新形勢下學校檔案管理信息化建設初探

曾凌

摘 要：檔案管理信息化是學校檔案管理水平提升的必然趨勢。學校的檔案具有種類多、信息量大、動態更新等特點，在現代化的信息技術不斷發展的今天，檔案管理必須應用信息技術、大數據技術等先進手段才能確保檔案管理能夠符合時代和廣大用戶的需求，才能夠為智慧校園的建設貢獻力量。本文對檔案信息化建設在學校管理中的必要性進行了分析，并指出了學校檔案信息化建設應遵循的原則，最后對提升檔案信息化建設水平提出了對策措施。

關鍵詞：學校;檔案管理;信息化建設;

全國檔案事業發展“十三五”規劃明確提出，要實現以信息化為核心的檔案管理現代化，可見，檔案管理的信息化建設是檔案管理長期事業發展過程中的重中之重。隨著各行業各單位信息化時代的快速發展，學校在信息技術、網絡與新媒體方面的運用也日漸深入。檔案管理作為學校事業發展過程中重要組成部分，其信息化建設水平理應受到重視。與此同時，學校的檔案管理也是反映學校綜合管理水平的標準之一。在學校的長期發展過程中，會產生許多各種各樣的檔案，教學檔案、財務檔案、人事檔案、黨建檔案、審計檔案，等等。學校檔案反映了學校的歷史發展進程，同時也記錄下了學校的歷史事件和變化過程。如今，隨著學校的不斷發展壯大，檔案的類別和內容也越來越多，傳統的檔案管理方式已經不適應現代檔案管理的需求，而信息技術的發展又為檔案管理帶來了新的契機。由此，檔案管理的信息化建設受到各學校的重視，并被納入學校重點建設項目之中。

一、檔案信息化建設在學校管理中的必要性分析

1.檔案信息化是實現檔案管理現代化的必經之路

2002年，國家發布了《全國檔案信息化建設實施綱要》，檔案的信息化建設成為國家層面的戰略規劃;2011年，檔案信息化建設作為戰略性任務寫入了《全國檔案事業發展“十二五”規劃》;2014年，《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中提出要科學整合檔案信息資源，加快推進傳統載體檔案的數字化進程，促進資源共享;而在2016年《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中，實現檔案管理的全面信息化已經成為“十三五”的發展目標。由此可見，檔案管理的信息化建設是檔案現代化管理的必然要求，也是實現檔案事業可持續發展的必經之路。

2.檔案信息化建設是建立智慧校園的切實需要

智慧校園是指以物聯網為基礎的智慧化的校園工作、學習和生活一體化環境。建設智慧校園需要將信息技術手段引用到校園建設的各個方面，檔案管理的信息化建設勢在必行。隨著學校事業發展進程逐步加快，檔案種類和內容也會越來越多，對電子檔案的需求也會越來越高，傳統紙質檔案轉化為電子檔案的速度也應越來越快，只有這樣才能對智慧校園建設起到基礎性的條件支撐。

3.檔案信息化建設是滿足用戶日益增長的檔案需求的需要

時代在進步，社會在發展。在這個“互聯網+”的時代，人們已經習慣于將網絡作為工作、學習、生活中必不可少的組成部分。從網上獲取信息，利用網絡獲得想要資源已經成為人們的首選。在檔案管理中，用戶也希望通過更為便捷、高效的手段來獲取檔案信息資源，而檔案信息化建設正是為了能夠給廣大用戶提供多樣化的服務內容和多元化的服務渠道，提升用戶的滿意度而進行的。

二、當前學校檔案信息化建設存在的問題

1.檔案信息化建設缺乏長遠規劃

雖然檔案信息建設已經在教育領域中如火如荼地開展起來，但仍有部分學校的檔案信息化建設進程緩慢，并且缺乏長遠的規劃，只是引進或更新了一些計算機、打印機、復印機等必要的硬件設施，重新安裝了最新版本的檔案管理軟件和信息系統，但對于檔案管理的長期可持續發展缺乏有效規劃，建設不成體系，缺乏持續性，導致部分學校的檔案管理工作出現斷層。

2.紙質檔案的數字化進程較滯后

紙質檔案轉化為數字檔案是檔案信息化建設中較為重要且基礎的一項工作。學校中不乏一些具有重要歷史意義的檔案資料，由于年代久遠，以紙質檔案最為常見，為了能夠更好地保護這些檔案資料，轉化為數字檔案是最好的選擇。但由于工作量巨大且檔案管理人員缺乏、檔案人員專業化不足等問題的存在，紙質檔案轉化為數字檔案的進程較為滯后，大量存儲歷史久遠且具有較高歷史價值的紙質檔案由于數量較大，而檔案管理人員不足，轉化速度緩慢，無法滿足當下學校檔案管理信息化建設的要求。

