城市規劃中城建檔案管理現狀及強化對策分析

張芬

摘 要：城建檔案是城市建設發展到一定階段的必然產物，而現階段國內城市規劃中，城建檔案也已經成為了各項細節工作推進落實的重要依據。因此要重視城建檔案管理，在正確認識其重要性的基礎上集中力量解決好現存問題，逐步創造出全新的管理格局，以保證城市規劃建設工作的順利開展。以下筆者從分析城市規劃中城建檔案管理的重要性出發對現階段其中存在的問題進行了分析闡述，之后提出了相應的優化改革策略，希望對推進相關工作的優化改革有所幫助。

關鍵詞：城市規劃;城建檔案管理;管理現狀;強化對策

城市規劃將直接影響城市建設的整體效果，而做好城建檔案管理則是推進各項細節工作穩定落實的關鍵，最終將提高城市規劃建設效果。隨著城市化進程的不斷推進，城市規劃其實也在向著日漸復雜化的方向發展，其中出現了很多新問題、新挑戰，所以需要以創新城建檔案管理為起點逐步營造出全新的管理模式，以實現預先設定的規劃改革目標。

一、城建檔案的特點

現階段，城建檔案管理工作已經成為了城市規劃建設中必不可少的組成部分。相關檔案資料在具體的城市規劃建設中為決策者提供了非常重要的參考，今后要提高對城建檔案管理工作的關注度、推進其優化改革，而在這之前必須要明確城建檔案的特點。具體來說，城建檔案的特點主要體現在以下方面：

首先是檔案內容多樣化的特點。隨著國內經濟的高速發展，城市規劃建設已經進入了全新的階段。而城建檔案也已經擺脫了計劃經濟體制下的建檔模式，正在以全新的方式為城市規劃建設提供參考。具體來說，全新的城建檔案管理模式已經對城市規劃建設以及城市居民的生活帶來了翻天覆地般的影響，城市的面貌也正因此而煥然一新。根據相關部門的政策規定，城建檔案主要包括城市勘測、城市規劃、城市建設管理、市政功能、民用建筑以及環境保護等十八個類別，這種劃分模式其實也決定了今后城建檔案管理工作的主要方向。具體來說，必須要做到具體化、全面化，所以必須要制定完善的管理制度之后才能夠把控好各個方面的細節工作。

其次是檔案門類復雜化的特點。實際工作中，具體涉及到的建檔領域正在不斷擴大，而且城建檔案門類也在日漸復雜，這在無形中增加了檔案管理工作的難度。再者，某些檔案資料的儲存形式也不只停留在了文字之上，數字化的城建檔案正在日漸普遍。因此必須要對現有的檔案管理模式進行優化改革，以確保能夠適應未知的管理形勢。

最后是檔案管理日漸多元化的特點。隨著城市規劃形勢的不斷變化，城建檔案管理工作也在向著全新的方向發展，因此必須要在解決現存問題的基礎上逐步革新管理體制，之后才能夠營造出全新的管理格局。實際工作中，應當按照多元化管理的思路開展這方面的優化改革，逐步創造出全新的管理體制，提高管理效率。

二、城市規劃中城建檔案的重要性分析

簡單來說，城建檔案其實是一系列與城市規劃有關的且具有保存價值的文字、圖片、照片、聲像資料的統稱。近些年，隨著國內城市化建設的不斷深入，這方面的檔案管理工作也已經得到了人們的關注及重視。城建檔案記錄下的信息既是城市發展的歷史回顧，又是制定管理規劃措施的重要技術參考。因此要重視城建檔案管理，逐步解決其中存在的問題。具體來說，其重要性主要體現在以下方面：

1.城建檔案資料是城市規劃建設的重要參考

在城市規劃中，我們需要對特定城市各個方面的發展狀況進行準確預測，并對人口流動等數據變化進行動態模擬，只有這樣才能夠制定出完善的城市規劃方案。最后只要經過相關部門的審批便能夠正式實施方案。期間，城建工作為各項工作的推進落實提供了有力的技術材料依據，提高了城市規劃效率及各項細節工作的質量。只要對城建檔案進行系統的分析，基本都可以發現未來一段時期內城市發展的“隱患”，這時就可以借助于多角度的協調規劃來消除影響。在城建檔案的輔助下，我們也能夠讓城市規劃變得更加具體、更有人情味，讓其更好的服務于群眾的生產生活。

2.城建檔案資料是城市科學研究資料的重要來源

城市科學是以城市發展為研究對象的綜合性學科，它需要從不同角度對特定城市的發展規律進行分析、觀察、研究，之后再針對未來一段時期內會出現的問題提前制定好應對規劃策略。因為城建檔案是反映城市規劃、建設歷史的重要資料，其中收錄了大量與拆遷、修建或擴建工程有關的資料，因此是城市科學研究資料的重要來源。對城建檔案進行管理研究，既可以提高城市規劃管理水平，又能夠促進城市科學的發展。從長遠來看，更有助于實現人與自然的和諧共處，所以應當提高對這部分工作的關注度。

