事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施

韋曉

摘 要：信息化時代，計算機技術成為各個行業(yè)領域的發(fā)展動力。事業(yè)單位為了順應時代發(fā)展，對計算機信息技術更加注重，逐步拓寬應用范圍，使檔案管理效率和質量全面提升，但也暴露出其中的很多不足和問題。本文主要分析了檔案管理信息化的重要性、事業(yè)單位建設過程中的問題以及完善措施，以作借鑒。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設;問題;解決措施

檔案管理的專業(yè)化標準，決定了事業(yè)單位只有堅持創(chuàng)新理念，才能適應社會經濟發(fā)展狀況，以便于更快、更好地解決檔案管理工作中的不足，使具體的管理任務都能逐步落實下來?，F(xiàn)代信息技術的應用、與檔案管理的結合程度，都會影響到日常的管理效率和整體水平，只有積極應用現(xiàn)代化模式，才能使管理服務水平有所提升。

1檔案管理信息化的重要性

第一，檔案管理工作必須順應社會經濟的實際需求。在現(xiàn)有的發(fā)展形態(tài)下，生產生活方式逐步發(fā)生變化，檔案管理也表現(xiàn)出不同的功能要求。檔案管理人員需要堅持對日常工作進行定期總結，以便于更加全面地了解實際狀況，以此為基礎，創(chuàng)新轉變管理意識，更好地應對當前新的形式變化。檔案承擔著事業(yè)單位發(fā)展歷程、生產經營狀況的記錄功能，信息價值龐大，是事業(yè)單位制定建設、發(fā)展規(guī)劃的重要參考資源。相應的檔案管理工作必須符合新時期發(fā)展特點，通過規(guī)范化的管理行為，順利完成管理工作的具體任務。

第二，檔案管理的規(guī)范化程度，是事業(yè)單位管理能力的具體體現(xiàn)。隨著各種形式的科學技術創(chuàng)新發(fā)展，很多行業(yè)領域都逐漸拓寬了技術應用范圍，管理人員必須以此為基礎，普遍提升工作者的責任意識，充分發(fā)揮出檔案管理的積極作用。

第三，檔案管理信息化，是維護事業(yè)單位健康發(fā)展的重要方式。檔案是單位歷史沿革中各類優(yōu)秀成果的總結，是制定后期發(fā)展規(guī)劃的重要參考資源。檔案管理的規(guī)范化、高效率，更加便于單位內部的查詢和利用，在借鑒和學習中編制更加合理的發(fā)展規(guī)劃。良好的檔案管理方式，為領導者及時獲取工作人員日常業(yè)績提供了信息平臺，使事業(yè)單位的長期目標和短期目標都能合理化，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

2事業(yè)單位檔案管理信息化建設中的問題

2.1重視程度不足

一些事業(yè)單位將檔案信息化建設片面的認為是計算機操作。事實上，能夠進行計算機操作只是信息化建設的基礎流程。或者是單位領導層不能充分認識到檔案信息化建設的重要性，將保持檔案信息的完整性為目標，不再做后期更為復雜的建設工作。信息化建設不僅僅停留在計算機操作層面，應該與時俱進，融入大數(shù)據(jù)時代的洪流，對于可公開的檔案文獻資料，打破電話查詢和來檔案室查詢的壁壘，單位員工可以在基于大數(shù)據(jù)的平臺中查詢自己需要的資料，尤其是工程資料、數(shù)據(jù)等，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。平臺的建設與升級需要領導的重視，高位推動，以投入人力、物力、財力來提質。

2.2技術人員素質低

檔案管理有一定的技能標準，能夠獨立完成信息收集、統(tǒng)計、處理等一系列工作，以及應對管理期間突發(fā)問題，是管理人員的基本要求。但是，許多檔案管理人員的綜合素質都不能達到管理工作的客觀需求，理論知識、專業(yè)技能方面存在一些不足，進而影響到檔案資源管理的效率和質量。

3完善事業(yè)單位檔案管理信息化的措施

3.1增強信息化檔案管理意識

檔案管理信息化，屬于信息基礎建設的重要一環(huán)，應堅持對檔案資源服務面逐步拓寬，以遵循國家機密為基本前提，充分發(fā)揮出檔案資源的價值作用，向更多的人進行資源分享，為國家信息化建設創(chuàng)造有利條件。檔案資源管理中樹立起正確的信息化管理意識，可以依托新聞媒體功能性，作為信息內容宣傳、推廣的平臺，以便于更多民眾了解到檔案管理信息化的真正意義和功能作用，廣泛吸收各方意見，使管理制度更為完善，而相應的效益宣傳工作，有利于實現(xiàn)信息化檔案管理意識的普及化。

