中小企業發票管理存在的問題與改進建議

楊晶

摘 要 發票管理對于企業內部控制具有重要意義，但往往容易被忽視，尤其在中小企業中問題更為突出。找出企業發票管理中的問題，針對問題提出建立更加完善的企業內部控制制度，能讓中小企業規避一些因發票管理不善帶來的不必要的財稅風險。

關鍵詞 中小企業 發票管理 內部控制

發票作為會計核算成本、費用及收入的重要原始憑證，凸顯出在企業內部控制的重要地位。而很多中小企業因在發票取得、開具上比較隨意，相關的業務人員缺乏財務基本知識，大多也沒有有效的管理及監管制度，給中小企業的發展壯大帶來了一定的障礙。因此，完善中小企業發票管理內部控制有重要意義。

一、中小企業發票管理存在的問題

（一）在正常的經營活動中不索取發票

一些中小企業的采購人員在采購單位所需的物資時，以不要發票為條件，要求銷售方降低銷售價格，看似節約了采購成本，卻沒有意識到由此多繳納的稅金反而有可能高于價格優惠。

例如：某一般納稅人企業的采購人員采購一批價值10萬元的貨物，因不索要發票，以8萬元的價格成交，因此獲得價格優惠2萬元。但因為沒有取得增值稅專用發票，企業會發生不能抵扣的進項稅額8/（1+13%）×13%=0.92萬元，并且因為沒有取得正規的發票，貨物成本不能從利潤中扣除，需要多繳企業所得稅8×0.25=2萬元，兩項稅款合計0.92+2=2.92萬元，比實際優惠的2萬元還多出0.92萬元。

（二）不重視合同與發票的關聯

市場交易靈活復雜，有些中小企業為控制成本，會將客戶的訂單直接下達給廠家，讓廠家代發貨至客戶所在地，從而節省中間的物流費用，但本企業未有收發貨記錄，并且也未在合同中明確指出，從而有可能造成企業虛開發票的嫌疑。

一些中小企業在日常的經營活動中，有時因為業務簡單、金額小，覺得麻煩，就忽視了合同簽訂這一環節，合同簽訂很隨意，甚至不簽訂。簽訂合同的時候未規定付款的時間、開票開具的時間、發票類型、發票信息、稅率等，合同簽訂的雙方不是開具發票的購貨方和銷售方等，這些都有可能給企業帶來一些涉稅風險。

企業行業類別不同、服務內容不同，都會存在稅率的差異，如果不在合同內明確地列出，都會給企業帶來不同程度的風險。

實務工作中的業務模式多樣化，常常一項經濟活動中包含適用于多種稅率的業務，對于屬于混合銷售的業務，如果企業不分開簽訂合同，對于兼營業務，如果不分開核算，根據稅法規定要從高適用稅率。

（三）“先開票后付款”的法律風險

很多中小企業不重視預開發票的法律風險。正常的商業交往步驟為：賣方先向買方交付貨物，買方收到貨物后當即或者在約定的時間內向賣方結清貨款，賣方再向買方開具發票。但基于商業交往的一般信賴，“先開發票后付款”的這種商業習慣普遍存在?！蹲罡呷嗣穹ㄔ宏P于審理買賣合同糾紛案件適用法律問題的解釋》第八條規定：合同約定或者當事人之間習慣以普通發票作為付款憑證，買受人以普通發票證明已經履行付款義務的，人民法院應予支持，但有相反證據足以推翻的除外。

銷售發票在法律上是付款方的一個重要憑證。當出現糾紛時，若無相反證據予以證明的情況下，法院一般會認定發票是付款的憑證。在經濟往來中，很多付款方會要求收款方先交付發票，然后再付款。那么當收款方開過發票后，付款方因賴賬、倒閉等其他原因沒有付款，而合同對此也沒有約定或約定不明時，付款方難以向法院主張權利。

（四）電子發票的管理問題

在互聯網快速發展的推動下，有了全新的開票模式，企業開具電子發票越來越普及，未來也將逐漸替代紙質發票。然而目前很多中小企業未發揮電子發票的優勢，反而在事務工作中存在新的管理障礙。例如，某企業員工使用電子發票報銷差旅費，因為取得的電子發票不能直接對接財務部門，員工需要把電子發票打印出來，而財務部門只能通過稅務網站對電子發票查驗，并且打印出來的發票失去了原來紙質發票的一些防偽功能。電子發票可以重復打印，如果企業發票管理不夠細致，財務人員將無法識別，這不僅會加大企業財務部門的工作量，增加企業發票管理的難度，也會增大稅務部門對企業電子發票的監管難度。

二、中小企業加強發票管理的建議

（一）規范合同中的發票條款，防范發票風險

1.合同具體條款的控制。合同中必須明確基本條款，尤其是質量、價格、收付款方式、時間、交貨地點。應盡可能將價格描述清楚，如含稅或不含稅、出廠價或目的地價、離岸價或到岸價等。

