新時(shí)期高校辦公室檔案管理工作的新特點(diǎn)與對(duì)策

藍(lán)小鳳

近年來(lái)，我國(guó)高校教育改革步伐日益加快，但與此同時(shí)也面臨著更多問(wèn)題，在加快教學(xué)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模、提高學(xué)校聲譽(yù)、提升辦學(xué)質(zhì)量等方面任務(wù)艱巨。高校辦公室能夠?yàn)楦咝８黜?xiàng)事業(yè)發(fā)展提供服務(wù)，其運(yùn)動(dòng)效率將直接影響學(xué)校的社會(huì)聲譽(yù)以及各項(xiàng)工作的順利落實(shí)。檔案管理是高校辦公室最重要的工作之一，在新學(xué)期背景下，檔案管理方式也與之前存在較大差異，如何做好這項(xiàng)工作，使其更好的服務(wù)于高校發(fā)展，應(yīng)引起相關(guān)工作人員的高度重視。

一、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代對(duì)于高校辦公室管理工作產(chǎn)生的影響

高校屬于一個(gè)綜合化系統(tǒng)，需要不同部門(mén)之間的相互配合才能良性運(yùn)作，與此同時(shí)，它也是由千千萬(wàn)萬(wàn)的學(xué)生和教師共同構(gòu)成的大家庭，能夠?yàn)榻處煹慕虒W(xué)工作以及學(xué)生學(xué)習(xí)提供服務(wù)。高校的各項(xiàng)工作表面上看比較簡(jiǎn)單，但其實(shí)涵蓋了諸多內(nèi)容，對(duì)于辦公室工作人員的各項(xiàng)能力、素質(zhì)要求較高。特別是檔案管理工作，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，也對(duì)高校的行政管理工作造成了一定沖擊，例如，隨著網(wǎng)絡(luò)辦公軟件的快速普及以及自動(dòng)化辦公理念的逐漸滲透，要求相關(guān)工作人員能夠?qū)σ酝霓k公流程進(jìn)行轉(zhuǎn)變，對(duì)現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行引進(jìn)，在檔案管理工作方面亦是如此，要求高校能夠與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，只有這樣才能更好地適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)。除此之外，為了提高高校辦公室工作效率，還需要對(duì)檔案管理手段進(jìn)行創(chuàng)新，只有這樣才能夠?yàn)闄n案管理工作的有序、健康發(fā)展提供保障。

二、新時(shí)期背景下高校辦公室檔案管理工作特征分析

新時(shí)期背景下，高校辦公室的檔案管理工作與網(wǎng)絡(luò)具有十分密切的關(guān)系，互聯(lián)網(wǎng)的突出特征都能夠在日常的檔案管理工作中進(jìn)行凸顯，以下是對(duì)新時(shí)期背景下高校辦公室檔案管理工作特征的分析：

（一）信息化

隨著信息通信技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在現(xiàn)代社會(huì)生活和生產(chǎn)中的日益普及，也要求高校辦公室檔案管理工作模式不斷創(chuàng)新，其逐漸開(kāi)始向電子化辦公方向發(fā)展，不僅提高了檔案管理工作效率，同時(shí)也對(duì)整個(gè)辦公環(huán)境進(jìn)行了優(yōu)化。高校是對(duì)高素質(zhì)、高水平人才進(jìn)行培養(yǎng)的重要基地，因此，在新形勢(shì)下更應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，具備一定的創(chuàng)新精神和較高的新事物接受能力。近年來(lái)，很多高校都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公，在檔案管理方面，形式和內(nèi)容也更加豐富多樣，檔案信息存儲(chǔ)的信息化、通訊的網(wǎng)絡(luò)化等，都在很大程度上提高了高校辦公室檔案管理工作質(zhì)量，使其不斷朝著信息化方向發(fā)展。

（二）社會(huì)化

高校承擔(dān)著高素質(zhì)人才培養(yǎng)的重任，與社會(huì)必然會(huì)存在很多聯(lián)系，而要想實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，首先就是要敞開(kāi)懷抱接納來(lái)自全國(guó)各地的學(xué)生，在完成教育培訓(xùn)之后，將這些人才輸送到相應(yīng)的企業(yè)或單位，而這也是高校的責(zé)任和使命所在。學(xué)生從入校的那一刻開(kāi)始，高校辦公室就應(yīng)將其受教育情況、科研成果、受獎(jiǎng)勵(lì)情況、學(xué)習(xí)成績(jī)等記錄在到案，最后還要由特定的工作人員對(duì)這些檔案進(jìn)行整理和歸納。通過(guò)這些檔案，能夠?qū)W(xué)生的綜合能力、人品素質(zhì)、學(xué)習(xí)成績(jī)來(lái)進(jìn)行衡量，而這也是其未來(lái)走向社會(huì)工作崗位的重要憑證之一，將直接影響著學(xué)生的健康成長(zhǎng)。高校辦公室在對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行整理時(shí)，通常會(huì)與社會(huì)團(tuán)體、組織機(jī)構(gòu)、個(gè)人等取得外在聯(lián)系，而由此也決定了高校辦公室檔案管理的社會(huì)化特征。

