談智慧檔案館建設的認識誤區及對策

李樺

摘要：近年來，智慧檔案館建設成為業界熱門話題，但由于起步較晚，進展不盡如人意。在智慧檔案館建設方面，目前仍存在不少認識誤區，表現在頂層設計、系統定位、技術依賴、建設導向等方面。本文綜合闡述了認識誤區的具體內容，并提出了相應對策，以期對智慧檔案館建設提供些許啟示與幫助。

關鍵詞：智慧 智慧檔案館建設 認識誤區 對策

“智慧檔案館”（Smart Archives）是伴隨“智慧地球”（Smart Planet）等概念，以智慧城市建設為背景，由檔案專家提出的。根據牛津詞典中較接近的解析，此處“智慧”（Smart）應理解為“人或物快速反應、聰明、智能地應對情況的能力”。因此，智慧檔案館的“智慧”可理解為在檔案收集、保存、管理、利用等業務流程中，調動各種資源，支持用戶的知識應用和生產性使用，智能滿足用戶需求的能力。

一、智慧檔案館建設概述

智慧檔案館作為一種全新的檔案理念，是在智慧工程建設驅動下，運用大數據和人工智能等新興技術，對實體或電子檔案資源進行感知與挖掘，對“館藏數字化、管理智能化”等功能進行提升和完善，形成多樣化的智慧檔案信息，為公眾提供豐富、全面、及時的檔案服務。

智慧檔案館充分依托新技術、新手段，以用戶需求為導向，主動感知、分類挖掘、科學保管、智能利用、優化處理檔案信息資源，實現各類檔案資源與信息的整合、開發與共享，使得智慧檔案館中的各種要素和諧運行，檔案信息資源和人力、資金等各要素達到有機融合，繼而為用戶提供高質量、高效率、人性化的服務。

智慧檔案館建設是時代發展的客觀要求，是科技進步的新興產物。在可預見的將來，決定檔案事業發展的因素不再僅僅是普通的檔案保管與利用，還包括借助新技術，最大限度提升檔案資源整合與服務能力，使檔案的價值取向從數據、信息和知識上升到智慧的高度，從而使檔案館功能實現質的“飛躍”。

二、智慧檔案館建設的認識誤區

從眾多文獻中可以看出，智慧檔案館建設目前還處于初級階段，研究相對淺顯，定位相對模糊。比如，有些研究不加消化吸收地將“智慧”概念生搬硬套到檔案館上，甚至直接從起步較早的智慧圖書館“移植”而來，或者大談特談“RFID”等智能樓宇或物流通用技術在智慧檔案館建設中的應用，有喧賓奪主之嫌。智慧檔案館建設出現的認識偏差，主要有以下六個方面。

（一）“可以在一些城市試點”

國家層面總體設計、統籌規劃和戰略部署的缺失，使得一些地區按照自己的理解，自發開展智慧檔案館的前瞻性研究和探索，無論是在建設目標，還是在基礎條件、內涵功能、構成要素等方面，都沒有形成廣泛共識，導致同類型同行業的檔案數據標準不統一，信息資源無法共享，建設水平參差不齊，達不到預期目標和要求，制約檔案館與經濟、社會協調發展。各地區各行業智慧檔案館建設的試點，在取得成功經驗的同時，在理性投入、準確定位、合理規劃等方面難免各行其道，極易導致資源浪費，還會加劇檔案領域的信息孤島現象。

（二）“主要依賴于技術手段”

談到智慧檔案館建設，必然離不開“互聯網技術”“云計算”“物聯網”“大數據”“移動通信”等概念，有些文獻資料主題雖涵蓋了智慧檔案館的基礎理論、信息服務、信息技術和資源建設等，但多聚焦于信息技術方面，對其他主題的研究相對薄弱，并且對將檔案數據、信息上升到智慧高度關注有限。大多數學者對檔案、檔案館（包括各種業務流程）的內在智慧更感興趣，卻不自覺地苛求軟硬件系統的先進性，致使內在智慧一定程度上被忽略或輕視，不免讓人擔憂建成的智慧檔案館有名無實，無法改變檔案供給側與需求側失衡的現狀，或者說會進一步加劇信息孤島現象。

