新醫改背景下醫院檔案管理改進方法研究

徐尚峰

【摘要】隨著時代的進步，醫療資源的豐富，醫療設備的增多及服務項目的增加，醫療活動中所需要進行的信息管理活動越來越多。為迎合時代發展的需要，我國對于醫療制度進行改革，對相關醫院檔案管理工作也有了新的要求，需要對當前管理工作進行改進完善，以滿足新時代背景下醫院檔案管理的完善需要，本文即圍繞當前醫院檔案管理活動中存在的一些問題及相關改進措施進行探討，以醫院檔案管理的重要性為切入點，進行如下綜述。

【關鍵詞】新醫改;現狀分析;改進辦法;醫院檔案管理;綜述

臨床診療活動中為患者建立個人病例檔案是醫療服務中不可忽視的一環，一份有效的病理檔案可幫助臨床醫師了解患者既往疾病史、現病史、接受治療的經過等多方面信息，即利于長期病情管理，也有利于減少院內醫護人員工作任務量。除患者個人病理檔案外，院內各醫療活動開展所形成的檔案也是醫院檔案的重要組成，是管理者落實管理時對之前管理工作進行總結分析的依據。鑒于檔案管理工作在醫院內部管理活動中的地位及作用越來越明顯，如何完成有效的檔案管理成為當前新醫改過程中必須重視的一環。就我國管理現狀而言，各地大小不同的醫院都對檔案管理工作進行了明確規定及嚴格要求，但實際落實過程中依然存在多種問題，導致檔案管理松散，信息收集、整理等效率低下，致使檔案管理整體應用效果不佳，難以滿足當前新醫改的時代要求。臨床診療活動中大量不完善病例檔案、無效病例檔案的存在，即加重了醫師的檔案閱讀量，也為患者的就診便利性產生了不利影響。鑒于此，完善醫院檔案管理工作，提高檔案管理質量是提升醫療服務水平、保障醫院良性可持續發展不可忽視的問題。本文結合當前醫院檔案管理現狀進行分析，提出改進建議，詳情如下。

一、醫院管理活動中檔案管理的重要性

醫院檔案資料包含了一所醫院所開展的全部有關醫療及醫院建設過程所產生的文字、圖像、影像等資料信息，醫院檔案資料可視為既往醫院的發展史、診療史，也可視為現在診療活動中主要醫療信息的載體。新醫改全面推行后既往傳統檔案管理措施已不再適用于當前檔案管理的需要，只有對檔案資料管理措施進一步優化完善才能滿足新時代醫療管理活動的需要。首先，做好醫院檔案管理可直接提高醫院的整體管理水平，利用月、季、年收入/支出的計算統計，能夠幫助管理者充分掌握醫院在不同時期的醫療開展情況、運營情況，并根據觀察結果對當前醫院管理活動中存在的不足進行改進，并促進院內設備、技術的改進，藥房管理活動的完善。其次，可幫助醫院完成文化建設，在醫院檔案資料內包含有許多工作人員既往所獲榮譽、醫院的科研成果等，此類資料可為醫院塑造自身的醫院文化，利于提高在崗人員的自豪感、成就感，提高其工作積極性同時，增強院內凝聚力。此外，還可在醫院科研工作中起到一定促進作用，當院內開展科研工作時，相關工作人員能夠更方便地獲取所需信息，間接刺激院內科研建設的發展。除此三點以外，提供有效病例資料也可幫助臨床醫師了解患者既往病史、既往診療經過，以便對現有疾病進行更合理的判斷，對于臨床治療的開展也有一定指導作用，在一定程度上落實好醫院檔案管理工作也可提高醫院診療效率，為臨床病患提供更優質診療服務。

二、目前醫院檔案管理的現狀

（一）檔案管理意識薄弱。院內負責進行檔案管理的工作人員普遍存在管理意識不強問題，醫院管理活動的重點主要集中在具體的診療服務、醫療技術改進、醫療設備更換等方面，從上層領導到具體負責進行檔案管理的工作人員在檔案管理上認識不足，甚至認為檔案管理只需要應付了事，實際管理價值不高等錯誤認知。此外，部分醫院僅僅將檔案管理停留在“管理”層面上，未充分應用醫院檔案的價值，導致檔案資源未充分發揮其存在價值，成為現代醫院管理中一種象征性的管理行為，而管理目的未被充分認識。

