重大水利工程檔案工作存在的問題及對策

胡志琴

【摘要】國家172項節水供水重大水利工程大部分已開工建設，做好工程建設中的檔案工作、服務國家經濟發展意義十分重大。文章歸納分析了當前重大水利工程建設檔案管理中存在的突出問題，并從提高思想認識、健全工作機制、配優檔案人員等方面提出了對策，為重大水利工程檔案高質量開展提供參考。

【關鍵詞】重大水利工程;檔案;問題;對策

水利工程檔案是指水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設階段形成的，具有保存價值的文字、圖表、音像等各種載體形式的歷史記錄。既是工程建設過程中的真實記錄，記載著工程建設過程中成功的經驗和失敗的教訓，具有重要的憑證和依據作用;同時，對其他工程而言，也起著重要的借鑒作用和參考作用，為國家的長遠建設發展服務。特別是各行各業都高質量發展的新時代，具有全局性、戰略性的全國重點水利工程，檔案管理工作高質量開展更顯緊迫和重要。2014年國務院作出了加快推進172項節水供水重大水利工程的決策部署，爭取到2020年172項重大水利工程基本開工建設。截止到2018年底，172項重大水利工程中已開工建設132項，在建投資規模超萬億。筆者作為安徽省基本建設檔案驗收專家，近年來相繼參加了引江濟淮工程、淮水北調工程、安徽長江崩岸應急治理等10多項重大水利工程檔案的檢查指導、竣工驗收等工作，本文根據工作實踐，歸納分析了重大水利工程項目中檔案管理存在的主要問題，并進行對策研究。

一、存在的主要問題及其成因

（一）文件材料的歸檔率、完整率有待提高。1.施工單位移交的歸檔文件材料完整性不高，施工單位移交的檔案是整個工程項目建設檔案的重要組成部分，也是數量最多的部分，但因172項重大水利項目任務重，工期緊，施工單位主抓工程進度、忽視檔案等基礎管理現象比較普遍，許多檔案人員身兼多職，能投入到檔案管理的精力十分有限，平時沒能夠常態化地做好材料文件的收集工作，往往是工程即將竣工才開始收集和整理文件材料，能收多少算多少;對收集的文件材料如果發現質量不合標，如人員簽字手續不全、竣工圖修改不合規定等各種問題時，再想補救，十分困難，歸檔的文件材料難以完整。也因工期緊、節奏快，不少施工技術人員只想著方便自己工作，將相關文件材料如圖紙會審記錄、技術交底記錄、隱蔽工程驗收記錄、設計變更記錄等，長期放在自己的身邊，不愿上交給檔案人員，也易導致檔案文件出現損毀、丟失、流失現象。2.收集歸檔的文件材料種類不齊全。有的參建單位只注重紙質檔案的收集，忽視音像、實物檔案的收集、整理、歸檔，特別是工程建設的重要階段、重大事件、事故均應有完整的音像檔案，當前這方面達標合規的不多。有的雖歸檔了一些照片、音像檔案，但未配備必要的文字說明，歸檔文件材料的要素不齊全。3.電子檔案歸檔普遍比較缺少。當前電腦軟件、辦公操作系統等，都為檔案的建立和完善提供了現代化的方法，檔案不只是運用傳統的紙質載體進行保存，還可以通過電子媒介進行保存。目前重大水利工程檔案中，電子檔案歸檔工作滯后，對今后的高質量利用造成嚴重制約，是亟待補強的短板。

（二）檔案人員的能力和綜合素質不強。國家重大水利工程檔案的管理工作，是一項專業性要求較強的工作，對檔案管理人員的能力和素質提出了很高的要求。但在工作實際中，檔案隊伍專業化水平不夠。各參建單位特別是很多施工單位沒有合格的專職檔案員，檔案管理工作大多是由技術員或者文職雇員兼任，他們對檔案的專業知識比較缺失，加上身兼多職導致很難全身心地開展檔案管理工作。有的檔案人員缺少對項目建設基本情況的掌握，對工程中一般應形成哪些檔案、何時形成、如何收集與整理等難以做到心中有數，底數不清，工作經常處于被動狀態，既無法完成對應該歸檔文件材料的前端控制，也難以對項目檔案進行科學分類，檔案誤編、漏編、混編等情況較多，整編質量滿足不了當前檔案高質量發展的需求。

（三）檔案經費投入不足，保存條件簡陋。檔案庫房、設備、信息化建設等是重大水利工程檔案建設的重要硬件保障，需要有一定的資金投入，但在實際中有的項目法人、參建單位及分包單位為了節省資金，并未給予足夠的檔案經費投入。一是未設置專用的檔案庫房，把檔案柜混放在辦公室，或者把辦公室隔出一定區域作為檔案庫房，有的甚至把雜物間作為檔案存放的基地。二是達不到“十防”的要求，恒溫恒濕設備等檔案保護設備較少。三是開展音像檔案、電子檔案的設備缺少，缺少符合檔案工作要求的照相機、攝像機等相關設備，相當一部分照片、音像是以手機拍攝的。四是開展檔案信息化建設所需要的專業軟件等在參建單位中很少見到，歸檔、整理和查找利用仍是手工為主的傳統方式，管理手段落后于時代的要求。