（三）“類似數字檔案館建設”

對于數字檔案館與智慧檔案館的關系有兩種認識：一是認為兩者“同向發展”，即前者是基礎，后者是必然結果；二是認為兩者“并行并存、略有交叉”，即智慧檔案館重在感知技術，數字檔案館重在數據處理。就全國范圍來看，在數字檔案館建設還沒有取得全面勝利的今天，又出現了智慧檔案館這種全新的檔案館模式，且兩者關系尚未明朗，無論對數字檔案館建設的繼續推進，抑或對智慧檔案館建設的摸索探究都十分不利，因為它關系到智慧檔案館建設是必須另起爐灶，還是“彎道超車”。

（四）“檔案數據就是大數據”

在檔案數字化基礎上，檔案成為可以在服務器上儲存、通過網絡進行訪問的數據，檔案數據被深度挖掘。但是，檔案“數據”與大數據是截然不同的兩個概念，不少人對大數據在智慧檔案館建設中的角色定位存在認識偏差。檔案本身是歷史的記錄和回溯，是歷史的真憑實據，具有極高的憑證價值和情報價值，加之檔案有一個法定封閉期，導致被人們廣泛利用或發揮作用需要一定的時間，具有滯后性，而大數據的突出優勢在于數據傳輸和接收的高速與實時。也就是說，智慧檔案館中儲存的是經過鑒定篩選、時效性相對較弱的數據，與大數據的概念差別很大。

（五）“應納入智慧城市框架”

在智慧城市背景下，智慧檔案館是檔案館信息化建設的更高階段，這已經成為廣泛共識。但是人們對智慧檔案館的認知和定位籠統、模糊，認為智慧檔案館建設要限定于智慧城市建設的框架內，并處理好與智慧城市建設其他重大工程項目的協同共生問題，在智慧城市建設中實現檔案館向“智慧”轉型。那么，有一個疑問：離開智慧城市，智慧檔案館就不能存在嗎？如果將智慧檔案館囿于智慧城市的范疇進行研究和分析，難免思路狹隘，形成錯覺，影響對智慧檔案館建設的準確定位。

（六）“應以檔案部門為主導”

有人認為，智慧檔案館建設應以檔案用戶或社會公眾為主體，更多的觀點認為，智慧檔案館建設應該從檔案部門的角度出發，從管理手段、技術應用和人才隊伍建設等軟硬件方面做大做強，與智能樓宇、物聯網、云計算、大數據技術交互融合，使之向智慧型轉變。這種將檔案部門和社會公眾對立起來，以一方為主導的觀點，就會不自覺地忽視另一方的地位和作用。

三、應對策略

各綜合檔案館應充分認清智慧檔案館建設中的誤區及產生的原因，并從根本上采取一定的措施，才能保證智慧檔案館建設步入規范、合理、正確的軌道。筆者結合部分文獻資料和自己的理解，歸納總結出以下應對策略。

（一）確立總體規劃和頂層設計

智慧檔案館的建設應該得到國家層面足夠的政策支持和宏觀指導，應以國家層面為起點，建立合理的組織領導機構，充分考慮我國檔案管理體制地區和行業差異，通過全方位、多角度的戰略架構和總體設計，確定智慧檔案館的指導原則、發展方向、基本格局和建設步驟，作為各級各類智慧檔案館建設的基本遵循和發展藍圖，構建涵蓋全國范圍的智慧檔案館網絡體系，健全物理安全、網絡安全、應用安全、數據安全等防護體系，確保智慧檔案館可持續發展，這是推動智慧檔案館建設的重中之重。

