大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理與優(yōu)化分析

史彩慧

【摘要】高校檔案匯集了高校教學(xué)、科研、管理等各方面的文件、資料，反映高校師生各個(gè)層面的活動(dòng)，是高校重要的資源。近些年來(lái)，國(guó)內(nèi)各地高校加強(qiáng)了檔案建設(shè);但總的來(lái)看，當(dāng)前高校檔案管理仍舊屬于封閉式管理，服務(wù)對(duì)象有限，服務(wù)方式缺乏多樣性。因此，我們應(yīng)當(dāng)立足于大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景，重新審視高校檔案管理，主動(dòng)優(yōu)化高校檔案管理。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);高校;檔案管理;優(yōu)化;分析

高校檔案記錄高校的辦學(xué)歷史，高校檔案匯集教學(xué)、科研、管理等各方面的文件、資料，反映高校師生歷年來(lái)在各個(gè)層面的活動(dòng)，是高校寶貴的資源，是建設(shè)校園文化的基礎(chǔ)和依據(jù)。近些年來(lái)，全國(guó)各地高校都加強(qiáng)了檔案建設(shè)，但總的來(lái)看，目前高校檔案管理仍然屬于封閉式檔案管理。我們將闡述高校檔案管理概況，并立足于大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景，探究如何優(yōu)化高校檔案管理。

一、現(xiàn)階段國(guó)內(nèi)高校檔案管理概況

（一）高校檔案。高校檔案，是高等院校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的，對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文件、圖像、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄。高校檔案具有綜合性、專(zhuān)業(yè)性、交叉性、信息性、機(jī)要性等特征。高校檔案通常分為文書(shū)檔案、科技檔案、專(zhuān)門(mén)檔案。根據(jù)歸檔類(lèi)別，又可將高校檔案分為黨群類(lèi)檔案、行政類(lèi)檔案、學(xué)生類(lèi)檔案、教學(xué)類(lèi)檔案、科研類(lèi)檔案、基本建設(shè)類(lèi)檔案、儀器設(shè)備類(lèi)檔案、外事類(lèi)檔案、財(cái)會(huì)類(lèi)檔案等不同類(lèi)別的檔案。高校檔案在校園文化建設(shè)、學(xué)校招生、學(xué)校教學(xué)、學(xué)?？蒲械确矫婢l(fā)揮著重要的作用。

（二）現(xiàn)階段國(guó)內(nèi)高校檔案管理概況。目前，全國(guó)各大高校都建立了自己的檔案室，一些名牌高校還建立了自己的檔案館。舉例來(lái)說(shuō)，北京大學(xué)早在1993年便建立了自己的檔案館。北京大學(xué)檔案館分為檔案一室、檔案二室。檔案一室管理黨政類(lèi)、教學(xué)類(lèi)、聲像類(lèi)檔案;檔案二室管理科研類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)、儀器設(shè)備類(lèi)、出版物類(lèi)、財(cái)會(huì)類(lèi)檔案。北京大學(xué)檔案館內(nèi)珍藏著147卷明清檔案，13000多件民國(guó)時(shí)期檔案，41000多件新中國(guó)建立后檔案。北京大學(xué)檔案館收集了從京師大學(xué)堂到西南聯(lián)合大學(xué)，從北平大學(xué)到燕京大學(xué)等5個(gè)檔案全宗;在北京大學(xué)檔案館，可以詳細(xì)研究北京大學(xué)歷年的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程設(shè)置等情況，從而了解北京大學(xué)的百年發(fā)展史。又如清華大學(xué)檔案館，成立于1991年。清華大學(xué)檔案館建筑面積超過(guò)2000平方米，館內(nèi)收集有87000多卷紙質(zhì)檔案，8000多張照片，700多盒錄音帶。清華大學(xué)檔案館充分利用豐富的館藏資料，編輯、出版了《西南聯(lián)大課程大全》《清華大學(xué)大事記》《清華大學(xué)歷任校長(zhǎng)》等專(zhuān)題資料。又如云南大學(xué)檔案館，成立于1992年。檔案館建筑面積超過(guò)1700平方米，館內(nèi)珍藏著近80000件檔案，300多盒照片檔案，140多盤(pán)錄像帶檔案。云南大學(xué)檔案館珍藏有《傣族史》《么些文字考》《么些民族考》《云南森林》《云南植物志》等物色檔案;云南大學(xué)檔案館對(duì)檔案材料進(jìn)行深入研究，出版了許多研究成果，包括《云南大學(xué)志》《感悟云大文化》《云大與聯(lián)大》，等等。

二、當(dāng)前國(guó)內(nèi)高校檔案服務(wù)方式存在著不足之處

2017年，專(zhuān)家隨機(jī)選擇國(guó)內(nèi)108所高校，就“高校檔案服務(wù)”進(jìn)行了專(zhuān)項(xiàng)調(diào)研。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有28所高校檔案館藏量在1萬(wàn)卷以下，有55所高校檔案館藏量在1萬(wàn)～5萬(wàn)卷之間，有13所高校檔案館藏量在5萬(wàn)～10萬(wàn)卷之間，有12所高校檔案館藏量在10萬(wàn)卷以上。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，從總體上來(lái)看，當(dāng)前國(guó)內(nèi)高校檔案管理屬于典型的封閉式管理，在檔案服務(wù)上存在著一些不足之處：

（一）服務(wù)對(duì)象有限。被調(diào)查的108所高校檔案館、檔案室，主要服務(wù)對(duì)象基本上屬于本校教職工或本校領(lǐng)導(dǎo);被調(diào)查的108所高校檔案館、檔案室基本上都沒(méi)有對(duì)社會(huì)開(kāi)放，校外讀者、校外學(xué)者很難自由地進(jìn)入高校檔案館、檔案室進(jìn)行研究。