2.明確按規定提供發票的義務。《中華人民共和國發票管理辦法》第二十條規定：“銷售商品、提供服務以及從事其他經營活動的單位和個人，對外發生經營業務收取款項，收款方應當向付款方開具發票;特殊情況下，由付款方向收款方開具發票?！睋?，企業向供應商采購貨物或提供勞務，必須在合同中明確供應商按規定提供發票的義務。企業選擇供應商時應考慮發票因素，選擇供應商時，對能提供規定發票的供應商優先考慮。

3.明確供應商提供發票的時間。購買、銷售貨物或提供勞務，有不同的結算方式，企業在采購接受時，必須結合自身的情況，在合同中明確結算方式，并明確供應商提供發票的時間。

4.明確供應商提供發票的類型。不同稅種間存在稅率差，而同一稅種又可能存在多種稅目，各稅目的稅率差別可能更大。供應商在開具發票時，為了減輕自己的稅負，可能會開具低稅率的發票，或者提供與實際業務不符的發票。根據《中華人民共和國發票管理辦法》及其實施細則的規定，開具發票要如實開具，不能變更項目與價格等，否則所開具的屬于不符合規定的發票。因此，在交易合同中，必須明確發票的開具要求，開具發票的類型。

5.明確不符合規定發票所導致的賠償責任。企業采購時不能取得發票，或者取得的發票不符合規定，如發票抬頭與企業名稱不符、未填寫納稅人識別號等，都會導致企業的財產損失。為防止發票問題所導致的損失，企業在采購合同中應當明確供應商對發票問題的賠償責任。

6.購銷合同中的涉稅風險控制。一是避免采購合同的稅收陷阱。在采購合同中要避免出現如下合同條款：“全部款項付完后，由供貨方開具發票?！币驗樵趯嵨锕ぷ髦校捎诋a品質量、標準等方面的原因，采購方往往不會支付全款，而根據合同條款，采購方可能無法取得發票，不能進行進項稅抵扣。因此，需要將合同條款改為“根據采購方實際支付金額由供貨方開具發票”。二是合理確定采購合同的價款。在簽訂合同時，應該在價格中明確款項總額、具體結算方式、稅款的負擔等。從小規模納稅人處購進貨物時，采購方可以通過談判將購貨的價格壓低，以補償無法取得發票帶來的稅收損失。三是明確合同中違約金條款。采購方在簽訂采購合同時，對銷售方支付的違約金如與商品銷售量、銷售額無關，在合同中注明與商品銷售量、銷售額無關。

（二）加強企業發票管理內部控制

1.定期培訓以增強發票管理理念。為增強企業全體員工的發票管理意識，要建立完善的培訓機制。一方面，財務部門內部定期學習最新的政策，不斷提高財務隊伍的業務水平;另一方面，由財務部門根據各部門業務類型的不同，定期組織有針對性的培訓講座，讓企業各部門員工對如何規范發票類型、稅率，如何在合同中規范約定等有更專業的認識，以便相關人員在工作中規避風險，強化發票涉稅常識，有利于業務部門制定稅負最低的營銷策略。

2.建立健全發票管理內部控制制度。由財務部門按照企業各類型費用報銷、預算標準等相關制度制定發票管理制度，并在財務部門內部設立發票審核小組，審核小組成員參考企業與上下游公司簽訂的購銷合同中的發票條款對發票的準確性、規范性、真實性及合法性進行嚴格審核，在各類報銷中重點審核電子發票是否存在串改發票內容、重復打印使用等情況，對審核出問題的小組成員給予一定的獎勵，并對各部門發票管理實行責任制，對于審核出發票不符合財務部門發票管理制度規定的與責任人的績效相掛鉤。動員企業各部門管理層上行下效，配合財務部門做好發票審核工作。

財務部門根據企業經濟業務的特點制定發票開具申請流程，由銷售部門的業務員發起開票申請流程，申請內容可包括貨品名稱、型號、數量、單價總金額、對應合同編號及所需備注的內容，經財務部門審核無誤后，由業務員簽字領取。這樣不僅可以降低開具發票的作廢率，也能保障企業開具發票的規范性，從而增強財務部門管理與監督職能。

（三）關于電子發票的政策建議

信息時代不斷發展，促使越來越多的中小企業實現跨地區經營，但各區的電子發票平臺分散管理、平臺構建不完善，后臺不能給予充分的技術支持，致使企業不能有效地整合信息資源實現統一管理，所以希望國家能夠進一步開發增值稅發票綜合服務平臺的功能，讓企業實現不僅提取增值稅專用發票，還可以提取所有普通發票，包括電子發票，這樣可以讓企業更方便進行發票管理。對電子發票的開具增加打印次數的功能，使企業能夠有效避免重復打印利用的現象，各企業財務部門從源頭上有效地監管發票，從而從根本上降低企業發票管理風險。

三、結語

中小企業應把發票管理作為企業內部控制的重中之重，強化發票管理理念，在企業內部構建合理完善的發票管理制度，財務部門充分發揮管理職能，能讓企業在瞬息萬變的市場環境和激烈的競爭中發展壯大。

（作者單位為武漢博泰爾科技有限公司）

參考文獻

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