大數據環境下醫院人事檔案的管理探微

摘要：從全球范圍內看，信息技術已經步入了一個飛速發展的全新階段，也促使數據種類與規模以前所未有的速度增長，更讓各個行業都面臨著對龐大數據管理方面的挑戰。在大數據環境下，醫院在人事檔案管理當中要加大變革力度，加強對大數據手段的應用，變革傳統的人事檔案管理模式，促進檔案管理與時俱進。

關鍵詞：大數據環境;醫院;人事檔案;管理方法

在市場經濟背景下，社會各個層面的競爭激烈程度都逐步增加，而在競爭環境當中人才的重要性也逐步顯現出來。在大數據的時代背景下，醫院管理開始朝著現代化的方向發展，要適應如今多變的環境，提高競爭力，就必須走管理現代化和管理創新化的道路。醫院要想真正做好人事檔案管理工作，就要緊緊跟隨時代改革的步伐，充分發揮大數據技術手段的優勢，對人事檔案管理工作進行改進，有效突出人事檔案在人力資源管理實踐當中的積極價值，為醫院培育優秀人才創造良好條件，也為醫院現代化管理體系的構建提供必要支持。

一、大數據對醫院人事檔案管理的意義

當今社會競爭激烈，競爭的焦點就是人才。做好人才的管理和人力資源的有效利用，是適應社會競爭，并在競爭當中占據有利地位的關鍵。對于醫院的發展來說，更是要有大量優秀的人才投入醫院運營管理和醫療工作的方方面面，于是在這一過程當中就形成了大量的人事檔案。為了保證檔案信息的有效利用，需要將做好人事檔案管理作為重點。大數據時代的來臨，給醫院人事檔案管理提出了極高的要求，但同時也帶來了大數據思維和大數據技術手段。大數據對醫院人事檔案管理的意義主要體現在：第一，可以提高檔案管理科學性。人事檔案管理是醫院處理人力資源工作當中的重要環節，主要涉及的是對醫院員工檔案信息的記錄、整理、核查、保管、利用。而在醫院發展規模不斷增大的背景下，過去的分類方法已經嚴重制約了檔案管理創新發展。而在大數據的支持之下，可以細致化分檔案信息，提高分類管理的有效性，也便于提供科學化指導。第二，可以提高檔案管理全面性。人事檔案管理內容豐富多樣，既涉及職工基本信息，又包括職工在日常工作活動中的資料。這些信息量非常龐大，要對企業進行處理保管難度很大，而如果將大數據手段應用其中，則可以讓信息更加的全面完整，提高檔案管理的有消息。第三，可以提高檔案管理針對性。醫院在崗位設置與職稱評定等諸多方面都不同于常規企業，不能沿用企業的常規管理方法，而通過運用大數據思維和相關技術手段，則能夠提高檔案管理針對性，滿足醫院個性化與特殊性的管理需要。

二、大數據環境下醫院人事檔案管理的策略

（一）構建大數據檔案管理平臺

醫院是一個患者數量多且流動性大的場所，這也使得醫院產生的患者資料檔案異常龐大，這其中既有患者常規與醫療資料等數據信息，還包含人事檔案的海量數據。而通過對醫院當前的情況進行客觀分析，醫院的硬件設備建設方面存在明顯不足，無法滿足實際工作的要求，導致檔案管理實踐當中出現了諸多漏洞和缺陷。為了彌補檔案管理中的不足，就需要迎合大數據時代的要求，積極構建大數據檔案管理平臺，使得醫院在進行人事檔案管理和處理時更加高效。基于人事檔案管理長遠發展的視角，醫院需要構建與自身工作相符，同時又可以充分滿足未來發展需要的大數據檔案管理平臺，增加平臺建設的資金與設施設備投入，并做好平臺的管理和更新。比如醫院可以在局域網的支持之下，利用內部網絡連接，運用密鑰來保證資源的上傳和查閱，在提高資源利用率的同時，保障檔案管理的安全性。

管理人員不僅是相關信息的提供者和支持者，而且還是重大決策的參與者。這要求具有新職責的角色和人員更廣泛地參與醫院的各種相關活動，并融入該醫院每個部門的相關業務聯系中。對醫院業務活動的各個方面都有更多的了解。為未來的業務活動提供更強大的數據分析和支持。只有這樣，才能制定更有效、更合理的戰略計劃，盡快熟悉醫院的業務，有機地整合財務，創造更大的價值，為運用人事檔案管理打下堅實的基礎。把檔案管理工作的現代化作為龍頭，作為一項行之有效的管理手段和人事檔案管理的應用工具，大數據技術貫穿于整個醫院運行中，從始至終大數據技術都可以融合績效考核和成本控制。做好這些人事檔案管理的工具，就可以在行政事業醫院的日常管理中發揮其核心作用。大數據技術工作能抓好，人事檔案管理中的龍頭就被把握住了。

