基于大數據的醫院電子檔案資料管理方法

詹金容

摘 要：隨著科學技術的不斷發展和計算機技術的迅猛進步，信息技術在各行各業中的應用不斷深化，極大地提升了社會生產力，減少了人力資源的投入，提高了生產效益。對于醫院系統來說，為了滿足大量患者的需求，在大數據條件下進行醫院電子檔案的應用與整改，對于醫院的可持續發展具有至關重要的作用。本文主要針對基于大數據的醫院電子檔案資料管理方法進行探究。

關鍵詞：大數據;醫院電子檔案;資料管理

作為醫院日常管理活動的關鍵環節，醫院檔案管理效率以及管理質量直接關系醫院各項業務的進展情況。因此，必須要加強對醫院檔案管理工作的重視，明確醫院檔案管理的有效方法，規范醫院檔案管理的流程。隨著大數據環境的逐漸形成，醫院電子檔案資料數量越來越多，對電子檔案管理也提出了新的要求。傳統的紙制檔案管理方式已經無法滿足當前電子檔案管理的需要，在基礎設施、人員技術等方面還存在諸多問題，所以工作人員需要加強對大數據背景下醫院電子檔案資料管理方法的探究，明確電子檔案管理的要點及管理的方式。

一、醫院電子檔案的重要性

1.為臨床提供幫助

醫院電子檔案管理系統包含病患特征、信息變化、基本信息、醫療費用信息以及臨床治療信息等各式各樣的與臨床醫療相關的一切信息資料，將大數據技術引入到電子檔案系統管理過程中不僅可以全面分析這些臨床醫療信息，而且還可以為醫護人員醫療方案的制定提供針對性的建議和意見，解決原有臨床治療過程中存在的不科學的行為和不合理的現象，減輕患者的經濟負擔，減少治療的成本投入，提高醫院整體醫療水平。結合大數據技術，可以建立起醫院電子檔案的數據共享平臺，相關人員可以借助數據共享平臺進行病人基本資料的高效準確地查找，從而能夠系統地掌握患者的既往病歷、過敏史、產生的醫療費用、用藥劑量以及治療方法，可以即時監控用藥和治療的過程，發現在這個過程中可能存在的問題采取針對性的解決方案保證治療的效果以及治療的有效性，提高患者的治愈率和滿意度，減少患者的住院時間。對于轉院的患者也可以利用數據共享平臺進行患者病例的交接，從而能夠使得醫生更加方便的查看患者的所有信息，減少轉院信息交接過程中的遺漏現象以及流程繁瑣問題。醫生還可以借助大數據平臺對臨床中出現的罕見病例進行相關資料的查閱，綜合分析各種治療方法，選取最佳的治療方案，明確罕見疾病的治療突破口，從而能夠為疾病的緩解和治療提供有效幫助。總而言之，醫院檔案是醫院在大數據時代不斷優化自身建設過程中不可或缺的部分。醫院檔案是實施健康戰略、深化醫療改革的組成部分，是推動全民醫療、健康醫療的基礎保障。由此可見，大數據技術在醫院電子檔案資料管理過程中的有效應用能夠為臨床提供重要的輔助幫助。

2.提高醫院管理水平

在電子檔案資料管理過程中應用大數據技術能夠顯著提升醫院的整體管理水平，在大數據和云計算的環境背景之下，通過合理的分析電子檔案可以及時得到醫院日常運營以及醫療服務各方面的資料信息，幫助醫院準確分析管理過程中存在的問題和薄弱環節，為醫院制定行之有效的管理策略和管理方法，為醫護工作的順利開展創造良好的醫療環境。同時，大數據技術的應用還可以幫助醫院的各個部門和科室制定合理科學的管理方案，提供針對性的醫療診療服務策略，推進醫院的可持續發展，為醫院的戰略發展提供有效的數據支持。

3.提高醫療業務能力

將大數據技術應用于醫院電子檔案管理過程中，還可以保證醫院內部各項醫療事件信息獲得的準確性和及時性，為治療方案的優化和升級創造好的條件，從而能夠提高醫院系統的醫療業務能力。電子檔案管理系統經由大數據技術改進和升級之后，可以正確地評估各類藥品的臨床使用效果，加快藥品研發和開發的過程，減少藥品研發的經濟投入，降低藥品使用過程中的風險，提高藥品應用質量和應用價值。另外，大數據技術在醫院電子檔案管理過程中的有效應用還可以全面反饋醫院個性化診療服務的時效性和科學性，提高患者的滿意度和治愈率。

二、醫院電子檔案資料管理辦法

1.科學的管理辦法

科學系統的管理機制和管理方法是大數據時代醫院電子檔案資料能夠有效管理的前提，因此，需要結合醫院的實際工作要點及醫療需求建立起科學系統的管理方案以及管理策略，為電子檔案管理秩序地有效推進創造良好的制度環境，使得各項管理工作能夠規范化、有序化地實施。首先，需要建立起明晰的權責制度，加強檔案生產部門之間的交流和溝通，明確各部門對于檔案管理的職責和任務。在部門中分解整體責任目標，然后再具體分配到崗位中，一旦出現電子檔案管理問題，需要及時責任到人，追究相關人員的責任，督促相關人員的工作，保證醫院電子檔案的管理效率和管理水平。

