事業單位檔案管理的重要性及創新途徑

劉燕

【摘要】檔案是十分重要的信息資源，對信息資料有著記載與傳遞的作用，也為事業單位的穩定發展提供有效支持。事業單位檔案管理工作的重要性不言而喻，隨著科學技術的不斷發展，檔案管理信息化能夠提高工作效率與質量，進而通過創新途徑推動自身工作順利開展。

【關鍵詞】事業單位;檔案管理;重要性;創新途徑

我國社會經濟的不斷發展，推動各個領域進入新時期，現代化作為事業單位檔案管理的主要發展趨勢，在其未來工作及發展中具有重要的推動作用。因此，相關工作人員應通過對檔案管理工作重要性的認知，尋找創新檔案管理的途徑，使事業單位能夠快速發展。

一、事業單位檔案管理的重要性

事業單位對檔案管理的保存方式多以紙質形式為主，其在日常工作中檔案信息的形成速度較快且數量較多，如果僅以紙質形式對其進行保留與存放，則要擴大儲存規模，并設立專門存放檔案的地點，但新檔案收集與整理數量的不斷增加，也使得存放空間逐漸減少，而一旦發生意外事故，其損毀或丟失的概率極大，因此，檔案紙質保存方式仍存在較大問題。隨著時代的發展，信息技術的進步與發展，事業單位電子文檔的數量大大增加，而通過信息化技術對檔案信息進行處理與存儲不僅使其容量提升，還優化傳統檔案存儲的方式，提高檔案管理工作的安全性。事業單位檔案管理工作的重要性體現在工作流程等重要信息的保管中，大量文件不僅需要在每年年末進行歸檔，還需要錄入與整理，對記錄重大事件的文檔進行歸檔時要采取特殊標注，方便其日后保存。在以往檔案管理工作中采用傳統方式進行處理，通過整理、篩選、歸檔、保存等工作流程實現其管理目的。創新途徑以信息化管理工作為基礎，不僅能夠保證相關工作的準確率，還降低人力、資源等方面的消耗，從而最大程度地提高工作質量與效率。信息化管理工作的實現提升檔案查找的速度，改變紙質檔案保存不易的模式，延長保存壽命。電子檔案作為新時期事業單位檔案管理形式，使檔案保存時間得到延長，滿足檔案管理的基本需求，促進事業單位的長遠發展。

二、事業單位檔案管理的創新途徑

（一）提高事業單位領導對檔案管理的重視程度。檔案管理工作受到各類單位的重視，人們也逐漸發現其重要性，因此，在不斷發展的當代，事業單位的領導者更應充分認識檔案管理工作對事業單位發展的推動作用，明確信息化發展潮流，端正檔案管理工作態度，此外，相關領導者進行檔案管理時，應當突破傳統方式，擴大對檔案管理的宣傳力度，提高員工意識，充分調動單位內部積極性，使全體成員充分參與到檔案信息化建設中，與此同時，領導干部更應該不斷完善配套資源，為檔案工作提供經濟支持，實現檔案信息化管理，提高管理效率。只有事業單位領導者充分意識到檔案管理工作的重要性，才能結合單位檔案管理部門，制定出與當前工作相適應的制度和任務，推動檔案管理工作的開展，領導者還要提高對檔案管理工作的檢查力度，充分調動檔案管理職工的工作積極性，當檔案管理人員出現管理問題時，單位領導者也應及時進行指導，幫助其攻破難題，降低檔案管理人員的工作難度。

（二）完善建設制度提高制度保障。事業單位檔案管理規章制度的建立與健全作為推動相關工作開展的有效途徑，其能夠在落實的過程中以系統化、規范化為標準。如，收集、篩選、保管等工作的完善;貫徹落實崗位責任制度加強管理人員的責任意識，使其得到發揮與發展。檔案收集、整理、存檔等工作的強化能夠提升相關人員歸檔的速度與效率。其次，在檔案經費保障制度中，貫徹檔案保管方法，切實提升相關管理、保存條件，確保基礎建設與管理設備的升級與優化。除此之外，教育經費保障力度的加大，使檔案管理人員的專業能力與綜合素養得到提升，以制度的完善為基礎，推動科學化、規范化檔案管理工作的開展。

（三）加強信息建設健全制度體系。檔案信息化管理建設工作的開展與落實與領導的決策與安排有著極為密切的關系，通過規章制度的建立與健全，為相關工作的開展與實施提供科學、合理的操作途徑。檔案資源建設數字化管理的加強，以完善本單位文件、檔案、目錄為主，使其格式、結構等內容完全依照相關規定實現。電子檔案管理制度的建立以國家現行標準為執行基礎，降低電子檔案丟失、損毀等風險的發生。檔案管理信息化建設理念與目標的突出，能夠快速實現檔案信息資源管理的有效性，通過對現有平臺的建設與發展，能夠積極推進事業單位檔案管理信息資源共享的實施，并且，在相關工作中事業單位應當鼓勵工作人員將可公開信息進行上傳、處理，使群眾能夠有渠道、有方法進行查閱，進而了解相關信息。

（四）提升業務能力實現服務共享。檔案管理工作的特點決定其業務性，在相關工作中對管理人員的專業能力與業務水平有著較為嚴格的要求，首先，在檔案收集、整理、篩選、編制、保存等工作環節中應當以熟練的操作方式對其進行處理與掌握，通過科學、合理的管理方式創建檔案工作，并通過定期檢查推動事業單位檔案管理工作水平及能力的提高。管理人員在新時期內運用創新方式、加強相關業務學習，通過對法律規章、國家政策、文獻編撰等工作的掌握與應用，熟練操作信息化辦公技術，進而發揮創新途徑在事業單位辦公管理中的有效性。事業單位檔案管理網站的建立隨著信息化技術的應用提上日程，針對人民群眾的實際需求，通過服務體系的建立與完善，設置檔案自主查詢、檔案實時動態等板塊，為人民群眾提供信息共享的服務，以準確、實時的信息為主，保證人民群眾能夠獲得第一手消息。事業單位檔案管理人員為及時提取、加工對人民群眾有效的信息，以先進信息技術為基礎，構建檔案管理信息共享平臺，進一步推動相關管理工作的順利開展。

（五）做好檔案管理平臺開發和創建工作。當前，事業單位想要提高檔案管理水平，推動檔案管理信息化，就應重視信息系統的開發與建設，加大投入力度，推動檔案管理平臺的建設。基于這種情況，事業單位領導應當充分結合自身發展情況，深入調查事業單位內部檔案管理現狀，根據工作人員日常需要，制定高效密的系統建設計劃，對單位人力資源進行配置，合理調配事業單位內部資源，調動員工的工作積極性，使其能夠發揮自身優勢，創新檔案管理系統，針對單位現階段檔案管理情況，開發出高效便捷的信息檔案信息管理系統，滿足事業單位當前的答案管理需求，從而解決管理中存在的各種問題，提高檔案管理水平。此外，事業單位根據自身發展情況，完善信息管理平臺，還能提高檔案管理人員的日常工作效率，提高檔案管理質量，使檔案能夠為事業單位所用，充分發揮其優勢。

三、總結

檔案管理工作隨著信息技術的不斷發展進入了全新時期，事業單位檔案管理工作效率與質量的提升對其日后發展有著十分重要的現實性意義，除了進一步推動事業單位的全面發展外，還能夠使檔案管理工作的有效性得到充分發揮，保證使用者信息數據來源的真實性與有效性，使檔案資源的使用率得到提升，推動事業單位運轉效率的提高，促進其更為長遠地發展和進步。

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