論秘書的角色定位與能力結構

趙亞莉

摘要：近年來，隨著企業形勢的發展，秘書的角色從傳統向多樣化轉變，如何把繁雜任務梳理清楚，為領導分憂、為基層服務、為同級助力，秘書的角色定位就顯得尤為重要。本文從秘書的定義引出秘書的角色定位要從做人和做事做起，闡述了企業對秘書人員寫作、執行、溝通、創新等能力的要求和工作標準，以便更好的實現秘書角色轉化，更好的融入工作環境，成為一名專業、成熟的秘書。

關鍵詞：秘書;角色定位;能力結構

秘書是指專門從事辦公室程序性工作，協助領導處理政務和日常事務，為輔助領導決策實施服務的人員，是從事辦公室事務，辦理文書，負責聯絡溝通，確保辦公室及領導工作正常運作，為領導服務的助手。角色是指個人在社會關系中所處的位置和狀態，以及這種位置要求的行為模式。任何人都以一定的角色存在于社會關系之中。當個人在執行與社會地位、身份相適應的社會職能時，其心理與行為必然要符合相應角色。秘書的角色，是由秘書在社會中的活動內容和活動方式規定的，是對自己所處的地位和地位所需要的社會責任的認識，是對周圍種種人物關系的認識和協調。秘書工作的特點決定了這一職業角色是主觀能動和復雜的，秘書如果不能在職業活動中很好的適合這個角色，或難以在不同的情況下順利過渡并進行角色轉換，就會在心理上體驗到角色沖突，影響秘書的心理健康和職能作用的發揮。因此，秘書要正確認識秘書職業的角色職能，順利成功的完成角色心理和職業行為的適應。秘書要做好領導交給的每一項工作，了解秘書的職能和責任，注重培養秘書的角色定位，加深秘書工作的理解，對發揮他們的潛能，促進領導活動，完善工作機制，提高辦公效率，都具有很強的現實意義和理論意義。

秘書角色因為角色定位點的不同而包括兩個方面：一方面是個人自身的角色定位;另一方面是組織和領導對秘書角色的定位，這種定位更多以角色期望和組織具體的角色規范體現。

秘書是否經常意識到自己是“秘書”，實現社會對秘書角色的期望，是能否進入秘書角色，適應崗位的關鍵。因此，秘書的角色定位是秘書人員對秘書角色的心理體驗，是秘書工作活動中的心理活動。淡化和削弱了的這種心理活動，秘書人員就不能發揮自己的主觀能動性，只能是一個具有力學性能的“機器”，而不可能成為一個優秀的秘書。

例如，人們說秘書是領導者的“高級護理”，貶低了秘書工作，是對秘書工作性質的誤判。在現代社會，秘書是領導者、組織者身邊的綜合輔助和公務服務人員，他們以輔助決策，綜合協調，溝通信息、辦文、辦事、辦會為主要職能，同時在政策活動中起到紐帶作用，在決策中體現監督作用，是領導的隨員和具體事務組織者，是領導的參謀和助手。因此，秘書作為一種特殊的社會角色，不僅有自己重要的工作內容，而且有自己獨立的人格，秘書人員是依靠知識，技能和辛勤工作塑造自己的人格。機關是一個企業的核心部門，秘書要參加單位許多重大的活動，面對外部要聯系工作，接收信息，處理信息，面對內部要溝通、協調、組織會議、進行研究，處在一個復雜的人際關系的中心。因此，一個好的秘書人員，要具備良好的職業素質，熟練的操作技巧，正確的角色定位有助于秘書在工作中產生“乘數效應”。只有端正態度，擺正位置，定位正確的角色，秘書才能在每天辦理很多復雜事情，接觸很多人的情況下忙而不亂，有條不紊，更好地為領導服務，做到及時，準確，高效。而如何做人和做事是秘書角色定位的始發點。

一、做人是秘書人員從業的前提和基本條件

做人指的是秘書的性格、外貌和為人的品質，是個人的素質和道德修養。常言道，做事先學做人，作為服務于領導和辦公室事務的工作人員，秘書的素質和道德修養十分重要。“仁”、“義”、“禮”、“智”、“信”是秘書正確的工作態度和遵守的職業道德。而清新淡雅的裝束，富有親和力的態度，優美的姿勢可以增加個人的魅力，不僅給人們留下良好的職業形象，對秘書的工作也將有所幫助，從而建立與外界聯系的窗口，形成與眾不同的工作風格。

