大數據背景下人事檔案管理的思考

安娜

【摘? 要】大數據下人事檔案管理就是通過將信息技術與人事部門的檔案資源的有效結合，通過大數據的有效手段，對內部檔案資源進行整合，實現有效保護檔案管理，提高人事部門日常的辦事效率，促使工作人員提高管理效率。

【關鍵詞】大數據;人事檔案管理;數字化

引言

隨著近年來高職院校的快速發(fā)展，在各方面都進步較大，師資力量不斷地完備和充足，學校的招生規(guī)模也在逐漸的擴大，人員的流動異常頻繁。在高職院校的老師，一邊要學習進修，一邊工作，所以學校的人事檔案經常變動，加上隨著信息技術的不斷發(fā)展，對于學校的人事檔案的管理提出了新的挑戰(zhàn)，高校迫切需要通過信息技術的結合，將人事檔案進行大數據化管理，建立人事信息管理系統(tǒng)，實現人事信息系統(tǒng)數據的搜集和登記，為高校的人事檔案管理提供充足的條件，服務于高校的長遠發(fā)展。

1.人事檔案管理系統(tǒng)的建設思路

一是由于檔案管理中存在信息孤島的問題，所以當下最需要考慮的是集成問題，要從實際的需求出發(fā)，從電子文件在系統(tǒng)中形成和歸檔，不斷地進行整理和規(guī)劃，形成電子化的檔案信息管理，通過對各個環(huán)節(jié)進行集成系統(tǒng)的應用，實現信息的數據化管理，在管理的過程中注意規(guī)范化。

二是人事檔案管理的核心任務是檔案業(yè)務，檔案管理工作人員是管理檔案的主體，這是需要時刻牢記的，而在檔案進行信息管理之后，受益者則是全體員工，他們是信息資源的享用者，能夠第一時間感受到信息力量的強大。通過大數據技術的手段，來實現對檔案系統(tǒng)的合理規(guī)劃和使用，能夠進一步建設更好的業(yè)務系統(tǒng)，提升信息建設中的服務意識。

三是應該牢固掌握人事管理過程的流程，充分認識到檔案發(fā)展建設的重要性，企業(yè)內部的需求是推動信息資源進行管理的動力，通過對檔案的儲備、管理到訪問都要經過嚴密的審批，環(huán)節(jié)流程的變化、檔案管理的業(yè)務系統(tǒng)建設、信息內容之間的交互，對于不同階段的信息管理具有不同的要求，這就需要相關工作人員要增強自身的專業(yè)素質，借鑒同行信息管理的成果經驗，加以改造，調動符合自身發(fā)展的要素，滿足學校發(fā)展的要求。

四是大數據的應用和發(fā)展是最重要的環(huán)節(jié)，也是最后能夠體現檔案管理效果的實現。這一階段需要對系統(tǒng)軟件進行挑選、購買、調試和使用，加強信息系統(tǒng)的配置使用，對管理工作人員進行合格培訓，使他們了解到具體的操作流程。整個檔案的管理系統(tǒng)由管理工作人員負責，信息技術人員要根據后臺的反饋及時修復，完善措施。

2.業(yè)務流程分析和功能需求調研

（1）業(yè)務流程分析。按照檔案管理業(yè)務流程和信息傳遞的方式可劃分為以下幾個階段：

第一階段：信息的數字化，這方面主要涵蓋了兩方面的內容，第一是現有館藏的檔案信息化的處理，包括檔案的整理、掃描和圖文信息的錄入;第二方面包括現有檔案信息的執(zhí)行，主要就是通過辦公自動化，用掃描儀來將檔案形成數字化信息，通過嚴格的規(guī)范和要求將其上傳至系統(tǒng)當中，成為檔案信息。

第二階段：檔案規(guī)范的整合，首先得確定統(tǒng)一的格式規(guī)范，培訓信息管理工作人員的標準化管理要求，各個部門的業(yè)務人員再將信息上傳，將其錄入系統(tǒng)當中。系統(tǒng)自動地將檔案信息進行歸納和保存，能夠方便信息的查詢和統(tǒng)計，形成一個規(guī)范的系統(tǒng)管理。當然，對于一些不合規(guī)范的檔案信息，工作人員要及時地修正和處理。

第三階段：檔案的存儲，指的就是當管理工作人員在對人事檔案進行審核的時候，整理和歸納信息。在保證信息是完好的，沒有任何紕漏的前提條件之下，對信息進行系統(tǒng)的錄入，添加入庫信息，填寫儲存位置和細節(jié)。

