從財務視角淺談會展項目管理

張美琴

關鍵詞：會展項目 ?項目管理 ?財務視角

會展業集商品展陳、項目合作、文化科技交流于一身，具有經濟增長“加速器”、城市發展“助推器”、城市形象“傳播器”、勞動就業“吸納器”的功能，各地政府都大力發展會展業，從而打造城市知名度、促進當地經濟發展、推動產業轉型升級。

天時地利人和，使得會展業成為現代服務業的朝陽行業，不可避免地使得同業競爭加劇。如何既能獲得政企信任，承接重大會展項目，又能讓企業獲得合理利潤，則離不開項目管理。本文從財務視角對會展項目管理進行一些探討，以期對會展項目實際業務處理提供一些方法、建議。

一、 會展項目的特點與作用

會展業對于城市經濟發展有重要的作用，它能精準對焦相關行業、品類，展示行業前瞻性，快速聚集起業內需求，促進參展商戶快速簽約，引領行業發展;同時，輻射到城市交通、餐飲、住宿等相關產業鏈，帶來聯動發展。會展項目一般有主辦單位、執行單位、參展商、觀眾等組成，具有籌備期長、展會期短的特點。

二、 會展業項目管理可能存在的問題

（一）項目前期準備不充分

項目未經充分調研、詳細部署，倉促上馬，造成定價不合理、服務跟不上，最終未能產生良好的經濟效益與社會效益。

（二）項目預算不細致

項目預算粗糙，考慮不全面，未能做到末級預算，可能造成資金緊張、費用超標，最終以決算湊預算的局面，不能很好地實施事中控制。

（三）項目多頭實施，缺少有效監督

項目未制定詳細的工作計劃，未對項目組成員進行有效安排與管理，缺少抓手，造成項目組成員煥散，職責不清，效率低下。

（四）項目結算不及時

項目結算不及時，甚至在項目結束后，才流轉到財務部門進行結算，起不到事中控制的效果，造成成本浪費、核算超支等無法挽回的局面。

（五）項目考核粗放

會展項目未制定科學的考核制度，考核沒有標準，或者僅對合同收入進行考核，未對資金收款進行考核，造成應收賬款催收困難、甚至出現壞賬。

（六）項目總結回訪流于形式

會展項目結束后，未及時總結、回訪，或者總結回訪流于形式，起不到真正的借鑒意義，也未能進行有效的蓄客。

三、 從財務視角探討會展項目管理的方法

（一）項目前期管理

1、項目前期進行相關調查研究，做好充分評估

會展項目前期，根據具體會展類型，通過市場調研，資料搜集，運用大數據分析，建立有效的數據庫。對于曾經承辦過的會展項目，通過對客戶進行回訪、調查，了解客戶需求，聽取建議。對于前期的經營數據、會展成交數據進行收集歸納、分析整理，分析數據背后的內涵。比如，通過對參展客戶成交數據的分析，尋找規律，哪一種類型的客戶最有希望簽單，他們也是最有可能成為下屆展會最有意愿參展的客戶;再如，通過既往預決算對比數據的分析，為本次項目預算的編制及調整作出一些提示與參考。

2、認真細致地做好項目預算，進行立項審批

項目預算是會展項目管理的非常關鍵的內容，一個好的會展項目預算，既是詳實的項目規劃與資源安排，也是項目控制與監督的關鍵工具。收支預算盡量做細做實，將總預算按項目類別、項目明細、具體內容等進行分解。收入預算，包括財政撥款（政府采購項目）、市場化招展收入、廣告收入等;支出預算包括展館租賃費、展廳搭建費、物資費（包括證卡費用、地毯鋪設等）、宣傳費（包括設計費、視頻制作費、攝影攝像錄播費、媒體費用等）、保障費（包括審批費、安保費、車輛保障費、人員餐費、保險費等）、咨詢費、志愿者費用、管理費（包括交通、差旅、招待、公雜費等）、不可預見費用等。總之，將預算按數量單價質量要求，盡可能做到詳實、明晰。根據項目總成本，運用量本利分析法，計算出盈虧平衡點。對會展產生的社會效益、經濟效益進行評估，做好立項審批工作。

