人才流動背景下人事檔案管理的完善對策

韓爽

摘 要：近年來國家逐漸建立起市場經濟制度，從而實現由計劃經濟模式到市場經濟模式的轉變。隨著時代的不斷發展，社會各方面技術的不斷推進，市場經濟體制的改革程度也越來越深入，伴隨著逐漸成熟的市場經濟體制而來的，是人才流動速度的加快，以及人才流動的規模和范圍的逐漸擴大。由于人才流動的速度逐漸加快，人事檔案的建立和管理也開始變得越來越吃力。人事檔案不僅對個人的工作生涯有著重要的影響，還會對各個企業及工作單位的正常運轉產生影響，人事檔案的管理是市場經濟體制下最重要的人才管理工作之一。為了促進市場經濟體制的發展，需要對人事檔案管理制度進行不斷完善。

關鍵詞：人事檔案管理;人才流動;對策;市場經濟

在當前的社會經濟市場和就業環境影響之下，人才流動的速度逐漸加快、規模逐漸增大，這對人才檔案管理造成了一定的困難。另外由于市場經濟體制的改革，對于檔案管理提出的要求也越來越多，各行各業對于檔案管理信息的要求也不盡相同，這就使得人事檔案管理遇到了越來越多的問題。人事檔案是用人單位用來管理人才的重要依據，也是人才尋找最適合的用人單位的重要工具，高水平的人事檔案管理是提高人才管理水平的保障。只有發現人事檔案管理工作中出現的問題，進行深入的研究從而探討出合適的處理方法，不斷完善人事檔案的管理系統，才能促進人才管理的進步和發展。

一、人才流動對于人力資源管理的意義分析

現如今，社會經濟發展的最主要動力就是各類人才，尤其是技能型人才更是當今社會市場競爭中最重要的資源，人才的能力強弱直接關系到企業的市場競爭能力強弱，也最終決定了其在社會市場競爭中能否成功。有相關調查數據結果顯示，美國人在其一生當中普遍會經歷十次左右的流動，競爭激烈的某些行業和相關企業的人才流動概率則會更大，人才流動也會更加頻繁。另外區別于我國對于人才流動的負面認知，歐洲國家則對人才流動有著不同的看法，他們認為工作人員經常性的更換工作是非常合理的選擇，因為在崗位的不斷變換中可以使自身的勞動價值得到不斷的開發，如果從一而終的保持一個工作崗位，不僅容易產生厭倦心理，還不利于自身潛在價值的開發，所以他們會去主動的變換崗位以尋求人生價值。而對于我國人民而言，一旦有了穩定的工作崗位就很少會有變換工作的念頭，因為調換工作往往與失業掛鉤，這就導致了中國的市場競爭中，人才流動緩慢。但是隨著市場經濟體制的建立，我國的經濟體系不斷的得到修正和完善，人才流動開始逐漸增強，政府部門也開始增強對人才管理的宏觀調控，比如對人才進行適當的干預調配使人才資源可以得到更合理的分布，消除因為制度造成的人才流動制約現象，保障人力資源市場具有一定的基礎運轉能力，從而實現計劃配置到市場配置的人力資源轉變。因此，人才流動的管理是人力資源發展的重要組成部分，國家對人力資源的干預主要通過參與人才流動來實現，人才流動會促進人力資源管理的深入發展。

二、人才流動變化給人事檔案的管理工作帶來的問題

1.人才流動的不規范使得人事檔案重檔現象嚴重

在一直以來通用的人事檔案管理制度中，檔隨人走是干部級別的人事檔案管理制度。人事檔案是個人的社會經歷縮影也是其能力的最基本體現，是每個人的重要物品。但是在當今人才資源是第一資源的市場競爭概念之下，各企業和單位為了維系自身的發展需要，都在大力引進高層次人員和稀缺人才，就使得有些用人單位出現了不肯放人，或者通過對人事檔案的強行扣留達到防止人才流失的目的。政府相關部門針對這一現象出臺了新的政策，在相關工作單位不肯放人或者進行正常人事調動時允許重新建檔，有該需求的人才只需要提供相關的資料就可以申請重新建檔，這樣的政策有利于維持人才在這種惡性競爭的環境下持續流動，但是重復檔案的建立使得重檔這一現象越來越嚴重，本就數據龐大難以管理的人事檔案管理工作又因此加重了工作負擔，重檔的現象也使得市場經濟發展的壓力逐漸增大，從而對企業和相關單位的發展產生負面影響。