（二）檔案管理工作人員專業能力不足。鑒于醫院檔案資料種類多、資料復雜，要求相關管理人員在落實管理工作時必須掌握全面的專業技能及工作素養，而當前管理活動中，極少有醫院責成專人負責醫院檔案管理，即便有相應檔案管理制度及職位，安排上崗的工作人員也沒有接受過正規培訓，其管理能力普遍不理想，資料收集、整理、分類等工作往往難以有效落實。此外，工作人員個人責任意識不強，未充分意識到檔案管理的重要性，管理活動中還存在檔案缺失、損壞等現象。

（三）相關制度不健全。當前醫院的檔案資料可以兩類進行劃分;一類為綜合性檔案資料，主要包含有院內財務、人事等資料;另一類為醫院各部門負責管理的檔案，包括各科室收治患者的臨床病例資料、各個科室設備維修管理及購置記錄等等。分散管理的檔案管理方法并不利于院內醫療信息的統一整合，也對管理效率有一定影響，即增加了無效管理成本，也對檔案資料的質量產生了一定影響，此外，對于院內主要科研成果的安全性也有一定影響。

（四）相對滯后的信息化管理建設。現代信息化建設工作中，醫院檔案管理的信息化進度整體較為緩慢，雖然計算機及網絡技術為醫院檔案管理提供了信息化管理條件，但許多醫院在其建設活動中依然更重視醫療設備的更新、新藥物的引入等，導致信息化管理建設整體相對滯后，而醫院檔案信息化程度較低，又進一步造成檔案資料共享率較低，利用效果不明顯，大量有價值資料被堆砌在檔案室，直至被清理銷毀也未在醫院診療中活動得以應用。在已初步完成信息化管理的部分醫院，其醫院系統安全性不高，易受惡意攻擊，容易導致院內重要信息外泄，對于醫院及就醫者雙方信息安全性影響較大，此外，由于院內檔案管理制度不完善，還存在一臺電腦多人使用的現象，導致因人為因素造成的信息泄露風險明顯增加。

三、新醫改背景下醫院檔案管理存在問題的改進建議

（一）從上到下增強醫院檔案管理意識及重要性認識。提高醫院檔案管理質量必須先從檔案管理意識著手，要求院內領導人率先做出表率，積極學習接受先進的醫院檔案管理知識及管理理念，改變自身既往固有觀念，提高對檔案管理的重要性認識。由院內領導人組織培訓，對全院上下進行檔案管理知識講解，從檔案管理的基本含義、定義、作用、在醫院管理活動中具有的重要作用等，幫助全院工作人員深入了解檔案管理，重視檔案管理。此外，在院內積極宣傳檔案管理的重要性，要求各科室、各部門在今后檔案管理工作中充分重視檔案管理的質量、效率及使用。幫助具體落實檔案管理的工作人員養成良好的檔案管理意識，讓其充分意識到檔案管理工作所具有重要性及專業性，在日常管理工作中注重自我管理技能的提升及工作素養的提高。院內管理活動中，還需充分提高檔案管理工作人員的薪資待遇，從院內文化到院內制度，均讓檔案管理正式納入醫院管理體系中。

（二）增加院內檔案管理的預計資金投入額。既往管理活動中，醫院大部分資金用于醫院設備更新、技術引進上，醫院檔案管理專項資金極少甚至于無，院內也無相應職位及福利制度，造成檔案管理始終被視為不重要的工作。為實現醫院檔案管理質量的提升及檔案資源的開發利用，要求醫院必須劃撥專門用于檔案管理的費用，并完善相關工作者福利待遇體系，以刺激相關工作人員的工作積極性。為醫院檔案管理建立專用房間。當前醫院檔案管理活動中檔案室較小，限制了檔案儲存量，而檔案室內缺乏保存檔案的檔案柜等基本設施導致部分檔案被胡亂堆砌，需要調用時往往耗費大量時間找尋，直接影響醫院工作效率。要求進行檔案管理的相關工作人員必須嚴格按照檔案管理條例，購置各類軟硬件設備，在電子檔案管理中，增設防火墻預算，強化院內系統安全性，避免黑客攻擊導致將信息泄露，影響院內檔案信息的安全性。增加檔案管理工作人員進修深造的支持預算，由醫院支付管理工作人員的深造費用，幫助其學習先進的檔案管理技術，進一步掌握現代信息化管理技術。