三、現階段城市規劃中城建檔案管理工作遇到的問題

1.沒有正確認識到城建檔案管理的重要性

現階段，各地都在積極開展城市規劃建設，但卻沒有認識到城建檔案管理工作的重要性，于是便將這部分工作放在了可有可無的位置上。這類問題主要集中在了相關部門的負責領導之上，因為他們不重視，所以這方面的投入也始終沒有落實到位。再者，因為實際工作中一直在沿用過去傳統的工作模式、整體檔案管理理念相對滯后，沒有根據實際規劃需要進行切實有效的開發利用，所以各類細節問題也一直沒有得到有效解決，問題主要表現為檔案管理以檔案資料的收集整理為主。今后想要做好城市規劃中的城建檔案管理，首先要轉變觀念、正確認識其檔案管理對城市規劃發展建設的重要意義，之后才能夠根據實際工作需要確定科學、合理的管理方案，提高管理效果并促進行業健康發展。

2.工作內容不明確，檔案管理不規范

結合實際工作現狀分析，其實大部分工作人員都沒有明確城建檔案管理的實際內容，他們不知道自己究竟要做什么，也沒有明確自己負責的工作到底有什么作用，這也是造成檔案管理以相關資料的收集、整理為主，沒有實現有效開發利用的重要原因。基于這一現狀，實際檔案管理工作也沒有形成系統完善的工作流程，所以工作質量始終沒有提高。再者，工作人員對一些價值相對較高的檔案其實也沒有實現有效的管理及開發利用，由此而造成的資源浪費其實完全可以避免。最后檔案管理不規范還體現在數字化管理水平不高、服務單一之上。大部分情況下，工作人員只有在檔案需求者出現時才會進行城建檔案查閱，之后的服務也僅僅是簡單的引導而已。雖說各地的城建檔案館及城市規劃設計院一直在推進數字化管理建設，但實際所能夠達到的效果卻非常有限，因此擺在我們面前的改革局面并不樂觀。上述問題也與檔案管理人員專業素質參差不齊的現狀有關。根據實際工作現狀分析，眼下從事這部分工作的“科班出身”人員幾乎寥寥無幾，很多都是身兼數職，而且只經過了簡單的崗前培訓。因此實際在工作中發揮的作用其實非常有限。

3.城建檔案管理制度不完善

在國內城市規劃建設初期，我們并沒有認識到城建檔案管理工作的重要性，之后雖說各部門對這部分工作進行了一系列優化調整，但因為傳統行政部門結構的影響，所以改革取得的效果也非常有限。同樣，這一問題也影響到了負責部門對城建檔案管理工作的重視程度，最終造成了問題百出的局面。此外，城建檔案管理制度不完善還體現在管理分工不明確之上。因為負責部門沒有實現對于檔案的有效分工，所以很多細節工作一直都沒有得到切實有效的落實，再加上管理人員專業素質參差不齊等問題的影響，實際城建檔案管理工作出現了一系列隱患。最后考核制度不完善也是這一問題的焦點。因為沒有重視城建檔案管理，所以一直在沿用傳統的考核模式，很多單位檔案管理人員的薪資也都是按照后勤人員的標準發放的，這就造成了工作人員缺乏工作積極性的問題。因此后續工作中要細化檔案管理人員的考核標準，要肯定其為城市規劃建設作出的貢獻，提高其工作積極性。

四、解決上述問題，強化城建檔案管理工作的具體對策

1.正確認識城建檔案管理工作的重要性，做好人才培養

實際工作中，城建檔案管理部門要正確認識這部分工作的重要性，并逐步推進相關細節工作的優化改革。要從宏觀層面進行調控，以推動城建檔案管理工作的創新發展，讓其能夠真正與城市規劃融為一體、服務于城市規劃。在正確認識其重要性的基礎上，我們還需要學習、借鑒其他管理模式的優勢，并結合實際工作需要加強城建檔案管理信息化建設，以實現其均衡發展。要重視城建檔案資料的開發利用，而不應只將工作重心放在檔案資料的收集、整理之上，之后還可以嘗試配合相應的監督與績效考核機制在單位內部營造出適宜城建檔案管理改革的工作氛圍。

以上述工作為基礎，我們還需要做好人才培養，提高城建檔案管理人員的專業素質，以敦促各項細節工作的有效落實。新形勢下，城建檔案管理工作的特殊性決定了基層管理人員的專業素質將直接影響到各項細節工作的推進落實情況，因此要做好人才培養。具體來說，可以通過召開培訓交流會的方式引導基層管理人員轉變自己的工作理念，之后還需要借助于定期組織的相關主題的培訓活動幫助工作人員革新工作技巧。期間，要注意強化城建檔案管理人員的信息化意識，進而為檔案管理的信息化建設打好基礎。實際工作中，這方面的人才培養應當按照長期培訓與短期培訓相結合的原則完成，既要通過長期培訓幫助相關檔案管理人員革新工作技巧，又要通過短期培訓幫助工作人員查缺補漏，提高工作效率。此外，為了保證培訓效果，還必須要制定相應的獎懲及激勵措施，對培訓中表現優異的檔案管理人員進行獎勵，并鼓勵其為城建檔案管理工作的優化改革貢獻一份力量。當然，還需要對消極應對培訓的工作人員進行相應的處罰，以規范工作秩序。

