淺談干部人事檔案管理工作

賴麗珍

摘 要：人事檔案是將每個人的成長經歷、工作表現等綜合情況等記錄下來，以個人為單位建立卷宗檔案，能夠系統的反映個人成長、經歷情況。目前，常見的人事檔案主要有干部檔案、工人檔案和學生檔案三種。本文將從干部人事檔案著手，結合筆者日常干部人事檔案管理工作情況，主要從干部人事檔案的重要性、日常管理工作中存在問題以及應對措施進行簡要分析。

關鍵詞：干部人事檔案;存在問題 ;應對措施

近幾年我們國家的經濟水平飛速提高，對高精尖干部管理人才的需求也逐漸增大。我們國家對于干部人事素質水平的管理要求也逐漸提高了，傳統的干部人事檔案的管理模式將面臨著更高的挑戰，傳統的干部人事檔案管理工作中的各種問題也逐漸體現。

一、簡述干部人事檔案的重要性

1.每個人的人生履歷都是非常豐富的，同樣的干部人事的檔案也是伴隨著干部的一生，資料多而繁雜，其中主要由履歷材料，自傳材料，鑒定材料、考核材料、考察類目、審計材料，學歷水平、職稱材料，政審材料，黨團材料，獎勵材料，處分材料，工資材料，招錄、任免材料，其他等十大類組成，記載著干部個人發展的點點滴滴，不僅僅是干部個人經歷的見證，也是干部個人的無形資產，其準確程度直接影響了干部個人的工作和生活。

2.干部人事檔案是干部工作的重要組成部分，通過干部人事檔案單位能更深入的了解干部的品德以及干部以往的工作經歷、工作業績等，為干部的提拔任用、職務晉升提供了重要的資料考察依據，也是單位用來選人用人、并且了解干部水平的一個重要渠道，賦予了干部人事檔案生命力，所以干部人事檔案尤為重要。

3.干部人事檔案的精細程度能體現我們國家對動力人才的培養程度。根據相關的資料介紹，可以了解到每一個干部自身專業技能的素質水平，優點和缺點一目了然，做到了精細分類，精準整理，檔次分明，從而便于國家更有針對性的對干部人才進行選拔。干部對于自身專業技能的素質水平也有一個全面的了解，這樣能更好的進行自我塑造，查缺補漏，有的放矢進行系統的學習從而得到自我提升，對實現自己的人生規劃起到了很好的作用，也為社會發展起到了推動作用。

4.干部的培養在社會發展中有很大的作用。國家建設發展需要了解每一位任職干部的詳細資料，對于他們的各項指標都要求必須非常精細，比如其中干部的個人經歷，政治思想，工作業績，工作能力等檔案中詳細的記載內容登記的是否詳細，是否精準，對于組織對干部人事任命及工作開展都有重要的意義，也是組織對于干部進行全面考察和政治選拔的基礎和重要依據。檔案資料登記的越詳細，越能選出正確的，最優適合任職職位的精準干部，選拔出適合的干部對于提高社會發展和推動經濟建設都有重著要的推動作用。

二、干部人事檔案管理工作中存在的問題

干部人事檔案的重要性是毋庸置疑的，國家的發展離不開干部的作用，每一個職能部門干部的任用都需要對干部進行評估調查，可是在單位的日常檔案管理的工作中，歷史的原因導致由于各方面的原因和操作上的不足，沒有做好對干部人事檔案的管理，并且有很多的檔案工作機制流程制度比較老舊，而且也并不完善，在檔案管理工作的過程中仍然存在諸多問題，非常不利于干部檔案的精細管理，這樣就對檔案管理工作造成一定的影響，使干部檔案的功能有了缺陷，導致任命干部的時候出現偏差，這樣也發揮不出干部人事檔案的功能作用，所以對干部檔案管理工作亟須調整，發現以下的問題亟須進行整理并作出改變。

1.收集歸檔不及時。人生成長是一個動態的不斷變化的過程，干部的成長也不例外，所以干部人事檔案也應該是不定期更新的，但是部分檔案管理員的認知較為薄弱，沒有理解其工作的重要性，并沒有及時補充檔案材料，比如工資表、年度考核表、職稱審批表等，導致干部人事檔案材料不齊全，缺乏系統性和連續性，無法完整的體現干部的個人發展經歷。但是干部個人在不斷工作成長，所以一旦干部有了調動，未歸檔的材料很可能會丟失，檔案就有了缺陷，不能全面的反應出干部的才能和業績成果，從而影響干部的切身利益。另外，部分干部對人事檔案不夠重視，當自身發展有變化時，相關材料在干部自己手上保存的，沒有及時提交給檔案專管員進行歸檔，例如相關培訓、學歷提升等證明材料，因而造成檔案材料與填寫的信息不吻合，影響了干部人事檔案材料的真實性，對干部個人的提升產生了不利 的影響。

