淺談如何提高檔案管理水平

劉明明

摘要：目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理質(zhì)量與檔案信息的提供遠遠適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要表現(xiàn)為落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長的檔案利用要求，因而應(yīng)當(dāng)采用各種辦法改變這種現(xiàn)狀。

關(guān)鍵詞：檔案管理；認識誤區(qū)；職業(yè)素質(zhì)；工作創(chuàng)新

檔案管理工作是一項政策性敏感、機密性較高、專業(yè)性較強的工作，各級管理部門要充分認識到該項管理工作的重要性，加強對本單位檔案的管理工作，及時研究解決本單位檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持。尤其在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，全面、真實、高效地記錄和反映本單位整體發(fā)展?fàn)顩r，對于建立現(xiàn)代化檔案管理體系具有切實的作用。

一、清除檔案管理工作中的認識誤區(qū)

當(dāng)前，很多人認為檔案管理工作無足輕重。殊不知，檔案管理工作是現(xiàn)代管理的重要內(nèi)容，科學(xué)有效的檔案管理工作不僅可以推進企事業(yè)單位的工作效率，更可以給企事業(yè)單位制定科學(xué)合理的發(fā)展決策提供科學(xué)依據(jù)與參考標(biāo)準(zhǔn)。由于檔案工作的主要內(nèi)容直接涉及到諸多個人工作生活中的秘密信息，檔案安全問題也是檔案管理工作中的重要內(nèi)容。然而，與檔案管理的重要性地位不相適應(yīng)的是，許多領(lǐng)導(dǎo)干部，甚至包括檔案管理人員都未能充分有效的認識到檔案管理的重要性，認為檔案管理工作不需要專業(yè)能力，誰都可以做，也不需要什么高科技水平，只是一種雖然繁瑣但是卻機械的體力勞動。筆者曾采用例證分析的方法，對檔案管理工作的意義、策略等內(nèi)容給予了深入細致的調(diào)研。結(jié)果發(fā)現(xiàn)：許多檔案管理工作人員認為，檔案管理工作就是整理整理資料、記錄記錄數(shù)據(jù)而已，并不需要專業(yè)的知識與技能。事實上，通過對比國外一些發(fā)達國家的檔案管理工作經(jīng)驗可以知道，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應(yīng)有的貢獻。

隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷發(fā)展與進步，檔案管理工作的內(nèi)容與形式也隨之發(fā)生了明顯的轉(zhuǎn)變。比如，在數(shù)字化的沖擊下檔案管理工作的形式由原先可視記錄識別型逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橐蕾嚈C器識別的代碼型（電子檔案）。而且，檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式歷經(jīng)單機數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式達到了現(xiàn)代的知識管理模式。面對這些變化，檔案管理工作者需要不斷更新檔案管理工作理念，與時俱進，樹立科學(xué)的檔案管理觀。尤其要注意學(xué)習(xí)最先進的檔案管理工作知識，注意把握檔案管理工作的前沿信息，與時俱進，提高檔案管理工作水平。20世紀(jì)對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生。這一理論將檔案從形成到銷毀或?qū)⒁话阈畔⑥D(zhuǎn)化為檔案的過程視做是一個整體的運動過程。并認為在這一運動過程中可因檔案價值形態(tài)的變化劃分為若干個階段，且不同階段的檔案與服務(wù)對象、保存場所和管理方式之間也同時具有內(nèi)在的對應(yīng)關(guān)系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎(chǔ)，檔案管理工作者應(yīng)該積極學(xué)習(xí)與借鑒這一理論。并結(jié)合本單位的工作實際，以創(chuàng)新思維為指導(dǎo)，打造和形成特色的個性化檔案管理工作理念和方法，以樹立正確的檔案管理觀。

二、提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)

由于許多高校的檔案管理工作人員自身對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德以及辦事細心的工作態(tài)度和樂于奉獻的工作精神等，因而在自己的工作中并沒有積累下扎實的理論知識與技能知識，致使在工作中常常導(dǎo)致嚴(yán)重的工作失誤現(xiàn)象發(fā)生。當(dāng)工作中單位需要利用相關(guān)檔案為制定政策予以相關(guān)信息支持時，不能適應(yīng)工作需要，或者效率低下或者提供的信息模糊，難盡人意。可見，提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)是當(dāng)前改善檔案管理工作水平的緊要之事?？梢酝ㄟ^以下途徑來解決這一問題，首先是對現(xiàn)有工作人員給予專業(yè)化的培訓(xùn)，提高他們的實踐能力；其次是要注意引進專業(yè)人才尤其是年輕的檔案專業(yè)管理人才，優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)，形成老中青科學(xué)搭配，結(jié)構(gòu)合理的工作隊伍；最后，部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變認識，提高對檔案管理工作重要性的認識，給予政策與資金保障，采用鼓勵先進、獎罰分明的措施，不斷提高檔案管理人員的工作熱情，提升檔案管理工作的水平。

三、推進檔案管理方法更新

目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理質(zhì)量與檔案信息的提供遠遠適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要表現(xiàn)為落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長的檔案利用要求，因而應(yīng)當(dāng)采用各種辦法改變這種現(xiàn)狀。

首先，要建立規(guī)范的檔案收集程序，決不允許漠視檔案管理工作，視檔案制形同虛設(shè)的認識產(chǎn)生，更不允許在工作中對檔案信息想交就交、不想交就不交現(xiàn)象的發(fā)生。明確檔案信息收集考核程序與責(zé)任。

第二，建立規(guī)范的檔案整理程序，保證檔案信息覆蓋到部門中的每一個人，保證對政策要求必須備案的信息無遺漏無紕漏的登記與備注。當(dāng)前，我國社會快速發(fā)展，許多企事業(yè)單位近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進入，由于檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序組卷，致使卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失問題出現(xiàn)。

第三，加強檔案綜合管理力度。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室一般都是以一個班組存在，在開展具體的工作時，首先要向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，但主管領(lǐng)導(dǎo)一般都是兼任，本身的各項工作時間都較緊張，檔案人員要想向領(lǐng)導(dǎo)說明一項工作較為困難，各項工作開展起來也較為困難。于是，有些部門便自設(shè)資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。有些單位的檔案資料竟然不時出現(xiàn)檔案遺失現(xiàn)象，或者是檔案資料借出后難以收回，這些現(xiàn)象都應(yīng)引起重視并應(yīng)認真克服。

總之，檔案管理是機關(guān)、企事業(yè)單位在管理所屬人員、整合本單位資料信息時形成的對個人信息與專業(yè)資料集中保存的一種制度化的工作，是全面地歷史地考察和了解一個人的依據(jù)，是彰顯專業(yè)優(yōu)勢的重要支撐力量。因此，加強檔案管理，充分發(fā)揮檔案的資源優(yōu)勢，為更好地為選拔和使用人才以及更好地推進本單位工作進程，意義深遠。