2.優化管理方法，推進科學化管理

新形勢下，城建檔案管理中我們要進一步明確相關人員的工作職責，要幫助其把控工作重心，提高工作質量。之后還需要推進紙質檔案管理向數字化檔案管理轉變，提高城建檔案管理的信息化程度，并進一步規范工作流程。在城市規劃建設日漸復雜的大環境下，我們不能再繼續沿用以檔案資料收集整理為主的城建檔案管理模式，要加強城建黨建的開發利用，讓其在城市規劃建設中發揮應有的技術指導作用。總體來說，城建檔案管理其實是一項相對系統的工作，既要重視對于檔案資料的保護，又要重視其開發利用。因此我們需要對相關風險進行深入分析，明確工作流程，從而對各種可能會出現的突發問題做好應對措施。

3.完善城建檔案管理機制

具體來說，首先要保證城建檔案信息資料的準確性，這是后期對其進行開發利用的基本前提。在單位內部，要做好城建檔案管理人員的分工，確保其能夠各司其職，將相關細節工作落實到位。其次要明確檔案資料的收集整理范圍，并做好檔案分類及實際保管期限的劃分，之后才能夠制定出更加細致的管理方案。實際管理方案的制定要參考國家政策法規，重點在于規范相關人員的檔案管理行為。最后還應當針對城建檔案管理建立完善的問責機制，這既是為了提高各項工作的落實執行力度，又能夠提高工作效率、避免人為疏忽而造成的失誤。

4.保證檔案的真實性和完整性，做好檔案資料的科學化利用

日常工作中，城建檔案管理部門需要做好監督管控，以保證檔案資料的真實性和完整性，這樣才能夠為后續檔案資料的開發利用打好基礎。必要時，應該根據實際工作需要以及城建檔案的特點建立完善的監督審核機制，并逐步革新監督手段，這是發現并解決檔案資料缺失的關鍵策略。如果發現問題，要及時做好處理，進而為后續各項細節工作的落實實施打好基礎。之后要定期開展檔案資料審查，出現了檔案遺漏或損毀問題要及時處理，要將責任明確到個人，并制定相應的監督、考核措施，以提高工作效率。

以上述工作為基礎，實際工作中還應當做好相關檔案資料的科學化整合利用，只有這樣才能夠發揮出城建檔案的價值。日常工作中，應當根據實際工作需要對不同的檔案資料進行專項管理，必要時應制定不同的管理措施，以提高工作質量。要從檔案文件資料的特征入手來確定歸檔流程，并在前期圍繞著檔案資料的內容、價值做好其后續開發利用的規劃預測，進而將檔案管理工作做在事前。最后還需要對不同類型的檔案資料做好系統化的收藏，并通過分類管理的方式來提高其開發利用效率，最終為各項細節工作的落實實施打好基礎。

5.提高城建檔案管理的服務功能

城建檔案可以為新時期的城市規劃建設提供科學有效的參考，從而提高城市規劃的服務質量，保障民眾的正常生活。因此提高城建檔案管理的服務功能也是新形勢下實際改革檔案管理必須要重視的工作。具體來說，要加強城建檔案管理網絡建設，并推進計算機技術在日常檔案管理工作中的實踐應用。之后可以通過設置計算機網絡目錄中心的方式幫助各部門工作人員以及檔案資料的需求方快速查找獲取相關檔案信息。這一過程中積累下的大數據、用戶方的需求偏好也能夠成為今后改革檔案管理工作的重要參考，以此為基礎進行決策，可以創造出全新的城建檔案管理格局、提高工作質量。以上述工作為基礎，城建檔案館還應當樹立起建立檔案資料信息傳播途徑的發展目標，促進檔案資料在相關領域內的實踐應用，這將進一步滿足各方對城建檔案的需求，并在現有基礎上強化城市規劃建設的服務職能。

五、總結

城建檔案管理是城市規劃建設中非常有代表性的一部分工作，其中涉及到的檔案資料也可以為城市規劃中各項細節工作的推進落實提供參考，因此應當提高對這部分工作的重視程度。新時期，圍繞著城建檔案管理所進行的改革雖說已經取得了一系列成果，但其中也有諸多問題需要解決。以上筆者在分析城建檔案重要性的基礎上對相關問題進行了分析探究，希望對推進相關工作的優化改革、提高城建檔案管理效率有所幫助。

參考文獻：

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[3]袁 珊.當前城市規劃中城建檔案管理的現狀及其強化對策分析[J].四川水泥，2017

（作者單位：山東省菏澤市城市規劃設計研究院）