檔案信息化管理研究

王曉華

摘 要在信息化成為時代主流的今天，檔案信息化管理工作已經(jīng)成為檔案管理工作的一個主要發(fā)展方向。本文首先分析了檔案信息化管理的重要性和必要性;其次分析了目前檔案信息化管理中面臨的諸多困難和問題，通過綜合研究和分析，給出了推進檔案信息化管理的手段和方法，旨在為檔案信息化管理的快速推進提供有效參考。

關鍵詞檔案管理 信息化 問題 策略

檔案對于企業(yè)、事業(yè)、高校以及普通百姓來說都是非常重要的，隨著信息技術的迅猛發(fā)展以及我國企事業(yè)單位改革的不斷深入，對檔案管理工作也不斷提出了新的、更高的要求[1]。

目前，絕大多數(shù)的企業(yè)和事業(yè)單位的檔案種類和數(shù)量較多，保存時間很長，管理難度增大，這就要求檔案管理人員順應時代發(fā)展，學習現(xiàn)代化的檔案管理方法，發(fā)掘檔案管理手段，提高檔案管理水平，在數(shù)字化和信息化的今天，合理利用電子信息技術，以科學手段，建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案信息的準確性、完整性和安全性，滿足各類檔案用戶的需求，從而優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，提升電子檔案的應用水平，更好地滿足企事業(yè)單位需求。

信息化時代下，檔案管理模式面臨嚴峻挑戰(zhàn)的同時，也迎來了一系列重大機遇。為了順應時代發(fā)展的潮流，要加快檔案管理信息化建設的步伐，才能促進行業(yè)整體的進步與發(fā)展。

一、檔案信息化管理

1.檔案信息化管理能很好地提高檔案管理的服務質量。傳統(tǒng)的檔案管理方法主要通過對紙質文件以手工方式進行檔案的收集、整理、保管、編研等。因為存儲量大、信息分散復雜，管理人員對歸檔的文件進行信息的提煉和綜合編研處理很困難，并且檔案的質量受人為因素影響較大，長時間保存易出錯。另外，在調用檔案時，手續(xù)繁雜，效率較低。然而，信息技術的快速發(fā)展為提高檔案管理水平、創(chuàng)新服務方法提供了有力的技術保證。目前，可以利用互聯(lián)網(wǎng)平臺拓展數(shù)據(jù)來源，及時采集準確的信息，極大地提高了信息收集效率，同時還能縮短檔案歸檔流程，通過對各種信息的分類與整理，建立起對應的數(shù)據(jù)庫，可以為后續(xù)快速準確查閱，提高工作效率。此外，還能提高信息處理質量，通過對檔案的查閱和校對，刪除一些無用信息，補充新信息，確保檔案資料的完整性、有效性和準確性[2]。

2.檔案管理的信息化能促進檔案管理的標準化建設。首先要健全檔案行政管理體系，并進行有目標、有針對性的管理，進行統(tǒng)一規(guī)劃、監(jiān)督和指導，優(yōu)化實體管理機構，促進檔案管理信息化、標準化。其次要培養(yǎng)高端的檔案管理技術人才，保證檔案數(shù)據(jù)資源的安全性和可靠性，保障管理工作有序實施。最后要加強與網(wǎng)絡服務商和社會的緊密合作，保證網(wǎng)絡平臺的高級別安全性，提升檔案信息的收集質量，發(fā)現(xiàn)更多有價值的資料，充分滿足檔案利用者的多種需求。

二、檔案信息化建設中面臨的問題

現(xiàn)階段，檔案信息化管理還存在諸多問題，主要表現(xiàn)在檔案管理機制明顯落后、檔案管理觀念陳舊、檔案管理信息化重視不足、缺乏創(chuàng)新思想、基礎設施薄弱等方面[3]。

1.檔案管理制度不健全。在檔案信息化管理過程中，必須要積極加強對檔案管理制度的規(guī)范，以制度為引領，不斷提高檔案管理水平。但目前有的企業(yè)、事業(yè)單位檔案信息化建設還處于起步階段，信息化檔案的收集、整理規(guī)范還不夠明確，導致各種檔案信息資源混亂，不利于檔案信息資源的利用。

2.對檔案的信息化管理重視不足。有些檔案管理人員工作思想和方式上還延續(xù)傳統(tǒng)的模式，這種滯后的檔案管理模式嚴重制約著企事業(yè)單位的發(fā)展和檔案價值的發(fā)揮。為保證檔案管理工作與時俱進，相關領導和檔案管理人員必須在思想上引起重視，加快轉變思想觀念。檔案管理工作要和其他工作一起發(fā)展、策劃和實施，還要增強每個人的思想觀念，做好宣傳工作，讓他們都真正看到檔案管理工作的重要性。

