高校檔案網絡管理系統安全及應急方案研究

饒繼紅

摘 要：高校檔案網絡管理系統的建設對促進數字化校園建設，提升高校檔案管理效率有著非常重要的作用。在高校檔案網絡管理系統下，不僅可以為高校提供便捷的檔案信息管理支持，還可以加強高校教育、科研和管理信息的收集、整理和分析工作，從而為高校做出正確發展決策提供充足的信息支持。因此，高校檔案網絡管理系統被廣泛應用到了檔案管理中。但同時，高校檔案網絡管理系統也存著一些信息安全問題，例如安全管理機制建設不完善、安全風險防范意識不強等從而導致信息安全問題發生。就此，本文就高校檔案網絡管理系統具體安全管理措施以及應急方案做了詳細探討，希望可以為高校提供切實可行的檔案網絡管理經驗。

關鍵詞：高校檔案;網絡管理系統;信息保密;應急方案

隨著互聯網技術、云計算技術的不斷發展和深入應用，高校檔案管理也朝著數字化、信息化以及智能化方向發展。通過有效應用信息電子技術，為構建起檔案網絡管理系統提供了極大支持。同時，在大數據背景下，高校檔案網絡安全管理要求也不斷提升，因此開展高校檔案網絡管理系統安全及應急方案研究有著一定的現實意義。

一、高校電子檔案網絡安全管理的重要意義

1.在我國高等教育院校中，電子檔案的主要內容有以下四方面共同構成：一是高校歷屆學生成績及學籍檔案，包括學生往年學籍記錄、日常考試成績、在校期間所接受的獎勵和懲罰記錄。嚴格來說，高校學生的電子檔案包含著非常私密、大量的個人信息，除了相關教師可以查看外，任何非學生直屬教職人員都沒有權利查看學生的個人檔案信息，且沒有任何人有權利更改檔案信息;二是高校教職人員人事檔案信息，包括教職人員受教育背景、畢業院校、職業履歷、在職期間所獲得的獎勵的懲罰記錄等。此類檔案信息對于高校教育組織機構來說有著非常重要的作用，這也是高校教育組織的一種人力結構體現。同時，高校教師人事檔案也是保障自身穩定發展的關鍵，因此加強教師人事檔案的加密和管理也就成為了高校檔案網絡安全管理的重點;三是高校教職員工及學生歷屆科研成果檔案資料。這類檔案信息是高校重要教育和經濟資產，充分體現著高校長久以來投資教育的回報;四是教學及實踐活動檔案資料。這類檔案資料詳細記錄了所有教學活動相關事宜，其教育內容和意義可以為后續各類教學活動的開展提供有效的經驗借鑒。

2.高校檔案是高校文化傳承與發展的重要載體，每一所高校成立之初必有相關檔案記錄，作為高校辦學過程中的第一手的歷史檔案資料記錄，隨著高校不斷的完善與發展，相伴而生的是檔案的不斷增加與積累，檔案資料也是是學校發展歷程的重要基礎傳承。并且所有的記錄在線的檔案不僅是學校活動的產物，而且可以為全校師生所利用，進行查閱調檔咨詢。高校檔案也是每一所高校歷史的積淀，是寶貴的文化財富，對于文化記憶與傳承有深遠的意義。檔案文化作為一種記憶文化與存史文化，對保護高校的文化特性意義重大。1992年，聯合國教科文組織發起了世界記憶工程，關注的是文獻遺產，其中就包括珍貴檔案。這不僅體現了檔案是文化記憶與傳承的重要載體，還對于各類高等院校有著極其重要的啟發意義。

3.高校檔案是高校文化記憶與傳承的助推劑。高校檔案完整記錄了每個高校的發展變遷，涵蓋了高校教學、科研等方方面面， 高校檔案是一個巨大的數據資料信息庫及數據資料資源庫。檔案不僅是高校文化記憶與傳承的重要載體與媒介，以原生態的方式記錄歷史、傳承文化。而且，在對高校檔案進行充分挖掘和研究的基礎之上，利用檔案所承載的史實，對檔案進行有針對性的深度開發利用、編研修志，可以形成文字、圖片、口述、聲像等多種形式的編研成果。這些高校檔案的編研成果 不僅使得高校文化的內涵更加豐富，也是高校文化精華之所在，而且為高校文化記憶與傳承添磚加瓦，推動了其創新、發展與升華。

二、高校檔案網絡管理存在的安全問題

1.檔案安全管理意識薄弱

高校檔案管理信息化建設過程中，管理方面存在漏洞也是較為常見的問題之一。首先，高校對于檔案管理信息化建設工作沒有制定出合理且具有前瞻性的規劃， 也沒有進行構建建設管理組織，在這種情況下，高校檔案管理運行建設的項目自然而然也就缺少技術能力、資金水平、政策等多方面的支持。其次，高校在檔案信息化建設與管理的過程中，還存在著盲目建設等問題，具體而言在檔案信息化建設過程中不重視投入產出比，在籌備過程中購置了大量的高新技術設備，這也就造成了不必要的浪費。最后，高校檔案信息流通方面的問題也一直是信息化管理過程中的問題之一，例如，各類檔案信息不夠平衡、檔案信息加工不夠及時、檔案信息數據應用不夠合理等多方面。