（三）綜合化

對(duì)于高校辦公室來(lái)說(shuō)，除了常規(guī)化的檔案管理工作以外，對(duì)于在教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)當(dāng)中所產(chǎn)生的專(zhuān)業(yè)檔案、科研活動(dòng)中產(chǎn)生的科技檔案、財(cái)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的會(huì)計(jì)檔案以及人力資源管理中產(chǎn)生的人事檔案等，也要進(jìn)行高效綜合管理。進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)化新時(shí)代，紙張不再是檔案的唯一載體，同時(shí)也包括光盤(pán)、磁盤(pán)等，多種形式的檔案也從側(cè)面凸顯了高校檔案管理工作的綜合化特征。

（四）競(jìng)爭(zhēng)化

高校的主要責(zé)任就是培養(yǎng)高素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)能力強(qiáng)的人才，現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展中，人才市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力越來(lái)越大，因此，高校在對(duì)人才進(jìn)行培養(yǎng)的過(guò)程中，必須要向市場(chǎng)需求作為導(dǎo)向，制定出相應(yīng)的人才培養(yǎng)方案。在高校管理活動(dòng)當(dāng)中，與學(xué)生相關(guān)的文書(shū)檔案管理至關(guān)重要，高校在和相關(guān)的用人崗位進(jìn)行互動(dòng)時(shí)，招聘單位首先就是要對(duì)學(xué)生的檔案信息進(jìn)行了解，之后再確定人才是否與用人崗位相匹配，最終決定是否錄用學(xué)生，由此也凸顯了高校辦公室檔案管理的競(jìng)爭(zhēng)化特征。除此之外，高校的技術(shù)發(fā)明、科研產(chǎn)品等也會(huì)成為競(jìng)爭(zhēng)者們所關(guān)注的焦點(diǎn)，因此，對(duì)于高校辦公室的科研檔案來(lái)說(shuō)，其應(yīng)該結(jié)合相關(guān)的市場(chǎng)準(zhǔn)入法則，逐步的加入到市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中，這一般是由高校人才培養(yǎng)目標(biāo)和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制所決定，明確了高校檔案管理的競(jìng)爭(zhēng)化特征，能夠?yàn)楸拘５慕虒W(xué)工作提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

三、新時(shí)期做好高校辦公室檔案管理工作的有效途徑

新時(shí)期背景下，也對(duì)高校辦公室檔案管理工作提出更高要求，相關(guān)工作人員必須要立足于當(dāng)前的社會(huì)環(huán)境，積極應(yīng)對(duì)高校內(nèi)部和外部環(huán)境的變化，從自身做起，不斷提高檔案管理質(zhì)量和水平，使其能夠更加符合現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)

（一）積極轉(zhuǎn)變工作理念

目前，高校的辦公室檔案管理工作逐漸開(kāi)始朝著網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，電子文書(shū)的應(yīng)用越來(lái)越頻繁，檔案信息逐漸實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程傳輸，由此也對(duì)相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)和能力提出更高要求，他們的能力和素養(yǎng)必須要與現(xiàn)代發(fā)展相一致，具備一定的新事物接受能力，熟練掌握自動(dòng)化辦公軟件，從行為到意識(shí)上都要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的新變化，與時(shí)俱進(jìn)，積極轉(zhuǎn)變工作理念。與此同時(shí)，還要對(duì)檔案管理信息化模式進(jìn)行構(gòu)建，建立起具備高校特色的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，從而為高校師生提供更加優(yōu)質(zhì)、全面的服務(wù)。

（二）積極應(yīng)用現(xiàn)代化設(shè)備

新時(shí)期背景下，高校辦公室檔案管理工作，為了更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，還需要對(duì)各種現(xiàn)代化設(shè)備與軟件進(jìn)行應(yīng)用，創(chuàng)建一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化辦公環(huán)境。要想實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，要求高校能夠加大資金投入力度，例如，在對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行采購(gòu)時(shí)，必須要考慮其先進(jìn)性和性能，以此建立起現(xiàn)代化先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，所應(yīng)用的軟件必須要具有規(guī)范化和先進(jìn)化特征，但要注意的是，在對(duì)這些高科技軟件進(jìn)行應(yīng)用時(shí)，一定要注意安全防護(hù)，避免病毒入侵，以此為檔案信息的安全性和完整性提供保。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，本文主要對(duì)新時(shí)期背景下高校辦公室檔案管理工作特征以及相應(yīng)發(fā)展對(duì)策進(jìn)行了研究。總之，高校檔案與高校的健康穩(wěn)定發(fā)展息息相關(guān)，同時(shí)也會(huì)對(duì)學(xué)生的未來(lái)就業(yè)產(chǎn)生直接影響，在此情況下，高校辦公室必須要強(qiáng)化檔案管理，工作創(chuàng)新，積極轉(zhuǎn)變工作理念，使其能夠符合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求，為師生提供更加優(yōu)質(zhì)全面的服務(wù)。（作者單位：廣西科技大學(xué)鹿山學(xué)院）