分析館員檔案管理工作中存在問題以及解決措施

鄭樹華

摘 要：在事業(yè)單位中，檔案管理是非常重要的內(nèi)容。檔案屬于重要的信息載體，是對組織和個人具體情況進(jìn)行了解的重要文獻(xiàn)資料。最近幾年，隨著我國科技和社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，對館員檔案管理工作提出了更高的要求。下文針對館員檔案管理工作中存在問題以及解決措施進(jìn)行深入分析，希望可以有效提升檔案管理質(zhì)量和水平。

關(guān)鍵詞：館員檔案管理;管理工作;問題;解決措施

館員管理工作的內(nèi)容相對較廣，其中包括單位人才選拔、單位人才考核、資金利用、其他活動開展等等。通過高效的館員檔案管理工作，可以對所需數(shù)據(jù)信息進(jìn)行查詢，這對于各項活動的順利實施和完成有著較為積極的作用。但是，現(xiàn)階段，我國事業(yè)單位中館員檔案管理工作還存在一些問題，嚴(yán)重阻礙了相關(guān)工作的順利開展。想要有效提升館員檔案管理質(zhì)量和效率，事業(yè)單位需要結(jié)合實際情況，直面存在的問題，并通過科學(xué)合理的手段，解決存在的問題，使各項工作可以順利有序的進(jìn)行，有效提升檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)事業(yè)單位長期穩(wěn)定發(fā)展。

1 館員檔案管理工作中存在問題

第一，檔案缺失問題。根據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，目前在事業(yè)單位檔案管理工作中，普遍存在檔案丟失的問題，這類問題并不是孤立產(chǎn)生的。究其原因，檔案管理工作嚴(yán)謹(jǐn)性有待提升。館員在工作中工作態(tài)度不夠積極，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，沒有嚴(yán)格根據(jù)規(guī)定時間和流程對檔案資料進(jìn)行歸檔[1]。并且，在實際工作中，部分館員在整理時存在隨意化的問題，導(dǎo)致檔案遺失和破損問題更加嚴(yán)重。第二，管理制度問題。受到單位內(nèi)部機制的影響，導(dǎo)致單位領(lǐng)導(dǎo)和管理層沒有給予檔案管理部門足夠的重視，進(jìn)而致使在管理制度方面也存在一些問題，管理制度覆蓋不夠全面。根據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，部分事業(yè)單位的檔案管理工作缺乏獨立性和全面性，大多都是根據(jù)辦公室制度進(jìn)行日常工作的，還有部分事業(yè)單位盡管有檔案管理制度，但是已經(jīng)不符合新時代背景下檔案管理要求，進(jìn)而嚴(yán)重阻礙檔案管理工作質(zhì)量的提升。第三，管理方法有待創(chuàng)新。在新時代背景下，部分事業(yè)單位在檔案管理工作中仍然利用人力來完成，這使得館員的工作量越來越大，工作效率難以得到提升，甚至有時會出現(xiàn)遺漏的問題。

2 館員檔案管理工作中存在問題的解決措施

2.1 提升館員的檔案管理意識

在新時代背景下，想要有效解決館員檔案管理工作中存在的問題，首先需要提升館員的檔案管理意識，從內(nèi)部管理入手，使其意識到檔案管理工作的重要意義和價值[2]。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)嚴(yán)格要求館員，要求館員在實際工作中不能出現(xiàn)隨意的態(tài)度，并且在管理章程中要突出該方面內(nèi)容，通過制度化的管理理念和標(biāo)準(zhǔn)化的工作理念，提升館員收集和整理以及匯總檔案工作的專業(yè)性。其次，在實際工作中，應(yīng)注重創(chuàng)新意識，館員應(yīng)結(jié)合相關(guān)工作流程，進(jìn)步以完善操作步驟，通過標(biāo)準(zhǔn)化的操作步驟，著名檔案。最后，檔案管理部門的相關(guān)負(fù)責(zé)人員需要在實際工作把責(zé)任貫徹落實到人頭上，提升檔案管理的針對性，以便于可以及時發(fā)現(xiàn)問題，并能夠?qū)唧w負(fù)責(zé)人進(jìn)行追究，進(jìn)而有效提升檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性和檔案管理工作質(zhì)量。