2.電子與紙質檔案并存

從當前絕大多數醫院檔案管理工作來看，普遍重視紙質檔案的管理而忽略了對電子檔案的管理。對于當前醫療信息迅猛增長的醫療環境，必須要加強對電子檔案管理工作的重視，應用電子檔案管理手段加強資料的整合和應用，并建立起相應的醫院信息分析模型，利用大數據智能平臺自動化和智能化的分析和處理這些模型，從而能夠及時發現檔案管理過程中的安全隱患，保證電子檔案管理質量和服務管理平臺的健康發展，使得資源具有安全性、共享性和開放性的特征。電子檔案與紙質檔案并存的醫院檔案管理方式必然是醫院未來的發展方向，也會作為一種長期存在的模式，綜合把控醫院的生產經營活動，為醫院的持續穩定發展提供有效的數據支持。

3.電子檔案的備份

電子檔案的丟失會造成資源信息的嚴重損失，影響醫院的正常穩定運行，所以，相關人員還需要加強對大數據背景下做好醫院電子檔案的備份工作。結合醫院產生的醫療資料進行合理的備份，保證醫院電子檔案資料的完整性和安全性，減少人為或者失誤所造成的電子檔案資料的損失。

三、大數據時代醫院檔案管理面對的問題

1.檔案管理人員專業性不足

現階段很多醫院沒有引進專業的數值化數據管理人才，只強調醫療衛生方面的人才選拔而忽視了檔案數據管理方面的人才選拔，相關的從業人員只具備基礎的管理能力，而對于問題發生的解決能力，精細化管控能力往往有很多不足，所以往往出現檔案管理人員只能夠按部就班的對數據進行整理歸檔，不能對數據進行系統的科學布局和整體數據分析，降低了檔案資料的利用價值，不能準確的對當前醫療發展工作進行有效的評估，從而為醫院未來的擴展方向提出意見，協助管理層做出決策，影響了醫院的未來發展。同時醫院數據檔案由于涉及到患者的年齡、家庭住址、病歷，屬于高度隱私性資料，這就要求檔案管理人員要有良好的職業素質與過硬的專業能力，確保資料的嚴密性，避免數據的泄露。

2.數據資料共享性不足

醫院是醫療、教學、行政、科學研究等各個區塊有機結合的整體，是獲得最新調查結果的首要現場，是各個研究機構以及政府部門獲取相關資料的重要場所。而隨著互聯網的不斷發展，醫院必須提高其資源的共享性，現階段很多醫院存在的問題是缺少文件信息檢索平臺，從而導致對外數據共享性低，很多醫院醫療資料體量龐大，但分享性低，信息檢索不便，導致信息利用效率很低，這對醫院的未來發展，特別是教學方面以及科研方面影響更為嚴重。

3.缺乏檔案管理意識

醫院信息資料不能只局限于醫療科研以及教學方面，還應該加強檔案管理的意識，而當前很多醫院的檔案管理制度方面存在欠缺，《檔案法》中關于檔案工作應當做到“統一領導，分級管理”的方法，而多數醫院將檔案管理分散于各個科室，沒有統一的領導管理體制。并且現階段很多醫院在檔案管理方面沒有統一的制度規章以及管理標準，不能對檔案進行全流程的詳細記錄，這樣很容易導致檔案數據節點丟失，也為日后可能進行的檔案溯源帶來困難，不利于醫院的未來發展。

四、改進意見以及完善管理辦法

1.完善信息分享功能

目前醫院為了節省人力資源，數據采取外包的管理模式，這樣會對醫院的核心競爭力造成影響，因此醫院要進行有針對性地深化改革，提高自身信息分享能力。醫院應當在數據安全地前提下，有選擇性地開放數據端口，提供開發環境，向外租賃信息云平臺，建設檔案數據共享平臺;增加信息數據管理方面的資源投入，購買或者組織相關專業人員開發數據處理系統，實現數據的在線處理，為后續的數據分享提供基礎;建設提供數據庫，收集社會醫療衛生數據提高自己的創新能力與科研水平。

2.完善檔案管理制度

完善醫院內部檔案管理制度，從當前醫院電子檔案管理情況來看，缺乏有效的管理制度是造成管理問題頻發的最主要原因，所以必須要加強對電子檔案管理工作的重視，按照“統一領導，分級管理”的原則制定完善檔案管理制度，將現階段分散的檔案管理模式統一起來，并細化下級分散管理方法，形成科學高校的管理體系，在檔案記錄方面做到精細化、全流程，明確電子檔案管理的方法以及管理的要點，協調好各個管理部門之間的責任，完成醫院電子檔案管理工作的目標。

