新冠肺炎疫情背景下醫院檔案管理的SWOT分析

歐秋琦

摘 要：在新冠肺炎疫情時期，醫院檔案管理工作面對著不同的外部環境，對醫院檔案管理工作也提出了更高的要求。本文運用 SWOT分析，提出在新冠肺炎疫情背景下，醫院檔案管理的優勢、劣勢、機遇與威脅，進而進行結論分析并選擇合適的戰略措施，即以 SO戰略為主，其他戰略為輔的發展戰略。

關鍵詞：新冠肺炎;醫院檔案管理;SWOT分析

2019年12月以來，舉國上下正在進行一場阻擊新型冠狀病毒感染的肺炎（ Novel Cronavirus Po neu- monia，NCP）疫情的攻堅戰，新冠肺炎對全球公共衛生存在巨大威脅。 2020年3月以來，疫情在全球范圍內進一步擴散，3月11日，由于中國境外新冠肺炎疫情不斷蔓延，世界衛生組織宣布認定新冠肺炎為“全球大流行”。

在這一特殊時期，醫院檔案管理面臨著不同的外部環境，這對醫院檔案管理提出了更高的要求。 作為醫院檔案管理人員更需要意識到新冠肺炎疫情帶來的機遇與挑戰，運用科學的管理模式進行探討，本文運用 SWOT分析法對發展管理現狀進行分析，為醫院檔案管理選擇適合的發展戰略，提出相應的發展路徑與發展思路，進而可以優化工作流程，提升醫院管理水平。

一、醫院檔案管理SWOT分析

本文根據醫院所處的內外部環境，探討在新冠肺炎疫情背景下醫院檔案管理所處的優劣勢、機會與威脅，并將這四個因素進行分析匹配提供戰略選擇與措施。

1. S：內部優勢

電子檔案管理基本完善。在新冠肺炎疫情背景下，紙質檔案的流轉增加了病源傳播的風險，傳統的醫院檔案活動對紙質檔案的依賴程度高，對于防范新冠疫情的要求，醫院檔案管理人員開始積極對檔案進行電子化管理，電子化管理能夠避免出現傳統紙質檔案管理過程中的檔案損壞現象，在文件歸檔、分類整理和檢索等方面也體現了較大的優勢。

能為衛生政策提供依據。醫院電子檔案包括了醫院的各類檔案，比如其中的醫療檔案能準確記載歷史性疫情的病例，能夠真實地反映疫情發展實況，是衛生政策制定和防控的第一手資料，為管理部門制定政策提供了參考依據，從而提高醫院自身的應急防控能力。

有助于對新冠病例的篩查。疑似病例篩查對象所可能涉及的各類人員，包括門診患者、住院患者、醫院工作人員、探視人員等，收集、整理和歸納于電子檔案系統中。醫院結合電子檔案并根據自身的實際情況，制定科學的篩查流程，確保疑似病例早發現、早治療。

2. W：內部劣勢

對檔案管理缺乏創新力。新冠肺炎疫情背景下，檔案管理模式受限制，需要實現檔案管理體制的改革和創新，尤其需要將現代化檔案管理制度應用到現實檔案管理中去。但是現在大多數醫院對檔案管理缺乏創新力，缺乏檔案管理意識，比較難接納新鮮事物。疫情是突發而緊急的，想要短時間立即改變醫院檔案管理現狀較為困難。

管理信息系統配備不足。新冠疫情期間，對信息化管理程度要求較高，傳統的紙質檔案管理模式已跟不上信息化程度的要求，現階段，醫院電子病歷檔案應用并不十分廣泛，大多數醫院信息系統功能只是簡單擴充，各系統之間兼容性較差，數據資源無法相互共享。

醫院對于基礎設施建設的投入不夠，醫院檔案管理信息系統配備跟不上需求，直接導致醫院檔案管理的服務水平受限。

檔案管理系統的人才儲備不足。新冠肺炎的突發，使得醫院的工作重心偏向于疫情的防控和治療上，缺少對檔案管理系統持續穩定運行的支撐。臨時調用的檔案工作人員缺乏信息化素養，檔案管理是一種很現代化的管理方式，臨時檔案管理工作者大多對現代辦公接觸太少。檔案管理系統的研發和維護上，更是需要軟件開發工程師才能擔任，而在新冠疫情下，醫院更是很難引進這方面的人才。醫院等醫療單位也未能及時對在崗人員進行針對性的培訓。