3.檔案信息化管理缺乏規范化建設

新形勢下的檔案管理涌現出了許多新時代下的新特點。因此，已有的檔案管理制度機制等已經不適應當前新時期下檔案管理的新發展。然而囿于受到檔案信息化建設重視程度不夠深的影響，部分學校的檔案信息化建設流于形式，管理規范仍較為落后，沒有及時更新完善，不利于進行工作指導和引導。與此同時，檔案管理制度的不完善直接影響到檔案信息化流程的不規范，文件資料收集不全面，采集數據不完全，檔案歸檔范圍不一致等問題屢見不鮮。

4.檔案管理人員缺乏專業化職業化建設

人是提升檔案管理信息化建設的關鍵因素。當前環境下，要求檔案管理人員應具備一定的專業能力和職業發展水平。但現有從事檔案管理的人員在專業能力建設方面仍缺乏相應的制度規范和教育培訓，其專業技術水平與當前檔案管理信息化建設的要求不相適應。

三、學校檔案信息化建設應遵循的原則

1.提高認識，轉變觀念

隨著學校事業發展進程的加快，檔案管理的重要性認識需要切實納入到學校管理人員的思想認識當中。通過定期的宣傳教育以及“世界檔案日”活動等途徑，擴大檔案管理的影響力，增強學校教職員工對檔案管理的重要性與必要性的認識，充分認識到檔案信息化建設對于學校現代教育管理的重要作用。

2.依法依規，嚴格要求

學校檔案管理必須嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》《機關檔案管理規定》《干部人事檔案工作條例》等法律法規，根據學校自身的情況，對檔案的歸檔、保存、查詢、借閱等流程和環節進行詳細的制度要求。特別是在檔案信息化建設的過程中，更要嚴格按照相關的管理制度進行。

3.集中管理，分級負責

學校的檔案應集中放在檔案部門加以管理，在檔案部門中應按照大類區分為不同的科室，如科技檔案科、人事檔案科、綜合科等，明確檔案管理人員的崗位職責，實行專人專項負責，實現檔案的集中管理和分級負責制，切實將檔案的相關信息內容保護好、保存好。

4.標準規范，真實準確

檔案管理的流程和環節要遵循標準規范的原則。要求檔案管理人員切實按照相關的法律法規和學校的規章制度進行檔案的歸檔、立卷、保存等，按照不同的科目進行編碼，記錄，尤其是在紙質檔案數字化以及電子檔案立卷歸檔過程中，更要注重檔案備考表和電腦記錄的準確性、真實性，以便日后方便查找。

5.利用方便，安全保密

檔案信息化建設的最終目的是為了能夠給用戶提供更好的體驗，帶來更大的方便，因此，檔案信息化建設過程中應對檔案的開發利用的便捷性予以重點考慮，并在保證檔案內容安全的前提下實現檔案的開放性。同時，對于涉密檔案要嚴格管理，利用信息技術手段對涉密檔案實行必要的保護。

四、學校檔案管理信息化建設路徑探索

1.建立現代化的檔案信息管理體系

（1）加強檔案信息化建設的總體規劃

檔案信息化建設是促進學校科學決策、提高管理水平的必要條件，也是維護個人利益、學校利益、社會公共利益的重要工作。思想觀念是行動的指南。推進檔案信息化建設，首先就要從建立現代檔案信息化管理理念入手，抓住網絡信息大發展的歷史機遇，以現代化的管理思維和信息化的管理手段來指導檔案管理工作。在此基礎上，學校要重視檔案信息化建設，將這項任務列為學校的戰略目標之一，納入學校的“十四五”規劃，從根本上改變檔案“說起來重要、做起來不重要”的境況，為檔案信息化建設奠定堅實的基礎。

（2）加強檔案信息資源的共享平臺建設

學校的檔案管理系統建設應與時俱進，在學校網絡工作平臺建設的基礎上構建專門的檔案信息資源共享平臺，提高檔案管理的信息化、網絡化發展。與此同時，深入挖掘檔案信息的內在價值，并加以開發利用，提高檔案資源的利用率和管理效率。學校還可以依據自身的特色和優勢開發檔案微信小程序或微信公眾號，推送檔案管理的最新消息，提供網上查閱或網約服務，增強檔案信息資源的共享性和利用率。此外，還可以為不同類型的檔案配備二維碼作為識別標志，使用者只需要“掃一掃”就可以通過智能手機查閱到此類檔案的目錄內容，節約查找檔案的時間。