3.加快檔案信息化進程

醫院檔案的管理對醫療決策以及醫院協同管理有重大影響。加快檔案信息化，建設醫院檔案庫，實現檔案與實際的同步更新。建立網絡檔案管理平臺，實現數據的檢索功能以及提高數據的利用效率。充分利用網絡手段，在保護數據的安全的前提下實現數據的遠程取用以及數據交互功能，推動醫聯體建設。增加相關資源投入，對數據儲存以及數據管理相關軟硬件實時更新維護，確保數據的完整與安全。

4.安全問題的防范

安全問題一直以來是制約著大數據在醫院電子檔案資料管理工作有效推進的重要因素，也是當前信息時代的關鍵問題。作為一個信息量很大的地方，醫院的電子檔案管理必須要重視其安全性和隱私性，避免在電子檔案管理過程中泄露隱私信息，做好檔案備份管理以及電子檔案的保密管理，一旦出現電子檔案丟失的情況需要及時做到補救。同時，還需要加強對醫院電子檔案管理系統的網絡安全防護工作，避免病毒侵入和黑客入侵，并建立起防御系統，由管理人員定期檢查網絡情況，及時發現攻擊行為，采取合理的措施進行解決，避免數據傳輸的過程中遭到破壞，提高網絡系統安全性和可靠性。

5.加強基礎設施與人才隊伍建設

優化醫院的電子檔案管理需要結合大數據技術的實際特點，不斷升級電子檔案管理機制，加強信息基礎設施以及人才隊伍的建設。信息化涉及到復雜的系統工程，存在很多技術問題，例如網絡、計算機硬件、信息發布與規范、數據處理以及信息安全等。在信息化背景下，加強醫院檔案管理離不開專業的人才支持以及完善的基礎設施建設。因此，醫院在開展電子檔案資料管理的過程中，需要不斷加強對檔案信息化建設所需要的軟件、硬件投入力度。其次，醫院還需要加強計算機人才隊伍建設和檔案管理信息化人才隊伍建設，相關檔案管理人員需要具備較強的計算機信息化基礎知識，同時還需要具有專業的檔案管理知識，從而能夠更好的為電子檔案資料管理服務。醫院還需要加強對相關人才的培訓工作，不斷提高檔案管理人員的技能水平和專業知識，積極引入專業高水平的計算機專業人才和檔案管理人才，全面提升醫院電子檔案資料管理的質量和效率。另外，醫院還應該不斷完善人才隊伍的制度建設，加強績效考核與薪酬獎勵的合理化分配。

6.檔案系統維護工作

資料庫建筑標準應符合檔案保管的要求，提高檔案管理處的轉移性，檔案保管處嚴謹存放其他物品以及設施，確保檔案庫的純凈性。提高檔案庫的安全等級，嚴防人為破壞，以及火災、水災或者認為造成的破壞、污損。加強檔案庫的安全設施，安置除濕器，加濕器，溫度計，火災警報，滅火器等裝置，做好全面的安全管理工作。嚴格規定檔案的查詢流程，對于有關患者隱私的資料應設置高度的查閱權限。同時嚴格管理檔案庫的出入記錄，非專職管理人員嚴禁隨意出入。做好檔案的日常維護工作，保證檔案的安全與嚴密。

五、結語

綜上所述，檔案是醫院信息資源的重要組成部分。隨著醫療行業大數據的不斷發展，檔案的形式和類型變得越來越多樣化，并且它們正從單一的醫療紙質文件逐漸轉變為圖像、文檔、報告、MRI圖像、CT等，讓傳統的文件管理模式變得復雜化。這就要求醫院檔案管理必須快馬加鞭，不斷改進和創新管理方法，以適應大數據時代醫療行業對數字化和高效率的要求。醫院檔案和數據的管理應適應新一輪醫療改革的要求，以醫院建設、發展以及中心任務為內容，在管理不同類型檔案時，要不斷加強醫院檔案和數據管理的標準化。在抓好中心工作的同時，建立完善的檔案系統、數據系統，更好地支持醫院的臨床科研工作，提高醫院檔案管理的應用功能。基于大數據的醫院電子檔案資料管理方法地有效實施能夠顯著提高醫院的管理水平和業務能力，促進醫院臨床治療活動地有序開展。在具體的電子檔案資料管理過程中，需要注意科學管理方法的應用以及安全問題的防范，采取電子檔案備份和紙質檔案共存的方式，提高電子檔案管理效率和管理質量，結合當前工作情況加強基礎設施與人才隊伍建設從多方面保證醫院檔案工作的有序進行，充分發揮醫院電子檔案資料管理的優勢和價值，加強醫院電子檔案資料管理，不斷強化醫院檔案資料管理的規范化，形成全面的系統的檔案資料體系，更好地服務于醫院的教學、科研工作，為臨床醫療提供更加可靠地幫助，為醫院未來的發展以及進步提供保障。

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（作者單位：桂林市中醫醫院）