網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理探討

【摘 要】近年來，由于網(wǎng)絡(luò)時(shí)代來臨及信息技術(shù)的快速發(fā)展，使檔案管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)基本實(shí)現(xiàn)融入網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的目標(biāo)，逐漸演變發(fā)展形成數(shù)字化、信息化及網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用平臺(tái)，極大程度上提高檔案管理的業(yè)務(wù)水平，得到社會(huì)大眾的普遍關(guān)注及支持。職業(yè)教育作為教育體系的主要組成部分，其檔案管理工作成效直接決定教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)日常運(yùn)營。因此，本文以網(wǎng)絡(luò)時(shí)代職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理為切入點(diǎn)，分析其現(xiàn)存問題，進(jìn)一步提出具體的管理措施，旨在全面提高職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理工作的效率及質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò)時(shí)代;職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu);檔案管理

進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代以來，職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的檔案管理工作模式呈現(xiàn)出邏輯管理形態(tài)的特點(diǎn)，促使檔案由有形向無形、由傳統(tǒng)實(shí)體形態(tài)向信息數(shù)據(jù)、由人工管理向計(jì)算機(jī)統(tǒng)籌管理轉(zhuǎn)變，而職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的檔案部門早已成為各種信息數(shù)據(jù)匯聚及發(fā)散的中心。信息化檔案管理所牽涉的技術(shù)手段相對復(fù)雜，包括信息隱藏技術(shù)、影像壓縮技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)、海量存儲(chǔ)技術(shù)及模式識(shí)別技術(shù)等，往往被視為輔助檔案管理工作開展的工具[1]。同時(shí)，現(xiàn)代技術(shù)的強(qiáng)勢介入不止極大程度上提高檔案管理的成效，更埋下信息安全風(fēng)險(xiǎn)及隱患，勢必需要革新現(xiàn)有的職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理模式。鑒于此，本文針對“網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理”進(jìn)行分析研究具有重要的價(jià)值意義。

1.網(wǎng)絡(luò)時(shí)代職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理的要求分析

1.1觀念意識(shí)科學(xué)

近幾年來職業(yè)教育深受社會(huì)大眾的關(guān)注，其教育水平日趨成熟，明確要求相關(guān)職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理部門轉(zhuǎn)變自身工作意識(shí)及工作理念，主動(dòng)迎合職業(yè)教育的發(fā)展潮流及方向。由于檔案管理的主體對象逐漸向數(shù)字集成化方向轉(zhuǎn)變，不再局限于傳統(tǒng)實(shí)體，促使其管理方法及保管設(shè)施均發(fā)生翻天覆地的變化，換而言之計(jì)算機(jī)技術(shù)所支撐的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)早已成為常態(tài)。總而言之，職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)勢必需要改變工作人員原有的觀念及意識(shí)，從根源上認(rèn)識(shí)到開展檔案管理的必要性及重要性。

1.2制度建設(shè)規(guī)范

職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)不同于普通高等院校，其檔案管理機(jī)制存在著明顯的差異性，例如：以普通高等院校為例，所實(shí)施的檔案管理機(jī)制多為國家統(tǒng)一的制度體系，強(qiáng)調(diào)貫徹落實(shí)及嚴(yán)格執(zhí)行;職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)受自身教育主體對象、發(fā)展目標(biāo)及經(jīng)營方式差異性的影響，難以“全盤接收”國家統(tǒng)一的檔案管理機(jī)制及管理體系[2]。由此可見，相關(guān)職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)勢必需要立足于自身實(shí)際情況及發(fā)展特點(diǎn)，始終遵循有序規(guī)范的工作原則，擬定健全且不脫離實(shí)際的檔案管理機(jī)制及業(yè)務(wù)操作規(guī)范。

1.3資源配置集成

以往檔案管理主體對象多為紙質(zhì)載體，始終實(shí)行“年代-機(jī)構(gòu)-問題”的實(shí)體檔案組織管理模式，以至于檔案信息內(nèi)容呈現(xiàn)出點(diǎn)狀分散的狀態(tài)，無法提高其支撐檢索的查詢效率，勢必需要投入大量的人力物理。受網(wǎng)絡(luò)時(shí)代來臨的影響，促使檔案管理模式逐漸向數(shù)字化及信息化方向轉(zhuǎn)變，即以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)統(tǒng)籌規(guī)劃為前提，經(jīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)化的檔案信息呈現(xiàn)出邏輯連接的狀態(tài)，具有互動(dòng)性強(qiáng)及查找迅速等鮮明特點(diǎn)[3]。總而言之，職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)充分發(fā)揮信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，系統(tǒng)劃分檔案類型，形成集成化的檔案資源配置體系。

2.網(wǎng)絡(luò)時(shí)代職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理的現(xiàn)狀概述