2.2 創(chuàng)建規(guī)范的檔案管理制度

事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合自身的實際情況，創(chuàng)建規(guī)范的檔案管理制度，進(jìn)而有效提升管理質(zhì)量和水平。首先，館員需要清晰的意識到在新時代背景下，單位需要應(yīng)用的資料和文獻(xiàn)數(shù)量在不斷增加，在收集資料時館員難以在短時間內(nèi)獲得精準(zhǔn)的結(jié)果。因此，在檔案管理工作中，可以通過橫向式的聯(lián)合操作手段，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實現(xiàn)信息和資源的共享，進(jìn)而促進(jìn)各種檔案資源利用效率的提高。其次，事業(yè)單位具有較強的特殊性，因此在檔案管理工作中，可以創(chuàng)建一個電子文件數(shù)據(jù)管理中心，進(jìn)而對單位信息資源管理組成進(jìn)行深化，在該數(shù)據(jù)管理中心基礎(chǔ)上，提供一些制約性、非保密性的電子文件，提供給單位相關(guān)部門信息服務(wù)，這樣不僅可以有效提升單位內(nèi)部文獻(xiàn)資料的保密程度，還可以促進(jìn)檔案利用效率的提高。

2.3 培養(yǎng)檔案管理優(yōu)秀人才

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員可以結(jié)合檔案部門人才發(fā)展戰(zhàn)略，創(chuàng)建完善且清晰的規(guī)劃認(rèn)識，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理部門規(guī)范化發(fā)展。并且，可以對檔案管理工作的重點內(nèi)容進(jìn)行設(shè)定，進(jìn)而有效提升檔案管理規(guī)范性，促進(jìn)事業(yè)單位長期穩(wěn)定發(fā)展[3]。首先，事業(yè)單位可以定期對內(nèi)部職工進(jìn)行培訓(xùn)，進(jìn)而有效提升檔案管理質(zhì)量和水平，使館員可以順應(yīng)新時代背景下檔案管理工作需求，可以熟練掌握多元化的操作技術(shù)，提升館員對信息的熟練度。其次，事業(yè)單位可以適當(dāng)?shù)囊M(jìn)外部人才，管理層應(yīng)給予檔案管理崗位足夠的重視，堅持創(chuàng)新型的招聘原則，特別是內(nèi)部晉升和福利待遇，需要保證一視同仁。最后，事業(yè)單位需要注重發(fā)掘和培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人才，可以和當(dāng)?shù)刂咝?chuàng)建合作關(guān)系，創(chuàng)建完善的人才培養(yǎng)機制，有效提升館員的理論性和實踐性。

2.4 對信息技術(shù)進(jìn)行充分利用

在新時代背景下，信息技術(shù)在各個領(lǐng)域中都得到了廣泛的應(yīng)用，在檔案管理工作中也不例外。首先，在檔案管理方法中，可以對信息技術(shù)進(jìn)行引入。館員在檔案管理工作中可以積極大膽的應(yīng)用信息技術(shù)，結(jié)合實業(yè)單位發(fā)展特點，可對外包企業(yè)進(jìn)行邀請，對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行有效編制，進(jìn)而有效提升檔案的收集效率、整理效率、歸納效率，從整體上提升檔案管理質(zhì)量。其次，館員在整理檔案資料時，也可以對信息技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，進(jìn)而實現(xiàn)共享檔案資料，對檔案資料的價值進(jìn)行充分發(fā)揮。如，在單位內(nèi)部可以創(chuàng)建檔案管理平臺，利用權(quán)限設(shè)置，各個部門的職工可以通過獲取權(quán)限，對檔案信息進(jìn)行使用。

3 結(jié)束語

總而言之，在新時代背景下，加強館員檔案管理工作是非常重要的，不僅可以有效提升檔案管理質(zhì)量，還可以促進(jìn)事業(yè)單位長期穩(wěn)定發(fā)展。現(xiàn)階段，由于受到多種因素的影響，館員檔案管理工作還存在一些問題，這嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位整體管理工作質(zhì)量。因此，在實際工作中，單位應(yīng)給予檔案管理工作足夠的重視，要求館員嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)做好檔案工作，不斷提升館員的專業(yè)素養(yǎng)和能力，注重對其培訓(xùn)。與此同時，需要對先進(jìn)的檔案管理理念和模式進(jìn)行引進(jìn)，打破傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛，進(jìn)而有效提升檔案管理工作效率和質(zhì)量，更好的服務(wù)于社會群眾。

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