學(xué)校檔案管理與工作效率的提高策略

張華

摘 要：在目前學(xué)校實(shí)際發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中需要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理工作，通過(guò)合理及科學(xué)檔案管理方式能夠充分的展現(xiàn)學(xué)校辦學(xué)理念、辦學(xué)特色、管理水平以及文化底蘊(yùn)等等。當(dāng)前學(xué)校發(fā)展過(guò)程當(dāng)中強(qiáng)化檔案管理工作，這對(duì)于提高學(xué)校教學(xué)水平教學(xué)質(zhì)量也具有重要價(jià)值和意義。本文主要是針對(duì)學(xué)校檔案管理的實(shí)際情況進(jìn)行分析，同時(shí)提出了相關(guān)的提高檔案管理工作效率的策略，以供相關(guān)專業(yè)人士進(jìn)行參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：學(xué)校;檔案管理;工作效率;提高策略

隨著當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)及科學(xué)技術(shù)日益發(fā)展，目前社會(huì)對(duì)于教育領(lǐng)域加強(qiáng)了關(guān)注，在新的歷史時(shí)期需要進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作，同時(shí)要對(duì)于學(xué)校檔案管理工作提出更多嚴(yán)格要求，在目前檔案管理工作實(shí)際開展的過(guò)程當(dāng)中還存在著諸多的問(wèn)題，這些問(wèn)題直接影響到了學(xué)校的健康發(fā)展，所以需要進(jìn)一步的強(qiáng)化檔案管理工作，要提高相關(guān)檔案人員的法制意識(shí)、管理意識(shí)，提升檔案管理工作人員整體能力和綜合素養(yǎng)，切實(shí)的保障檔案管理工作可以達(dá)到較高的層次。同時(shí)，通過(guò)合理及科學(xué)檔案管理也有利于促進(jìn)學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)水平的提高。

1 學(xué)校檔案管理問(wèn)題

1.1 重視程度不夠

在目前，依然存在著一部分的學(xué)校忽略了檔案管理工作的重要價(jià)值和重要意義，一部分學(xué)校管理人士片面的認(rèn)為學(xué)校只需要做好教育工作，對(duì)于檔案管理工作沒有進(jìn)行嚴(yán)格要求，這樣就造成了學(xué)校檔案管理工作嚴(yán)重缺失或者沒有做到位，直接影響檔案管理工作的整體質(zhì)量，同時(shí)對(duì)學(xué)校建設(shè)工作埋下了一定的隱患[1]。

1.2 檔案管理制度以及條件落后

在當(dāng)前，為了實(shí)現(xiàn)學(xué)校的健康、穩(wěn)定及可持續(xù)的發(fā)展，需要學(xué)校進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理工作，但是目前大多數(shù)學(xué)校檔案管理制度相對(duì)較為落后，其主要體現(xiàn)在管理流程、工作規(guī)范、發(fā)展計(jì)劃不夠到位。雖然存在著一部分的學(xué)校建立了相對(duì)完善的管理制度，但是，管理制度缺乏監(jiān)督機(jī)制，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理制度往往流于形式。最近幾年，我國(guó)政府日益重視國(guó)民教育，在學(xué)校教育領(lǐng)域也加大了資金投入，但是，如今還依然存在著一部分學(xué)校設(shè)備老化，缺乏相關(guān)檔案室或者檔案室空間嚴(yán)重不足，又或者是防水防火措施未能夠做到位，整體上管理?xiàng)l件相對(duì)落后，直接影響到檔案管理水平和管理質(zhì)量的提高，很容易導(dǎo)致檔案破壞、丟失的問(wèn)題。

1.3 人員素質(zhì)不高

目前依然存在著一部分的學(xué)校檔案管理工作人員并非專業(yè)性的人員，甚至一部分的人員往往是其他部門人員所兼職，這樣就造成了從事檔案管理工作人員素質(zhì)偏低，嚴(yán)重匱乏相關(guān)專業(yè)知識(shí)。另外，由于兼職人員本身要切實(shí)做好自身本職工作，所以在檔案管理方面往往沒有花過(guò)多精力和時(shí)間投入其中，另外由于兼職人員專業(yè)知識(shí)不足，工作任務(wù)繁忙以及嚴(yán)重缺失創(chuàng)新意識(shí)就造成了當(dāng)前檔案管理工作效率普遍低下。與此同時(shí)，大部分的兼職檔案管理工作人員對(duì)于檔案管理工作沒有引起高度重視，在實(shí)際工作的過(guò)程當(dāng)中缺乏主動(dòng)性和積極性，同時(shí)工作態(tài)度不夠認(rèn)真端正，嚴(yán)重缺失責(zé)任感，這都對(duì)于檔案管理工作順利開展和實(shí)施造成了不良影響[2]。

