高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)研究

魯紅

【摘要】近些年，高校的管理制度逐漸趨向于制度化和規(guī)范化，對(duì)于檔案管理的要求也越來(lái)越嚴(yán)格。高校檔案管理主要是管理學(xué)校歷年的信息，防止個(gè)人泄露。隨著信息技術(shù)、管理技術(shù)被廣泛應(yīng)用到信息管理系統(tǒng)當(dāng)中，大大提高了管理的效率和質(zhì)量。但是在開(kāi)展管理過(guò)程中還存在著一些問(wèn)題，這些問(wèn)題限制了檔案管理工作的開(kāi)展，因此本文就高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)的相關(guān)問(wèn)題做了一些探索，從而更好提高高校檔案管理建設(shè)的質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】信息技術(shù);人事檔案管理;問(wèn)題

一、檔案信息管理的重要性

目前，隨著以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為核心的信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)，極大提升了各個(gè)行業(yè)工作的效率。在傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中，各種檔案信息需要使用紙質(zhì)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，但是使用這種介質(zhì)進(jìn)行儲(chǔ)存具有一定的安全隱患，紙質(zhì)介質(zhì)在存儲(chǔ)過(guò)程中會(huì)受到外界環(huán)境的作用，這樣就能夠使得一些重要的信息丟失。但是信息化技術(shù)能夠有效解決這個(gè)問(wèn)題，目前通過(guò)相關(guān)的信息管理軟件和管理系統(tǒng)能夠?qū)n案信息儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫(kù)或者是硬盤(pán)、磁盤(pán)中，這樣就保障了信息在儲(chǔ)存過(guò)程中不會(huì)隨著時(shí)間的推移出現(xiàn)信息的丟失等問(wèn)題。這種技術(shù)大大提升了高校開(kāi)展信息管理的效率和質(zhì)量問(wèn)題。所謂的信息化管理過(guò)程就是通過(guò)利用信息管理系統(tǒng)和信息管理技術(shù)來(lái)對(duì)于相應(yīng)的檔案信息進(jìn)行分類、管理和儲(chǔ)存，在儲(chǔ)存過(guò)程中需要按照我國(guó)檔案管理的相關(guān)需求和相關(guān)要求進(jìn)行相應(yīng)的管理存儲(chǔ)，從而便于更好地查閱和整理。

二、檔案信息管理存在的問(wèn)題

（一）高校檔案管理人員的綜合能力水平不高。高校設(shè)置檔案管理的目的就是更好管理學(xué)校人員的人事檔案資料，更好為師生服務(wù)。隨著師生人事資料的增加，開(kāi)展檔案管理工作需要做好高校檔案管理體系建設(shè)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理難以滿足檔案建設(shè)的需求，將信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用在檔案管理過(guò)程中，可以有效提升檔案管理的質(zhì)量和效率。另外傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理一方面管理效率低，而且不便于信息長(zhǎng)時(shí)間儲(chǔ)存。但是信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理過(guò)程中對(duì)于管理人員提出了新的挑戰(zhàn)，檔案管理人員大多數(shù)是公務(wù)員，在軟件管理能力方面有所欠缺，這樣對(duì)于開(kāi)展工作十分不利。另外影響檔案管理質(zhì)量的一個(gè)很大原因就檔案管理人員整體素質(zhì)不高。具體問(wèn)題主要表現(xiàn)如下：1.高校的人員組織結(jié)構(gòu)和人員安排存在著一定的問(wèn)題，在對(duì)于工作人員進(jìn)行編排過(guò)程中沒(méi)有充分考慮到高校發(fā)展的影響，應(yīng)該結(jié)合工作人員的知識(shí)程度、工作能力以及工作態(tài)度來(lái)合理安排崗位。但是一般的高校根據(jù)崗位短缺情況進(jìn)行隨機(jī)分配，這樣的分工方案容易導(dǎo)致工作人員工作效率不高。2.高校工作的專業(yè)業(yè)務(wù)能力以及工作能力方面有待提高，很多人員對(duì)于檔案管理工作流程以及信息管理系統(tǒng)缺乏認(rèn)識(shí)，沒(méi)法熟練掌握檔案管理系統(tǒng)軟件，因此建設(shè)一支專業(yè)素質(zhì)過(guò)強(qiáng)的隊(duì)伍是高校發(fā)展需要考慮重要問(wèn)題。

