城建檔案工作創新的若干思考探究

劉蓉

摘 要：新時代下我國經濟發展和建設中，必須要明確城市建設工作的重要性，而在實際的城建工作中，也是需要有充足的文字總結和資料為支持，以此來為城建工作的開展提供保障。因此在新時代環境下，必須要加強城建檔案工作的研究，明確城建檔案工作的關鍵性意義，并對當前城建檔案工作的實際情況進行探究，最后加強對城建檔案工作的創新和優化，由此為我國城市建設工作的開展提供堅實保障。

關鍵詞：城建檔案工作;工作創新;策略

針對實際的城建檔案工作，就是對在城市規劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種載體的文件材料進行收集、保管及利用，對城市建設工作的良好開展有極大意義。當前我國的城市化建設在進一步提升，城建檔案工作也加快了自身步伐，在不斷地創新發展，從最原始的紙質檔案歸檔到紙質、電子檔案雙套制歸檔，再到與互聯網結合的數字檔案歸檔，加上數字檔案館建設，城建檔案管理水平不斷提升。城市建設工作的發展對城建檔案利用服務也提出了更高的新要求，如何才能有效地開展城建檔案工作，并實現增強其利用率的效果，這是新時期下城建工作必須要重視的一點。因此，在實際的城建檔案工作中，必須要加強研究力度，并針對實際工作情況進行分析，再制定完善的創新策略，由此為城市建設工作的有效落實奠定堅實基礎。

一、新時代下城建檔案工作意義分析

針對當前的城建檔案工作來說，屬于城市中城區建設以及改造的關鍵性的依據，該工作對于城市發展是非常關鍵的。城建檔案在實際的城市建設中有非常廣泛的應用和意義，它能夠為建設工程的管理、維修、改建、擴建、恢復等工作提供依據，為規劃審批、工程設計、建設施工、產權糾紛等提供可靠的憑證及依據。它可以作為城市建設歷史考察、總結經驗、技術交流、科學研究的信息資源，還是建設工程質量核查的重要標準，是工程驗收和工程評優的必要條件，是可否決的項目之一。城建檔案也能給城市經濟的建設提供更多依據，因城市建設與改造前是要針對工程的投資以及耗費資源的情況等進行全面分析，在運用科學合理的手段來制定完善的建設方案，而城建檔案信息的準確性和完善性，是保障城市建設質量和效率的關鍵，進而為控制城建資金和工程效率提供保障。

針對實際的城市建設工作，一般會包含很多新城區規劃、舊城區改造在內，例如，在城區改造中，會遇到市民搬遷，在道路拓展時，會有市政工程的建設等，對于這些過程，其城建檔案信息能夠結合各項工作的需求來提供相應的依據。而城建檔案工作是包含特定的建設要求的，其中的管理者必須要以不同的形式在城建資料庫中做好檔案分類工作，由此將其公共效應展示出來，這屬于城建檔案的重要價值。是實際應用城建檔案時，其工作人員必須要加強重視度，將其價值和作用展示出來，由此將其社會服務的價值展示出來。

二、新時期下開展城建檔案工作中的問題表現

針對當前新時期之下，在開展城建檔案工作中會出現很多問題，而下面就針對實際中存在的問題進行全面分析，由此為城建檔案工作的創新和優化提供保障，為我國城市建設工作的開展也奠定堅實基礎。

1.檔案信息欠缺全面性

針對當前新時期下城建檔案工作中存在的內容不夠全面的問題來說，因我國當前城建檔案在利用人次、卷次的效率在不斷的上升，城建檔案也逐漸展示出自身在城市建設中的意義，但在實際工作中，卻會因檔案資料的不健全和部分檔案不能有效利用等因素的影響，這樣會對城建檔案工作效率的提升帶來影響。另外，因城建檔案的種類多樣、形成量大、涉及規劃、建設各個領域，各涉及部門欠缺較高重視度，檔案不能得到全面有效地收集，導致館藏門類單一、結構不均衡，檔案信息不全面等，這些都會對城建檔案工作的開展帶來影響。

2.檔案管理不夠規范，復合型人才缺失

城建檔案管理工作包含了“收、管、用”，在管理過程中，因受到人為因素的影響，各個環節的管理標準存在一定的差異性。針對一些檔案管理的機構中，因檔案整理的標準欠缺統一性，使得檔案信息的錄入存在不規范的問題，甚至對內容的準確性也會帶來影響，難以確保錄入工作的有效開展。這些都將會影響到檔案管理的規范性，難以確保檔案資源發揮自身優勢和作用。

