淺析退休人員人事檔案管理工作

李杰

摘要：隨著中國(guó)老齡化速度的不斷加快，事業(yè)單位不斷的創(chuàng)新改制，其退休人員的數(shù)量也在日益增多，與此同時(shí)退休人員的人事管理工作就變得尤為重要。但現(xiàn)階段各個(gè)單位對(duì)退休人員的人事檔案的管理問(wèn)題均存在著一系列的問(wèn)題。文章以該方面為題，分析了退休人員的檔案管理工作的現(xiàn)狀。就其中存在的一些問(wèn)題進(jìn)行了一些淺析。也對(duì)此提出了一些相關(guān)的解決方法。

Abstract： With the rapid aging of China， continuous innovation and restructuring of public institutions， the number of retirees is also increasing， at the same time， the personnel management of retirees has become particularly important. But at present each unit has a series of problems in the management of personnel files of retired personnel. This paper analyzes the current situation of retired people's archives management. Some of the existing problems are analyzed. Some relevant solutions are also put forward.

關(guān)鍵詞：人事檔案;退休人員;檔案管理

Key words： personnel files;retirees;archives management

中圖分類(lèi)號(hào)：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1006-4311（2020）14-0106-02

0? 引言

本人就職于某醫(yī)院的綜合檔案室，日常工作為管理醫(yī)院職工的檔案資料。在本院的工作過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)檔案管理存在著一些問(wèn)題。例如：本院檔案室人事檔案現(xiàn)存1100卷左右，其中離退休人員占比近30%。其中在職人員檔案嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定進(jìn)行裝訂收錄，但離退休人員中由于其本人工資已經(jīng)轉(zhuǎn)入社保，檔案的建立、收錄、調(diào)用等均存在著諸多爭(zhēng)議性的問(wèn)題，甚至其中還存在檔案記錄不全、丟失的現(xiàn)象。經(jīng)了解，這一問(wèn)題并非個(gè)例，其他各個(gè)單位在這方面也存在著類(lèi)似問(wèn)題。檔案與人們?nèi)粘Ｉ钕⑾⑾嚓P(guān)，方方面面的問(wèn)題均需要依據(jù)檔案來(lái)進(jìn)行解決，檔案的重要性由此可見(jiàn)。退休人員人事檔案的管理問(wèn)題不容忽視。

1? 人員人事檔案管理的意義

人事檔案主要為記錄個(gè)人的經(jīng)歷情況，也被稱(chēng)為中國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色指標(biāo)。從個(gè)人角度方面來(lái)說(shuō)：“它記錄個(gè)人的學(xué)歷情況、工作經(jīng)歷以及資歷等重要的情況資料，其中個(gè)人的薪資情況、社會(huì)保障、組織關(guān)系也與此緊密掛鉤。”從單位角度來(lái)說(shuō)：“人事檔案被各個(gè)單位充分利用，在錄入員工、員工轉(zhuǎn)正、員工的職稱(chēng)申報(bào)等方面評(píng)判均依靠檔案資料。并合理利用檔案資料對(duì)人員進(jìn)行分析，尋找合適崗位，提高工作效率，增加單位收益。”從國(guó)家角度來(lái)說(shuō)：“國(guó)家的發(fā)展離不開(kāi)人才，在人才的評(píng)估過(guò)程中檔案就顯得尤為重要。”由此可見(jiàn)，人事檔案的整理工作，不僅對(duì)個(gè)人有著尤為重要的作用，對(duì)國(guó)家、對(duì)各個(gè)單位的作用也同樣不可忽視。

在檔案管理過(guò)程中，管理體系的建立至關(guān)重要。管理體系的建立，能夠體現(xiàn)出單位對(duì)人事檔案建立的重視程度。良好的檔案管理體系，不僅能夠方便檔案信息的查詢、更改、調(diào)用，而且能夠提升交流和溝通的效率、提高獲取信息的速度和準(zhǔn)確性，滿足管理時(shí)效的需要，讓醫(yī)院的工作效率得到顯著的提升，達(dá)到事半功倍的效果。各個(gè)單位在人事檔案管理過(guò)程中怎樣才能更高效利用管理人員檔案信息是一種智慧的體現(xiàn)。

