淺議新時(shí)期建筑執(zhí)法檔案存在的問題及解決方案

楊小峰

摘 要：在進(jìn)行城市建設(shè)管理的過程中，需要針對(duì)眾多的建筑工程項(xiàng)目開展行政執(zhí)法監(jiān)察，監(jiān)察過程中會(huì)留有大量的行政執(zhí)法檔案資料，這些檔案資料是證明建筑工程合理性以及合法性的重要依據(jù)，同時(shí)也是處理建筑糾紛的原始法律憑證，因此做好建筑執(zhí)法檔案管理就顯得尤為重要。但是目前對(duì)于建筑執(zhí)法檔案的管理還存在一定的問題和不足，文章就主要針對(duì)這些問題加以分析，進(jìn)而提出有效的解決方案，旨在提升新時(shí)期建筑執(zhí)法檔案管理質(zhì)量和水平。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;建筑執(zhí)法方案;管理問題;解決方案

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和城市化進(jìn)程的加快，越來(lái)越多的建筑工程項(xiàng)目投入建設(shè)，在工程建設(shè)的過程中必須要保證建筑項(xiàng)目與城市規(guī)劃管理的協(xié)調(diào)性和一致性，在行政執(zhí)法制度的監(jiān)督和制約下進(jìn)行工程建設(shè)。在開展行政執(zhí)法監(jiān)察工作的過程中，會(huì)對(duì)建筑工程項(xiàng)目建設(shè)管理情況進(jìn)行全面的調(diào)查，重點(diǎn)對(duì)違反建設(shè)用地規(guī)劃、建筑工程施工內(nèi)容違規(guī)違法等的行為進(jìn)行嚴(yán)厲查處，目的就是糾正建筑工建設(shè)和施工中存在的不良行為，從而助力城市環(huán)境綜合整治。[1]在行政執(zhí)法的過程中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，真實(shí)地記錄了行政執(zhí)法的過程以及結(jié)果，有非常重要的參考價(jià)值，但是長(zhǎng)期以來(lái)由于缺少對(duì)建筑行政執(zhí)法檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，造成了一些原始記錄和憑證的丟失，使得在進(jìn)行城市建設(shè)管理規(guī)劃的過程中缺少參考和依據(jù)，在新時(shí)期要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)對(duì)建筑執(zhí)法檔案的專業(yè)化與規(guī)范化管理，深入分析當(dāng)前建筑執(zhí)法檔案管理中存在的問題，尋找有效的解決方案，為后續(xù)建筑行政執(zhí)法工作的開展奠定重要基礎(chǔ)。

1 建筑執(zhí)法檔案管理中存在的問題分析

1.1 建筑執(zhí)法檔案管理缺乏規(guī)范性

由于缺乏對(duì)建筑執(zhí)法檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致當(dāng)前建筑執(zhí)法檔案管理工作規(guī)范程度不高，降低了檔案管理效率和水平。首先就是體現(xiàn)檔案的立卷不夠規(guī)范，并沒有嚴(yán)格和標(biāo)準(zhǔn)的檔案收集與整理分類流程，只是機(jī)械性的進(jìn)行檔案資料的堆積，使得建筑執(zhí)法檔案的實(shí)際利用價(jià)值不高。其次就是體現(xiàn)在建筑行政執(zhí)法檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制不夠健全，在開展檔案管理工作的過程中不注意對(duì)相關(guān)工程執(zhí)法檔案資料的保存與收集，存在著隨意丟棄、格式不統(tǒng)一等的問題，也就降低了建筑執(zhí)法檔案管理質(zhì)量。

1.2 建筑執(zhí)法檔案管理手段比較落后

目前在進(jìn)行建筑執(zhí)法檔案管理時(shí)，還普遍存在著管理手段落后以及管理形式單一的問題，導(dǎo)致建筑執(zhí)法檔案管理效率低下。伴隨著信息時(shí)代的到來(lái)，建筑執(zhí)法檔案管理也應(yīng)當(dāng)搭建新的平臺(tái)，創(chuàng)新檔案收集與整理的方式方法。但是就目前的建筑工程執(zhí)法檔案管理現(xiàn)狀來(lái)，尤其是對(duì)于一些基層的建筑行政執(zhí)法部門來(lái)說，大多仍然采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的辦法，進(jìn)行簡(jiǎn)單的文件整理與文字記錄，而對(duì)執(zhí)法過程中的影音以及視頻等材料難以呈現(xiàn)[2]，影響了建筑執(zhí)法檔案管理的完整性和真實(shí)性。

1.3 缺少專業(yè)的建筑執(zhí)法檔案管理人員

伴隨著當(dāng)前我國(guó)建筑工程項(xiàng)目的逐漸增多，城市建設(shè)管理與建筑工程行政執(zhí)法的任務(wù)越來(lái)越重，形成的建筑執(zhí)法檔案資料就越來(lái)越多，這就考驗(yàn)著我們建筑執(zhí)法檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)能力和工作水平。[3]但是就目前的情況看，在基層的行政執(zhí)法隊(duì)伍當(dāng)中，缺乏專門從事檔案管理工作的人員，從事檔案資料的收集和整理大多是由行政崗位文員進(jìn)行兼職，其工作內(nèi)容也只是簡(jiǎn)單的進(jìn)行文件整理，難以有效的應(yīng)對(duì)城市建設(shè)檔案管理主管部門的監(jiān)督和審查。