另外，針對當前新時期環境下，城建檔案工作逐漸向信息化工作轉變，檔案管理人員采用傳統的檔案管理模式無法適應新形勢的發展要求，面對“互聯網+政務服務”信息化建設工作時，無法熟練地掌握計算機技術，對于互聯網技術以及大數據技術知之甚少，造成了無法適應當前的工作環境以及要求。

3.信息技術應用的力度有待提升

對于新時代下，城建檔案工作中，應重視信息技術的應用，但我國一些城建檔案機構在實際工作中，未能實現信息技術的全面落實，整體的管理系統也欠缺穩定性，欠缺齊全的配套設備。例如網絡組建不通暢、硬件設備配備不足、資源共享率不高、電子檔案沒有背景信息，不能前端控制、缺乏元數據、檔案信息錄入的不完整、數據安全性等問題，會給檔案收集、查閱、統計分析工作的開展帶來困難，難以確保城建檔案管理工作的有效落實。

4.檔案管理的重視度有待提升

在城市建設中，建設者及部分管理部門對工程檔案關注度較低，往往遇到問題才會想到查詢城建檔案，缺乏重視，也在很大程度上影響了檔案管理工作的效果。另外，部分的城建檔案管理機構中，因未能實現館藏檔案的有效宣傳，導致市民群眾的了解程度欠缺全面性。如果城建檔案的利用率不能進一步提升，也難以確保城市建設工作的有效開展。針對實際調查進行分析，雖然會有工作者到城建檔案館中查閱相應的檔案，可是他們卻未能明確城建檔案館具體情況，忽視了檔案館職責、性質以及具體用途等，這樣對檔案資源的有效利用會帶來一定影響。

5.檔案接收、利用服務模式有待轉變

傳統的城建檔案接收方式較為被動，多為建設單位在建設項目工程竣工后，將工程（紙質、電子、聲像）文件進行整理立卷提交到城建檔案管理機構驗收歸檔。而建設單位普遍存在“重建設，輕檔案”的思想，檔案工作職責劃分不清晰，建設單位重視度不夠，人才流動量大、不穩定、層次不齊等情況，造成檔案收集工作開展滯后，檔案完整性、真實性得不到保障。

目前城建檔案管理機構提供檔案利用的方式也比較單一，多為采用電話咨詢和現場查閱的方式。服務對象需要持本人有效證件及介紹信等相關證明到檔案管理機構現場辦理查檔手續。這樣的服務模式實現不了讓群眾少跑路的目標，也無法適應“互聯網+政務服務”的要求。

三、新時期下對城建檔案工作進行創新的策略

針對當前時代環境下，城建檔案工作的創新思路必須要注重多樣性的原則，并且要從多個角度來創新和優化城建檔案工作形式，由此為城建檔案工作的有效開展提供保障。

1.加強長期宣傳工作的開展

針對當前新時代下，城建檔案工作的創新首要工作，就是要加強長期宣傳工作的開展，其城建檔案工作人員，應先通過普及實際的城建檔案知識，讓更多的人能夠認識到城建檔案工作的關鍵性和意義。對于該工作中，其工作人員可以借助靈活有效地媒體、展板等形式來為群眾介紹城建檔案的概況，將集體的館藏的數量、分類以及對外的服務項目和檔案查閱手續等相關內容進行介紹，使得群眾能夠明確城建檔案館的重要性。另外城建檔案工作者在長期宣傳工作中，也要重視服務模式的創新，要主動的貼近群眾的要求，例如，其檔案管理者可以通過制作相應的《城建檔案館指南》或是相關的檔案知識手冊、利用“6.9”檔案日舉辦城建檔案巡展、創建城建檔案微信公眾號等方式，以此讓更多市民群眾了解到城建檔案工作的重要性，實現全民宣傳工作的開展。而且，城建檔案工作者對于長期宣傳工作中，也要增強城建聲像檔案的編研管理，可以通過制作《城建檔案》宣傳片、《重點工程建設》記錄片、《城市規劃發展》、《城市建設》等影片，努力建立城市的記憶工程，積極挖掘城建檔案優勢以及潛力等，并展示出聲像專業技術的優勢，加深市民群眾對城建檔案的認識，進而為城市建設工作的開展奠定堅實基礎。

