新時期行政事業(yè)單位人事檔案整理工作對策研究

張鵬

【摘要】行政事業(yè)單位人事檔案整理工作質(zhì)量對于國家發(fā)展和決策具有關(guān)鍵作用，因而行政事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時需要保持高度的嚴(yán)謹(jǐn)性，以此更好地對黨的政策性文件或政府內(nèi)部的公文進(jìn)行保密。即使檔案管理工作在近年來得到了相應(yīng)策略的規(guī)范，但其中仍然存在著眾多問題，由此給行政事業(yè)單位人事檔案整理工作帶來了很大的安全隱患。本文主要根據(jù)當(dāng)前的行政事業(yè)單位人事檔案整理工作的實際情況，給予相關(guān)的優(yōu)化策略，以此推動機(jī)關(guān)檔案工作整體水平的提升。

【關(guān)鍵詞】新時期;行政事業(yè)單位;人事檔案;整理工作;對策

行政事業(yè)單位檔案管理部門是對文件進(jìn)行整理、歸檔的重要執(zhí)行者，其工作質(zhì)量將直接關(guān)系到國家干部的正常任用，尤其對于機(jī)關(guān)內(nèi)部的重要文件，更需要對其進(jìn)行分類整理，并做好登記工作，以便在后續(xù)工作中方便查找、翻閱，提高工作效率。然而，調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有部分行政事業(yè)單位檔案管理者往往抱著消極的態(tài)度對檔案進(jìn)行管理，由此造成檔案遺失、混亂的現(xiàn)象。對檔案進(jìn)行無序的管理不僅會影響后續(xù)的工作進(jìn)程，同時也可能導(dǎo)致重要文件出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，影響檔案工作的保密性。

一、人事檔案整理工作中常見的問題

（一）工作程序復(fù)雜，整理效率不高。人事檔案整理工作的文件是相對繁雜的，其不僅需要進(jìn)行資料的收集和審核，同時還需要進(jìn)行分類和歸檔。人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確使用相關(guān)人員的重要資料，因而在進(jìn)行人事檔案管理工作時，更需要秉承認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，以此降低信息的錯誤率。而在當(dāng)前情況下，盡管管理方法已得到了相應(yīng)的改進(jìn)，但由于工作程序步驟的復(fù)雜性，其整體效率仍然處于低下水平。在進(jìn)行人事檔案管理過程中，需要進(jìn)行單獨的表格制作，最終匯總成《人事檔案專項審核統(tǒng)計表》，便于后期調(diào)查核實、組織認(rèn)定和材料收集。由此可見工作量之大，將直接影響工作效率。

（二）檔案資源缺乏，影響材料完整。由于對相關(guān)人員的檔案進(jìn)行管理需要相關(guān)的資料作為支撐，但在當(dāng)前情況下，在進(jìn)行檔案資源收集時往往出現(xiàn)不完整狀態(tài)，由此影響人事檔案管理工作的完整性。例如在進(jìn)行檔案材料核對時，需要相關(guān)的證明材料進(jìn)行校對，而由于檔案資源的不完整性，將影響每一份檔案材料的正確性和清晰性。

（三）整理深度不夠，信息管理混亂。在現(xiàn)代電子信息技術(shù)不斷發(fā)展的情況下，盡管現(xiàn)如今越來越多的人事檔案管理處將計算機(jī)引入到檔案管理中，但仍有許多先進(jìn)的技術(shù)手段還尚未開發(fā)和引用，甚至有些行政事業(yè)單位還采用手輸檔案信息的方式進(jìn)行資源庫的建立，由此在很大程度上增加了檔案存儲的正確性，影響實際的工作效率。

