大數據時代檔案信息化工作研究

王偉華

摘 要本文首先闡釋了大數據時代推進我國檔案信息化工作對于強化服務職能、提升管理水平和繁榮社會文化具有的重要意義，其次分析了大數據在發掘資源價值、細分用戶需求、預測業務走向和優化管理決策等方面具有的積極作用，最后提出通過從征集渠道、提升能力、基礎設施、人才培養和統籌規劃等方面著手，推進我國檔案信息化工作。

關鍵詞大數據 檔案信息化 檔案工作 作用 建議

隨著互聯網、物聯網、云計算等現代信息技術的迅猛發展，信息數據能以更快的速度進行分析、處理和利用，大量關聯的或非關聯的信息數據經過新的數據結構之后，又會不斷涌現出大量的、新的信息數據。因此，在大數據這一時代背景下，檔案部門如何適應新情況，且能夠有所作為，已經成為大家必須面對的一項重要課題。

一、大數據時代推進檔案信息化工作的重要意義

1.檔案信息化實現了工作重點由管理檔案向服務公眾轉變。傳統檔案業務偏重于檔案資料數據的收集和管理，束縛著檔案人員的積極性和主動性。檔案信息化則以檔案利用服務需求為出發點，實現開放管理和信息共享，促使檔案工作人員必須以積極的心態為檔案用戶提供利用服務工作，進一步強化檔案的服務職能。

2.檔案信息化有利于檔案工作轉型升級和提質增效。傳統檔案業務中存在工作環節多、工作效率低等問題。檔案信息化能夠利用信息技術，實行模塊化管理、一站式服務，傳統檔案業務中的一些常規性日常事務通過計算機設備、網絡信息平臺輔助完成處理，檔案工作人員把自己時間、精力主要投入到提高業務素質、優化工作流程、創新工作手段中去，進一步提升管理服務水平。

3.檔案信息化可以促進信息共享和社會文化繁榮。檔案部門是公共社會最大的信息數據收集者和擁有者，檔案信息化能夠幫助檔案部門獲取大量重要的、關鍵性的、有價值的信息，幫助檔案部門履行好自己的職能，為政府機關、社會組織開展相關決策提供依據。同時，檔案信息化在一定程度上也實現了檔案信息數據資源在全社會共享，從而對推進全民素質提升、社會文化繁榮產生極大的推動作用。

二、大數據對于檔案信息化工作的積極作用

1.最大限度地挖掘館藏檔案潛在價值。每一個檔案館都是一個信息數據庫。通過搭建檔案信息大數據平臺，在熟悉全部館藏檔案信息的基礎上，對現有館藏檔案信息進行重新整合，挖掘分析出有價值的信息，構建出新的信息數據庫，編研出新的成果。一方面，為檔案用戶提供了更多的選擇內容;另一方面，也實現了檔案信息資源利用的最大化。

2.科學地細分檔案用戶數據需求。隨著全社會檔案意識的增強，個性化的檔案信息需求成為未來趨勢。檔案部門采用大數據的技術，引入關鍵因素識別不同用戶的信息類型偏好，能夠準確定位服務對象。通過對大量用戶查詢信息的內容、交流的方式和渠道的數據分析，掌握不同用戶群的年齡、性別、學歷、工作、興趣愛好、行為方式等信息特征，可以更好地細分檔案用戶信息需求，有針對性地提供相應的信息內容，從而更好地為檔案用戶服務。

3.更好地預測檔案業務發展趨勢。通過收集和分析檔案信息利用相關因素大數據，檔案部門可以預測相關業務的未來走向。例如，近年來，社會和企業對人才越來越重視，學歷造假問題凸顯，過去高校檔案館中很少問津的學生錄取名冊、學籍表、成績單、畢業生登記表等學生檔案的認證查詢率越來越高。通過關注檔案利用率發生的變化，高校檔案館要建立起完善的學生學籍信息數據庫，并做好這些檔案的數字化和信息化工作，以待用戶查詢利用。

4.優化檔案項目管理決策。隨著檔案信息化水平的提升，大數據會運用到檔案項目管理中，樹立起“服務網絡化思維、信息化思維、技術性思維和資源共享性思維”[1]38-39，為檔案事業發展提供科學決策。例如，檔案部門通過大數據技術去追蹤、搜集各類檔案查詢量與不同類型用戶信息之間的關聯性，了解不同檔案用戶需求格局和不同類型檔案利用頻度，確定各類檔案數據庫的建設規劃順序。同時，檔案部門還可以通過引入項目運行數據、安全管理數據等相關性因素，建立風險控制模型，做到對項目風險的早期識別、早期干預，從而降低或控制項目決策風險的發生。

三、大數據時代推進檔案信息化工作的幾點建議

大數據時代，在檔案信息化工作實踐過程中，各檔案部門要善于借鑒相關行業或相關部門的先進經驗，創新管理體制、機制、方法和手段，促進檔案信息化工作的有序進行，走出一條適合本單位的檔案信息化工作新路子。