3.創(chuàng)新思想不足。為提高檔案管理工作水平，還需積極采用先進的技術手段，不斷地進行創(chuàng)新。要結合計算機技術、網(wǎng)絡技術、數(shù)字化技術以及大數(shù)據(jù)等技術，讓數(shù)字檔案得到動態(tài)管理與維護。相關部門要結合檔案工作特點，盡快研發(fā)和采購與之對應的管理系統(tǒng)，將檔案管理工作者從繁雜的工作中解放出來，促進檔案工作電子化與數(shù)字化發(fā)展。

4.信息化管理的基礎設施薄弱。檔案信息化管理模式的落實需要信息化基礎設施的配備做基礎，例如，用于檔案管理的計算機、打印機、網(wǎng)絡平臺建設、信息處理系統(tǒng)的建設等，同時也需要加強對信息化管理技術的培訓和對信息化人才的培養(yǎng)。只有軟硬件設備兼具，才能有效促進信息化檔案管理的發(fā)展。

三、推進檔案信息化管理的策略分析

信息化管理體現(xiàn)了企事業(yè)單位管理工作的與時俱進，單位是信息技術的體驗者和受益者，信息化管理會極大提升社會運行效率。在大數(shù)據(jù)背景下，要運用大數(shù)據(jù)等各種現(xiàn)代技術、現(xiàn)代化管理手段，實現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化、自動化發(fā)展，促進檔案服務遠程化發(fā)展，主要可以從以下幾方面著手[4]。

1.改進管理方法，創(chuàng)新服務體系。信息化時代的檔案管理方法應該更趨向于自動化、智能化、現(xiàn)代化，檔案管理人員要緊跟時代發(fā)展潮流，提升自身文化水平，轉變管理思想，在繼承傳統(tǒng)檔案管理模式優(yōu)點的基礎上，研究新形式的檔案管理模式，利用先進技術，轉變方式方法，高效完成檔案管理工作。其次，要充分利用檔案數(shù)據(jù)，創(chuàng)新服務機制，提高服務標準，改變服務方式，全方位完善服務體系，在保證重要信息安全的前提下擴大檔案的公開性，及時更新檔案信息，拓展服務途徑，使社會和利用者能更方便、快捷、安全地利用檔案資源，獲得更多有用的信息，從而提高檔案信息服務效率[3]。

2.整合數(shù)據(jù)，提高檔案的利用率。首先，要大力推進檔案管理的電子化進程，促使相關部門加快數(shù)據(jù)信息的存儲和收集進程，力爭將紙質資料轉變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，全面發(fā)展原生電子文件，保證電子檔案真實性、準確性、安全性。其次，要以信息化為目標進行改革，加大對檔案管理工作的投入，加強不同檔案管理部門的合作與聯(lián)系，優(yōu)化資源類型，加強檔案管理的自動化，增強檔案的流動性和開放性，發(fā)揮凝聚效應，使檔案應用范圍更廣，可查閱數(shù)據(jù)更多。

3.增強檔案管理安全保障制度。首先，要制定十分周密的保護方案，健全安全保障體系。可聘用專業(yè)的網(wǎng)絡安全維護人員，檢測排查檔案管理網(wǎng)絡運行平臺的安全漏洞，定期升級檔案管理各類軟件，及時維護檔案管理系統(tǒng)。其次，要改善檔案保護條件，增強各級別檔案安全建設，保證網(wǎng)絡安全設備質量，按檔案內(nèi)容設立保密級別，避免或減少重要信息在網(wǎng)絡上的流傳，備份重要數(shù)據(jù)信息。最后，要成立檔案安全管理部門，加強人員管理，提高檔案人員法律意識、網(wǎng)絡安全意識，落實安全責任[5-6]。

綜上所述，檔案信息化管理是大勢所趨，是能夠提升檔案管理質量的重要手段。與此同時，檔案信息化管理也是一項系統(tǒng)化的工程，作為檔案管理人員，應該清醒地認識到當前檔案信息化管理中存在的主要問題，并結合當前科學技術手段找出解決問題的方法，同時輔以完善的管理體系，才能使檔案管理工作更加規(guī)范化，提高檔案管理的工作效率，保證檔案管理工作順應時代發(fā)展的要求。