二、人事檔案材料整理的新要求

（一）掌握排序方法。1.按材料形成的時間先后順序排列。干部人事檔案是記載干部整體行為作風(fēng)的重要文件，因而在進(jìn)行材料的整理上，就需要對其進(jìn)行時間的排序，應(yīng)從入學(xué)直至退休的順序進(jìn)行。時間性是干部人事檔案材料分類、排序的最容易實施的原則之一，同時為提高檔案資料管理的有序性也提供了良好的基礎(chǔ)保障。在《干部檔案工作條例》中，還要求將干部人事檔案按照時間的順序分為履歷、自傳等十大類。再者，公務(wù)員（含參公人員）、機(jī)關(guān)單位人員還需要對檔案資料進(jìn)行定期的審核，因而在進(jìn)行排序時往往運用時間性原則，以此提高干部檔案管理的實際效率。而對于三類年度考核、九類工資材料等時間順序性較強(qiáng)的材料而言，從時間順序中也將對資料的完整性進(jìn)行檢測，降低資料遺失的風(fēng)險。2.按材料內(nèi)容主次關(guān)系排序。干部人事檔案中是對干部本人整體生活的綜合記錄，因而在進(jìn)行排序時，就可以按材料內(nèi)容主次關(guān)系進(jìn)行排序。按照內(nèi)容主次進(jìn)行排序能夠更好地保障每一份檔案材料都可以正確呈現(xiàn)干部的各項信息。例如《山東省高中畢業(yè)生登記表》是山東籍干部人事檔案四類學(xué)歷材料中頻繁出現(xiàn)并且具有重要性的文件，這類學(xué)歷資料是其他十余份材料的合集。因而需要對其進(jìn)行主次內(nèi)容的排序，讓后續(xù)十余份文件《高中畢業(yè)生登記表》《學(xué)年評語表》《體質(zhì)測試表》等材料作為輔佐文件附于其后，由此提高檔案資料的完整性。3.特殊排序規(guī)則。通常情況下，檔案材料都以時間作為排序順序，而對于特殊的材料則需要按照特殊排序規(guī)則進(jìn)行。例如在對干部有直接影響的資料就需要按照資料的類別進(jìn)行放置，而對于與干部行為作風(fēng)沒有直接關(guān)系的體檢報告等則不歸檔處理，因而在進(jìn)行特殊材料管理時，依然要根據(jù)其重要性進(jìn)行歸類排序，以此更好地提高檔案管理工作的有序性，同時也能為崗位對人才的應(yīng)用更具有針對性。

（二）規(guī)范收集材料。1.要按時收集、整理材料。實效性是提高檔案質(zhì)量的重要因素，唯有按時收集、整理材料，才能為后續(xù)的材料審核以及檔案建立提供基礎(chǔ)保障。其次，則是要對人事檔案材料進(jìn)行及時的整理，在整理的過程中，要根據(jù)檔案材料形成的時間以及重要性進(jìn)行整理。對于不同材質(zhì)的資料需要進(jìn)行優(yōu)化處理，以此確保資料的完整性。最后在裝訂的過程中，也要做到方便后期查閱，呈現(xiàn)美觀大方的狀態(tài)。2.所收集的材料應(yīng)規(guī)范。所收集的資料不規(guī)范，將會加重檔案管理人員的負(fù)擔(dān)。因而在進(jìn)行收集過程中就需要對相關(guān)的資料文件進(jìn)行及時的審查，以此減少其中來回修改錯誤所耽誤的時間，提高檔案文件管理的整體效率。其次，在不同單位之間流轉(zhuǎn)的干部檔案材料規(guī)范性也會有所不同，由此在進(jìn)行資料收集時就需要對其進(jìn)行認(rèn)真辨別，從而降低后續(xù)的工作繁雜性，更好地執(zhí)行檔案傳遞的程序和規(guī)則。3.所收集的材料應(yīng)完整。干部檔案屬于十分重要的機(jī)密文件，因而在具體的操作過程中需要增強(qiáng)其管理的嚴(yán)謹(jǐn)性，對其工作流程進(jìn)行規(guī)范化管理，對同類型的檔案進(jìn)行分類整理、歸檔，以此提高后續(xù)工作的便利性。因而機(jī)關(guān)檔案管理人員需要嚴(yán)格按照《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定對檔案進(jìn)行管理及存放，并對其整理后的檔案進(jìn)行再次檢查，對于檔案管理工作人員胡亂堆放檔案的行為要及時制止，同時要求其進(jìn)行分類存放的同時貼好標(biāo)簽，以便于后續(xù)登記工作的進(jìn)行，以此實現(xiàn)干部檔案材料的有序性和完整性。

（三）加強(qiáng)材料鑒別。由于在進(jìn)行人事檔案材料收集時往往會出現(xiàn)姓名相同或者經(jīng)歷相似等問題，由此提高了檔案文件的錯誤率，因而在檔案資料收集完畢后，就需要對材料進(jìn)行鑒別。首先，看內(nèi)容，即審核材料的內(nèi)容是否與人員的崗位以及學(xué)歷有直接關(guān)系，比如政審材料中所反映的內(nèi)容與該人員實際的工作有直接聯(lián)系。其次，看用途，比如對于證明材料，要詳細(xì)審查此材料所證明的是否為干部本人，如果不是，則不能歸入到該人員檔案中。