1.進一步拓展檔案信息的征集渠道。在大數據時代背景下，多樣性、大量性、快速性、高價值、低密度性的信息數據既對檔案信息化工作帶來了新的機遇，同時也帶來了新的挑戰。由于信息數據的來源、格式、存儲等不同，呈現出的信息數據形式各樣、不盡相同。檔案信息數據管理部門可以進一步拓展信息數據的征集渠道和范圍，如辦公郵箱網絡信息、傳統平面媒體信息、微博微信等新媒體信息等，并把收集的相關信息結合起來進行處理使用。要加強檔案信息管理部門之間的協同創新管理，進一步拓展部門間的信息共享范圍;要發揮現有檔案信息的最大價值，盤活現有信息資源，讓信息的價值空間盡可能得到拓展;要打破檔案信息壁壘，使各信息部門之間做到互通有無，相互融合，形成新的信息生態環境。

2.提升信息數據的處理能力和水平。我們知道，每一個部門日常業務工作中都會產生大量信息數據，但是具有保存價值的信息數據可能連10%也不到。“以視頻為例，連續不間斷監控過程中，可能有用的數據僅僅有一兩秒。”[2]74-75我們要想在很短的時間內將這些價值分析和挖掘出來，無異于“沙里淘金”和“大海撈針”。檔案信息元數據從產生以后，經過了征集、整理、鑒定、編研、利用乃至保管的全過程，業務流程較多，工作量也非常巨大。因此，掌握和運用大數據處理技術，從海量檔案信息數據中分析出有價值的信息數據，將會逐漸成為所有工作中的重中之重。要進一步增強信息數據處理的時效性。目前，在反恐應急、搶險救災等突發事件處理中，對信息數據實時、快速處理的要求極高，對事發現場的信息數據必須快速、準確分析，否則現場指揮人員將很難做出科學決策。同樣，各級檔案信息管理部門要加快館藏內容擴容速度，提高對信息數據的分析處理速度和實效，更好地適應用戶需求。

3.重視信息數據技術的運用和設備的更新換代。沒有信息化基礎設施，信息化就無從談起。目前，各種現代辦公設備、移動設備等產生、存儲的大量數據，可達到PB級別，甚至可達EB、ZB級別。這種海量數據的大數據特征對檔案部門的數據收集、數據存儲和數據分析提出了更高的要求。同時，按照大數據的特點，將來檔案信息數據唯有存放于特有的云存儲部門，才能實現成本便宜和管理方便。要重視加強網絡管理利用服務平臺建設，利用現代網絡和信息技術，做好網上征集、電子著錄、查詢一體化服務。要建立智能搜索引擎和個性化的推薦系統，多形式開辟網上遠程服務渠道和交流溝通平臺。要根據社會和形勢發展需要，進一步開放檔案信息數據范圍，更大范圍地實現檔案信息數據共享利用，為社會大眾提供更多層面的具體數據。檔案管理部門還要積極爭取上級領導和部門在資金與制度政策上的支持，加大本單位在通訊網絡、服務器、防火墻和相關服務設備的人、財、物的投入力度，提升檔案信息化基礎建設水平。

4.著力培養熟悉檔案業務信息數據管理和技術的專門人才。弗雷斯特研究公司副總裁兼首席分析師Brian Hopkins說，大數據的分析和應用需要業務分析人員、數據整合專家以及業務部門走到一起，開展通力合作[3]20。在信息數據時代，信息數據管理人員既要具有大數據時代的思維和意識，同時還要在具體檔案業務實踐中，能夠學會從以定性分析為主逐漸過渡到以定量分析為主，或以定量分析和定性分析相結合的方向轉變，能夠善于從大量蕪雜的信息數據中分析挖掘出具有整體性、相關聯的共性特征的有價值的信息數據。信息數據管理人員還要重視對現代信息技術的運用，能夠熟練應用互聯網、移動網絡、云計算、移動智能終端和現代信息技術設備，滿足檔案信息化建設工作的技術需求。各級各類檔案部門將會結合本單位檔案專業人才知識結構，針對自己的業務需求，在大數據處理上對檔案專業人才的能力和素質要求的側重點也不盡相同，有的關注檔案數據資源庫的建設能力;有的強調檔案數據綜合分析能力;有的重視檔案數據編研開發能力;有的要求熟悉信息平臺管理經驗;有些還要求懂得互聯網用戶心理學，等等。因此，各級各類檔案部門要結合部門人才素質實際，采取送出去和請進來的方式，培養業務素質較高的檔案信息數據管理和技術專門人才隊伍。

5.加強統籌規劃部門檔案信息化建設工作。中國工程院副院長干勇委員講道：全國性大數據平臺的建立，將直接使創新活動減少成本，少走彎路，縮短研發周期，促進科研人員迅速取得一些創新成果[4]8。要規劃全國性或區域性檔案資源云服務，實現全國或區域內檔案條目的集中與共享，實現查重檔案的存放與共享[5]34。檔案部門在檔案信息化建設工作中，首先必須考慮到此項工作的計劃性和前瞻性，對現有的信息化工作進行合理統籌，確保檔案信息化建設與其他各項工作信息化建設的平衡、協調關系。要正視檔案信息化建設過程中出現的問題，及時調整工作思路和方法，對檔案信息化建設決策進行必要的、實時的評估、修改和補充，以適應時代的發展變化。要建立與檔案信息化建設相適應的機構設置，實現各項工作的專業化、精細化。在檔案信息化建設中應建立起多部門協作機制，落實層級責任分工。要按照信息數據的征集、存儲、管理、分析、利用的業務流程設置相應機構，各機構之間應各司其職，合理、有效地分析和輸送檔案信息數據，確保輸出的檔案信息數據的科學性、精確性，進一步提高檔案利用者的決策科學化與管理精細化的水平。