在高校檔案網絡管理中，一些檔案管理人員由于自身安全管理意識較低、網絡安全防護技術低等因素，很容易出現無意識侵權或檔案資料丟失等問題。此外，很多高校檔案網絡管理人員職業道德和計算機水平參差不齊，他們想要開展檔案網絡安全管理工作，但也因為不良操作導致電子檔案信息損壞，從而造成較大的檔案信息安全風險。

2.安全技術應用不夠成熟

高校檔案信息化管理過程中，管理技術不夠先進也是較為顯著的問題之一。在構建檔案信息網絡體系、明 確相關技術標準以及構建網絡軟硬件環境時明顯缺少對信息技術的判斷能力，在選用相關系統的時候，管理工作人員也缺少前瞻性，沒有對信息技術發展軌跡展開合理的預見，這也就無法保障信息網絡系統在今后工作中的應用，檔案管理工作可持續發展性無從談起。

傳統高校檔案管理工作方式經常會面臨著數據信息量較少、數據信息收集不全面等特征。在大數據時代背景之下，數據信息豐富，來源多樣，信息傳輸實效性也 較強，能夠有效滿足高校對于各種信息數據的需求。從檔案網絡管理技術上分析，高校檔案網絡管理還存在安全技術應用不全面、不成熟等。一方面，信息技術包括電子檔案信息的整理、數據庫構建、信息錄入、修改、排序、統計等內容，若出現以上信息安全問題，則會影響整個檔案網絡管理系統的穩定性，這就使得檔案信息在使用過程中出現數據丟失或存儲失敗問題;另一方面，從高校檔案網絡管理系統中互聯網技術層面分析，在互聯網技術支持下可以實現對檔案系統遠程操作管理和控制。但實際上，進行遠程管控也容易出現一些安全風險。例如傳輸協議不安全，使得信息收到劫持;外通道不穩定，導致檔案信息使用過程中受到黑客入侵。因此，從目前來看，我國高校檔案網絡管理系統相關安全技術仍然不夠成熟、完善，這無疑會威脅到檔案信息安全。

3.法律制度建設相對滯后

我國檔案網絡安全管理目前主要依據《計算機信息網絡國際聯網保密管理規定》以及《計算機安全保護條例》等法律制度開展的。但是，現有法律制度無論從內容還是制度建設上都相對滯后，完善度和約束力較低，尤其是針對一些檔案電子信息安全管理細節內容上討論非常少。現有法律制度雖然在一定層面上可以作為一些電子檔案侵權行為的處理依據，但要是從檔案網絡安全問題、檔案信息整體管理保護訴求等方面存在明顯不足。尤其在如今信息技術、計算機技術飛速發展的背景下，高校檔案網絡安全管理面臨著更為研究的問題，這逐漸凸顯出了相關法律制度的嚴重滯后性，若法律制度無法與時俱進，加以優化和完善，那么就會阻礙著高校檔案網絡安全管理系統的有效建設與發展。

管理制度體系不夠完善也是信息化管理過程中存在 的問題之一。檔案管理制度體系不完善，促使電子檔案 收集、歸檔、整理、存儲與利用等一系列工作不夠規范。為此，高校檔案管理過程中，一定要積極構建電子 文件歸檔管理制度、移交制度、維護制度，電子檔案利 用、鑒定、保密等制度。除此之外，在高校檔案信息化 管理過程中，因為各方面原因這一項工作也尚未有效落 實下去，檔案管理信息化工作沒有及時納入到單位規章 制度以及工作流程之中。

三、高校檔案網絡安全管理的有效策略分析

1.加強高校檔案網絡安全管理人員的安全服務意識和水平

一是要求檔案管理人員要具備專業、良好的工作意識，在始終保持工作積極性和熱情的同時，提高檔案管理人員的信息安全保密意識，這對降低內部人員因素引發的信息泄露風險有著一定的作用。二是要求檔案網絡管理人員不斷提高自身的專業能力，并在實際管理工作中做到“一專多能”，使其在復雜冗多的檔案信息中準確查找到安全問題，從而提高檔案網絡安全管理水平。

2.建立健全檔案網絡管理制度，提高檔案信息系統安全水平

首先，高校檔案網絡管理部門及負責人員可以依托目前已有的檔案信息資源，從而不斷完善檔案網絡管理標準、規范，使得日常檔案網絡安全管理工作有章可循，做到規范管理;其次，高校要結合自身信息化工作情況，明確檔案網絡管理流程，建立起科學的檔案信息安全管理工作機制;其次，高校可以制定起完善的檔案信息工作制度，明確每個職能部門及管理人員的責任，結合合理的獎懲制度以及考核制度，將檔案網絡管理水平納入到職工年終考核中，在起到監督作用的同時，也能激發管理人員的檔案網絡信息化管理創新意識和創新能力。