2 新時(shí)期針對(duì)建筑執(zhí)法檔案管理問題的優(yōu)化解決方案研究

2.1 構(gòu)建科學(xué)規(guī)范的建筑執(zhí)法檔案管理體系

在新時(shí)期要強(qiáng)化建筑執(zhí)法檔案管理水平，就要解決好當(dāng)前建筑執(zhí)法檔案管理中存在的突出矛盾，通過構(gòu)建科學(xué)的建筑執(zhí)法檔案管理體系來(lái)規(guī)范和約束建筑執(zhí)法檔案管理行為。首先就是要明確建筑執(zhí)法檔案立卷和歸檔的標(biāo)準(zhǔn)，要根據(jù)在開展建筑行政執(zhí)法管理的過程中所確定的建筑工程行政違法行為性質(zhì)來(lái)進(jìn)行檔案資料分類，并且做好標(biāo)注，方便進(jìn)行后續(xù)內(nèi)容的補(bǔ)充以及查閱檢索，從而保證能夠切實(shí)的發(fā)揮建筑工程行政執(zhí)法檔案的憑證和依據(jù)作用，提高檔案資源的有效利用率。[4]其次就是要健全建筑執(zhí)法檔案管理機(jī)構(gòu)，基層行政執(zhí)法管理部門作為第一手檔案信息資料的獲取者，必須要自覺的承擔(dān)起檔案管理的職責(zé)和任務(wù)，成立專門的行政執(zhí)法檔案管理小組，小組領(lǐng)導(dǎo)人員都督促組員做好初步的信息資料收集和整理，保證檔案資料的真實(shí)性和完整性，確保基礎(chǔ)資料不丟失、不亂放。

2.2 創(chuàng)新建筑執(zhí)法檔案管理形式

新時(shí)期要做好建筑工程行政執(zhí)法檔案管理工作，就必須要實(shí)現(xiàn)建筑執(zhí)法檔案管理形式的創(chuàng)新。首先就要求建筑行政執(zhí)法管理部門要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理工作方式方法，投入相應(yīng)的資金來(lái)搭建現(xiàn)代化的檔案管理信息平臺(tái)，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐漸演變?yōu)殡娮訖n案管理，并且采用文字、聲音、圖像等綜合管理形式來(lái)全過程的進(jìn)行行政執(zhí)法記錄。其次就是要借助于建筑執(zhí)法檔案信息化管理平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)各部門之間的有效溝通與合作，建筑行政執(zhí)法部門要與城市建設(shè)檔案管理部門之間進(jìn)行必要的業(yè)務(wù)往來(lái)，在城市建設(shè)檔案主管部門的指導(dǎo)下，進(jìn)行科學(xué)的檔案分類、整理以及排列，提升建筑工程行政執(zhí)法檔案管理的專業(yè)化水平。最后就是要將建筑執(zhí)法檔案看作是一項(xiàng)重要的學(xué)習(xí)資源，從發(fā)現(xiàn)的各類建筑行政違規(guī)違法行為之中明確今后開展建筑工程規(guī)劃管理的重點(diǎn)，構(gòu)建更為完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)的建筑行政執(zhí)法檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)各類歷史卷宗的整合，并且借助大數(shù)據(jù)的分析與處理能力按照年份以及關(guān)鍵詞來(lái)編制檢索目錄[5]，真正的使建筑行政執(zhí)法檔案為城市建設(shè)管理提供必要的信息服務(wù)，進(jìn)一步提升建筑執(zhí)法檔案管理應(yīng)用價(jià)值，拓寬檔案管理服務(wù)渠道。

2.3 組建專業(yè)化的建筑執(zhí)法檔案管理團(tuán)隊(duì)

在新時(shí)期要開展好建筑執(zhí)法檔案管理工作，人才是基礎(chǔ)。行政執(zhí)法管理部門要組建一支專業(yè)化和高素質(zhì)的執(zhí)法檔案管理團(tuán)隊(duì)，首先就要完善檔案管理，崗位設(shè)置和職能配置[6]，選拔德才兼?zhèn)涞墓ぷ魅藛T專門的從事行政執(zhí)法檔案管理工作，避免崗位兼職，強(qiáng)化對(duì)建筑執(zhí)法檔案管理人員的考核，提升檔案管理人員的積極性與主動(dòng)性。其次是要進(jìn)一步提升當(dāng)前建筑行政執(zhí)法檔案管理人員的專業(yè)技能，管理部門要積極的尋求當(dāng)?shù)貦n案主管部門的指導(dǎo)與幫助，聘請(qǐng)專職檔案員來(lái)給基層建筑執(zhí)法檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)與技能指導(dǎo)，從而有效提升建筑執(zhí)法檔案管理團(tuán)隊(duì)的工作能力。

3 結(jié)語(yǔ)

在新時(shí)期做好建筑執(zhí)法檔案管理工作，解決好以往建筑執(zhí)法檔案管理中存在的問題，能夠?qū)崿F(xiàn)建筑執(zhí)法行為與執(zhí)法檔案管理之間的良性互動(dòng)，為建筑工程行政執(zhí)法業(yè)務(wù)的開展以及行政執(zhí)法管理方案的優(yōu)化奠定重要基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]李珍.建筑工程行政執(zhí)法檔案管理若干問題研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（06）：47-48.

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[3]陳月美.建筑工程執(zhí)法檔案管理現(xiàn)狀及存在問題淺析[J].江西建材，2019（09）：206-207.

[4]梁珊珊.新時(shí)期建筑工程行政執(zhí)法檔案管理的重要性及科學(xué)化管理措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（18）：147-148.

[5]范思韻.建設(shè)行政執(zhí)法檔案管理存在的問題及處理措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（17）：93.

[6]林瓊.淺議建設(shè)行政執(zhí)法檔案管理存在的問題及解決方案[J].地產(chǎn)（電子版），2019（15）：95.