（三）新人才吸引及在崗工作人員的培訓。通過上述資金投入及福利體系的完善激勵院外相關管理人才入院，通過以舊帶新的方式幫助新入院工作人員熟悉掌握院內檔案管理日常工作，在醫院檔案管理中發揮個人專業知識，完成院內檔案管理質量的提升。針對在崗工作人員進行培訓，并通過考核的方式對培訓結果進行考評，通過淘汰機制裁撤部分管理工作積極性不高、自我提升意識不強的工作人員，為醫院新人才的引入提供空間。培訓活動當圍繞醫院檔案管理的具體方法、檔案的再利用等，幫助部分在崗且有意愿自我提升的工作人員提高管理能力，以滿足新醫改要求下醫院檔案管理工作需要，培訓時要求檔案管理工作人員必須熟讀《檔案法》，明確醫院檔案管理的特殊性質及在醫院醫療服務中具有的特殊作用，養成個人的管理技能。既往檔案管理工作中工作人員因為工作任務大、工作內容繁瑣容易產生焦躁不耐煩情緒，通過組織培訓的方式提高管理人員工作耐心，讓其能夠在管理活動中靜下心來將每一個管理環節做到最好。重視檔案管理方面科研投入，使在崗工作人員積極投入到有關科研工作中，為醫院檔案管理的完善及進步提供有利條件。

（四）完善醫院檔案管理制度。對當前醫院檔案管理制度進一步完善，要求每個月各科室單獨負責的醫院檔案資料必須進行一次匯總，并由專人對所有資料進行分類管理。具體落實過程中要求檔案科對已有檔案資料進行統一整理，根據院內檔案管理分類進行詳細分類后按照年份、月份等收入檔案柜。不過在此過程中，檔案科的工作人員必須對各科室檔案匯總工作進行監督，保障檔案的真實性、有效性，比如在患者病例檔案管理中，一名患者的多科室檔案或多次診療的檔案記錄當進行整合，剔除部分無效、重復信息，合并至一個檔案中，這樣即減少檔案資料儲存量，也為后續臨床醫師查閱患者檔案資料時提供了便利性。而在部分已經死亡的患者檔案資料管理中，當盡可能簡化患者治療、診斷經過，記錄其基本病死信息即可，防止無臨床診療價值的病例檔案長期占用管理資源。在檔案管理中，若出現檔案信息不全，檔案內容不詳問題，當及時處理，同各科室取得聯系，完善檔案信息。此外，加強各科室與檔案科之間的交流及合作，確立等級分明且有效的管理體系，全面提高檔案管理效率。除每月進行檔案匯總整理外，每季度、每年也需要進行一次檔案匯總管理，無論電子檔案或紙質檔案，以年為單位，每年進行1次大匯總，并對既往檔案資料進行清理，清理時注意留下一定具有科研意義的檔案資料，并以專柜收納，便于醫院開展科研工作時可隨時調用，一方面節省了檔案資料管理工作的工作量，另一方面提高了檔案資料的質量。在紙質檔案管理工作中，必須嚴格按照相關管理方法，防治蟲害、鼠害、潮濕可能對檔案資料損壞，避免檔案丟失。檔案科管理人員必須每月查看一次檔案室資料是否完整，檢查檔案室有無潮濕，有無蟲、鼠、蟻活動跡象，發現異常時及時處理。

（五）提高醫院檔案信息化管理水平。從計算機出現到普及應用可預計將來各類資料管理均會采用信息化管理模式，雖然當前醫院也在積極開展信息化管理建設，但醫院信息系統的不完善限制了醫院檔案信息化管理的發展。在提高醫院檔案信息化管理時應當從軟件、硬件設施建設著手，首先需購置足夠的計算機，并專門用于各科室醫院檔案的管理工作，要求各科室與檔案科建立聯系，各科室檔案資料共享至檔案科，由檔案科負責日常監督指導，只有當檔案科確認各科室資料無誤后才可將各科室檔案資料錄入醫院系統，錄入時檔案科管理人員必須詳細分類整理，避免信息雜亂，保障錄入信息的高質量。在具體分類時可在按照科室的不同進行分類儲存，具體分類時以文字、圖表、影像等再進一步區分，完成電子檔案建立后還需進行數字化管理，以充分實現電子檔案的全院共享，充分發揮電子檔案的價值，此外，即便已經建立了電子檔案，原始檔案也需要妥善保管。在電子檔案安全性方面，除增設防火墻外，要求專人負責檔案整理、錄入，嚴格執行電腦專用，非檔案管理人員不得使用檔案科電腦，避免人為因素造成的醫院檔案資料泄露。