二、加強和改進檔案工作的對策思考

（一）正確把握特點規律，提升全員思想認識。思想是行動的先導，要做好重大水利工程中的檔案管理工作，提高包括檔案人員在內的全體參建人員的思想認識是基礎，是前提。工作中我們發現，之所以參建各方對檔案管理措施不到位，原因是思想重視不夠，再深層次分析后發現，思想重視不夠的根源是對重大水利工程檔案的特點和規律沒有能正確把握所致，這是許多人未意識到的問題。國家重點水利工程檔案除具有檔案一般屬性外，還具有專業性和成套性、復雜性和廣泛性、延續性和頻繁性及政策性和民生性4個顯著特點，如重大工程檔案內容直接反映了工程勘察、建筑施工、投標招標、地質、水文、測繪、氣象等諸多部門和專業領域的活動過程，與一般中小工程有著顯著的不同。只有充分認識和把握住這些特點和規律，才能自覺克服按中小型工程管理檔案的老經驗、老辦法、老思維辦事的思想癥結，只有充分認識到重大水利是“民生為本”政策的體現，才能提高檔案工作的政治站位，才能增強主動做好檔案管理工作的使命感、責任感。

（二）建立健全工作機制，增強制度保障力度。綱舉目張，在重大水利工程檔案管理中，項目法人就是“綱”，是關鍵少數，起著決定性的作用。項目法人要以國家檔案局《建設項目檔案管理規范》（DA/T28-2018）、水利部《水利工程建設項目檔案管理規定》等為依據，結合工程實際，建立起完善的管理體制、工作機制和規章制度，切實擔負起“項目法人對重大水利工程檔案工作負總責”的職責使命。1.要構建統一管理的項目檔案管理體制。按照《中華人民共和國檔案法》規定的檔案工作“統一領導、分級管理”的原則，做好項目檔案的頂層設計，協調抓總，探索建立適合本項目實際情況的分類方案、歸檔范圍、監督檢查等辦法，構建起橫向到邊、縱向到底、層層有人抓、級級有人管的檔案管理體制。2.要將檔案工作納入合同管理、監理管理。簽訂施工協議時，明確規定有關檔案方面的要求，如應提交的文件材料目錄、份數和提交時間等。監理單位除了對自己移交的工程文件材料的準確性、完整性、系統性負責外，還負責對施工單位的工程文件材料進行審查并履行簽字手續。3.要制定科學規范的工程檔案業務操作流程。科學規范的檔案管理操作流程是將檔案工作“三納入、四參加、四同步”規定落到實處的重要舉措。業務操作流程圖應盡可能用簡潔的符號和連線來表示重大水利工程檔案的具體處理過程，把工程檔案的形成、收集、整理、鑒定、歸檔保存、查找利用等一系列過程列入其中，這樣可以幫助參與項目建設的人員了解工程檔案業務的具體處理過程和自己在各個環節應履行的歸檔責任，從而有效地指導工程檔案的收集、歸檔等相關工作。4.健全各項檔案管理制度。制度制定一定要結合工程實際，不生搬硬套，做到切實管用。特別要注重發揮經濟杠桿的約束和激勵作用，建立起獎懲制度，對舍得投入人、財、物，檔案開展保障有力、成效顯著的，給予表彰獎勵;對沒有落實管理制度和措施，人、財、物投入不達標，造成檔案破損、丟失和其他影響檔案管理使用的，給予一定的處罰，對因嚴重失職瀆職造成重要檔案滅失或故意毀滅重要檔案構成犯罪的，提請司法機關依法追究刑事責任。

（三）配強配優檔案人員，培訓提升履責能力。項目法人和各參建單位特別是施工單位，要舍得拿出優秀人才負責檔案，如從社會上聘請專門從事檔案工作的人員來進行檔案的管理，從技術人員中選拔比較優秀、工作責任心強、耐得住寂寞的人員從事檔案工作，從大學畢業生招聘檔案專業人員等，形成結構合格、知識全面、既有人懂檔案、又有人懂工程的檔案管理團隊。

三、結語

基于重大水利工程的特點和規律，在培訓內容上，除了檔案收集、分類、整理、編目等基礎知識以外，還要加強水利工程建設基本概況、施工流程、施工工序、主要節點、關鍵環節等方面的培訓，加強檔案信息化軟件應用、電子檔案等方面知識的培訓。培訓方式上要靈活多樣，可以采取入崗前參加相關知識培訓的辦法;可以安排檔案人員外出參加檔案部門舉辦的各種參觀學習活動，取長補短;可以采取委托院校培養的方式，對檔案人員進行系統的水利工程建設施工基礎理論和檔案管理專業知識培訓;還可以邀請在水利工程建設檔案管理方面比較權威的專家，現場授課，解答檔案管理人員在管理過程中碰到的各種問題。

【參考文獻】

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