2.管理不規范。

（1）在日常的檔案工作的管理中，部分檔案管理員工作缺乏責任心，專業技能不過關，沒有進行專業的技能培訓就上崗，這樣的人員沒有能力來做檔案管理工作，這樣的人對干部人事檔案的記錄和整理也就沒有足夠的重視，他們對于干部人事檔案的管理制度執行也不到位，比如未落實好查借閱登記的相關手續，借閱檔案超時也沒有及時地催還，這樣極其容易造成檔案資料的缺失，而且檔案轉遞不按專業的檔案管理規定要求正確填寫“檔案轉遞通知書”，不通過正規的機要方式或專人取送方式而是通過其他快遞來轉遞干部人事檔案等問題，更是不利于檔案管理工作的開展，從而忽略了檔案的科學管理和有效地利用。

（2）存在未建立有效的檔案目錄庫的情況，因為檔案管理人員操作不規范，登記檔案資料導致查找檔案費時費力，影響工作效率。還有在收集檔案材料時，填寫資料簡單，漏寫漏填，而且不區分原件和復印件，需要簽名的未簽名，需要蓋章的未蓋章，還有材料蓋章不齊全、材料缺頁漏頁等問題，都直接影響了干部人事檔案的質量。社會中有一些單位比較注重業務能力，而在檔案管理方面的認知比較薄弱，對檔案中的有價值的履歷資料記錄模糊，只收集了一些最基本的資料信息和簡歷信息，這些信息對社會管理體現不了什么作用，對單位干部的選拔，人才培養和團隊的建設也體現不出應有的價值。業務能力比較薄弱，就會直接造成檔案中有價值的履歷資料記錄模糊，只收集了一些最基本的資料信息和簡歷信息，這些信息對社會管理體現不了什么作用，對人才培養和團隊的建設也體現不出應有的價值。所以高素質、懂技術的人才隊伍是關鍵，現有的情況來看，管理信息化檔案的人員專業不對口，知識不扎實，在日常工作中，由于工作人員對數字化工作認識不到位，沒有經過專業的數字化工作培訓，意識不到自身的不足，進行操作的時候比較隨意，而且不規范操作，沒有進行專業的記錄歸檔，就可能導致在檔案掃描過程中出現漏掃或重復掃，并且不加確認隨意更改數字化檔案的記錄數據，使得原始紙質檔案和數字化檔案的數據庫和目錄庫未能建立有效連接，并且在工作中發現問題的時候置之不管，沒有及時返工更正處理信息數據資料，敷衍了事，從而影響了數字化檔案信息的真實性，降低了數字化檔案信息的質量，使數字化檔案失去原始記錄性和憑據作用，導致數字化檔案質量得不到保障。還有一部分數字化檔案管理員是原來傳統的館員，他們的年齡普遍較大，對信息化了解比較保守，多為手工記錄，電腦的數據記錄更新不及時，也間接影響了數字化信息檔案的工作進程。

（3）檔案管理設施不完善。首先，傳統檔案管理較為落后，只是單純的“收集，登記，保管，檢索，利用”手工管理檔案，而且檔案只單純的是到館查詢，受到時間和空間的限制，檔案的整體利用率較低，不利于快速的查到所需要的檔案資料，嚴重制約了檔案管理工作的順利開展。而且初期錄入的檔案由于形成時間和紙張材質等的差異，使檔案原件字跡明晰程度不一，破損程度不同，修復后數字化效果欠佳;還有一些檔案原件本身就是復印件，存在著內容蒼白、色澤明暗不平衡以及紙質不適應掃描等各種問題，容易出現掃描文字識別率低、圖像模糊、圖像上出現多重陰影等多種情況。其次，初期檔案保管條件惡劣，沒有專業的保管室，空間上不利于保存檔案，造成檔案受潮，受損，影響到檔案資料的完整性未能做到專檔專管，檔案存放柜和存放室跟其他資料一起存放，比較雜亂無序，而且在檔案保管上溫度和濕度的控制不到位，還有檔案的防塵處理不到位，都不利于檔案的保管，并且跟其他資料一起保管，容易混淆。再次，初期檔案多為紙質檔案，需要大量的人力錄用，進行保管，在工作的開展中，需要大量的人來操作，整理歸檔，需要投入的資金也較多，產生的效益卻不高。