2.增強工作人員的綜合素質和能力

在當前環境下，城建檔案工作的創新重點就在于，強化工作人員的綜合素質以及工作水平等。其檔案管理機構在增強工作者素質時，應先樹立以為人民服務的理念來增強創新和優化，真正有效的將城建檔案資源的優勢展示出來。而且在增強工作人員素質時，要加強研究利用者的心理，針對實際情況來優化服務動向，由此滿足各項工作的要求。例如，檔案管理人員必須要針對所有的來訪者進行熱情接待，并保持認真負責的態度，真正為查閱者提供高效便捷的服務。工作人員應努力的完善其內部查檔借閱的制度，要注重查檔記錄的完善，收集相應的利用反饋信息。另外，在檔案管理機構中，隨著檔案信息化工作的開啟，要改變原有的業務人員隊伍專業結構，不僅需要檔案管理專業技術人才、規劃建設專業技術人才，還需要引進計算機、信息化專業技術人才。同時，城建檔案管理機構要適應新形勢發展，重視理論、業務和技能等不同方面的學習，針對不同崗位人員開展相對應的業務培訓，提高檔案人員掌握和運用信息化技術的技能，這樣才能為城建檔案管理工作的有效開展提供保障。

3.對檔案館藏進行豐富和優化

當前環境下，城建檔案工作的創新應確保其檔案館藏的豐富性，并保障其能夠滿足城市規劃、建設工作的要求。而豐富的館藏需要達到面廣量多、質量優化、結構均衡、信息豐富等要求，因此，應根據城市的性質、規模和對檔案利用的需求來確定接收進館的范圍和內容，提高進館檔案的質量。而檔案管理機構在優化自身檔案資料的同時，應增強收集的力度，不斷的豐富其館藏資源。城建館藏檔案是城建檔案工作開展的基礎，也是提供利用的根本出發點。這就要求館藏檔案的多元性，保證具有保存價值的各種載體、各種門類的城建檔案都能進館，而且其儲存信息資源的豐富性，是能確保信息資源有效性的關鍵。因此在檔案管理機構中，必須要注重館藏的方法，通過加大收集渠道以及提升收集的力度，而且也要強化其業務指導效果，杜絕檔案資料重復、散失以及殘缺不全等問題的出現，以此來為城市建設工作提供健全的依據。

4.科學有效地運用信息技術

新時代下，科學技術的快速發展，也為各個行業工作效率和工作質量的提升提供了保障，而對于城建檔案工作的創新，也應重視先進信息技術的運用。城建檔案信息化的建設將以文件生命周期理論為基礎，把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作一個完整過程，實現電子文件的流程管理;并充分考慮文件檔案管理環節、活動內容、介入時間、承擔者及文件檔案管理各環節的相互關系，通過文件管理流程與業務流程的集成，實現電子文件的前端控制，確保采集文件的真實性、完整性。其檔案管理人員可以有效地運用計算機信息技術，構建在線電子檔案接收系統、檔案管理系統平臺，與各部門實現信息共享，與各移交單位實現在線檔案業務指導、在線檔案驗收，做到前端控制，接收原生電子信息，提取精準信息進行統計分析。并且做好檔案異地備份，確保檔案數據安全。這樣將傳統的檔案管理模式轉變為高效快捷的現代化模式，為城建工作的落實提供了有利保障。

5.創新利用服務方式

按照“讓數據多跑路，讓群眾少跑腿”的要求，利用互聯網，通過信息化技術，搭建數字化城建檔案管理服務平臺。讓服務對象可以通過城建檔案管理服務平臺在網上提交申請和上傳有效證件，遠程查閱檔案。也可以通過城建檔案管理服務平臺查看城建檔案業務辦事指南、進行在線業務咨詢、預約現場查檔。

現場查檔除一對一人工服務外，還可以借鑒圖書館自助查詢系統運作方式，結合城建檔案自身特性，實現自動登記功能，查檔人員在進行自助查檔操作前先使用二代身份證在身份證閱讀器上登記個人身份信息，閱讀器識別出正確查檔人員信息后方可進行檔案信息查詢。查詢到結果后，查檔人員可根據預設的權限導出電子文件或直接在配置了打印機的電腦打印電子文件利用，以此來提高辦事效率，落實便民服務。

四、結束語

在城市化發展的過程中，城建檔案為城市的規劃、建設及管理提供重要的參考依據，城建檔案管理工作十分重要。對城建檔案工作進行創新，屬于一項長期的工作，在開展該工作時，必須要明確城建檔案的重要性。在針對管理工作中存在的問題進行分析，結合具體情況制定完善的應對策略。為了提高城建檔案管理工作的效率和質量，更好地發揮出其作用和價值，當前應當加強長期宣傳工作的開展、提高各級部門對城建檔案工作的認知、豐富和優化館藏檔案、積極推進數字化城建檔案管理服務平臺的建設、加強檔案管理隊伍人員建設、創新利用服務方式。以此加強城建檔案工作的創新和優化，為城市化建設工作的開展提供保障的同時，也為我國社會經濟快速發展奠定堅實基礎。

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（作者單位：郴州市城鄉建設檔案館）