3. O：外部機會

對醫院智能化的高要求。在新冠肺炎疫情背景下，醫療衛生事業的發展被賦予了更深層次的意義和更智能化的特征，醫療系統中的互聯網醫院、線上咨詢平臺、遠程醫療等等迅猛發展，同時也給醫院檔案管理工作帶來了全新的機遇。醫院檔案管理活動可以看作是醫院發展和建設過程中相對封閉的管理活動，隨著信息化時代的來臨，醫院檔案管理活動開始具有更高的共享特征，并開始逐步推行信息化管理模式。新冠肺炎疫情發展本身也給醫院檔案管理帶來了機遇。

醫院網絡建設趨于完善。檔案管理可以使我們能夠準確地記錄醫院各項業務的信息，并向醫院提供各種數據，為良好的效益和效率打下根基。在醫院運行管理過程中，產生的人事檔案、醫療檔案、行政檔案等等很多，傳統的手工檔案很難有效地管理復雜和不斷變化的信息，因此醫院檔案管理的信息化已成為一種普遍趨勢，依托醫院網絡建設的檔案信息化管理應運而生。醫院越發重視檔案管理。醫患事故不僅影響我國醫療衛生事業的發展，還給醫院帶來不良的社會影響，甚至引起法律訴訟。在醫療糾紛中的司法機關判決階段，醫院可向司法機關提供患者的醫療檔案等相關材，有助于司法機關了解案件的真實情況，維護醫院的合法權益。

4. T外部威脅：

信息化耗費的成本較高。要想做好信息化管理，則需要投入大量的資金，對很多醫院來說，這是一筆很大的費用。其次提高了效率利潤不一定增加，醫院管理者需要對成本與效益進行進一步分析，承擔著一定的風險。

信息化有信息安全問題。信息化的同時，給醫院檔案管理帶來高效率和便捷性，但是也會因為互聯網同時有共享性、匿名性和開放性的特征，給檔案管理工作帶來信息安全問題，有可能導致網絡安全遭到威脅，醫院或個人檔案信息泄露或丟失，影響醫院未來工作的開展，重者給醫院帶來重大的損失。

檔案管理缺乏全國統一標準。當前，各醫院的檔案管理系統具有接口和數據格式高度定制化的特點，各個醫院之間數據很難實現完全互通。這導致各類檔案很難統一歸檔，很難供后期檢索、加工和利用。從而導致檔案管理工作者只為滿足本院工作而放棄對檔案管理系統的優化和升級，增加檔案管理工作質量停滯不前的可能。在新冠疫情期間，患者檔案數據不通用，會增加檔案管理的成本，降低疫情防控的工作效率。

二、分析結論

1. SO戰略（增長型戰略）：

繼續優化改進電子檔案。對醫院檔案管理而言醫院網絡建設的完善成為了醫院檔案管理優化的先決條件，醫院應該充分把握這一優勢，并把握現階段對醫院智能化的迫切需求，優化醫院檔案管理，努力在內部構建出一個高水平的本地信息共享網絡，繼續優化改進電子檔案。

對疫情檔案進行收集整理。疫情期間，醫院作為抗擊疫情的主陣地，掌握著很多關鍵的資料，例如患者的發病治療等基本信息，醫院預檢分診的相關流程，醫院院內感染控制的相關政策與文件，上級下發的有關規定與要求，都在醫院這個層面集中體現，這時候我們需要主動收集特殊時期的檔案相關資料，并進行歸檔整理，及時匯編，為疫情防控工作提供有力的保障。

引進國內外先進的云計算技術。近年來，云計算技術發展迅速，云計算給檔案管理的發展帶來契機。云平臺具有快捷的數據處理等特點，在檔案管理工作中，我們需要處理大量復雜的檔案，處理的工作按模式又分為可視化的和數據化的。傳統計算機難以勝任這些工作，或者無法實現穩定運行，而云計算技術則可以滿足這一需求。這樣一來，在疫情期間，即便是在人員調動不足的情況下，檔案管理工作也做到穩定運行，還可以節省人力資源成本，提高疫情防控的效率。

2. WO戰略（扭轉型戰略）：

提高管理者檔案管理意識。每次發生重大疫情都是不以人的意志而產生的，在這個新形勢下，我們必須扭轉觀念，培養自己的大局意識，認清現階段的形式，當務之急是做好疫情防控檔案的收集工作，最好的方法是利用信息化與現代檔案管理的理論進行工作，所以檔案管理者的管理意識必須提高，提高自身的創新能力。

