檔案管理工作信息化研究與對策

韓春陽

摘 要：社會經濟的飛速發展、科技的日新月異的進步，數字化、信息化時代大潮洶涌而來，在新的形勢之下無論事業單位還是企業，檔案管理工作的信息化建設都面臨著新的機遇與發展挑戰，在實際的工作中也逐漸出現很多問題。傳統的檔案管理辦法已經不能適應于信息化時代的發展，為了提升企事業單位檔案管理信息化建設的智能化、規范化，本文對檔案信息化工作現狀進行了分析和研究，并從不同角度對當前問題進行分析，深入探討檔案管理信息化建設問題的對策。

關鍵詞：檔案管理;企事業單位;信息化

一、引言

隨著社會和經濟的迅猛發展，我國的各類企、事業單位也發生著巨大的變革。由于企事業單位資料、人員信息變化的復雜性，單位的檔案管理工作一直受到了廣泛關注。計算機信息化的普及和互聯網技術的快速應用讓檔案管理工作逐漸從紙質管理、存檔的時代轉變到數字化網絡信息時代。在這個過程中，解決了保存困難的難題，減少了檔案管理工作對大量人力和時間精力的要求，使檔案管理工作變得更加高效、安全、快捷、方便。但是在當前我國檔案管理工作發展過程中，還存在許多不容忽視的問題需要解決，甚至還會給企、事業單位的發展帶來不良影響。因此，企、事業單位的檔案管理信息化建設的研究勢在必行，急需針對相關問題提出解決對策。

二、檔案管理工作信息化建設的意義

評價一個企事業單位、了解具體工作流程或人力資源信息，檔案資料是必需的證據和查實的主要手段。在信息技術飛速發展的新形勢下，網絡信息技術為企事業檔案管理帶來了新的平臺。企事業單位的檔案管理通過信息平臺可以完整的反映了單位的具體情況和人力資源狀態，借助信息平臺可以更好地對單位所有職工進行年齡、學歷和工作資歷等信息的分析，更有效地對單位各種資料進行匯總，更智能地進行科學化管理。檔案管理工作隨著信息化、智能化的不斷發展，逐漸提高了管理工作的效率、加快了檔案查詢的速度、降低了管理工作的難度、保障了檔案信息的安全、促進了整體資源的優化。因此，加快企事業單位檔案管理工作的信息化建設，對整個單位的管理提升有著不可忽視的現實意義。

三、檔案管理工作信息化建設過程中出現的問題

（一）企事業單位對檔案管理工作不夠重視

由于企事業單位檔案管理工作涉及的人員較多、時間線較長，且常常耗資較大而收益較少，很難體現出好的成績與明顯效果，所以企事業單位往往對于檔案管理工作缺乏關注，忽視了其重要性，為了盡量降低成本往往一人身兼多職、精簡化組織構成，造成檔案管理工作效率難以提升。

（二）企事業單位對檔案管理工作的信息化建設缺乏資金投入

進行企事業的檔案管理工作的信息化建設，軟硬件的建設是保證檔案管理信息化的基礎，需要在前期投入并使用大量的資金來進行建設。部分事業單位對于檔案管理軟硬件的更新、升級不夠及時，許多企業更看重產品研發和市場渠道相關環節的資金投入而對檔案管理工作不聞不問，都導致了企事業單位的信息化建設處于被動的初級階段，無法利用先進的軟硬件對檔案資料進行管理和應用，不能及時進行信息管理工作平臺的優化。

（三）企事業單位檔案管理工作制度不夠完善

檔案管理工作一般分為六大類，分別是采集、保存、分類、檢索、統計和分析等方面，是一項較為復雜的綜合性工作。傳統的檔案管理工作方式較為死板、不夠靈活，在信息化技術普遍應用的今天，大部分的企事業單位都對檔案管理工作進行了改革，應用了新穎的信息技術軟硬件，但在改革的過程之中，各企事業單位缺乏統一、規范化的檔案管理標準，導致工作人員在處理檔案管理相關細節工作時沒有標準化的工作規范，尤其是在檔案管理的信息化建設方面缺乏專項的信息管理制度，導致管理工作人員和檔案存儲、歸檔等操作人員無法掌握規范操作的工作要點，時常導致檔案管理信息化工作出現失誤。

（四）企事業單位檔案管理人員信息素養有待提高

在我國企事業單位中，負責管理檔案的工作人員往往不受領導重視或收入不高，導致部分檔案管理人員對于工作缺乏熱情，主動性不高，存在著安排任務才被動完成的現象。同時，部分企事業單位的檔案管理人員在崗工作多年，缺乏一定的信息素養，對于計算機、網絡的操作不夠熟練，綜合應用的能力也不高，導致難以合理利用信息化技術對檔案進行良好、綜合的管理和應用。

四、檔案管理工作信息化建設問題的對策

（一）加大企事業單位對檔案管理工作的重視程度和投入

當前，國家和相關機構已經開展了對各企事業單位的信息化政策扶持行動，也加大了資金、技術和人力方面的扶持力度，理應喚起各企事業單位對于檔案管理工作的重視和了解。在信息化迅猛發展的新形勢下，如果還處于過去的舊理念、舊觀念之中，檔案管理工作就會一直停滯不前，難以適應日益增長的單位內部、外部的信息資料需求，長此以往，必將影響各企事業單位的良性運轉和發展。因此，必須加大企事業單位對檔案管理工作的重視程度，增加企事業單位對檔案管理工作的各項投入，升級、更新相關軟硬件并及時進行優化管理，以便 進行快速的信息查詢與獲取，力爭將檔案管理工作持續信息化、智能化、細節化、高效化管理，為本單位的發展提供良好的資料支撐。

（二）規范企事業單位檔案管理工作的制度

檔案管理工作是一項復雜且繁瑣的工作，尤其是在進行信息化建設的今天，從組織建設與制度建設出發，更應當對其中的每一個環節與流程制定相對應的操作標準以及規范化流程，為檔案數據化管理工作的落實提供支撐。在制定具體制度的時候，相關管理人員應秉持嚴謹、認真的態度，尤其要關注對制度的完善，為具體管理工作的落實提供科學依據。在規范并完善制度的時候，應做到對檔案數據化管理工作內容的明確以及對各級管理人員的管理職責的明確。

（三）提升企事業單位檔案管理人員的信息素養

在企事業單位檔案管理信息化建設中，檔案管理工作人員所進行的工作已經不再是以往簡單記錄與保存性質的工作，需要有更高層次的信息素養。除了在新招聘相關人員時盡量招錄檔案管理專業類的人員，便于盡快熟悉工作之外，對于現有的工作人員的信息素養，也需要通過專業軟硬件設施培訓和交流，不斷提高其職業工作水平。管理者可以針對當前檔案管理工作人員的具體情況安排專家授課、外出學習培訓、專業人員“傳、幫、帶”等多種形式，以及適當的獎懲機制不斷促進檔案管理工作人員的工作熱情和積極性，促使其提高自身素養，適應檔案管理工作信息化建設的需要。

五、結語

信息化時代的到來，改變了企事業單位當前很多工作的形式，同時也讓檔案管理工作發揮出了更大的功能。面對出現的機遇與挑戰，企事業單位應當正確認識檔案管理工作的重要性，加大資金、人力、技術的投入，并規范對應的制度，提升工作人員的業務水平和信息素養，積極主動投入到檔案管理工作的信息化建設之中，確保檔案管理工作在企事業的發展中發揮最大的效能。

參考文獻

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