淺析高校檔案信息安全管理措施

汪文鑫

摘 要：為適應國家經濟高質量發展的現狀，提高我國就業人員素質，高校實行積極的招生政策，擴大招生規模。隨著學高校生數量的不斷增多，高校檔案信息安全面臨極大考驗，急需采取行之有效的安全管理措施高校檔案信息。

關鍵詞：高校檔案;檔案安全;管理措施

2020年2月28日，教育部副部長翁鐵慧表示今年將擴大高校招生規模，碩士生和專升本擴招人數約為51.1萬人。

隨著招生規模的擴大，在校生數量逐年增加，增加了檔案管理的工作難度和強度，對檔案管理工作是一個極大的挑戰。“互聯網+”時代的到來，大數據技術在高校檔案管理中的應用，為檔案信息管理帶來便利的同時，也增加了檔案信息安全的風險性，只有全面分析當前檔案信息安全管理方面存在的問題，才能更有針對性地提出相應的解決措施。

一、高校檔案信息的重要性

于高校自身而言，高校檔案包括教學科研、黨政建設、學校基本建設及財會等九大類別，真實記錄了自辦校以來學校的發展歷程，能直觀反映出高校在建設和發展過程中取得的成績以及存在的問題，對高校今后的發展規劃及辦學定位具有極為重要的作用。

于教育科研而言，高校檔案信息記錄了學校學科教學發展的歷程，記錄了教師開展教學科研活動的情況，客觀真實地展示教科研過程中的優缺點，通過研究分析，可以把握不同學科的特點及發展規律，制定出更適合本校學科發展的政策及規劃，同時對學校學位點評估和科研成果展示等方面提供強有力的材料支撐。

二、高校檔案信息安全管理的必要性

高校檔案在學校發展和科研教育等方面發揮著不可替代的作用，能客觀真實地還原各個歷程階段所發生的事件。究其根源，這種客觀真實性源自于檔案的原始性。檔案原件的參考和還原價值是任何材料都無法替代的。只有檔案原件才能真實客觀全面地展示某個時間點發生的某個事件，因此具有真正的參考價值和不可動搖的權威性。目前，對高校而言，檔案信息安全管理主要存在以下兩方面的問題。一是紙質檔案面臨著損壞和丟失等風險，二是大數據技術存取的檔案面臨著信息泄露及黑客攻擊等風險，因此急需系列行之有效的措施去規避這些風險，提高檔案信息的安全性。

三、高校檔案信息安全管理存在問題

（一） 檔案管理人員缺少檔案安全管理意識

在高校檔案信息管理過程中，存在檔案安全管理重視度不高的問題。從高校層面看，部分高校缺少具體細致的檔案安全管理制度及相應的處罰條例，存在檔案管理制度混亂和檔案管理工作不嚴謹等問題。從高校檔案管理人員看，目前高校在職的檔案管理人員缺少系統的培訓教育，相關檔案安全管理的理念、意識和技能等存在不同程度的欠缺，部分檔案管理人員認為，檔案歸類到檔案室即可，不需后續的管理，檔案始終處于安全的狀態。在開展相關檔案管理工作時，難免出現因專業素質不強造成的紕漏，對檔案安全管理造成負面影響。

（二） 檔案管理設備安全性不高

隨著科學技術發展，檔案管理設備的安全性不斷提高。高校紙質檔案的保存設備處于落后的狀態，保存檔案的專業性過低，存在因環境等因素變化造成損壞的隱患，防火防盜性不強，很難保證紙質檔案的安全性。

大數據技術的普及為高校檔案管理提供了技術支持，同時增加了檔案管理的風險。目前很多高校借助大數據技術管理檔案還處于起步階段，相關設備不夠完善。

（三） 高校師生的檔案安全管理重視度低

高校教師檔案安全管理重視度低。高校教師承擔教學和科研兩方面的責任。從教學方面看，高校教師需要做好任教科目的教學檔案的管理工作;從科研方面看，高校教師需要做好參與主持項目等的資料管理，但多數教師缺少檔案管理方面的意識，易造成資料外泄。

高校學生檔案安全管理重視度低。部分檔案須有學生自我保管，由于在校時間長，經常發生學生部分檔案資料丟失的情況，尤其是臨近畢業時，學生補辦各種檔案資料，為高校相關部門造成較大工作壓力。