3.檔案材料先后信息不一致。干部人事檔案信息涉及眾多方面，可是由于歷史初期的檔案管理員沒有足夠重視檔案管理工作，所做的檔案管理工作也都比較簡單，所以造成早期的干部人事檔案管理上的不規范，并且加上干部填寫人自身的態度不嚴謹，或出于個人某種利益需求需要，檔案管理的早期出現的“三齡兩歷”填寫先后不一致的情況比比皆是，例如把出生年齡填大，參工時間填早，入黨時間填寫成轉正時間或材料的落款時間等，部分干部認為檔案的修改并不能帶來嚴重后果，所以即使修改了也不會有人知道，其隨意性影響了檔案材料的真實性，這也對干部的提拔任用、退休等造成影響;而檔案管理人員對干部人事檔案的重要性認識不足，認為只是單純性的材料堆放，在收集存檔時未能及時發現問題，或發現了也認為無關緊要放任不管，因為對干部人事檔案的收集缺乏約束力，所以收集回來的問題檔案材料較多，信息收集前后不一致就造成了干部人事檔案的內容失真。

4.檔案管理手段比較落后。現在有的單位對檔案管理工作的認識還不到位，在檔案管理人員的安排上也是差強人意，有一部分單位并沒有專業獨立的檔案經管人員，很多檔案管理人員是身兼數職，由其他部門的人員兼任檔案管理員，他們未進行專業檔案管理工資的相關技能培訓就直接上崗了，他們的工作重心并非在檔案管理工作上，認為只要檔案不遺失、能應付檢查即可，不需要花太多心思，這就對人事檔案管理工作質量留下隱患，資料存檔簡單，而且多次操作借閱歸還沒有好好保管，容易造成檔案資料的破損和丟失，也不利于長久的保存干部人事檔案資料。

三、加強干部人事檔案管理工作的措施

1.重視干部人事檔案管理工作

干部人事檔案伴隨著個人的一生，其重要性不容忽視，從中共中央辦公廳在2018年11月專門發布《干部人事檔案工作條例》來看，國家對干部人事檔案工作提出了更高的要求，各單位應結合該條例，針對本單位在干部人事檔案的收集、管理、利用等薄弱環節，制定檔案管理工作的標準和操作流程，及時糾正不合規行為，提高管理檔案管理工作的能力，確保干部人事檔案管理工作有章可循，有據可依，并且存檔手續齊全，檔案材料內容真實可靠。同時，進行專業的檔案管理員負責制，術業有專攻，確保干部人事檔案管理工作更規范、更順利的開展。

2.加強檔案管理人員綜合素質

檔案管理工作是干部人事檔案的堅實基礎，需要固定的專業的檔案管理人才，嚴把人才“進口關”，在招聘時盡量選擇檔案專業畢業的或已有檔案管理工作經驗的人才，挑選出政治素養高，業務能力強的檔案管理員，建立高素質，專業化的檔案管理隊伍，同時重視檔案工作人員的培養，做好新老員工的“傳、幫、帶”，強化檔案管理制度、檔案審核等檔案管理專業的業務培訓，提高檔案管理人的責任意識，明確崗位職責，將工作情況與績效考核掛鉤，激發檔案管理人員的工作積極性，進一步提升單位干部人事檔案的管理能力。

3.實現人事檔案數字化

隨著社會信息化技術進步和網絡應用的快速發展，檔案數字化也迎來了發展機遇。抓住數字化這一技術，培養和引進電子計算機專業人才，同時引進電子檔案管理技術，進行電子檔案數字化的管理，輔助做好傳統檔案資料的開發利用，能更有效的做好干部人事檔案管理工作，既能保護干部人事檔案原件，也能方便利用，還能節約存儲成本，能更好的保護檔案資料。當然，干部人事檔案涉及個人信息，其安全性不容忽視，進行加密處理，并且嚴格遵守檔案管理的規章制度，借助數字化計算機安全技術提高保障，在利用數字化檔案時，確保檔案利用有跡可循，才能實現數字化檔案的價值。

四、結語

總之，干部人事檔案對干部自身的發展意義重大，也是干部履歷發展的重要基礎資料，所以亟須調整策略，做好干部人事檔案管理基礎工作之外，也需要各個單位和專業的檔案管理人員共同努力，轉變思維模式，多方位總結經驗學習，加強專業技能的培訓學習，提高專業檔案的管理水平，能夠直面問題，勇于解決遇到的問題，借助數字化信息化創新工作方法，提高檔案管理的效率，能夠保證所收集到的檔案資料信息的質量，為干部工作提供強有力的保障，進一步實現信息化檔案的作用。

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（作者單位：深圳市光明區愛華小學）