（3）加強信息化檔案管理的制度建設

檔案管理，制度先行。檔案信息化建設需要學校根據檔案部門的特點專門針對檔案信息化的相關內容訂立制度，將檔案信息化的內容、流程、載體等以制度的形式規定下來，并要求檔案管理人員和師生員工遵守。同時，要實行紙質檔案與電子檔案的“雙軌制”管理模式，進一步加快檔案數字化進度，同時對歷史悠久的紙質檔案進行妥善保存。

2.增強檔案信息化管理的專業化程度

（1）加強檔案管理人員的專業化

檔案信息化建設進程中人的作用很重要。加快檔案信息化建設必須要加強檔案管理人員的專業化程度。一是可以通過招聘具有檔案專業背景并具有一定的技術能力的人員充實到檔案管理隊伍中來;二是可以通過定期的培訓來增強現有檔案人員的管理能力和專業素質。同時，還要發揮全校教職工的力量，在全校范圍內選聘兼職的檔案管理人員，負責對各類檔案按照統一要求進行收集、歸檔。

（2）加強檔案管理信息化設備的專業化

信息化建設的基礎是先進的設備。學校應利用檔案信息化建設專項資金加強檔案部門的設備更新，并進行定期維護，保證檔案管理所需要的設備，如電腦、打印機、掃描儀、傳真等基礎性設備的順暢運行。同時，針對部分特殊檔案和紙質檔案，要增設視頻監控系統、門禁系統、防火防水防盜系統等，加強對檔案保存地點的網絡監控。

（3）加強檔案管理信息化的安全建設

網絡信息時代，病毒的傳播是致命的。檔案信息共享平臺的建設過程中要安裝好防火墻和殺毒軟件，并留有備份，確保檔案信息的絕對安全。同時，對于涉密檔案，檔案管理部門要重點保護，特別是在檔案數字化后，必須要按照檔案管理制度的要求進行涉密保護，可以設置專人驗證二維碼來實現對涉密檔案的查閱控制。

3.提升檔案管理信息化建設的服務能力

（1）構建學習型檔案管理團隊

對檔案進行信息化建設，首先要了解信息化管理的優點和管理手段，并在實際工作中通過不斷的學習加強信息化建設的能力，為廣大師生員工提供更好的服務。一是要建立學習意識，不僅要對檔案管理方面的政策進行學習，還要對信息技術手段進行學習，掌握更為先進的信息技術能力服務于檔案管理。二是要持續開展與檔案管理相關的信息技術學習，為檔案信息的數字化、檔案網站的建設和數字檔案館的建設奠定技術基礎和人員基礎。三是要堅持良好的學習態度，面對越來越先進的技術手段，檔案管理人員應時刻保持謙虛好學的態度，從學習中總結經驗，并應用于實踐，通過不斷的追蹤、反饋、調試獲取最優的技術能力。

（2）促進各部門之間的緊密聯系

學校的各個部門都會源源不斷地產生新的檔案，每年檔案部門都會集中在一個時間段內根據各部門的工作情況提出歸檔要求。因此，檔案部門要維持與各部門之間的和諧關系，相互支持。檔案部門是為學校師生員工提供服務的，所以要經常聽取意見和建議，注重師生員工的反饋，提升服務質量和滿意度。此外，通過檔案管理，各部門之間可以互通有無，提升檔案利用效率的基礎上，增強學校事業發展的向心力和凝聚力。

五、結束語

學校的檔案管理信息化構建是一個龐大的系統工程，不是一蹴而就的，而是一個循序漸進的發展過程。提升檔案管理的科學化水平需要現代化信息技術的輔助，需要具有信息技術的人員進行管理，而檔案信息化建設的過程則需要學校對檔案管理工作予以足夠的重視，將檔案工作納入整體規劃，與其他業務工作同步部署、同步實施、同步發展。通過建立智慧檔案管理信息共享平臺，加強檔案信息化的制度建設和安全建設、提升檔案管理人員的信息技術和專業化水平等手段增強檔案信息化建設的服務能力，促進各部門之間的溝通聯系，在進一步提升檔案管理安全水平和信息化能力的基礎上為學校檔案事業的科學化發展助力。

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（作者單位：中山市第一中學）