3、制定項目計劃書

會展項目是一項復雜、系統的工程，需要多部門通力協作，立項審批后，首先要成立會展項目組委會，進行全面籌劃部署，推進項目落地。項目負責人根據項目立項、項目預算、會展項目具體明細要求，對會展項目進行統籌安排，包括質量要求、時間節點、人員安排、資金安排，制定詳細的項目計劃書。對執行過程中可能存在的風險點提前評估，進行制度梳理，建章立制。

4、簽訂考核責任書

對項目負責人、全體項目組成員建立考核機制，并簽訂考核目標責任書，既對會展項目的收入、回款、毛利等經濟指標進行考核，也注重對會展引進的龍頭企業個數、網絡傳播點擊量、收集參展商的有效信息、觀眾預約人數等非經濟指標的考核。通過考核激勵機制，做到高質高效，定人定崗，各司其職，相互配合又井然有序，從而實現會展項目的雙效統一。

（二）項目中期管理

1、建立項目臺賬，實時反映預決算對比情況，進行高效跟蹤管理

通過建立完整的項目臺賬，反映合同情況、合同履約情況、項目收支金額、預決算對比、差異分析、以及與賬務處理系統的勾稽關系等。臺賬具體要素包括日期、簽約單位名稱，經辦人，合同金額，收付款條件，收支內容摘要，收支金額，項目類別，項目明細，做賬憑證號，付款憑證號等。再通過財務設計及表格工具，按項目類別及項目明細，實時自動抓取預決算對比數據，進行預警設置，及時提醒，讓所有項目參與者及管理者掌握實時動態信息，一目了然，從而實現實時監督，實現財務的內控管理職能。

2、關注項目的風險管理與成本管理，實施有效監控

（1）在合同簽批環節，嚴格按照國家法律法規、公司制度，采取相應的項目采購方式，比如公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價等，做到程序合法合規。另外，財務人員及時根據預決算對比分析表，嚴格控制項目成本，對于超預算合同，及時與項目負責人進行溝通。

（2）在款項支付環節，嚴格進行實時的預算對比，關注合同約定的付款條件，尤其關注項目是否驗收合格、取得了項目驗收單。

（3）關注耗材物資的管理，對于購買的可以多次使用的物資，比如對講機、入場券掃碼槍、裝飾工藝品等物料的入庫保管;對展會智慧管理系統等軟件的管理與維護。

（4）對于項目應收賬款，通過項目臺賬合同金額與收入金額的差異，實時反映回款情況，對于欠收的款項提醒項目人員及時催收。

（三）項目后期管理

1、及時進行項目總決算，對會展項目的效益進行評價

會展項目結束后，財務人員應當會同項目組及時進行項目的總決算，核算項目損益，反映會展項目的執行結果。對于期末應收賬款加大催收力度，做到應收盡收。

2、對項目負責人、項目組成員進行考評

根據會展項目責任書，核算各類經濟考核指標，評估各類非經濟考核指標，同時也為以后的會展項目提供考核基礎。

3、對會展項目進行認真總結分析，形成有價值的報告，并進行有效溝通

每個會展項目都是一次寶貴的經驗，應當認真進行總結分析，及時通過展會智慧系統、參展商反饋、觀眾交流，聽取相關建議，取得相關數據及信息，同時形成參展商庫、觀眾信息庫。從經濟效益到社會效益，形成有價值的報告，并與管理層進行有效溝通，使之應用于后面的會展項目決策與營銷。

4、及時組織項目審計工作

通過審計工作，發現問題，解決問題，積累更多的項目管理經驗。另外，政府采購項目，一般需要根據項目要求進行會展項目的全面審計，及早組織審計工作，及早取得項目尾款，回籠資金。

四、 結束語

會展企業的財務工作應當貫穿會展項目前期、中期、后期全過程，通過調查回訪、數據整理分析做好項目評估，將項目預算做實做細，通過實時動態的預決算對比，實現對合同執行、項目收支、回款等風險點的全過程監控，重視會展項目的考核、總結。通過對會展項目實施精細化財務管理，實現企業的穩健發展。

參考文獻

[1]余文天.昆明市會展業關鍵影響因素識別及發展對策研究[J].中國商貿，2015，（04），143-145.