（二）信息管理系統(tǒng)存在著很大的安全隱患。現(xiàn)階段為了檔案管理信息系統(tǒng)安全性，很多高校應(yīng)用了很多技術(shù)手段，其中一個(gè)十分常見(jiàn)的技術(shù)就是通過(guò)交換機(jī)的端口綁定實(shí)際的MAC地址和IP地址來(lái)抵御外界黑客的非法入侵，這種方法具有一定的效果，但是在長(zhǎng)期應(yīng)用過(guò)程中也存在著很大的安全隱患，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一將端口和主機(jī)標(biāo)定的過(guò)程中需要對(duì)于每一臺(tái)電腦進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置，這樣就顯著增加了工作的強(qiáng)度和難度，而且設(shè)置過(guò)程十分繁瑣。第二，隨著黑客入侵技術(shù)的提高，黑客在選擇入侵過(guò)程中能夠輕易修改實(shí)際電腦的MAC和IP地址，或者直接偽裝成相應(yīng)的地址進(jìn)行入侵，這樣就能夠很輕易蒙蔽信息系統(tǒng)，從而輕易進(jìn)入系統(tǒng)當(dāng)中獲得所需要的數(shù)據(jù)。這種技術(shù)目前已經(jīng)被時(shí)代所淘汰。信息系統(tǒng)安全管理系統(tǒng)建設(shè)主要是提高系統(tǒng)對(duì)于外部惡意攻擊的抵御，從而成功將各種外界入侵進(jìn)行有效攔截，但是目前使用的入侵?jǐn)r截相關(guān)技術(shù)具有一定的局限性，在攔截成功率和可靠性方面還存在著很大的問(wèn)題。現(xiàn)在大多數(shù)高校系統(tǒng)使用的是IDS 入侵檢測(cè)系統(tǒng)，這種系統(tǒng)具有一定的優(yōu)勢(shì)，對(duì)于一般的入侵具有一定的攔截能力。

三、信息化條件下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新的幾點(diǎn)建議

（一）加強(qiáng)信息系統(tǒng)建設(shè)。新時(shí)期對(duì)于檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了新的要求。目前，提高高校檔案管理人員綜合素質(zhì)是高校發(fā)展需要面臨的重要問(wèn)題，建設(shè)專業(yè)能力過(guò)硬的隊(duì)伍是提高檔案管理工作質(zhì)量的重要舉措。提高電力工作人員綜合素質(zhì)主要可以從提高專業(yè)素質(zhì)和工作能力兩個(gè)方面出發(fā)。在培養(yǎng)專業(yè)素質(zhì)方面，可以定期開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，邀請(qǐng)行業(yè)相關(guān)專家來(lái)對(duì)工作人員進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)，使得他們能夠掌握信息管理系統(tǒng)的相關(guān)使用方法和相關(guān)使用技巧，從而更好開(kāi)展相關(guān)工作。同時(shí)可以通過(guò)網(wǎng)課學(xué)習(xí)的方法來(lái)不斷提高工作人員的檔案管理的理論知識(shí)水平。在工作能力方面要給員工樹(shù)立榜樣，通過(guò)標(biāo)桿作用來(lái)激勵(lì)員工認(rèn)真工作，更好開(kāi)展檔案管理工作。各個(gè)高校可以結(jié)合自身發(fā)展來(lái)制定更加合適的人員培養(yǎng)方案，從而更好建設(shè)一支專業(yè)能力過(guò)強(qiáng)的優(yōu)秀隊(duì)伍。

