檔案管理現代化過程中存在的問題與策略

葛強

【摘 要】隨著現代產業經濟的快速發展，產業發展的管理模式發生轉變。事業單位需要重視檔案操作規范的落實，依據檔案管理的操作方式，分析如何促進事業單位工作的順利實施，加強工作效率水平的實施，有效的節約資源配置，提升經濟價值和經濟效益。本文將針對事業單位的檔案管理進行研究，分析其實際管理中存在的問題，結合相關要素要求，提出符合企業發展管理實施策略的規范操作方式，提出符合事業單位檔案規范化管理的對策辦法。

【關鍵詞】檔案管理;現代化;問題優化

前言

檔案管理現代化的發展能夠促進各行各業的提高，進一步發揮出各類資料以及信息的價值，因此檔案管理現代化是社會發展的必然趨勢。但是現階段檔案管理現代化在發展的過程中，由于發展的時間還過短，相關的理論以及體系并未完善，使得實際的檔案管理工作經常出現問題。

一、檔案管理現代化的重要意義

1.檔案管理現代化可以拓展檔案工作的服務鄰域

在這個時代中，要想將信息的資源最大限度地開發出來，就需要提高對資源管理、開發與利用的技能與技巧。因此檔案管理現代化能夠優化對儲存信息的手段，進一步提高信息開發的基礎背景;其次檔案管理的現代化能夠讓檔案信息的使用更加廣泛。并且在檔案現代化的管理過程中，還能夠強化信息之間的交流與共享，開拓對信息資源的使用與利用的空間，甚至還可以幫助信息的服務性質由封閉轉為開放，提高信息服務領域的層次使其能夠面向社會。

2.檔案管理現代化是社會發展的必然趨勢

隨著社會的現代化建設，經濟、文化、教育以及科技等方面的發展都受到了影響。因此檔案管理也會更加地現代化，并且可以認為這是社會現代化推動了檔案管理的進步。其次，檔案管理現代化的發展趨勢也是促進社會現代化建設的基礎。

二、檔案管理現代化的體現

1.管理的標準化

檔案管理的現代化實現基礎就是檔案管理的標準化。由于檔案管理的現代化是建立在先進的技術與儀器設備上的，若是沒有規范標準的管理，就會使現代化的檔案管理變成空談。其次，由于信息時代的影響，對于檔案信息的管理沒有規范，從而使得信息在共享與交流時的秩序紊亂，因此現代化的檔案管理就需要使用統一的管理規范，進一步保證信息進行交換、傳遞以及共享時的穩定性。

2.資源信息化

自從21世紀以來，我國各行各業的發展重心都趨向于信息化，因此可以認為信息化是推動我國建設的重要環節，也是進一步提高我國國民經濟發展的重要方向。對于檔案管理現代化而言，信息化也就是其主要體現。其次，信息化的檔案管理能夠在管理的過程中利用信息技術將檔案管理的領域進行創新，進一步建立起標準化、規范化的管理體系，建設扎實的檔案管理基礎平臺，從而強化對檔案信息的配置、開發與利用，并且可以實現檔案信息資源共享化。

三、檔案管理現代化過程中出現的問題

1.檔案管理的人員配置能力不足

事業單位檔案管理是一項內容具體、繁瑣、工作多，容易出錯的工作，如果不夠細心細致，檔案管理中就會出錯。如果專業技術水平不足，可能就會導致實際操作規范管理不當。一些事業單位的檔案管理人員是由基層人員兼職負責，而基層人員對于檔案管理的知識少，對于整體素質人士不足，者極大的影響事業單位檔案管理的規范性和專業性，導致檔案管理的綜合質量水平不足，效率低。

2.管理的科技含量較低

在傳統的檔案信息管理的過程中，對于檔案的收集、整理以及儲存的技術都過于落后，無法滿足新時代對檔案管理的需求。雖然在后續逐漸將一些高科技術融入到檔案管理過程中，但是由于科技的含量還過低，使得一些檔案管理的任務還無法全面達到現代化。例如在編制檔案管理系統的時候，雖然有使用信息技術進行編制，但是卻無法實現全面的自動化編制，依舊是人工輸入檔案的信息從而生成管理系統。這樣一來，既沒有簡化管理系統的編制工作，還使編制工作更加復雜，難以發揮出科技在檔案管理現代化建設過程中的價值。

3.檔案管理制度不健全

檔案管理的效果受到監督力度的影響，但是現階段在許多檔案管理的部門中，許多人都忽視了這項工作的重要性，從而放松了對檔案管理的監管，使得相關的監督管理制度不健全。其次，由于檔案管理的監督制度不健全，無法符合檔案管理的變動，因此無法規范各項工作內容，使得規范化以及標準化的檔案管理難以進行，所以在進行檔案管理的過程中經常出現差錯，使得檔案管理現代化的發展受到了阻礙。

四、檔案管理現代化過程中發展對策分析

1.擴充檔案管理的綜合實力

事業單位檔案規范化管理實施中，需要重視檔案硬件綜合實力的提升，這是保證檔案質量管理的基礎。傳統的檔案管理一般是采用庫房倉儲方式，將各類紙質資料分門別類地劃分，制定目標，避免損壞和丟失。隨著信息產業技術的快速發展，需要重視信息檔案綜合建設管理水平的提升，優化檔案管理的建設條件，結合檔案規范化管理實施標準，確定存儲管理的基本要求，制定檔案管理的數據信息終端數字平臺。

2.提升檔案管理的重視程度

進行檔案管理是能夠保證檔案信息順利獲取的重要方式，同時也是整合保管信息數據的重要方法。在信息技術時代，對檔案進行管理能夠得到的價值更加地顯著，因此各行各業都要重視檔案管理，提高檔案管理的工作效率以及地位，促進檔案管理的現代化發展。因此在實際的管理工作中，應該參考國際中先進的管理方法，學會高效的管理技術，招納高素質的管理人才，提高檔案管理的專業化水平，為現代化的管理建設打下基礎。

3.構建完善的檔案管理措施

完善的檔案管理措施能夠規范檔案管理工作，是檔案管理現代化建設的重要環節。其次，健全管理制度還可以減少檔案管理出現差池的頻率，提高管理的效率。但是在構建完善的管理制度時還需要注意以下幾點：首先應該保證管理制度建立的科學性以及合理性，不會違反國家的相關條例規定，明確檔案管理的實踐應用價值;其次，還應該讓管理制度具有一定的雙向性以及約束性，使得檔案管理工作更加規范化、標準化。

結束語：

綜上所述，事業單位檔案規范化管理操作中，受傳統檔案管理模式的影響，檔案管理制度水平不合理，操作技術應用不到位，專業技術人才配置不全。以科學化的檔案管理為基礎要求，實施全方位的管理效率水平的實施，明確事業單位的特殊經營管理屬性，在國家政策指導戰略方針下，重視提升事業單位的綜合化發展管理建設，明確利益和需求，提升制度建設規范操作標準，引進先進的信息化技術操作模式。從制度規范、技術優化、人員配置、互聯網平臺建設等思路入手，實施對事業單位檔案規范化管理的全面價值提升。

參考文獻：

[1]袁長輝.檔案管理現代化過程中存在的問題和改進措施[J].辦公室業務，2019（23）：41-42.

[2]滕延祥.檔案管理現代化過程中存在的問題和改進方案簡析[J].蘭臺內外，2019（26）：27-28.

（作者單位：鄆城縣供電公司）