3.高校檔案網絡管理系統技術保障方式

（1）主機及客戶機網絡安全保障

在高校檔案網絡管理系統中，操作系統安全作為檔案信息安全最基礎的保障，因此主機和客戶機必須要使用安全性高的操作系統。現如今，在網絡信息攻擊活動的深層次發展下，往往漏洞較多的操作系統更容易受到攻擊。因此，高校在建設檔案網絡安全管理系統時，必須確保客戶和服務器本身的安全、穩定性，同時還需要定期掃描和檢測網絡系統漏洞及檔案網絡管理系統配置情況，及時發現安全隱患，保障檔案網絡安全。其中，防病毒技術作為專用的防病毒軟件，通過不定期頻繁掃描與檢測客戶機與主機上的檔案文件信息，可以及時發現、診斷和消除計算機網絡病毒。此外，除了要加強預防單機病毒外，還需要相關管理人員利用網絡平臺對網絡上所有機器設備進行監控，在掃描客戶機過程中及時排查病毒，從而做出相應的管理和控制。

（2）用戶信息安全保障

在信息安全技術飛速發展的進程中，現代密碼學應運產生，且逐漸成熟和完善起來。如今，現代密碼學不僅應用于信息保密加密上，也可以有效運用于解決信息的可用性、可控性及完整性。可以說，密碼是保證信息安全，解決信息安全問題最有效的技術手段，而密碼技術則是信息安全的關鍵技術。在高校檔案網絡管理系統中，為了防止核心檔案新的泄露，在應用檔案信息安全各類技術和手段過程中，可以重視起密碼技術的應用。例如，可以從以下幾方面對密碼技術進行應用：一是保證用戶密碼強度符合高校核心檔案網絡安全管理等級;二是定期更換和加密核心密碼。總之，現代化密碼技術是高校檔案網絡安全管理非常直觀、可靠且經濟的一種保護手段，可以進一步加強應用。

四、高校檔案網絡安全應急管理在這整個管理系統中起著至關重要的作用

1.高校檔案網絡管理負責者要根據校園實際情況建立起檔案應急管理方案，并定期組織管理人員開展預演和應急培訓，以此提升檔案網絡管理人員的危機處理能力。在檔案安全應急管理過程中，學會優先保護重要的、珍貴的檔案資料，并及時做好備份和異地存儲。另外，優化高校檔案網絡安全管理人力資源安排配置，根據災害具體情況指定給針對性搶救措施，并設立專門的檔案搶救小組，指揮具體的搶救工作，做好損失控制，提高檔案安全性。

2.設置容災備份保障。高校檔案作為非常重要的信息資源，還應滿足在任何不可控環境下，要求檔案信息不丟失的管理原則。因此，除了要保障高校檔案網絡管理系統安全外，還應加強高校檔案容災備份中心的建設。容災備份中心作為高校檔案信息化最后一道防線，應將其與檔案網絡管理系統進行物理隔離。容災備份中心可以采取獨立的網絡安全系統，實施雙機備份，并要求高校檔案網絡管理人員定期將檔案信息采集到容災備份中心中，從而防止檔案丟失和數據損壞等情況發生。

3.在災害發生結束后，高校檔案網絡管理人員要進行復清工作，及時清點檔案資料損失，處理好受災檔案，對可以恢復的數據采取針對性措施恢復。同時，對檔案庫房和設備進行維修和更換，總結發生檔案安全問題的原因，以此確保檔案應急管理工作的有效落實。

4.制定好定期巡查制度。系統的制度可以保障檔案網絡安全管理工作始終如一的貫徹執行。因此，高校為了更好的應對檔案網絡安全風險，可以建立檔案安全管理長效機制，定期對其進行巡檢，確保“萬無一失”。在巡檢工作中，管理人員要對以下即內容進行檢查和管理：檔案網絡硬軟件設施是否出現破損情況、檔案室滅火裝置是否處于有效期、監控設備是否正常運行、檔案室及相關設備周圍環境防盜，防潮和衛生情況等等，及時發現隱患，排除隱患，做好檔案安全管理應急措施。

五、總結

綜上所述，在各項先進技術飛速發展的背景下，檔案信息安全問題受到威脅，影響檔案網絡安全管理多因素也越來越多。因此，高校必須重視起檔案網絡安全管理工作的開展和落實，并從管理人員、網絡管理、管理技術、制度制定等幾方面投入重視和力度，在高校各級領導的支持，檔案管理人員配合下最大限度提高檔案網絡管理安全性，從而為高校的穩健發展奠定堅實的信息資源基礎。

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（作者單位：安康學院）