2? 退休人員人事檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1.1 管理體系不健全? 工作都應(yīng)建立完整體系、講究效率分工。但目前由于各單位的管理體系、檔案管理制度并不完全相同，造成的差異性，給檔案管理工作帶來(lái)了很大的不便性。現(xiàn)階段國(guó)家高速發(fā)展，特別是計(jì)算機(jī)行業(yè)的發(fā)展處于空前盛世，國(guó)家也曾出臺(tái)過(guò)相關(guān)政策，推進(jìn)各行各業(yè)利用現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的優(yōu)勢(shì)，提高工作效率，加速自身的發(fā)展。但目前仍有個(gè)別單位依舊選擇延用“傳統(tǒng)的制度體系”，一味的整理錄入“紙質(zhì)化檔案”，最終導(dǎo)致出現(xiàn)檔案利用率低下、檢索困難等等問(wèn)題，而致使大量的人力物力被浪費(fèi)，也使得整個(gè)檔案管理體系并不完整，最終導(dǎo)致檔案工作的收益并沒(méi)有得到最大化實(shí)現(xiàn)。

2.1.2 退休人員的檔案管理機(jī)制混亂? 目前隨著國(guó)內(nèi)人口不斷老齡化，退休人員也日漸增多。由于退休人員本身存在著明確的社會(huì)特征性，牽扯到社會(huì)補(bǔ)助、醫(yī)療保險(xiǎn)等相關(guān)問(wèn)題，方方面面均需依靠檔案資料。這樣的情況下，個(gè)人檔案信息的保存和使用就顯得尤為重要。但由于退休人員離開(kāi)其原有的事業(yè)單位，其具體收入檔案的單位、機(jī)制卻一直含糊不清。檔案的收入到底是屬于原先事業(yè)單位還是社保等相關(guān)機(jī)制，社會(huì)各方面均存在著疑惑，這就給退休人員人事檔案的管理工作帶來(lái)了一些問(wèn)題以及難度。問(wèn)題如果不得到及時(shí)有效的解決，檔案不完整甚至丟失很有可能就是最后的結(jié)果。到那時(shí)，將對(duì)退休人員以后的生活產(chǎn)生各種各樣的影響。例如：資產(chǎn)的調(diào)用、過(guò)戶、勞保資金的申請(qǐng)、查詢等等，如出現(xiàn)問(wèn)題，后果將無(wú)法想象。但現(xiàn)階段，如退休人員檔案管理混亂的問(wèn)題得不到有效解決，該現(xiàn)象將持續(xù)存在，這一問(wèn)題應(yīng)該引起人們的足夠重視。

2.1.3 檔案管理人員專(zhuān)業(yè)性差? 很多單位對(duì)人事的檔案管理工作沒(méi)有給予足夠重視，也沒(méi)有在此方面投入足夠的資金，最后可能會(huì)導(dǎo)致檔案信息沒(méi)有得到很好的管理。現(xiàn)階段，很多單位的檔案管理人員存在“魚(yú)龍混雜”的情況，兼職人員從事檔案管理工作的現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。這些非專(zhuān)業(yè)人員對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的了解，也不了解該項(xiàng)工作的重要性，只是盲目的收錄檔案，而缺乏對(duì)檔案進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化的整理。最終可能會(huì)導(dǎo)致檔案信息資源無(wú)法得到有效利用，甚至有可能導(dǎo)致檔案的丟失、收入錯(cuò)誤等情況發(fā)生。

2.2 社會(huì)中各個(gè)基層意識(shí)淺薄

2.2.1 單位不注重員工人事檔案管理? 在單位的日常工作中，更加注重的是經(jīng)濟(jì)發(fā)展、人才調(diào)用等具有收益化的工作。很多單位往往重視人才的能力水平，但常常忽視了對(duì)人才本身的檔案信息管理。據(jù)相關(guān)調(diào)查研究表明，大多數(shù)單位對(duì)員工的生產(chǎn)生活條件能夠給予足夠重視，但卻對(duì)員工的人事檔案管理卻漠不關(guān)心。目前，忽視人事檔案管理特別是忽視退休人員的檔案管理，已經(jīng)是現(xiàn)在很多單位的“通病”， 各個(gè)單位在人才方面的檔案管理工作都存在類(lèi)似問(wèn)題，這一問(wèn)題已經(jīng)成為各單位在錄用優(yōu)秀的人才中的“絆腳石”。