2.人事檔案的整體管理局面較為混亂

通常情況下，人事檔案的管理是在人才市場和各企業的相關管理部門有專門的管理人員負責對工作期內的工作人員進行人事檔案的統一保管。但是由于當前人才流動的現象非常的嚴重，使得人事檔案的集中管理難度較大，尤其是人事檔案交接的工作極容易出現混亂的情形，所以如何處理好人事檔案的交接是人事檔案管理的相關工作人員所面對的急待解決的問題。目前的人事檔案管理制度缺少與檔案移交有關的政策和制度，這就使得人事檔案在交接的過程中非常容易出現原材料遺失的現象。一旦原材料流失，人才的自我證明也會出現問題，那么人事檔案是否出現了造假行為也就難以考證，這會對人才的發展產生負面的影響，也使得市場競爭中的人才資源不斷流失。

3.人檔分離使得人事檔案失效問題嚴重

在全球一體化的經濟發展逐漸深入的背景下，民營的私人企業和外企等用人單位的迅速發展，使得新時代的用人制度和就業觀念以及經濟體制等都發生了很大的變化，這些積極的變化為人才的發展和流動提供了很大的空間。這些新發展起來的企業在進行人才的招聘和引進上，大多會更注重對于人才的實際專業應用能力和內在的基本價值的考察，而不單單是依靠對人才的靜態指標分析。在工作應聘者遞交了相關的個人信息、學歷證書等的復印件以及簡歷之后，企業不會對簡歷上的信息進行過多的分析，反而會根據應聘者的能力來商議判斷其內在價值，在價值評估符合單位發展之后，就會對其進行錄用，這樣的應聘是不會要求應聘者必須提交個人人事檔案的。此外，部分國有企業和一些事業單位在面對當前初步選擇的人時也不會強求其提交個人人事檔案，著一系列的操作極容易導致跳槽現象，從而刺激了“棄檔”現象的產生。

4.對于檔案材料審核的力度不足

雖然近幾年中央政府和相關部門在不斷加強對于人事檔案的審核力度，對于人事檔案材料的專項審核力度已經開始在全國范圍內逐漸的增強。但是在人才相對密集的高等學校等機構，對于人事檔案的專項審核往往只會針對擔任著領導層級職務的人員，對于職位較為普通的人才無論是普通還是高層都會被排在專項審核名單之外，這樣就很容易導致人事檔案信息錯誤不能及時更正，檔案材料出現損失等現象，十分不利于后續檔案管理工作的進行。就目前人才市場的流動情況分析，許多高層次高水平的人才一般情況下學歷的層次會較高，其學習經歷和學習形式也各不相同，并且轉換學習院校和工作單位的現象也會較為常見，其人事檔案一般也會經過較多的交接，如果對于檔案材料的專項審核力度不足，將會很容易導致人事檔案部分資料不全或者信息記錄出錯的現象。

5.檔案管理的信息化程度不足

隨著人才市場的不斷發展，人才流動越來越頻繁，對于人事檔案的調動和借閱工作也越來越多。傳統的人事檔案都采取的是紙質檔案的形式，需要人工的裝訂，在對其進行整理和查閱等工作時往往也是需要人工查找的，這就使得人事檔案從制作到管理工作都要耗費很多精力，而且檔案管理的工作效率很低，經常不能滿足人事檔案更新和調動工作等的需要。近年來隨著計算機信息技術的不斷發展，人事檔案管理工作也不斷向著信息化的方向發展，但是在具體的發展過程中，由于管理人員的信息技術水平不足、信息化改革所投入的經費不足等原因，對于人事檔案管理的信息化發展程度有著一定的負面影響，對于人事檔案管理的信息化建設工作還需要不斷深入的進行。

三、深入規范人才流動新形勢背景下的人事檔案管理策略

1.盡快健全人事檔案相關的信息數據庫

利用人事檔案信息數據庫對人事檔案進行進行信息查詢和統一管理，是促進人事檔案管理工作發展的有效方法，也是實現人事檔案信息化管理的重要基礎。為了促進人事檔案信息數據庫的建立，在構建過程中需要注意以下問題。

首先是構建信息數據庫時所應用的相關軟件必須要統一，信息處理軟件的使用看似可以根據使用習慣和使用偏向進行選擇，但實際上不同的軟件不僅可能操作方法存在很大差異，甚至還會出現文件相互之間不兼容的現象，極容易出現亂碼問題，而人事檔案的信息和數據又非常龐大，一旦出現問題就需要大量的重新查閱、輸入和修正，無形當中又增加了人事檔案信息化管理的工作量。因此，在數據庫軟件時需要根據人事檔案相關管理人員的工作需要和社會發展的形式需求選擇一款實用度和兼容性最高的軟件，在保障信息數據安全的前提下進行人事檔案的信息化管理，促進人事檔案管理工作的發展。

其次是系統中記錄的人才信息要統一，必須對記錄的人才信息進行反復的核查，保證人事檔案信息的正確性和完整性，在進行信息輸入時就要嚴格核對各項具體信息是否準確，在信息錄入完成之后還要進行多層的不斷審查，確保人事檔案的準確無誤。