四、高校檔案信息安全管理策略

（一） 加強對檔案管理人員的培訓

高校應定期對高校檔案管理人員組織開展線上線下的檔案安全管理教育培訓，通過邀請學者講座、承辦檔案管理類會議和線上專業培訓等方式，宣講科學合理的檔案管理原則，讓檔案管理人員明確自身工作的基本準則，提高安全意識，保證檔案信息管理的安全性;分享檔案管理的方法，提高檔案管理人員的專業知識素養和專業技術能力，保證檔案信息管理有序安全開展;借助高校因檔案信息管理不當而出現問題的反面案例，為檔案管理人員敲響警鐘，切實明確檔案安全管理的重要性。同類別或同地區兄弟院校可以不定期開展檔案管理交流會，交流在檔案管理方面的出現的問題及積累的經驗，互學互鑒，共同提高高校檔案管理水平。在進行檔案管理人員招聘時，可選聘檔案專業的應聘者，提高高校檔案管理方面的專業性，使檔案信息的安全管理更成體系，保證檔案信息管理的規范性及安全性。

提高檔案管理人員安全意識。通過制度規范和專業培訓，確保每位檔案管理人員明確自己的職責，明確檔案安全管理工作的重要性，提高檔案管理的安全意識，增強日常工作的保密意識。在日常檔案管理過程中，分工明確，責任到人。如出現涉及檔案安全問題，必須按照相關制度規范，明確主體責任，采取相應的懲罰措施。

注重提高檔案管理人員的職業認同感和職業素養，明確檔案管理人員的職業價值，以更積極高效專業的態度開展檔案信息安全管理工作。

（二） 升級檔案管理設備

檔案管理設備是保證檔案信息安全的重要舉措。針對紙質類的檔案材料，除了要做到分類整理歸檔外，還要注重保護檔案的原始性及無損性。通過先進的檔案管理技術及設備，盡量避免因氣溫和濕度等環境自然因素對檔案造成的損壞，同時注重儲存管理的條件，嚴格限制檔案借閱，提高檔案管理設備的安全性，避免因管理不當造成的損壞或因其他因素造成的丟失。

大數據與檔案信息管理結合緊密，給高校檔案管理帶來便利高效的同時，也帶來了相應的安全隱患。在借助大數據技術實現檔案信息化管理的過程中，信息技術和設備成為保證檔案信息安全的關鍵一環。目前高校對檔案信息化管理的安全性關注度不高，設備升級引進等受到資金難以申請等多方面的限制。需相關檔案管理人員明確設備技術與檔案安全之間的相關性，通過合理合規流程申請安全性強的設備支持。檔案管理信息技術引進也是重要一環。檔案管理信息技術與檔案安全密切相關。近年來，報道中出現不少學生入侵學校系統修改檔案等情況，為高校檔案管理工作造成極大的壓力。因此高校要引進相關技術，保證檔案管理系統的穩定性和安全性，避免因非法入侵造成的負面影響。

（三） 增強高校師生檔案管理的安全意識

通過學校官網及校園橫幅等方式，提高高校師生檔案管理的安全意識。對于高校教師來說，可借助隸屬學院及教研室進行集中教育，引導高校教師分類整理好相關檔案資料。教學方面的資料除了上交學院外，對重要檔案資料要做好備份，對任教科目的教學資料按類別歸納整理，為后續教學研究和評估做好準備。科研方面的資料要注重保護，尤其是涉及項目的資料，要增強檔案保存的安全意識，避免資料泄露造成的損失。對于高校學生來說，要明確檔案資料的重要性，尤其是畢業生，應加強檔案安全意識的教育，明確學校檔案管理的制度和流程，明確檔案在升學就業過程中的重要作用，避免因檔案丟失而影響升學就業等。

高校檔案所具有的重要價值決定了檔案信息安全管理需引起極高的關注。高校要提高檔案管理人員的專業素養和安全意識，升級檔案管理的設備和技術，通過宣傳教育，在全校范圍內明確檔案信息安全管理的重要性，推動學校整體檔案安全管理的進一步發展。

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（作者單位：山東傳媒職業學院，山東? 濟南?? 250000）