（二）全面優化大數據管理流程

大數據環境下，醫院的人事檔案管理工作有了更高的要求，只要表現在對于提高管理效率方面的要求，只有這樣才能滿足快節奏的管理模式，為醫院改革工作的長效發展提供保障。而導致當前管理效率較低的主因就是管理流程不夠完善，造成了大量時間的浪費。為了解決這一問題，醫院就要從實際出發，把大數據思維和國家的相關政策法規作為重要根基，制定與醫院發展實際相符合的長短期計劃，保證檔案管理信息化發展的有序性。另外，醫院還需要根據目前人事檔案管理的實際特征健全如今已有的管理流程，增加流程可行性以及落地性，嚴防檔案丟失、篡改、泄露等不良問題的產生。例如，注意對人事培訓流程進行優化，及時跟進員工接受培訓或再教育的實際情況，及時添加到紙質與系統檔案當中;完善人員檔案工作流程，確保人事任免、崗位變動等信息的及時更新。

醫院人事檔案管理工作系統化。首先，領導層要注意建立人事檔案管理制度。醫院領導掌握了整個醫院的發展方向和路線時，總體建設應得到領導的重視和支持。其次，還應在財務、業務和其他相關人員中確定人事檔案管理的含義。在日常工作中，有關行政機關工作人員必須改變以往獨立工作的傳統思維方式，建立業務、財務相互融合、相互支持的新工作理念，財務和業務的融合是基礎。人事檔案管理的相關應用要求相關醫院改變傳統的人事檔案管理功能，在信息化的支持下逐漸優化管理決策。

（三）增強從業人員的專業素養

為了推動大數據管理平臺的構建和有效運轉，滿足醫院現代化改革的實際需要，必須保證從業人員具備過硬的專業素質，特別是要具備對大數據技術手段的應用能力和完善的檔案管理技能。一方面，從業者需要根據日常工作處理的要求進行自我提升，除了要積極學習相關理論知識之外，還要完善法律素養和補充專業技術，增加文字分析與綜合能力，對信息的處理和利用進行有效規范。另一方面，醫院要在從業者的教育培訓方面增加投入，將定期與不定期的教育培訓進行有機整合，確保從業者在掌握檔案管理實際規律的前提條件之下完善技能和職業道德素養，為醫院適應大數據背景貢獻力量。此外，醫院應加強人才培訓和有關機構的建設。加強對醫院內部人事檔案管理人員理論和實踐的培訓，支持有關培訓機構，建立合理科學的行業標準，行政資格和培訓機制。人事檔案管理在整個醫院結構中的應用有助于醫院掌握人力資源信息，明確工作人員的狀態。通過內部控制和水平的評估，醫院可以對滯后的作業進行全面監督和控制，提高醫院整體的工作效率，進一步避免不必要的麻煩。

（四）增強醫院人事檔案管理工作的專業化程度

人事檔案管理在醫院中的應用可以改變傳統機構人事檔案管理的功能，提高財務管理水平。通過應用專業的人事檔案管理，業務部門可以改變傳統的繁冗模式，在決策方面提供更多信息，醫院進行經濟活動的決策、預測、計劃可以提供更多指導，管理還可以獲取更多的內部管理信息，使行政事業醫院的財務管理水平從根本上得到提高。醫院的運作效率和質量也可以提高，適應內部和外部環境的能力也可以提高。醫院在運用專業人事檔案管理方法時，采用預算管理、成本管理等方法，可以有效降低運營成本，增加科學的規劃資源，提高運營效率和質量，使資源發揮最大的社會效益。同時，降低了成本，提高了效果，達到了自身實力和外部環境同時適應的有效目的。

此外，完善信息支持系統。醫院將以前的內部控制程序和其他有關的重要人事檔案管理工具輸入信息系統，建立人事檔案管理模型。一方面，它可以自動實現對各種業務的約束，另一方面，也可以加快財務部門與業務部門之間的協調。這樣，可以盡快實現醫院經濟運行的全過程。隨著互聯網信息技術的快速發展，這種大數據技術表現出了數據更為豐富、發展速度較快、抓取能力更強等多種優勢特點，同時，大數據能夠給我們的生活上帶來精準的數據判斷，便利了我們的數據選擇。

互聯網大數據的應用，也能進一步提升考核結果的精確性，通過大數據的相關應用，我們能夠對于人事檔案管理在工作過程中的各項指標進行及時的數據記錄，事業醫院在進行績效考核的過程中，可以按照相關的成本費用、人均勞效等相關的問題進行有關考核結果的呈現，為人事檔案管理人員提供準確的人力考核。大數據技術便于決策主體找出與工作表現相關的隱藏數據，從而可以更加精準地制定人才績效考核以及人才選拔等內容。在微觀上來說，也可以利用大數據的思維以及方法進行管理、招聘、培訓和開發的相關工作，并通過較小的考評處理一些勞資糾紛等問題。

三、結語

人力資源管理是醫院管理的重要組成部分，也是影響人力資源優化配置效果的關鍵點。人事檔案管理是人力資源管理體系的組成要素，通過對人事檔案進行科學化管理有助于為人才選拔任用提供必要依據，也能夠保證人員職稱評定等相關工作的實施質量。在大數據環境之下，面對海量的數據信息，醫院要注意對大數據技術手段進行靈活應用，使其成為人事檔案創新管理的推動力。而醫院在運用大數據技術時，必須從實際出發，找到當前人事檔案創新改進的突破口，給醫院的深化改革提供必要動力。

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作者簡介：牛靜麗（1986—），女，河北邯鄲人，本科，主要從事檔案管理研究。