二、做事

隨著時代的發展要求，秘書應掌握的技能也越來越多，要求愈加嚴格，秘書的辦事能力包括辦文、執行、溝通和創新能力，是四力合一的綜合能力。

（一）辦文能力是秘書的基本素質

秘書工作的辦文能力主要體現在文稿的編寫、流轉運行和使用保管上，辦文成為秘書極為重要的工作內容，即使在信息時代的今天，秘書學會網絡文本處理技術，以計算機為主要工具的秘書辦文是領導和管理必不可少的輔助環節。秘書在撰寫公文時要明確組織和領導的意圖，要有可靠的依據，不參雜任何個人情感。選擇合適的文體種類，使用規范的文種，嚴格依照格式要求，充分考慮領導者的個人風格和主題內容，選擇精確恰當的語言，草稿形成后要根據領導建議和需要反復修改。

（二）執行能力是秘書能力的最佳體現

1.辦公室秘書一項經常性工作就是辦會，辦會不僅需要操辦處理具體業務的能力，還要根據領導的意圖和工作要求制定大中型會議的籌備方案，有組織、管理和協調業務工作的能力，秘書人員應掌握企業管理技能，虛心向他人學習，如會議組織工作方案和應急方案的議定，審核會議狀況，與領導及時溝通，資金的使用監督和緊急事件的處理，會議結束后寫會議紀要等。

2.辦事是秘書工作的重要任務，秘書要根據程序有效的辦理日常事務，按時保質完成各項事務，協助領導處理各種突發事件。對領導活動的安排是秘書工作的重要內容，秘書要具備較強的組織協調能力總結工作經驗，需要敏銳的洞察力和快速分析的綜合能力，為領導提供有效快捷的信息，輔助領導正確的決策。在工作期間，秘書人員必須接受完成領導臨時交辦的任務，準確、規范的完成任務，積極、靈活、反應靈敏、準確把握領導意圖并遵循辦事原則。此外，秘書必須具備全面的知識和管理的綜合性工作能力，熟練打字、操作電腦、會速記、懂音頻設備和其他專業技術，在組織中發揮其應有的作用。秘書的執行能力包含的內容是具體和繁雜的，其作用是減少領導者的事務負擔，應具備良好的辦公技能，同時有良好的服務態度和敬業精神，注重禮儀，善于處理人際關系.

（三）溝通能力是秘書開展工作的基礎

溝通的技巧和能力是人際環境產生活力的源泉，是形成凝聚力的基礎。秘書的輔助工作主要涉及辦理公文，處理事務，辦理會議等，這些具體工作都是以有效的溝通為基礎的，因此，溝通的對象有領導、同事、外來人員三類。日常工作中，秘書應了解領導的脾氣、性格，發現運用適當的溝通方法，尊重領導的身份但不吹捧，請示領導的意見但不依賴，主動開展工作但不越權。秘書與同事建立良好的溝通，有助于創造一個真正友好和諧信任的同事關系，形成融洽的工作氛圍。與外界交流要學會迅速識別和確認對方的目的和要求，及時掌握對方的想法和需要。

（四）創新能力是秘書工作的生命力

現代中國高度重視創新能力的培養和提升，提出“創新中國”

和“創新就是力量”的概念，秘書作為機關重要部門的一分子，培養創新能力就顯的尤為重要，秘書的創新能力就是要求秘書在熟悉崗位情況后，敢于突破傳統思維，突破了限制和束縛，提出創造性的想法。只要平時多動腦筋，才會有思考的習慣，有點子、有思想、有創新。一個國家需要創新，一個人更需要創新意識，更多的思考，更多的研究，更多的想象力，充分發揮自己的潛能。美國資深企業管理研究人員說，企業員工的創新意識與員工遵守工作時間一樣重要，讓創新思維成為員工的思維習慣，企業才有生命力和巨大的潛力。因此，培訓秘書的創新意識和創新能力，是現代文秘培訓的重要課程，是秘書工作的生命力。

秘書人員雖然經常陪領導外出，但更多的是默默無聞的工作在平凡崗位上，工作內容非常繁雜且辛苦，無名無利，如果要成為一個合格的秘書人員，必須具備良好的心理素質和高尚的職業素養，吃苦耐勞，甘做無名英雄，這樣才能做好秘書工作。

總之，秘書要做好自己的工作，我們必須深刻了解他們的角色本質，先知道秘書所擔任角色的社會地位、身份和行為。可以在頭腦中形成一個秘書角色的立體圖像。秘書的職責是做好秘書工作的關鍵，在企業的秘書工作中，只有把握了秘書的角色特征，對秘書的角色定位和角色意識培養進行深入的分析，才能充分發揮員工的主觀能動性，正確的定位角色，從而樹立秘書人員良好形象，成為優秀的秘書工作者。