（二）筑牢技術為人服務的根基

在科技日新月異的今天，智慧檔案館建設沒有理由拒絕信息技術的大顯身手。但是，再先進的技術也是為人服務的，對新技術的膜拜有可能偏離檔案工作的初心，顧此失彼，本末倒置。智慧檔案館建設應遵照檔案館的社會本質及發展規律，恪守檔案館基本職能和檔案工作本質，以用戶為中心，優化檔案資源與智慧服務模式，在檔案工作與信息技術之間找到一個平衡點或切入點，在確保檔案館根基和檔案基本屬性與功能的前提下，實現對信息技術的合理應用，增強檔案資源的文化特質，使用戶感受到智慧檔案館的人文關懷，體會到智慧檔案館的真正“智慧”。

（三）借鑒數字檔案館建設經驗

數字檔案館主要是將館藏資源進行信息化處理和加工，并進行統一、規范、安全的管理，可以為智慧檔案館提供真實有效的信息以及基本數據支撐。而智慧檔案館通過各種先進手段對數字檔案進行開發，對檔案館實體、館內設備和檔案資源等進行智能管理，是智慧城市的有機組成部分，需要物聯網、云計算、大數據等助陣。智慧檔案館進一步發展和完善了數字檔案館，并幾乎擁有數字檔案館建設的全部先進技術，兩者都是檔案管理工作中的重要組成部分，智慧檔案館建設應充分借鑒數字檔案館建設的經驗，少走數字檔案館建設的彎路。

（四）正確理解和運用大數據

隨著云計算的到來，大數據被廣泛關注，它的規模足夠大，可以在獲取、存儲、分析等方面遠超傳統數據庫范圍的數據集合，有四個基本特征：海量數據規模、快速數據流轉、多樣數據類型和價值密度低。其核心是挖掘數據價值，進行數據分析，其戰略意義不在于掌握龐大的數據信息，而是對有意義的數據進行專業化處理。因此，智慧檔案館在進行檔案信息儲存和運算、海量數據分析并處理相應問題時，雖然依托大數據、云計算，但歸根結底此“大數據”與檔案信息數據不是同一概念。比如，利用大數據可以推測用戶意圖和需求，減少檢索資料的困惑，使用戶體會到智慧檔案館的“智慧”所在。

（五）合理納入智慧城市建設

智慧城市是一個涉及各行業的城市整體發展方式，它要求城市各要素全面互聯、充分整合，而檔案由于保密和安全等要求，需要進行權限設置。另外，當前我國檔案的開放程度較低，再加上地域和行業限制，即便智慧檔案館建成后，也會有相當一部分檔案無法被納入到智慧城市體系中。因此，依托智慧城市建設智慧檔案館，要充分論證時機是否成熟，基礎設施是否達到必要條件，是否與檔案工作水平協調一致，要考慮不同數據的標準、不同平臺的融合等技術問題，還要探究如何跨越智慧城市界限，在全國乃至全球范圍解決館際資源交互共享等問題，使智慧檔案館的“智慧”名實相副。

（六）正確理解由誰主導的問題

智慧檔案館的建設，以檔案部門為主導，抑或以社會公眾為主體，一定程度上決定著智慧檔案館是否能更好地實現其基本職能，強調檔案部門的職責并不是對社會公眾的遺忘，檔案部門作為國家檔案事業的建設者和主導者，由其主導智慧檔案館建設理所當然。以此為前提，在智慧檔案館建設時，應充分考慮、融入和滿足社會公眾需求，實現智慧檔案館的應有價值和功能，才是智慧檔案館建設的初衷。

四、結語

2017年初，圍棋人工智能機器人“AlphaGo”完勝中日韓一流棋手60盤，震驚世界。筆者認為，智慧檔案館應該具備“AlphaGo”那樣準確判斷檔案用戶思維或意圖的能力，未雨綢繆地提供不同層次、紛繁復雜的檔案服務，滿足各類用戶的多樣需求。當前，各地各行業智慧檔案館建設方興未艾，如火如荼，決不能急于求成、一蹴而就，要依托國家宏觀戰略布局，納入國家智慧戰略體系，樹立“以人為本”理念，深入把握智慧檔案館內涵，廣泛吸納智慧城市各建設項目的成功經驗，憑借相關行業核心技術支持，推進智慧檔案館建設穩步發展。

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作者單位：軍委聯合參謀部某部