2.2.2 退休人員自身意識(shí)淺顯? 退休人員在此方面意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)自身權(quán)益問(wèn)題并沒(méi)有做過(guò)系統(tǒng)的了解，對(duì)于國(guó)家出臺(tái)的相關(guān)法律規(guī)定漠不關(guān)心，法律保護(hù)意識(shí)淡薄，在自身利益遭受侵犯時(shí)并不懂得用法律武器保護(hù)自己。甚至有很多人覺(jué)得自己退休之后，人事檔案也就失去了意義，并沒(méi)有了解其內(nèi)在價(jià)值，更沒(méi)有把自身利益與檔案信息緊緊聯(lián)系在一起，這就導(dǎo)致退休人員檔案管理得不到其個(gè)人本身的重視監(jiān)督，致使檔案管理問(wèn)題頻發(fā)，很多問(wèn)題也就由此產(chǎn)生。

3? 退休人員的人事檔案管理的改進(jìn)方案

3.1 明確退休人員檔案的管理體系

退休人員在退休之后檔案，是在原有單位保存還是轉(zhuǎn)入社保等組織的檔案中，存在著不明確性，整個(gè)管理過(guò)程中牽扯大量的社會(huì)管理部門(mén)，存在普遍混亂的情況，最后可能會(huì)導(dǎo)致檔案無(wú)人過(guò)問(wèn)、無(wú)人整理的現(xiàn)象發(fā)生。要想改變現(xiàn)狀首先應(yīng)該明確退休人員的檔案管理事宜究竟應(yīng)該歸屬那個(gè)部門(mén)管理，明確人員的崗位職責(zé)，建立完善高效的檔案信息管理體系。與此同時(shí)，單位也應(yīng)加大資金投入，成立專(zhuān)門(mén)管理退休人員檔案的機(jī)構(gòu)，聘請(qǐng)檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)人才，對(duì)退休人員的檔案信息進(jìn)行合理、專(zhuān)業(yè)、準(zhǔn)確、有效的整理，為退休人員的退休生活提供保障。

3.2 轉(zhuǎn)變觀念完善制度提高效率

3.2.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念? 現(xiàn)階段，紙質(zhì)的檔案錄入方法依舊被大多數(shù)的單位所用，但這種方法浪費(fèi)大量的人力物力，也不方便對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索、獲取、傳輸、處理、存儲(chǔ)、應(yīng)用等。隨著現(xiàn)在社會(huì)的不斷信息化，電子檔案應(yīng)被更好的利用。但如果把機(jī)械的抄寫(xiě)檔案變成機(jī)械的錄入，那就失去了電子錄入的意義。應(yīng)為退休人員建立專(zhuān)門(mén)的平臺(tái)，處理退休人員的相關(guān)檔案，規(guī)范檔案格式，整理檔案信息，對(duì)檔案進(jìn)行整理分類(lèi)。例如：可以按照入職時(shí)間、工作表現(xiàn)、職稱(chēng)競(jìng)升等方面進(jìn)行具體的分類(lèi)，對(duì)退休人員檔案進(jìn)行合理化管理，以便方便其檔案的查找、調(diào)用、管理。

3.2.2 完善制度提高效率? 建立健全的管理制度，規(guī)范流程，落實(shí)到各個(gè)部門(mén)，進(jìn)行合理分工落實(shí)到各個(gè)人手中，確保檔案的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性、系統(tǒng)性，使整個(gè)工作流程規(guī)范起來(lái)。也為日后的工作帶來(lái)了便利、提升了效率。退休人員牽扯的社會(huì)關(guān)系復(fù)雜，牽扯的監(jiān)管部門(mén)較多。各個(gè)部門(mén)的協(xié)調(diào)調(diào)用也是一大問(wèn)題，合理的建立各個(gè)部門(mén)之間的配合樞紐，應(yīng)建立良好的工作配合關(guān)系，進(jìn)行相應(yīng)的協(xié)調(diào)調(diào)用。把工作合理落實(shí)、合理分配，避免出現(xiàn)不必要的錯(cuò)誤，最大限度的保護(hù)退休人員的自身權(quán)益，完善各個(gè)方面制度，最終提高效率。也可以適當(dāng)增加一些監(jiān)管部門(mén)，使退休人員的自身權(quán)益得到最大的保障。[1]

