事故的概率，充分發(fā)揮檔案應(yīng)用價(jià)值。

一、信息時(shí)代檔案管理創(chuàng)新要求

（一）高效。結(jié)合當(dāng)前信息時(shí)代發(fā)展背景下檔案管理工作的執(zhí)行要求進(jìn)行分析，其往往表現(xiàn)出較高的工作量，在檔案管理工作開展中容易形成檔案積壓現(xiàn)象，檔案管理工作人員的工作效率不高。基于此，在未來(lái)信息時(shí)代發(fā)展下做好檔案管理工作往往需要重點(diǎn)表現(xiàn)出高效性特點(diǎn)，能夠針對(duì)相對(duì)繁雜的檔案信息資料予以有效處理，避免在檔案資料管理方面出現(xiàn)嚴(yán)重雜亂問題。這也就必然需要從檔案管理技術(shù)手段入手進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化，在降低檔案管理工作人員工作壓力的同時(shí)，加快管理效率，同時(shí)規(guī)避錯(cuò)亂現(xiàn)象，以應(yīng)對(duì)越來(lái)越復(fù)雜的檔案管理任務(wù)。

（二）全面。信息時(shí)代，檔案管理工作面臨著更多的管理對(duì)象和內(nèi)容，獲取的檔案信息素材越來(lái)越多，如此也就必然對(duì)于檔案管理工作提出了更大挑戰(zhàn)。為了較好促使相應(yīng)檔案管理工作能夠表現(xiàn)出較強(qiáng)價(jià)值效益，關(guān)注檔案管理的全面性同樣極為必要，只有確保相關(guān)檔案資料全面詳盡，進(jìn)而才能夠更好體現(xiàn)參考應(yīng)用價(jià)值，避免了檔案資料缺損產(chǎn)生的不良影響。基于此，在未來(lái)信息時(shí)代，除了要做好技術(shù)層面的創(chuàng)新優(yōu)化工作外，往往還需要重點(diǎn)圍繞著相關(guān)制度以及系統(tǒng)進(jìn)行不斷完善，以確保檔案管理工作更為全面有序，做到盡可能所有信息資料的全面搜集和整理，靈活運(yùn)用分類儲(chǔ)存以及保管手段，最終提升檔案資料應(yīng)用價(jià)值。

（三）及時(shí)。信息時(shí)代社會(huì)發(fā)展速度越來(lái)越快，這一點(diǎn)在檔案管理工作方面同樣也表現(xiàn)越來(lái)越突出，為了更好推進(jìn)檔案管理工作的勝任力和匹配性，注重促使其表現(xiàn)出更強(qiáng)的及時(shí)性特點(diǎn)極為必要。這也就需要在未來(lái)信息時(shí)代發(fā)展下針對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面優(yōu)化，要求在最短時(shí)間內(nèi)獲取相應(yīng)檔案資料，并且及時(shí)予以整理和保管，在提升效率的前提下，確保所有檔案資料得到有效管控。隨著信息化以及網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段的應(yīng)用，未來(lái)檔案管理工作往往還需要體現(xiàn)出更強(qiáng)的實(shí)時(shí)性特點(diǎn)，能夠針對(duì)即時(shí)獲取的資料信息進(jìn)行歸檔處理，然后予以恰當(dāng)保管，形成可供查閱和分析應(yīng)用的檔案資料。

（四）安全。對(duì)于信息時(shí)代檔案管理工作的開展而言，雖然信息化技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用確實(shí)表現(xiàn)出了較強(qiáng)的積極推動(dòng)作用，但是隨著檔案管理開放性的不斷提升，相關(guān)檔案信息資料的保密性也受到了明顯挑戰(zhàn)，容易出現(xiàn)檔案信息資料外泄現(xiàn)象，進(jìn)而給單位帶來(lái)較大損失。基于此，在未來(lái)信息時(shí)代發(fā)展下做好檔案管理工作往往需要重點(diǎn)確保信息安全，針對(duì)檔案管理流程以及具體系統(tǒng)平臺(tái)予以完善優(yōu)化，分析可能面臨的主要風(fēng)險(xiǎn)因素以及被入侵的威脅點(diǎn)，如此也就可以有效構(gòu)建完善可行的安全防護(hù)體系，以求更好確保所有關(guān)鍵檔案信息的保密效果。當(dāng)然，從檔案管理機(jī)制入手進(jìn)行完善，設(shè)置不同的檔案資料管理和訪問權(quán)限，同樣也是優(yōu)化檔案資料安全保障效果的重要手段。

二、信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新舉措

（一）創(chuàng)新管理人員意識(shí)。在未來(lái)信息時(shí)代發(fā)展下，檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展必然需要首先從具體管理人員著手，確保各個(gè)檔案管理人員在自身意識(shí)創(chuàng)新背景下，相關(guān)工作行為也能夠得到較好優(yōu)化。從管理人員意識(shí)創(chuàng)新層面來(lái)看，需要首先把握好檔案管理人員的綜合素質(zhì)和能力，充分意識(shí)到檔案管理工作并非簡(jiǎn)單的檔案文件整理，在新形勢(shì)下面臨著更高的要求。這也就需要重點(diǎn)加大檔案管理工作人員的資質(zhì)審查力度，避免隨意招募相關(guān)管理人員，能夠重點(diǎn)從認(rèn)知水平以及技能水平入手進(jìn)行考核，保障所有任職的檔案管理人員能夠具備相匹配的崗位勝任力。當(dāng)然，針對(duì)檔案管理人員的意識(shí)進(jìn)行創(chuàng)新，必然還需要重點(diǎn)考慮到信息時(shí)代發(fā)展背景下的新模式和新技術(shù)，尤其是對(duì)于信息化技術(shù)的靈活運(yùn)用，更是需要明確其和傳統(tǒng)檔案管理模式存在的差異，從思想理念層面予以轉(zhuǎn)變，能夠更好適應(yīng)于新型檔案資料管理模式。檔案管理工作人員意識(shí)的創(chuàng)新往往還需要著眼于職業(yè)道德以及學(xué)習(xí)理念，要求各個(gè)檔案管理人員能夠在工作中兢兢業(yè)業(yè)，秉持精細(xì)化管理理念，杜絕疏忽大意，樹立終身學(xué)習(xí)理念，最終必然也就可以更好優(yōu)化自身檔案管理工作，優(yōu)化自身工作績(jī)效。

