做好基層疾控中心檔案管理工作的策略

鄒四芳

【摘要】隨著我國公共衛生體系的逐步完善，疾病預防控制基地中心開辟了新的發展機遇，在工作中創建的檔案越來越多。當前的工作重點是由于基層疾控中心檔案管理起步較晚，各部門重視不夠，在管理過程中存在一些問題。本文結合當前情況，對基層疾控中心檔案管理中存在的問題進行探討，然后分析了做好基層疾控中心檔案管理的對策，希望本研究能為同行提供一些幫助。

【關鍵詞】基層疾控中心;檔案管理工作;策略

近年來，人民生活水平穩步提高，人們越來越關注自己的身體狀況。社會各界都十分關注疾病預防控制工作，因此，疾病預防控制中心的基礎檔案管理工作變得越來越重要，同時檔案信息的內容也越來越復雜，疾病預防控制中心是行政管理的重要組成部分，承擔著疾病預防控制的重要任務。疾病監測、疾病預防和控制以及疾病分析往往產生大量的檔案，這些檔案是疾病診斷和控制的重要數據，非常有幫助，為了能夠做好有效的分類，整理以及收集工作，也為了確保疾控中心工作的順利開展，可以為今后的流行病學分析、疾病診斷和控制提供重要的數據支持，進入21世紀以來，隨著公共衛生體制改革的不斷深入，疾病預防控制中心檔案管理已成為疾病預防控制的重要組成部分。如何做好基地控制中心檔案管理工作，顯得尤為重要。

一、基層疾控中心檔案管理過程中存在的問題

（一）檔案管理工作意識薄弱。在調研過程中我們可以看到，很多基層疾病控制中心都有檔案管理員，但這些檔案管理員并不專業，有的有好幾個崗位，這樣一來，所有的精力就無法全部都用在管理工作上，因此，工作的效率也降低了。管理員沒有經過專業培訓，也沒有更多的專業經驗，對業務不熟悉，難度很大，檔案管理涉及許多復雜、枯燥的方面，要求有強烈的責任心和負責任的工作方式。無論檔案管理人員的管理工作多么漂亮、質量多么高，都將不再為本部門創造社會效益和經濟效益，在長期的檔案工作中，許多員工對檔案管理逐漸失去信心，行政效率低。

（二）檔案管理制度并不完善。在調查研究過程中，我們可以發現這些文件是由疾病預防控制中心收集的，在衛計局等許多地方，這些文件是由部門管理的。此外，它也很復雜。在管理過程中，一些疾病預防控制中心只把文件放在柜子里。這些文件沒有比較好的透氣設施，會有許多不安全因素，也直接影響到基層疾病預防控制中心檔案管理的安全與保障。其中，綜合建設管理制度不完善，缺乏有效的組織保障，導致疾病預防控制中心日常檔案無法按照規定準確收集、整理和保存。規范和收集不完整的檔案。單位對于材料檔案的整理也不重視，在疾病預防控制中心內部業務發展過程中產生的檔案在科技領域具有很強的影響力，這些檔案往往具有很高的價值。因此，在使用過程中，由于工作需要，許多永久性文件逾期未交上級檔案機構，除了存儲大量的文件外，還有更加繁重的任務需要完成。

（三）人才隊伍建設相對落后，設施不完善。在基層疾病預防控制中心，檔案館有獨立的綜合性檔案館或者有關人員，沒有直接負責檔案管理的專業人員，疾病預防控制檔案管理職業管理工作，但參與檔案管理的人員，如果僅能以部分時間管理檔案，那么檔案管理的連續性就會缺乏，而且由于檔案工作本身的封閉性，與外界接觸較少，人員的流動造成檔案數據丟失的現象也很普遍。職業培訓和教育的機會非常少，許多疾病控制中心的設備很難通過學習來提高他們的職業素質。不好的情況下，許多紙質文件，甚至在一些地方仍然有手工復制的文件，在這種情況下，由于需要對他們進行手動管理，因此也給工作人員帶來了不小的困難，只有少數基層疾病預防控制中心能夠在某些地方進行電子信息管理，因為一方面操作時間長多用途原紙，文件變黃脆，很難進行進一步的保存。

二、做好基層疾控中心檔案管理工作的措施

（一）制定科學規范的管理制度。在開展疾病預防控制中心檔案管理工作時，為了規范檔案管理者的工作，需要完善相關的行政制度。而建立科學的檔案管理制度，對于檔案管理制度的完善，能夠推進檔案制度管理規范化工作。因此，在制定規章制度的過程中，一套具有可操作性的規章制度應在充分遵守國家有關法律法規的基礎上，通過對于檔案管理制度的完善以及規范，制定更加詳細的制度，并確保收集、分類的規范，將最終評價結果與年度評價掛鉤，確保在檔案收集過程中，各部門、檔案管理部門可以全天候收集資料，科學整理檔案，科學歸檔。在檔案管理過程中，中國疾控中心應根據相關法律法規和反恐中心的實際情況，在數據庫的基礎上建立科學、完善的管理體系。統一，包括收集、整理、歸檔、查詢等。在這一過程中，要對紙質或圖片資料難以保存的情況進行信息處理，在采集和訂購過程中，要認真對待檢驗數據和疾病檔案，將健康檔案和人事檔案放在同一位置，存放時要嚴格遵守檔案管理標準，并放在干燥通風處，避免明火;查詢時和外來檔案必須做好登記，在對于數字文件的管理當中，應進行備份，防止病毒或數據丟失。

（二）提升檔案管理水平。近年來，越來越多的部門開始聯系電子計算機進行信息建設，這是中國疾控中心在檔案管理過程中向計算機化方向發展，更是提高管理水平的途徑之一，在檔案管理工作中，難以存儲的紙質數據可以轉換成電子文檔進行存儲，也可以保證安全，為了防止數據丟失，在查詢過程中還可以直接使用互聯網進行快速查詢，管理更舒適、更方便，能夠快速收集和存儲信息，因此，疾病預防控制中心員工應以積極的態度學習計算機和網絡技術，提高工作水平，以適應現代化的需要。要成立專門的工作小組，實行以檔案管理人員為主、兼職檔案管理人員為輔的綜合管理，通過建立嚴格的組織機構、明確的分工、高效的檔案管理制度、有效的檔案管理質量和行政效率做好檔案管理的培訓、教育、溝通、交流等工作，定期對檔案管理人員進行職業培訓和學術交流，鼓勵他們參加，以多渠道的培訓教育模式，提高員工的管理水平。

三、結束語

在當前形勢下，越來越多的部門開始引入互聯網進行信息管理，在這個過程中，疾病預防控制中心沒有認識到管理的重要性，基層疾病預防控制中心和有關部門要響應新形勢的號召，引進電子計算機，利用互聯網進行信息管理，充分認識流行病學研究、公共衛生和安全保障;疾病預防控制中心檔案管理作為疾病預防控制體系建設的重要內容，要兼顧檔案的管理和行業性，要把企業控制放在同一個位置。充分認識到疾病預防控制中心日常運行中產生的檔案的重要性，認識到疾病預防控制中心檔案管理對疾病控制基礎工作的深遠影響，高度重視檔案管理，同時對檔案管理人員進行及時管理，為了引起人們對日常工作中產生的大量資料的重視，使其得到正確、有效的利用，我們應該在管理層面更加重視檔案管理，進一步約束管理者的行為，確保認真開展工作，履行職責。

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