（二）服務(wù)方式缺乏多樣性。被調(diào)查的108所高校檔案館、檔案室，開(kāi)展的服務(wù)以紙質(zhì)檔案的查詢(xún)、借閱、復(fù)印為主。雖然絕大多數(shù)被調(diào)查的檔案館、檔案室建立了自己的網(wǎng)站，但在網(wǎng)站上只能看到諸如檔案館介紹、檔案目錄等基本信息，研究者無(wú)法通過(guò)網(wǎng)站下載自己所需要的各種有價(jià)值的檔案材料。

（三）缺乏專(zhuān)業(yè)化檔案管理人才與信息化人才。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在被調(diào)查的108所高校檔案館、檔案室，有48所高校檔案館、檔案室沒(méi)有檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的人才，有98所高校檔案館、檔案室沒(méi)有計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)的信息化人才。此外，檔案工作人員的學(xué)歷較低：檔案工作人員的學(xué)歷以本科、碩士為主，在被調(diào)查的108所高校檔案館、檔案室的全部檔案工作人員中，只有2個(gè)檔案館擁有2名以上的博士。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代優(yōu)化高校檔案管理

（一）大數(shù)據(jù)時(shí)代。自電腦問(wèn)世以來(lái)，數(shù)據(jù)也隨之出現(xiàn)。隨著電腦技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)據(jù)的數(shù)量、種類(lèi)也呈現(xiàn)出爆炸性增長(zhǎng)。今天，在網(wǎng)絡(luò)上，有無(wú)數(shù)的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)、文本數(shù)據(jù)、圖像數(shù)據(jù)、照片數(shù)據(jù)、視頻數(shù)據(jù)、金融數(shù)據(jù)、個(gè)人信息數(shù)據(jù)。為描述互聯(lián)網(wǎng)上數(shù)據(jù)飛速增長(zhǎng)的現(xiàn)象，專(zhuān)家們提出了“大數(shù)據(jù)”這一概念。所謂大數(shù)據(jù)，可以被理解為：數(shù)據(jù)來(lái)源多樣、數(shù)據(jù)類(lèi)型多樣、數(shù)據(jù)量極為龐大、具有可觀的、未發(fā)掘的潛在價(jià)值，但在短時(shí)期內(nèi)難以存儲(chǔ)、分析、利用的海量數(shù)據(jù)集。

（二）大數(shù)據(jù)時(shí)代優(yōu)化高校檔案管理。2019年，中國(guó)社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代。據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前全世界數(shù)據(jù)總量已超過(guò)8ZB（8192EB），我國(guó)數(shù)據(jù)總量超過(guò)976031318016千兆字節(jié)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息唯有交換、交流、共享，才能充分發(fā)掘出其內(nèi)在價(jià)值。因此，高校檔案服務(wù)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)跳出封閉式管理的模式，立足大數(shù)據(jù)時(shí)代，主動(dòng)優(yōu)化檔案管理。1.加快高校檔案數(shù)字化建設(shè)。各地高校應(yīng)當(dāng)想方設(shè)法地籌措資金，組織技術(shù)人才、專(zhuān)業(yè)骨干，投入必要的軟硬件，加快高校檔案數(shù)字化建設(shè)。要將豐富的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案、數(shù)字檔案，建立高品質(zhì)的數(shù)字檔案館，從而壓縮檔案館庫(kù)存面積，延長(zhǎng)檔案的保存時(shí)間。2.面對(duì)社會(huì)開(kāi)展開(kāi)放性、多樣化檔案服務(wù)。國(guó)內(nèi)高校檔案館應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)美國(guó)常春藤名校，面向社會(huì)公眾，開(kāi)展開(kāi)放性、多樣化的檔案服務(wù)（在條件允許的情況下，高校檔案館應(yīng)當(dāng)積極運(yùn)用虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)，向校內(nèi)外的研究者展示可視化、動(dòng)態(tài)化的檔案信息）;向校內(nèi)外的研究者開(kāi)放數(shù)字館藏資料，為研究者提供各種檔案材料;從而喚醒未覺(jué)醒的檔案館藏，讓校內(nèi)外的研究者們深入發(fā)掘館藏的內(nèi)在價(jià)值。3.主動(dòng)與國(guó)外高校檔案館開(kāi)展雙向交流。所謂大數(shù)據(jù)時(shí)代，同時(shí)也是全球化時(shí)代。在大數(shù)據(jù)時(shí)代、全球化時(shí)代，國(guó)內(nèi)高校檔案館必須主動(dòng)加強(qiáng)與國(guó)外高校檔案館的雙向交流，互相交換、交流數(shù)字館藏，開(kāi)展中外高校比較研究，探尋發(fā)達(dá)國(guó)家高校發(fā)展路徑。這樣可以借鑒、吸收國(guó)外名校寶貴的發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，為我國(guó)高校建設(shè)提供新的啟示。

四、結(jié)束語(yǔ)

高校檔案，是高校寶貴的財(cái)富。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案不能繼續(xù)停留在檔案架上沉睡。各高校檔案館應(yīng)當(dāng)主動(dòng)加快數(shù)字化、信息化建設(shè)，為校內(nèi)外研究者提供開(kāi)放性、多樣化檔案服務(wù);從而充分發(fā)掘檔案的內(nèi)在價(jià)值，促進(jìn)高校檔案事業(yè)健康發(fā)展。

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