（二）擴(kuò)大檔案管理范圍。在信息時(shí)代發(fā)展背景下，檔案管理工作面臨的要求越來(lái)越來(lái)要高，為了促使檔案管理工作能夠?yàn)橄嚓P(guān)決策分析工作提供理想?yún)⒖冀梃b作用，往往需要首先確保檔案資料更為全面詳盡，如此也就需要在未來(lái)進(jìn)一步擴(kuò)大檔案管理范圍。從以往檔案管理工作的開展中來(lái)看，往往局限性較為明顯，相關(guān)檔案管理人員緊緊圍繞著必要的信息資料予以搜集和管理，對(duì)于各項(xiàng)業(yè)務(wù)資料和數(shù)據(jù)的關(guān)注度往往過高，卻忽視了其他方面的信息收集應(yīng)用，如此也就容易導(dǎo)致一些檔案資料無(wú)法發(fā)揮應(yīng)有作用。基于此，未來(lái)各個(gè)單位在檔案管理工作創(chuàng)新中必然需要進(jìn)一步明確檔案管理范圍，盡量促使相應(yīng)檔案管理資料的搜集較為全面，貫徹落實(shí)大數(shù)據(jù)管理理念，要求將所有有關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)信息收集到位，然后予以分類存儲(chǔ)，以確保其能夠在未來(lái)應(yīng)用中發(fā)揮理想?yún)⒖純r(jià)值。

（三）創(chuàng)新檔案管理服務(wù)。信息時(shí)代檔案管理工作往往還需要重點(diǎn)關(guān)注于后續(xù)服務(wù)環(huán)節(jié)，只有促使相關(guān)檔案資料能夠發(fā)揮出較強(qiáng)的服務(wù)功能，進(jìn)而才能夠體現(xiàn)應(yīng)有價(jià)值，也是檔案管理工作的重要著眼點(diǎn)。基于此，未來(lái)檔案管理工作在不斷創(chuàng)新優(yōu)化管理模式的基礎(chǔ)上，還需要重點(diǎn)關(guān)注于如何應(yīng)用這些豐富檔案資料信息，促使其可以服務(wù)于更多的人員。從單位內(nèi)部來(lái)看，檔案資料的管理需要充分依托于自身數(shù)據(jù)中心和管理平臺(tái)，為各個(gè)人員設(shè)置不同的檔案資料應(yīng)用權(quán)限，如此也就可以更好提升所有檔案資料的應(yīng)用價(jià)值，避免了嚴(yán)重的檔案資料浪費(fèi)問題。此外，檔案管理的服務(wù)功能在未來(lái)更是需要著眼于單位外部，力求為更多人群提供參考服務(wù)。比如在景區(qū)類單位檔案管理中，就可以定期公布一些游客比較感興趣的檔案資料信息，以求更好服務(wù)游客和吸引游客，最終為自身可持續(xù)發(fā)展服務(wù)。

（四）提升信息化水平。在未來(lái)信息時(shí)代檔案管理工作發(fā)展中，注重提升檔案資料的信息化水平同樣也是重要任務(wù)，如果所有檔案信息資料都能夠?qū)崿F(xiàn)較為理想的信息化轉(zhuǎn)變，必然也就可以在收集、保存以及分析應(yīng)用方面具備更強(qiáng)便捷性優(yōu)勢(shì)。基于此，未來(lái)應(yīng)該盡可能將檔案資料信息轉(zhuǎn)化為電子檔案，減少紙質(zhì)檔案占比，加大對(duì)于信息技術(shù)研究力度，如此也就必然可以通過構(gòu)建適宜合理的信息化管理平臺(tái)，優(yōu)化檔案管理效果。在檔案管理信息化水平提升后，不僅僅管理效率提升，還不容易出現(xiàn)遺失問題，可持續(xù)性效果更為理想。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，當(dāng)前實(shí)做好檔案管理工作極為必要，該項(xiàng)工作同樣也面臨著較高要求，需要在未來(lái)重點(diǎn)圍繞著各個(gè)方面予以創(chuàng)新優(yōu)化，創(chuàng)新管理人員意識(shí)，擴(kuò)大檔案管理范圍，進(jìn)一步提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量，形成更為高效的信息化管理局面，解決當(dāng)前檔案管理存在的問題。

【參考文獻(xiàn)】

[1]孫麗.信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新路徑探索[J].中外企業(yè)家，2019（32）：102.

[2]徐海霞.信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（21）：186-187.

[3]代進(jìn).信息時(shí)代檔案管理的研究[J].現(xiàn)代交際，2019（20）：139+138.

[4]彭紅.信息時(shí)代高校科研檔案管理工作創(chuàng)新模式探究[J].重慶交通大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2019，19（05）：119-124.

[5]崔芳.淺談檔案管理工作現(xiàn)狀與創(chuàng)新思路[J].中國(guó)新通信，2019，21（19）：146.

[6]徐國(guó)棟，趙曉敏.淺析信息化時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（18）：117.