2 主要對(duì)策

2.1 建立完善以及健全管理制度

對(duì)于目前的學(xué)校來(lái)講，為了提高檔案管理工作水平和工作質(zhì)量，需要建立完善、科學(xué)管理制度。我國(guó)教育行業(yè)在最近幾年得到了較為迅猛的發(fā)展，與此同時(shí)，在教育教學(xué)方式等方面也出現(xiàn)了較大的變革和創(chuàng)新，國(guó)內(nèi)的學(xué)校檔案數(shù)量也正在日益增加，檔案種類逐漸多樣化，所以就需要加強(qiáng)檔案管理工作。為了切實(shí)保障國(guó)內(nèi)學(xué)校檔案管理工作順利開展和實(shí)施，需要構(gòu)建相對(duì)健全完善的管理制度。針對(duì)檔案工作當(dāng)中所存在的問(wèn)題也需要結(jié)合相關(guān)管理制度進(jìn)行合理科學(xué)的解決，切實(shí)的保障檔案問(wèn)題解決過(guò)程當(dāng)中可以始終做到有據(jù)可依、有章可循，同時(shí)也可以對(duì)于相關(guān)檔案人員的工作行為進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范。另外，在檔案管理的過(guò)程當(dāng)中需要構(gòu)建獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于表現(xiàn)突出優(yōu)秀的檔案人員要給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于工作失誤失職的行為要給予一定處罰[3]。

2.2 利用信息技術(shù)加強(qiáng)檔案管理

隨著當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)以及科學(xué)技術(shù)發(fā)展，在各大行業(yè)當(dāng)中，信息技術(shù)都發(fā)揮了重要的作用，在目前學(xué)校檔案管理工作開展的過(guò)程當(dāng)中，需要進(jìn)一步的強(qiáng)化信息技術(shù)廣泛運(yùn)用，加強(qiáng)信息化建設(shè)工作，促使檔案管理工作質(zhì)量和工作效率得到有效的提高。信息化管理模式和傳統(tǒng)的管理模式相比更為方便快捷，通過(guò)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案合理及科學(xué)分類，同時(shí)也避免了紙質(zhì)檔案保存的不便之處，相關(guān)的工作人員想要對(duì)于檔案進(jìn)行查找也相對(duì)較為方便快捷，僅僅只需要通過(guò)利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行搜索即可查找到相應(yīng)的資料，有利于提高管理質(zhì)量同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。另外，為了實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理水平和管理質(zhì)量的提高，需要目前學(xué)校進(jìn)一步加大財(cái)力、人力和物力的投入，在檔案工作開展過(guò)程當(dāng)中還需要適當(dāng)?shù)奶砑訑?shù)字化設(shè)備，與此同時(shí)，進(jìn)一步強(qiáng)化相關(guān)工作人員的技術(shù)指導(dǎo)和培訓(xùn)工作，切實(shí)的保障所有工作人員都能夠通過(guò)利用數(shù)字化設(shè)備開展檔案管理工作，保障工作人員深入掌握互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案的規(guī)范、科學(xué)以及高效化的管理[4]。

2.3 提高工作人員綜合素質(zhì)以及能力

目前學(xué)校針對(duì)檔案實(shí)施管理過(guò)程當(dāng)中相關(guān)工作人員的能力和素養(yǎng)將會(huì)對(duì)于檔案管理工作質(zhì)量和效果造成重大影響。對(duì)于當(dāng)前檔案工作人員來(lái)講，不僅僅需要針對(duì)學(xué)校內(nèi)部檔案實(shí)施合理及科學(xué)的管理，而且還需要當(dāng)前檔案管理工作人員給學(xué)生和教師提供良好的服務(wù)，這就需要當(dāng)前的檔案人員能夠進(jìn)一步提高自身專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力，這樣才能夠在本職崗位上更好為人民群眾服務(wù)。另外，學(xué)校在選拔相關(guān)檔案人才的過(guò)程當(dāng)中也需要加強(qiáng)考核，引進(jìn)高素質(zhì)的檔案人才[5]。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，目前需要進(jìn)一步的強(qiáng)化學(xué)校檔案管理工作，提高學(xué)校檔案管理工作水平和工作質(zhì)量，學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量和學(xué)校發(fā)展存在密切關(guān)系，這就需要進(jìn)一步提高檔案管理工作人員素養(yǎng)和能力，要求加強(qiáng)檔案管理工作人員培訓(xùn)，同時(shí)要明確目前檔案管理工作當(dāng)中的不足，同時(shí)采取措施進(jìn)行有效彌補(bǔ)和完善。

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