3.2 建立檔案管理信息化網站

檔案管理信息化，必須依托于網絡平臺，增大成本支出，合理構建一個專業(yè)化的信息管理組織，確保管理設備與信息內容的匹配度，通過定期性檢測、維護信息內容等方式，確定檔案資源的準確與完善。檔案信息網站管理系統(tǒng)的應用，需要堅持技術性研發(fā)和軟件升級;軟件設備的專業(yè)性，是檔案信息快速收集、歸類處理的基礎，適應了大數(shù)據(jù)時代的信息需求;網絡數(shù)據(jù)庫的構建，是檔案資源科學存儲的重要方式，有利于檔案資源的動態(tài)化維護，以及信息內容的全過程監(jiān)督。檔案管理信息化網站，有利于數(shù)據(jù)庫的更新與完善，確保各類信息資源的整合與共享，充分發(fā)揮出數(shù)據(jù)庫的功能優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案資源的信息化管理。

3.3提升管理人員信息化管理水平

檔案管理需要持續(xù)性的專業(yè)化操作，只有確保管理團隊專業(yè)能力，才能順利完成檔案資源的信息化管理。管理人員必須立足于事業(yè)單位的歷史進程和未來目標，科學歸類和存儲大量的文件資料。事業(yè)單位通過設立專門的管理職位，防止出現(xiàn)一職多崗的不合理情況，避免發(fā)生相互推諉、責任不明確等不合理行為，全面提升單位內部的檔案管理效率。檔案管理信息化對管理人員的綜合素養(yǎng)要較高要求，必須立足于廣泛服務民眾的基本目標，引進和吸收現(xiàn)代技術資源，打破傳統(tǒng)管理模式，事業(yè)單位通過定期性的知識技能培訓，為廣大檔案管理人員提供專業(yè)理論和實踐技能的學習平臺，以便于跟蹤了解和掌握最新管理方法提高員工聘任條件，積極聘用高素質、復合型的管理人才，注重管理方法和技術手段的有效融合，不斷提升檔案資源的有效利用率，為檔案管理信息化奠定基礎。

3.4加強檔案管理信息系統(tǒng)安全性

檔案資料事關事業(yè)單位未來發(fā)展規(guī)劃，管理工作的安全、保密建設十分必要，通過建立安全保護制度，使管理工作者的職責范圍明確化。信息技術的深入應用，使信息安全問題逐漸顯漏出來。事業(yè)單位必須堅持創(chuàng)新管理理念，維護網絡安全，防止不法分子的非法入侵、惡意篡改和盜取信息，不斷提升檔案信息化管理的安全保密性;用戶身份檢測程序的設置，有利于計算機軟件運行的全過程監(jiān)督，防止發(fā)生檔案資源遺失、遺漏等情況。

3.4.1保護和預警

安全預警，作為事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)的重要構成部分，通過評估網絡環(huán)境下的信息系統(tǒng)狀態(tài)，維護信息系統(tǒng)安全。安全預警是對計算機檔案系統(tǒng)建立一道保護層，對系統(tǒng)漏洞進行彌補，使惡意入侵等不合理情況得到控制;檔案管理信息系統(tǒng)的良好運行，需要在各個部門的相互配合下，以檢查系統(tǒng)安全設置為依托，降低安全風險系數(shù)，提升系統(tǒng)防御能力，確保信息系統(tǒng)具備更高的安全性。

3.4.2檢測和響應

系統(tǒng)檢測過程中一旦發(fā)現(xiàn)惡意侵犯行為，需要及時進行處理。建立安全監(jiān)控中心，就是防止外部入侵的重要方式，利用防火墻技術，延長系統(tǒng)響應時間，對外部破壞行為加強控制，以更強的安全保障體系，提升惡意入侵的判斷效率。

3.5綜合整理檔案信息

事業(yè)單位的檔案管理信息化，需要以現(xiàn)有的信息技術應用程度為基礎，所能提供的服務功能較為有限，并且表現(xiàn)出很多不足。事業(yè)單位中的一些檔案資源較為重要，保密級別較高，不能在單位之間共享，但也有一些資源因為主客觀條件的限制，很難建立起相應的資源庫。

結束語

檔案資料承載著事業(yè)單位的歷史演變進程，也是了解當?shù)匕l(fā)展狀況的重要參考資源。信息技術的快速發(fā)展，是檔案管理的新機遇，有利于事業(yè)單位內部優(yōu)化人工操作的不足，以信息處理方式完成信息數(shù)據(jù)的歸檔和處理，大大提升了工作效率;有利于實現(xiàn)信息共享，充分發(fā)揮出檔案資源的應用價值。但是檔案資源信息化，需要面對更大的安全風險，需要通過設立保護預警和檢測響應措施，提升信息系統(tǒng)的安全保密性，更加適應現(xiàn)階段大數(shù)據(jù)和云計算技術的現(xiàn)實狀況，從而為事業(yè)單位檔案管理的客觀、公正、真實奠定基礎。

（高郵市水利局，江蘇 高郵 225600）