第四階段：檔案的管理，檔案的信息管理是一個復雜的系統(tǒng)，主要涉及了檔案的基本內容、修改、借閱、轉檔和銷毀，這些管理業(yè)務可以交叉同時進行，沒有一個標準的流程。對于管理的工作人員來說，操作的檔案信息是統(tǒng)一放在指定的類別的，不同類型的數據信息，它們所構成的內容不同，這就需要管理人員通過利用信息技術的檢索來查找相關檔案信息，完善工作的流程，保證檔案在管理的過程中不出現問題。

第五階段：檔案信息的利用，當檔案利用的操作對象，需要使用相關檔案時，是可以提取出來的。通過對管理人員的申請，調取使用的檔案資源，用完之后再返還。當借閱檔案時，借閱者一定要做好相關信息的登記，以免檔案資源的丟失。通過檔案資源的借閱，能夠方便各個部門的信息共享，檔案信息消除等。

（2）功能需求調研。大數據下的檔案管理，是需要依托電子信息技術的，先進的技術雖然很重要，但是管理的科學化和規(guī)劃才是保證檔案信息管理的重要舉措，除了要清晰地認識到檔案管理的業(yè)務流程之外，還要根據實際的需求，將檔案進行分門別類。對于平臺功能需求，也主要分為了五個部分：

檔案的數字化階段：指的就是檔案信息管理的工作人員，要對檔案進行規(guī)范化的處理，提供簡潔明了的操作界面，方便借閱者瀏覽，呈現清晰的圖文格式。對于一些復雜的操作步驟盡量簡化，能夠方便相關人員進行查閱和瀏覽，詳細記錄操作的流程和功能。

檔案的規(guī)范化整理階段：檔案管理人員需要自動提供檔案信息管理歸類，依靠強大的數據確定信息的整合和融合，提供檔案信息的檢查功能，檔案的管理要發(fā)布公告等等。同時在整理數據檔案時，提高相關工作人員的工作素質和專業(yè)化能力，保證檔案管理過程的完整性和高效性。

檔案的存儲階段：主要是面向檔案管理的工作人員，他們要對檔案信息進行批量審核，優(yōu)化檔案審核的流程，提供方便快捷的查詢功能，保證信息能夠完好無損，儲存在電子信息系統(tǒng)當中。通過在信息的存儲過程中，及時更新信息，完善信息，提高信息的利用效率。

檔案的管理階段：在該階段，對于各類人事檔案的管理，要通過信息技術來進行管理和規(guī)劃，實現信息的高效分享功能。完善檔案信息的借閱記錄和時間的統(tǒng)計，在管理當中，及時地對于為處理的信息進行修正，提高管理的方案和效率，保證管理的科學化。

檔案的利用階段：主要是面向的各個部門的主管和干部，及時發(fā)布檔案管理的信息通知，方便檔案的查看，提供檔案的查詢功能。能夠有效地實現信檔案資源的共享，通過電子信息技術，還可以讓相關人員進行在線閱讀，提升信息的共享效率。

3.大數據背景下人事檔案管理的創(chuàng)新路徑

（1）創(chuàng)新人事檔案管理制度。在企業(yè)的人事檔案管理工作創(chuàng)新的過程中，應當緊跟時代的發(fā)展腳步，創(chuàng)新人事檔案管理制度，徹底轉變傳統(tǒng)的“棄檔不用”的管理現狀，利用客觀性、公正性的人事檔案為人才選拔打下穩(wěn)固基礎。在進行管理的過程中，工作人員應當注重人員職務變動的問題，更加注重人員的考核與歸檔管理情況，為后續(xù)管理工作的順利開展奠定穩(wěn)固基礎。

（2）提升人事檔案管理人員的素質。以高校人事檔案管理工作而言，其自身所具備的主要特征并不讓一些高學歷人才產生興趣，在此情況下就會致使人才相對缺失，且在開展這項工作時，還會存在同一人員身兼數職的問題，導致現階段高校人事檔案管理能力普遍較為不足。為更好的吸引相關人才，還應提高高校人事檔案管理工作的薪資待遇，燃起相關人員的工作積極性與熱情，在最大程度上降低身兼數職現象的出現。

（3）充分運用大數據分析技術。人事檔案管理部門可以利用大數據技術對人事檔案信息進行有效采集與分類，以對人事檔案進行調動與審核時能夠快速提取有用信息;也可以利用大數據技術的分析功能，對人事檔案用戶的行為軌跡進行深入分析，進而判斷人事檔案的真實性等;可以利用云儲存技術對分散性檔案信息進行系統(tǒng)整理，以實現對人事檔案信息的遠程整理與異地查閱。

參考文獻

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