近年來，受社會(huì)檔案意識(shí)逐漸增強(qiáng)的影響，檔案管理水平得到大幅度提升，極大程度上健全及完善現(xiàn)有的檔案管理工作模式。從本質(zhì)角度來看，職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)屬于社會(huì)新興業(yè)態(tài)，其成長經(jīng)歷相對短暫且實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)積累不夠充分，自身規(guī)模相對較小且區(qū)位難以集中，一旦管理工作不到位則直接影響檔案管理工作的總體成效，引發(fā)“上檔提級(jí)”等障礙及問題。同時(shí)，部分職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)自身對于檔案管理工作的重視程度有待提升，其管理意識(shí)過于薄弱，以至于檔案管理機(jī)制建設(shè)缺乏及物資投入不足的問題頻頻發(fā)生。此外，從目前來看，職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理人員素養(yǎng)水平還有待提高，尤其是在信息處理能力方面，有必要掌握與時(shí)俱進(jìn)的信息技術(shù)，能夠利用信息技術(shù)對現(xiàn)代電子檔案信息資源進(jìn)行合理分析、處理，并實(shí)現(xiàn)高效共享利用，以此使機(jī)構(gòu)檔案信息資源的價(jià)值得到最大化發(fā)揮。

3.網(wǎng)絡(luò)時(shí)代職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理的措施分析

檔案管理以提供查詢及利用服務(wù)為核心目標(biāo)，而職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)勢必需要強(qiáng)化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)流程的管理力度，優(yōu)化管理措施。具體說來，其管理措施如下：

3.1擴(kuò)大宣傳力度

職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理工作人員自身管理意識(shí)薄弱的原因相對復(fù)雜，與宣傳教育力度不足間存在著密切聯(lián)系，尤其是檔案管理人員自身對于檔案價(jià)值的認(rèn)知過于模糊，尚未從根源上認(rèn)識(shí)到開展檔案管理工作的重要性。因此在實(shí)際管理的過程中，相關(guān)職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)加大對于檔案管理的重視程度，適當(dāng)擴(kuò)大其宣傳力度，定期或不定期組織檔案管理相關(guān)宣傳教育活動(dòng)，樹立工作人員正確的檔案保管意識(shí)，改變檔案管理模式原有“輕利用、重管理”的錯(cuò)誤理念，主動(dòng)迎合網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展潮流，面向知識(shí)經(jīng)濟(jì)的主要戰(zhàn)場，為促進(jìn)我國職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理水平進(jìn)步提供強(qiáng)有力的支持。

3.2運(yùn)用信息技術(shù)

在實(shí)際管理的過程中，相關(guān)職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)緊跟網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展潮流，不得停留于人工管理模式的階段，打破原有檔案管理模式服務(wù)被動(dòng)及方法滯后的局限及桎梏，適當(dāng)擴(kuò)大人力物力財(cái)力的投入量，靈活運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，引進(jìn)及健全各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施，有助于形成極具區(qū)域特色的數(shù)字化職業(yè)教育檔案管理系統(tǒng)[4]。同時(shí)，以系統(tǒng)建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施及信息技術(shù)為依托，持續(xù)優(yōu)化現(xiàn)有的職業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理模式，側(cè)重于提升其管理水平，充分發(fā)揮檔案資源的應(yīng)用優(yōu)勢，進(jìn)一步提高職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案的利用率，對于保證職業(yè)教育機(jī)構(gòu)檔案管理工作有序進(jìn)行具有顯著價(jià)值作用。

3.3增強(qiáng)隊(duì)伍素質(zhì)

進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代以來，現(xiàn)代化信息技術(shù)的介入明確要求相關(guān)職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理人員不斷提升自身綜合素質(zhì)水平，除掌握檔案專業(yè)理論知識(shí)外，兼顧教育教學(xué)管理知識(shí)及技術(shù)設(shè)施應(yīng)用能力，盡量挑選復(fù)合型人才[5]。由此可見，相關(guān)職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)側(cè)重于充實(shí)檔案管理人才隊(duì)伍，以提高其專業(yè)技能為核心目標(biāo)，擴(kuò)大其職業(yè)素養(yǎng)的培育力度，不斷增強(qiáng)其檔案業(yè)務(wù)管理技能及水平。同時(shí)，結(jié)合職業(yè)教育培訓(xùn)行業(yè)的特殊性，大力推行人員集約化管理模式，例如：實(shí)施小型、靈活多樣及在線的“見縫插針”式業(yè)務(wù)培訓(xùn)提高機(jī)制，充分利用可見間隙時(shí)間，根據(jù)階段性職業(yè)教育的培訓(xùn)重點(diǎn)，明確規(guī)范檔案材料收集整理及歸檔立卷等業(yè)務(wù)流程，進(jìn)一步促進(jìn)機(jī)構(gòu)檔案管理工作效率及質(zhì)量的提升。

4.結(jié)語

通過本文探究，認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的快速發(fā)展，大大增加職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的檔案管理工作難度。因此，相關(guān)職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)需立足于網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的特殊性，緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，高度重視檔案管理工作，全面分析檔案管理現(xiàn)存問題產(chǎn)生的原因，充分發(fā)揮職業(yè)教育“查缺補(bǔ)漏”的作用，增強(qiáng)職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的決策能力，保證決策的科學(xué)性及合理性，進(jìn)一步革新現(xiàn)有的職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理模式，全面提高機(jī)構(gòu)檔案管理的質(zhì)量效益。

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作者簡介：

莊健敏，江門，1978年8月，漢族，初級(jí)，研究方向：檔案管理。

（作者單位：江門市建設(shè)培訓(xùn)中心）