（二）制定合理的考核制度。為了更好地在高校建立完善的質(zhì)量保障體系，需要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理的制度建設(shè)，通過(guò)不斷完善績(jī)效考核制度來(lái)更好指導(dǎo)和規(guī)范檔案管理人員開(kāi)展檔案管理工作。這就要求高校在開(kāi)展日常工作過(guò)程中，需要制定合理的部門(mén)考核和個(gè)人考核方案，從而提升檔案管理的質(zhì)量和效率。在制定績(jī)效考核機(jī)制過(guò)程中，可以結(jié)合信息技術(shù)相關(guān)特點(diǎn)來(lái)對(duì)于員工進(jìn)行考核，督促他們掌握相關(guān)軟件以及系統(tǒng)管理系統(tǒng)的使用方法。在具體考核指標(biāo)量化過(guò)程中，可以結(jié)合高校實(shí)際發(fā)展需求來(lái)制定，考核目的就是為了更好幫助員工發(fā)現(xiàn)工作中存在的不足，更好幫助員工提升自己。

（三）加強(qiáng)電子信息技術(shù)的應(yīng)用。目前，為了更好地將信息化技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理過(guò)程中，首先要做好信息系統(tǒng)安全防護(hù)技術(shù)。人事檔案都是十分重要的機(jī)密資料，一旦數(shù)據(jù)泄露，就會(huì)造成十分嚴(yán)重的損失，因此為了加強(qiáng)信息系統(tǒng)安全建設(shè)，各個(gè)高校需要根據(jù)自己人事檔案管理需要來(lái)加大對(duì)于信息安全防護(hù)系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程，使得這個(gè)防護(hù)系統(tǒng)能夠?qū)⑷肭謾z測(cè)和入侵防護(hù)更好結(jié)合在一起，從而更好抵御外部的惡意攻擊。在構(gòu)建管理系統(tǒng)過(guò)程中，需要從以下方面出發(fā)：第一是要對(duì)高校系統(tǒng)防護(hù)系統(tǒng)登記和防護(hù)能力進(jìn)行科學(xué)合理的評(píng)估，對(duì)于系統(tǒng)存在的安全漏洞進(jìn)行詳細(xì)排查，從而制定更加完善修補(bǔ)方案，通過(guò)建立不同的權(quán)限訪問(wèn)制度來(lái)加強(qiáng)對(duì)于核心數(shù)據(jù)的保護(hù)力度。第二，要加強(qiáng)對(duì)于入侵檢測(cè)系統(tǒng)建立，有效防止各種非法入侵和病毒攻擊，充分利用強(qiáng)大的殺毒軟件和相關(guān)信息安全技術(shù)，保障信息系統(tǒng)防護(hù)等級(jí)，從而維護(hù)高校內(nèi)部數(shù)據(jù)安全性和穩(wěn)定性。經(jīng)常提醒相關(guān)人員進(jìn)行殺毒軟件和系統(tǒng)補(bǔ)丁的升級(jí)，從而提高相關(guān)工作人員安全防護(hù)意識(shí)，有效降低潛在的信息安全風(fēng)險(xiǎn)。第三，建立完善的信息服務(wù)管理制度，完善緊急服務(wù)系統(tǒng)，做好關(guān)鍵數(shù)據(jù)的備份，同時(shí)利用數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)來(lái)及時(shí)恢復(fù)重要數(shù)據(jù)。通過(guò)完善管理來(lái)提高信息管理的質(zhì)量，從而更好為患者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，信息技術(shù)應(yīng)用與檔案管理過(guò)程中顯著提高了管理效率，但是與此同時(shí)也帶來(lái)了很多問(wèn)題，這些問(wèn)題需要從管理和技術(shù)兩個(gè)角度出發(fā)進(jìn)行解決，從而更好提高檔案管理的質(zhì)量。

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