3.3 社會(huì)上各個(gè)方面提高重視程度

3.3.1 提高退休人員自身的重視情況? 退休人員應(yīng)提高自身責(zé)任意識(shí)，關(guān)心個(gè)人人事檔案。無(wú)論你是在職還是準(zhǔn)備離退休，檔案都應(yīng)該是你最為關(guān)心的事情。可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行相關(guān)規(guī)定的查詢，落實(shí)檔案信息的具體位置，保護(hù)自己的檔案信息完整，使自己不至于因?yàn)闄n案管理信息缺失，影響到今后的生產(chǎn)生活。與此同時(shí)，自己也應(yīng)該對(duì)單位檔案管理進(jìn)行一定的監(jiān)督。只有自身責(zé)任意識(shí)上去了，才能保護(hù)自己應(yīng)有的權(quán)益，使自身利益得到最大化。

3.3.2 提高單位的重視情況? 作為員工的“第二個(gè)家”，單位也應(yīng)該盡到應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù)。首先，單位應(yīng)該有一定的責(zé)任感，率先把退休人員的檔案管理問(wèn)題重視起來(lái)。在現(xiàn)階段，各單位應(yīng)加大經(jīng)費(fèi)的投入，建立專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理庫(kù)房，逐步完善檔案管理的信息技術(shù)及手段，建立具體的人事檔案管理體系，招收專(zhuān)業(yè)高素質(zhì)的檔案管理人員，對(duì)人事檔案進(jìn)行整理收錄。特別是要發(fā)揮現(xiàn)代化信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的積極作用，用專(zhuān)業(yè)技能對(duì)退休人員的檔案進(jìn)行合理化的整理、錄入，做好各個(gè)方面的硬性保障等。

此外，針對(duì)目前退休人員普遍存在著對(duì)自身對(duì)權(quán)益以及相關(guān)法律規(guī)定概念模糊不清的現(xiàn)狀，各單位也應(yīng)通過(guò)不同角度采用各種方法，在日常工作中組織開(kāi)展相關(guān)的檔案知識(shí)等方面的宣傳培訓(xùn)工作。可以在員工離退休之前進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的知識(shí)培訓(xùn)，以提升退休人員自身的重視程度為目的，把檔案信息管理責(zé)任意識(shí)與日常工作相結(jié)合，這樣員工才能真正重視起來(lái)，自己保護(hù)自己應(yīng)有的權(quán)益。

4? 總結(jié)

目前，人口老齡化嚴(yán)重，退休人員已經(jīng)成為一個(gè)龐大的群體，就醫(yī)院的現(xiàn)階段情況來(lái)看退休人員的檔案問(wèn)題已經(jīng)“迫在眉睫”，整個(gè)社會(huì)上，退休人員均存在類(lèi)似的問(wèn)題，更應(yīng)引起相關(guān)部門(mén)的重視。對(duì)于社會(huì)化管理而言，服務(wù)性的工作中“以人為本”最為重要，而退休人員的檔案管理工作更是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。它作為退休人員的老年生活的保障，單位不能推卸責(zé)任，讓退休人員寒了心。作為檔案管理工作人員，我們更應(yīng)該充分意識(shí)到，這份工作的重要性，做好每一位退休人員的人事檔案管理工作，建立并完善有效的管理制度、管理體系、相關(guān)制度等。重視退休人員檔案的管理工作，不斷完善體系，提升服務(wù)品質(zhì)，讓社會(huì)各個(gè)行業(yè)放心，更讓退休人員放心。

參考文獻(xiàn)：

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