最后就是要運用有效的安保措施，個人人事檔案是實現人才自身價值挖掘的重要依據，因此對于人事檔案的安全管理工作也是十分重要的，要健全其人事檔案的保護工作。比如當電子檔案正處于脫機的危險狀態時，要盡快健全信息備份的機制，使得其既可以在同種載體當中進行自由的復制轉換操作，又可以在另外的別種類別載體中進行復制記錄。此外，對于電子文件信息進行管理和儲存的服務器還應該具有反黑客能力，避免因為黑客的惡意攻擊而出現個人信息泄露的情況。

2.按照相關標準嚴格規范的建立檔案

人才服務的相關機構一定要不斷健全和完善規章制度，更規范的管理流動性人員的檔案。要嚴格的按照檔案管理的相關制度和政策對檔案進行嚴格管理，強化對流動人才的管理干預和監督，完善相應的制度法規，做到依法管理人事檔案。對于違規進行檔案管理的單位進行勒令和處罰并行的方式進行管理，從而使人事檔案的管理工作逐漸集中。其次對于人才服務的相關機構一定要嚴格按照歸檔和傳遞制度進行發展。對于收集到的已經歸檔的人事檔案資料進行最嚴格的審查，仔細辨別人事檔案，從最基礎開始按步驟檢查，從而最大程度的提升人才的人事檔案質量，同時要禁止流動人員自身攜帶檔案，在面對這樣的人員時，要依照相關政策和程序對人事檔案進行沒收和歸檔，防止人檔分離和人事檔案遺失現象的發生。

3.用人單位針對留人放人的問題進行符合規范的正確處理

人才市場一直都屬于較為自由的市場，人才作為人才市場的主體是自由的，每個人才都擁有平等的自主選擇權利，每個人都有平等的機會選擇留在原單位穩定進步或者選擇離開原單位去尋求更適合自己的平臺。企業應該尊重人才的選擇，要堅信人才流動是平衡的，有人才選擇離開就會有其他適合的人才前來，用人單位要正視放人留人的問題，尊重人才的意愿和自由，和人才相互尊重發展。很大一部分的人員流動現象是由于流動的人員想要去探索更廣闊的發展平臺以求實現自我的人生價值，從而體味更為高質量的生命。同時如果新的工作單位恰好有著更高更豐厚的薪資待遇，那則是流動人員個人價值的最直接體現。實現自問我的需求是人一輩子最重要的需求之一，每個人都會渴望被尊重，從而高度實現人生目標。在此人生發展前提下，如果流動人員與原單位之間的實際問題已經了結，不存在項目及工作交接不清、勞動合同期限未滿等現象的話，原單位就應該迅速幫其辦理離職手續，而不是強行扣留。單位對于人才的強行扣留，不僅不能起到聚合人才的作用，反而會使得單位風評受損，工作單位在面對人才流動時，需要給予人才足夠的尊重，在考慮單位工作的同時，同等的尊重人才本人的意愿，對留人和放人的問題上做到正確處理，從而在人才流動中起到積極的作用和影響，也為單位本身的發展贏得口碑，以此招攬更多專業對口的人才入職。

4.從嚴審核人事檔案

由于人事檔案管理的專項審查和審核工作的不到位，導致人才空有虛名實際到崗不到位的現象屢次發生，這對于人事檔案管理和人才市場的發展都有著十分不利的影響。為了使檔案管理工作者和人才本身都充分意識到人事檔案專項審查的重要性，就需要不斷增強針對性的檔案審核制度。對于流動的人才要進行檔案的嚴格審核，對于檔案材料也要進行全面審查，對于其工作經歷、政治立場、教育背景等方面進行全面的審核，在確保信息準確之后，再對人事檔案進行統一整理和歸檔工作。對于人事檔案審核過程中出現的檔案材料不規范、材料缺乏或者錯誤信息出現時，要與人才進行全面的溝通，并且如實上報，及時的完善和更正信息，避免對后續工作產生負面影響。

結束語

從整體上來看，社會經濟由計劃經濟向市場經濟的轉變使人們的就業觀在不斷發生變化，就業環境和人才市場也在不斷的發生變化，這些變化促進了人才流動的發展，使得我國的人才流動狀況逐漸顯現出新的變化趨勢和特征，這就使得相對應的人事檔案管理工作需要向新的方向不斷發展，與人才市場進行積極配合，同步發展。人事管理檔案作為人才流動的基礎和保障，將直接關系到我國經濟市場的發展，因此面對人事檔案管理出現的問題，一定要全面展開進行深入分析，不能回避或者坐視不理，一定要進行高度重視和積極解決，從而促進人才流動機制的發展，提高市場經濟水平。

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（作者單位：鄄城縣人力資源和社會保障局）