（六）創新醫院檔案用途。檔案服務工作的好壞直接影響到檔案工作效能的發揮，且院內全體工作人員檔案管理意識有一定影響。檔案服務工作需從檔案利用及檔案業務兩方面入手，檔案利用方面，高檔案利用率是賦予整個醫院檔案管理活動價值及意義的關鍵。為此需要深度發掘檔案信息資源，對當前醫院對檔案信息需求量的增加，逐漸促使檔案資源從職能科室向臨床一線延伸，從紙質文書向多類型、多載體轉變，要求醫院檔案管理活動中必須重視提高醫院檔案的利用率，增加檔案使用的鮮活度。此外，方案管理工作中必須找準檔案服務切入點，加強檔案服務所具有預見性、前瞻性、有效性等，將檔案服務的質量、深度、廣度進一步提升，促使醫院檔案資料利用率提高，充分發揮社會效益。

（七）升級院內檔案系統。醫院檔案檔案管理系統落后為醫院檔案利用率不高的主要原因之一，要求在檔案管理活動中對管理系統進行科技化、信息化、技術化，充分發揮信息化檔案管理系統的應用優勢。對系統功能進一步完善，在電子檔案建立前對患者需求進行深入了解，獲取更多相關信息，并根據病患需求進行電子檔案建立。確保檔案信息的實時性，醫院電子檔案需每月進行審核，及時更新，以保障整個檔案系統提供的檔案資料的實時性。

四、結語

我國醫療行業較國外起步更晚，醫療事業仍處于建設階段，當前醫院管理活動中醫院檔案資料管理作為不可忽視重要一環，其在醫院管理中具有特殊意義，而既往管理中存在認識不足、人才匱乏、管理制度不完善、信息化建設相對滯后等問題，此類限制因素嚴重影響了醫院檔案管理質量提高及醫院檔案資料的再利用，從醫院發展角度觀察，對于臨床診療服務開展的效率、質量等也有一定間接影響，對此新醫改提出后要求各地醫院進一步完善檔案管理工作，本文針對醫院檔案管理現狀提出了增加資金、注重人才培訓、完善管理制度等相關改進措施7條，期望可為當前醫院檔案管理工作提供一定指導意見，促進新醫改背景下各院盡快完成檔案管理建設，為臨床醫療服務質量的提高奠定基礎。

【參考文獻】

[1]張艷.新醫改形勢下大數據對醫院檔案管理的影響[J].中國衛生產業，2019，16（28）：14-15.

[2]李芳.新醫改形勢下健康檔案在社區糖尿病人群篩查及管理中的應用研究[J].中西醫結合心血管病電子雜志，2018，6（04）：194-195.

[3]李捷婷.醫院檔案管理在新醫改背景下的問題和改進對策[J].科技資訊，2018，16（04）：137+139.

[4]葉志遠.分析現代化信息在醫院檔案管理工作中的應用效果[J].智慧健康，2018，4（04）：15-16.

[5]王慧榮.新醫改背景下醫院檔案管理的改進方法分析[J].科技經濟導刊，2018，26（07）：239+241.

[6]李蕾.新形勢下醫院檔案管理現代化問題及應對策略[J].中國管理信息化，2018，21（05）：169-171.

[7]沈棟.新醫改背景下的醫院檔案管理改革措施探討[J].農村經濟與科技，2018，29（04）：128-129.

[8]范佳正，鄒萍萍.互聯網背景下現代醫院檔案管理改革策略和模式創新[J].中國衛生標準管理，2019，10（14）：7-9.

[9]王志福，崔永濤.檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用探討[J].中國衛生產業，2018，15（10）：62-63.

[10]何彩虹.新醫改環境下醫院檔案管理的改進探索[J].產業與科技論壇，2018，17（08）：234-235.

[11]丁宇辰.淺析醫改背景下醫院檔案管理模式[J].繼續醫學教育，2018，32（06）：65-66.

[12]李淑英.新醫改背景下醫院檔案管理的改進方法探究[J].中國衛生產業，2018，15（15）：50-51.

[13]溫淑珍.新醫改背景下醫院檔案管理的改進方法簡述[J].科技資訊，2018，16（17）：110-111.

[14]董春玲.新醫改背景下醫院檔案管理的改進方法以及有關策略分析[J].中國衛生產業，2019，16（11）：51-52.

[15]宋燕妮.現代化新型管理聯合計算機管理在醫院檔案管理中的效果[J].中國繼續醫學教育，2018，10（19）：37-39.