開發檔案信息管理系統。對檔案管理而言雖然在醫院檔案管理過程中會面臨諸多問題，這些問題也是短期內醫院要解決的主要矛盾，而且醫院也要充分利用新冠肺炎疫情對醫院檔案管理優化的需求的機遇，不斷解決相關矛盾，優化管理方法和信息技術，為醫院檔案管理提供更有力的環境。每一個行業對檔案管理系統的要求都不一樣，那么投入資金開發適合醫院自己的檔案管理系統顯得尤為重要。

增加檔案管理的人才儲備。一是引進開發和維護檔案管理系統的高端人才，提高系統的穩定性;二是提高檔案管理工作者專業素養，對在崗工作人員進行系統培訓，使其能夠符合檔案管理系統工作的要求。還要對在崗工作人員定期考核，避免工作中出現差錯和失誤，進而推進檔案管理的信息化和系統穩定性。

3. ST戰略（進攻型戰略）：

制定網絡安全應急預案。對醫院檔案管理而言，應加強檔案數據安全管理，分析共同的數據安全問題，不斷完善安全防護體系，制定一套完善的信息泄露應急預案，例如做好數據備份，引進加密技術，時刻創造存儲環境的安全性，同時作為醫院檔案管理人員，應當具備強烈的安全防護意識。

充分利用網絡媒體渠道。在疫情防控期間，國家為了避免人員交叉感染，開展了各類先上服務，通過微信公眾號、小程序、收集APP等網絡媒體渠道進行各種宣傳、活動與業務辦理等等，那么醫院檔案管理也可運用網絡媒體渠道為院內提供各種服務，實現信息共享，從而運用檔案給職工傳播疫情防控相關信息，提高醫院檔案管理在醫院的重要地位。

規范檔案管理系統數據的標準格式。在疫情期間，統一患者的醫療檔案，尤其是規范檔案管理系統導出的數據格式，做到無需再加工或數據清理即可使用。進一步提高疫情期間的工作效率。

4. WT戰略（防御型戰略）：

加大檔案管理資金投入。轉變傳統檔案管理理念以及加大資金投入，在檔案資源管理過程中，為了實現檔案資源更加充分地開發和利用，要求相關工作人員轉變傳統思想觀念，加強對檔案管理資金投入，使得基礎設施進一步完善。同時應配備相應的檔案管理信息系統，優化醫院檔案管理模式。

信息化成本與效益分析。醫院檔案管理信息化是醫院信息化的重要內容，醫院檔案信息化管理的成本和效益控制直接影響到信息化建設的成效，醫院信息化成本與效益都可分為顯性與隱性，那么我們需要做的是對醫院信息化成本與效益進行有效分析的基礎上，降低成本，提高效益。

配備專業的檔案管理工作人員。基于現代化、信息化的檔案管理工作，其工作人員需具備專業的系統維護和檔案技能。在疫情期間，一是通過臨時調動具備工作條件、掌握現代化辦公技能的工作人員，加以培訓，使其能夠勝任檔案管理的工作;二是積極培訓傳統檔案管理在崗人員，使他們提升認知，轉變觀念，積極擁抱檔案管理工作，進一步保證檔案管理工作的普及。根據以上分析，新冠疫情背景下醫院檔案管理自身有很大的優勢和發展機遇，同時也存在劣勢并且面臨著威脅。根據對醫院檔案管理目前的SWOT分析，提出四類備選戰略方案（見圖1：新冠肺炎疫情背景下醫院檔案管理SWOT矩陣分析），通過分析，我們得出現階段醫院檔案管理自身的優勢大于劣勢，面臨的機遇大于威脅，所以采用SO戰略（增長型）為主，其他戰略為輔的發展戰略。

三、結語

檔案管理工作是醫院綜合實力的集中體現，做好醫院檔案的管理，加強檔案管理有助于證明合法合規、完善監督控制、提升信息質量、加強信息交流。因此，要多渠道加強醫院檔案管理，全面推進醫療體系協調發展。新冠肺炎疫情給檔案管理帶來了發展機遇，也帶來了安全與監管方面的諸多挑戰，因此，必須充分利用檔案管理自身的優勢，削弱其劣勢，抓住發展機遇，迎接挑戰，提出相應的解決策略，使檔案管理能夠更好地發展。醫院檔案管理信息化也處于不斷探索階段，規模性的應用還面臨著很多技術難題和監管困境，隨著時代的發展和技術的進步，醫院檔案管理方法和信息技術將不斷完善。

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（作者單位：廣西醫科大學第一附屬醫院）