多媒體技術在檔案信息化建設中的應用

趙珺

摘要：多媒體技術主要用于文字、圖形、圖像、聲音等信息的處理，在此基礎上建立了實時信息交互系統。多媒體技術已逐步應用于人們生產和生活的各個領域。在檔案信息化建設過程中充分運用多媒體技術，有利于進一步挖掘檔案應用價值，促進檔案管理工作的創新發展。基于此，本文就多媒體技術在檔案信息化建設中的應用開展探究與分析。

關鍵詞：檔案信息化 多媒體技術 實際應用

隨著信息化時代的來臨，多媒體技術已成為生產、生活活動不可缺少的組成部分。在檔案信息化建設過程中，充分應用多媒體技術可以極大提高工作效率，實現了檔案的有效利用。同時，傳統的檔案管理流程得到了極大的簡化，工作方法得到了創新，工作理念得到了改變，使檔案能夠充分發揮實用價值。

一、多媒體應用于檔案信息化建設的原則

（一）規范性原則

檔案管理應該從整體出發，使用多媒體技術也應亦是如此。首先，要從總體上把檔案管理工作納入規范化軌道，以明確的立足點為導向，實現檔案信息化管理平臺的架構，從檔案收集到檔案利用形成系統的管理體系。同時，在檔案管理部門的監督指導下，嚴格制定檔案管理流程，不斷提高檔案信息化管理水平，將檔案管理工作滲透到各部門工作中[1]。其次，在檔案管理過程中，檔案管理人員要注重歷史資料的整理，根據不同類型檔案的特點進行分類、整理、歸檔，實現檔案程序化、規范化進行工作，確保檔案管理質量。

（二）協調性原則

檔案管理工作是一項非常重要的經常性、基礎性的工作，需要各部門密切配合。做好檔案管理工作關鍵在于積累，重點在平時，盡量做到應收盡收[2]。同時，充分發揮檔案信息化溝通平臺的作用，有效整合各方力量，形成各部門協同機制，確保各項任務順利進行。此外，多媒體技術應用于檔案信息化建設過程中，要不斷提高各部門兼職檔案員的主動性，提高多媒體技術的應用能力，聯合建設檔案管理平臺，促進檔案管理工作的順利發展。

（三）服務性原則

檔案管理是為檔案利用者服務的工作，因此無論是在內部工作中，還是在利用者聯系過程中，都要始終堅持為利用者服務的基本目標。在借助多媒體技術建設檔案信息化過程中，應建立方便利用者查找所需檔案的平臺，引導檔案管理人員始終保持服務精神、奉獻精神，積極改進檔案管理工作理念，逐步嚴謹的工作態度，通過科學的工作方法促進檔案管理工作開展，更好地實現人性化服務目標。

二、多媒體技術在檔案信息化建設中的應用對策

（一）加強多媒體軟件基礎建設

加強多媒體軟件系統建設是檔案信息化建設的基礎，多媒體操作系統的建設質量直接影響檔案信息化發展水平。因此，有必要督促檔案管理部門科學引入軟件系統，制定完善的維護計劃，提前制定更新方案。同時，根據檔案信息化建設的需求，建立專業的檔案信息管理平臺，優化檔案收集、分類、整理、歸檔、利用等流程，提高利用者的滿意度 [3]。此外，在建設檔案信息化平臺過程中，應確保檔案平臺與各部門工作相協調，做好系統調試運行工作，逐步完善檔案信息化平臺的交互功能。

（二）數字化檔案處理系統建設

在多媒體技術應用于檔案信息化建設過程中，需要對檔案信息進行處理轉換，借助數字處理系統打破不同檔案之間的形態意識，提高檔案信息轉換效率，并為檔案信息化處理、存儲、傳輸創造條件[4]。因此，在檔案信息化建設中應用多媒體技術，應著力構建數字化處理系統，確保各種媒體檔案信息能進行統一處理形式，防止出現信息孤島問題。此外，數字化處理系統還應加強檔案目錄和數據庫的建設，根據檔案類型進行科學的分類和管理，以提高檔案管理效率，滿足不同利用者的檔案檢索需求。

（三）檔案信息安全系統建設

在互聯網環境中，檔案處于開放式環境中，如果安全防護不到位，很容易造成檔案泄露。檔案安全問題尤為關鍵，檔案管理部門應從保障檔案安全的角度進提高整個系統的安全防護等級，引入先進的防火墻技術，確保檔案信息化系統的安全運行，消除網絡環境中的安全風險。同時，還應防止有價值的檔案信息被惡意篡改，有必要建設檔案加密、水印、追蹤系統，及時發現和處理危及檔案信息安全的問題。此外，針對利用者的多元化需求，建立多層次的安全網絡，通過設置訪問權限對檔案信息進行有效的加密，加強對檔案信息的有效管理。

（四）紙質檔案與電子檔案轉換

紙質檔案的使用時間較為久遠，電子檔案是信息化時代發展的必然產物，應科學分析兩者之間的關系。紙質檔案有其自身的優勢，相較于電子檔案穩定性高，不用擔心病毒的侵入，手寫原檔案可信度高，被篡改可能性小。而電子檔案是信息技術發展的產物，具有顯著的便捷性，是目前應用最廣泛的檔案管理技術，但易受網絡干擾，檔案完整性、安全性問題隨之出現。因此，在利用多媒體技術建設檔案信息化系統過程中，應明確紙質檔案與電子檔案的轉換契合點，使兩者取長補短有機融合[5]。

（五）推進多媒體檔案庫建設

檔案庫產業既是高投入產業又是高科技產業，檔案庫建設需要采用大數據、云計算處理方式，使檔案庫能夠優化處理各類檔案。在檔案信息化建設中實現多媒體技術的應用，應有效將海量的檔案信息引入多媒體檔案庫中，不僅要合理縮小檔案容量，還要科學設計傳輸端口，明確檔案傳輸方式和流向，使多媒體檔案庫各模塊高效處理大量涌入的檔案信息，確保檔案信息化系統平穩運行。

三、結束語

綜上所述，將多媒體技術引入檔案信息化建設中，不僅可以促進檔案管理信息化的發展，而且可以為用戶提供豐富的檔案服務。在此基礎上，檔案管理人員應加強多媒體軟件系統、數字化處理系統、檔案信息安全系統、多媒體檔案庫的建設，注重檔案信息安全防護，使檔案信息資源最大限度的利用，滿足利用者多元化需求。

參考文獻：

[1]胡毓.淺談多媒體在檔案信息化建設中的應用 [J].卷宗，2021，11（4）：127.

[2]楊敏.檔案信息化建設中多媒體技術的運用與研究[J].數字通信世界 ，2020（4）：267.

[3]卓瑪漕.淺談多媒體在檔案信息化建設中的應用[J].中文信息，2020（1）：97.

[4]宋維.多媒體在檔案信息化建設中的應用 [J].辦公室業務，2018（15）：35.

[5]劉晶.淺談多媒體在檔案信息化建設中的應用[J].科技創新導報，2017（4）：133-134.

（作者單位 ：蘇州市人力資源和社會保障局）