分析館員檔案管理工作中存在問題以及解決措施

鄭樹華

摘 要：在事業單位中，檔案管理是非常重要的內容。檔案屬于重要的信息載體，是對組織和個人具體情況進行了解的重要文獻資料。最近幾年，隨著我國科技和社會經濟的不斷發展，對館員檔案管理工作提出了更高的要求。下文針對館員檔案管理工作中存在問題以及解決措施進行深入分析，希望可以有效提升檔案管理質量和水平。

關鍵詞：館員檔案管理;管理工作;問題;解決措施

館員管理工作的內容相對較廣，其中包括單位人才選拔、單位人才考核、資金利用、其他活動開展等等。通過高效的館員檔案管理工作，可以對所需數據信息進行查詢，這對于各項活動的順利實施和完成有著較為積極的作用。但是，現階段，我國事業單位中館員檔案管理工作還存在一些問題，嚴重阻礙了相關工作的順利開展。想要有效提升館員檔案管理質量和效率，事業單位需要結合實際情況，直面存在的問題，并通過科學合理的手段，解決存在的問題，使各項工作可以順利有序的進行，有效提升檔案管理質量，促進事業單位長期穩定發展。

1 館員檔案管理工作中存在問題

第一，檔案缺失問題。根據相關調查顯示，目前在事業單位檔案管理工作中，普遍存在檔案丟失的問題，這類問題并不是孤立產生的。究其原因，檔案管理工作嚴謹性有待提升。館員在工作中工作態度不夠積極，缺乏嚴謹性，沒有嚴格根據規定時間和流程對檔案資料進行歸檔[1]。并且，在實際工作中，部分館員在整理時存在隨意化的問題，導致檔案遺失和破損問題更加嚴重。第二，管理制度問題。受到單位內部機制的影響，導致單位領導和管理層沒有給予檔案管理部門足夠的重視，進而致使在管理制度方面也存在一些問題，管理制度覆蓋不夠全面。根據相關調查顯示，部分事業單位的檔案管理工作缺乏獨立性和全面性，大多都是根據辦公室制度進行日常工作的，還有部分事業單位盡管有檔案管理制度，但是已經不符合新時代背景下檔案管理要求，進而嚴重阻礙檔案管理工作質量的提升。第三，管理方法有待創新。在新時代背景下，部分事業單位在檔案管理工作中仍然利用人力來完成，這使得館員的工作量越來越大，工作效率難以得到提升，甚至有時會出現遺漏的問題。

2 館員檔案管理工作中存在問題的解決措施

2.1 提升館員的檔案管理意識

在新時代背景下，想要有效解決館員檔案管理工作中存在的問題，首先需要提升館員的檔案管理意識，從內部管理入手，使其意識到檔案管理工作的重要意義和價值[2]。首先，單位領導應嚴格要求館員，要求館員在實際工作中不能出現隨意的態度，并且在管理章程中要突出該方面內容，通過制度化的管理理念和標準化的工作理念，提升館員收集和整理以及匯總檔案工作的專業性。其次，在實際工作中，應注重創新意識，館員應結合相關工作流程，進步以完善操作步驟，通過標準化的操作步驟，著名檔案。最后，檔案管理部門的相關負責人員需要在實際工作把責任貫徹落實到人頭上，提升檔案管理的針對性，以便于可以及時發現問題，并能夠對具體負責人進行追究，進而有效提升檔案管理的嚴謹性和檔案管理工作質量。

2.2 創建規范的檔案管理制度

事業單位應結合自身的實際情況，創建規范的檔案管理制度，進而有效提升管理質量和水平。首先，館員需要清晰的意識到在新時代背景下，單位需要應用的資料和文獻數量在不斷增加，在收集資料時館員難以在短時間內獲得精準的結果。因此，在檔案管理工作中，可以通過橫向式的聯合操作手段，通過互聯網技術，實現信息和資源的共享，進而促進各種檔案資源利用效率的提高。其次，事業單位具有較強的特殊性，因此在檔案管理工作中，可以創建一個電子文件數據管理中心，進而對單位信息資源管理組成進行深化，在該數據管理中心基礎上，提供一些制約性、非保密性的電子文件，提供給單位相關部門信息服務，這樣不僅可以有效提升單位內部文獻資料的保密程度，還可以促進檔案利用效率的提高。

2.3 培養檔案管理優秀人才

事業單位領導人員可以結合檔案部門人才發展戰略，創建完善且清晰的規劃認識，進而促進檔案管理部門規范化發展。并且，可以對檔案管理工作的重點內容進行設定，進而有效提升檔案管理規范性，促進事業單位長期穩定發展[3]。首先，事業單位可以定期對內部職工進行培訓，進而有效提升檔案管理質量和水平，使館員可以順應新時代背景下檔案管理工作需求，可以熟練掌握多元化的操作技術，提升館員對信息的熟練度。其次，事業單位可以適當的引進外部人才，管理層應給予檔案管理崗位足夠的重視，堅持創新型的招聘原則，特別是內部晉升和福利待遇，需要保證一視同仁。最后，事業單位需要注重發掘和培養優秀的檔案管理人才，可以和當地知名高校創建合作關系，創建完善的人才培養機制，有效提升館員的理論性和實踐性。

2.4 對信息技術進行充分利用

在新時代背景下，信息技術在各個領域中都得到了廣泛的應用，在檔案管理工作中也不例外。首先，在檔案管理方法中，可以對信息技術進行引入。館員在檔案管理工作中可以積極大膽的應用信息技術，結合實業單位發展特點，可對外包企業進行邀請，對檔案管理系統進行有效編制，進而有效提升檔案的收集效率、整理效率、歸納效率，從整體上提升檔案管理質量。其次，館員在整理檔案資料時，也可以對信息技術進行應用，進而實現共享檔案資料，對檔案資料的價值進行充分發揮。如，在單位內部可以創建檔案管理平臺，利用權限設置，各個部門的職工可以通過獲取權限，對檔案信息進行使用。

3 結束語

總而言之，在新時代背景下，加強館員檔案管理工作是非常重要的，不僅可以有效提升檔案管理質量，還可以促進事業單位長期穩定發展。現階段，由于受到多種因素的影響，館員檔案管理工作還存在一些問題，這嚴重阻礙了事業單位整體管理工作質量。因此，在實際工作中，單位應給予檔案管理工作足夠的重視，要求館員嚴格根據相關法律法規做好檔案工作，不斷提升館員的專業素養和能力，注重對其培訓。與此同時，需要對先進的檔案管理理念和模式進行引進，打破傳統檔案管理模式的束縛，進而有效提升檔案管理工作效率和質量，更好的服務于社會群眾。

參考文獻

[1]車志華.事業單位檔案管理工作存在的問題與解決措施探討[J].辦公室業務，2017（19）：93-94.

[2]張春子.新形勢下事業單位檔案管理中存在的問題及對策[J].辦公室業務，2017（9）.

[3]孫煦.我國事業單位檔案管理的現狀及改善措施[J].今日財富：中國知識產權，2018（4）：165-166.