三、新時期干部人事檔案整理工作的對策

（一）加大干部人事檔案新政策宣傳力度，提升依法管檔意識。為了更好地提高管理檔案的意識，就需要加大干部人事檔案新政策宣傳力度。對干部人事檔案進(jìn)行新政策的專業(yè)知識學(xué)習(xí)，以此更切實地提高檔案管理隊伍的實踐能力。檔案管理事業(yè)的發(fā)展需要檔案管理人員積極地將新政策與舊政策進(jìn)行比較，進(jìn)而不斷地采用優(yōu)化策略，創(chuàng)新檔案管理工作方法，以此更好地提升整體的檔案管理效率。干部人事檔案新政策的宣傳能夠在認(rèn)知層面對檔案管理隊伍素質(zhì)水平產(chǎn)生潛移默化的影響，讓其通過理論層面的知識學(xué)習(xí)，不斷將工作實際同專業(yè)理論進(jìn)行對比碰撞，提高自身的檔案管理技能。

（二）健全干部人事檔案整理工作機(jī)制，提升檔案整理效率。由于干部人事檔案整理工作的程序是相對繁雜的，因而就需要結(jié)合建立干部人事檔案溝通機(jī)制，通過溝通交流減少其中的材料遺漏以及錯誤出現(xiàn)概率，進(jìn)而切實提高材料整理歸檔效率。由于干部人事檔案管理工作流程往往涉及多個部門，而建立檔案整理工作機(jī)制可以有效地提高其中存在的溝通難題，干部人事檔案管理部門應(yīng)及時地將干部檔案在一個月內(nèi)形成檔案材料，并在整理完成后快速移交檔案管理部門，降低檔案材料遺失的風(fēng)險。干部人事檔案管理部門還需要對檔案材料進(jìn)行催交，并將符合規(guī)定的檔案材料在1年內(nèi)歸入到檔案中，并在2年內(nèi)打孔，裝訂入冊。

（三）積極推動干部人事檔案精細(xì)化管理，提高檔案整理水平。1.細(xì)化整理流程。在進(jìn)行檔案整理的過程，資料的收集、審核和歸檔是必不可少的重要環(huán)節(jié)，而為了更好地提高檔案管理的效率，需要細(xì)化整理的流程。首先，管理人員要認(rèn)真、仔細(xì)研讀《干部檔案工作條例》等相關(guān)的規(guī)范文件，在進(jìn)行資料整理時還要細(xì)致辨別每一份材料的形成時間、形成原因、形成背景等信息，并將其進(jìn)行歸類總結(jié)。例如有些干部的工作崗位經(jīng)常發(fā)生變動，還會分別產(chǎn)生不同層次的人員變動、入黨情況等材料。在如此繁重的工作量下，為了更大程度地提升檔案管理的實際效率，并降低檔案資料中的錯誤率，不斷細(xì)化其中地整理流程是具有重要意義的。2.細(xì)化制度執(zhí)行。在進(jìn)行干部人事檔案材料收集、審核以及歸檔工作中，需要細(xì)化制度的執(zhí)行程序，尤其是對干部個人檔案中存在的錯誤材料，需要對干部的入黨資料以及工作時間進(jìn)行認(rèn)真核對，對于其中存在的錯誤，要讓其進(jìn)行手續(xù)的登記，并要退回材料形成部門重新制作。再者，則是要對材料進(jìn)行本人的核對以及簽字，并要蓋上相關(guān)印章，從而使檔案材料更加準(zhǔn)確以及完整。3.細(xì)化信息管理。對干部人事檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理，是與新時代科技相結(jié)合的重要體現(xiàn)。在現(xiàn)代社會中，計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮著不可替代的作用，因而在實際的操作中，就需要通過電子掃描等科技手段將干部的入黨時間以及從業(yè)情況錄入到電腦中，由此便于后期的查詢，同時也能建立先進(jìn)的電子檔案資源庫，降低干部偽造虛假信息的可能性。將傳統(tǒng)的干部人事檔案工作與現(xiàn)代科技相結(jié)合，能夠更加有效地對文件進(jìn)行保護(hù)，因而細(xì)化檔案的信息管理具有實際性意義。

四、總結(jié)

總而言之，行政事業(yè)單位人事檔案屬于政府內(nèi)部重要的政策性文件，因而在其管理上需要投入更多的精力，從而使重要機(jī)密得到有效保護(hù)。唯有做好相應(yīng)的檔案管理工作，才能讓干部人才得到更合理的任用。而我國行政事業(yè)單位在檔案管理工作上仍然有進(jìn)步的空間。近年來，在檔案工作上仍然存在著重視意識不強(qiáng)的現(xiàn)象，從而致使檔案管理工作質(zhì)量得不到保障。尤其在新形勢背景下，更需要利用現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)化基礎(chǔ)建設(shè)，優(yōu)化整理順序，細(xì)化其中的材料管理流程，進(jìn)而從根本上推動機(jī)關(guān)檔案工作整體水平的提升。

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