信息化時代下檔案管理的創新及發展分析

劉通雪

摘 要：信息化時代的背景下，傳統的檔案管理方法不能滿足現在的需求，所以檔案管理在信息化背景下尋求創新策略，跟上信息化時代的腳步。本文結合信息化時代對檔案管理工作的影響，分析目前檔案管理中出現的問題，并提出檔案管理的創新及發展策略。

關鍵詞：信息化時代;檔案管理;信息化管理

檔案記錄了數量相當龐大的信息，傳統的檔案管理方式對檔案只有記錄、存儲的作用，在檔案信息查詢上，效率非常低且耗時長，因此在信息化的時代下，應該充分利用信息化技術，對檔案管理策略進行創新，滿足新時代下人們對檔案管理的需求。

1 信息化時代下檔案管理創新當前的難題

1.1 檔案管理觀念落后

檔案管理的觀念還停留在傳統的紙質方式人工記錄，然后放入專門的檔案存儲室，這種檔案管理的方式在信息化時代下，已經難以滿足現在對大量的檔案數據進行信息記錄、更改、查詢、儲存等工作。

1.2 檔案管理的技術和手段落后

檔案管理工作的技術依舊采用傳統的人工分類，這種方式需要大量的人力和時間空間，因此難以在信息化時代下實行，而且檔案的查詢效果差、效率低。

1.3 檔案管理的信息安全防護不夠

傳統的檔案管理的信息安全防護只是通過一個人或者一把鎖之間封存在檔案儲存室，然后在查詢的時候再去尋找，實際情況下檔案被蟲蛀而檔案數據出現缺失，因此檔案的信息安全防護工作做得很差。

1.4 檔案管理人員素質不高

檔案管理人員在信息化時代下難以跟上時代的步伐，對信息化檔案管理方式不能合理運用，檔案管理人員的素質不夠。

1.5 檔案管理制度落后

檔案管理制度還依舊是紙質檔案管理制度為主，紙質檔案管理在信息化時代下很難滿足各部門對檔案管理的需求，應該盡快向信息化檔案管理制度轉變。

2 信息化時代下檔案管理的創新及發展策略

2.1 及時轉變檔案管理的觀念

信息化時代來臨之前，檔案管理一直采用傳統的方式，因此傳統的檔案管理觀念根深蒂固，但是在信息化時代下，必須及時轉變檔案管理的舊有落后觀念，除了對檔案的記錄和存儲之外，還應該做到檔案的信息查詢，做好能夠快速、準確地查詢目標檔案相關信息。信息化時代下檔案的數據更新非常快，人們對檔案記錄效率和更新效率大大提高，因此必須應用信息化技術完成檔案管理，從傳統的紙質檔案向信息化檔案管理轉變，檔案管理信息化之后才能夠滿足對當前這種規模的檔案完成數據記錄、更新、查詢工作。信息化時代的信息交流非常快，使用信息化檔案管理可以在信息化管理平臺之間對檔案信息更方便的處理，利用時代背景下的新技術，更好地完成檔案管理工作。必須先讓檔案管理的領導部門人員轉變思想觀念，讓領導們認識到檔案管理工作信息化的重要性與緊迫性，從根本上轉變才能轉變整個檔案管理系統，才能更好地運用信息化技術完成檔案的信息化工作，方便后續檔案信息交互、查詢等一系列工作的開展[1]。

2.2 創新檔案管理方式和手段

傳統的檔案管理方式是對檔案進行分組分類，然后按不同的分組分類進行管理，但是這種管理方式隨著檔案數量逐漸增加，受時間空間等因素影響，檔案管理越來越復雜，越來越混亂，而且對檔案的存儲和查詢工作的困擾也越來越大。因此檔案管理人員在信息化時代下必須對檔案管理方式和手段進行創新，利用信息化時代下的信息化技術完成對檔案管理方式的革新，通過建立信息化檔案管理平臺無疑是最好的當時管理方式。信息化檔案管理方式可以在檔案的記錄上進行分類分組，然后在后續的檔案增加繼續添加分類或者分組，然后在分類或分組下面添加同類型的檔案，相比傳統的檔案管理方式，不占用更多的時間、空間、人力等資源，而且檔案管理思路清晰，不會因后續檔案的增加而混亂。同時完善檔案數據的查詢服務工作，在檔案管理的記錄及更改的同時，還要考慮相關人員能夠方便的對檔案數據進行查詢，傳統方式通過人工按照分類尋找檔案，費時又費力，最后還可能因為保存不當等因素，相關內容信息缺失，檔案的數據查詢情況不理想，但是信息化檔案管理可以直接在信息化平臺上進行查詢，直接通過目錄類別的搜索可以快速的搜索到對應檔案，檔案內存保持完整，不會因為其他因素造成檔案數據缺失。

2.3 創新檔案管理的信息安全

在檔案管理信息化之后，對檔案管理的信息安全主要通過保護計算機系統以及各種相關配套硬件設施，減少人為操作失誤原因帶來的計算機設備故障，或者是病毒入侵、黑客攻擊等故意行為對檔案管理系統造成的損失及破壞，最后導致檔案數據的丟失。所以可以通過運用高技術水平的專業人才，提高計算機的各種防護手段，保護檔案管理數據的安全性。檔案管理信息化的存儲還存在一些不可控的因素，因此最好定期對檔案管理進行信息備份，防止因為不可抗力因素丟失檔案數據。

2.4 提高檔案管理人才的素質

檔案管理無論是傳統檔案管理方式還是信息化檔案管理方式都是人在管理，檔案管理方式只是管理手段，實現檔案管理的最終還是人，所以要提高檔案管理人才的素質，可以通過對檔案管理人員進行專業的培訓來實現。而檔案管理人員可以從招聘錄取的時候就有針對性地選擇高素質的人才，比如計算機專業的人才，對信息化檔案管理有著先天的優勢。然后錄取之后進行整體培訓工作，培訓基礎檔案管理知識水平，然后在培訓工作完成后，通過專業性的崗位方向測試，將培訓的人員分配到不同的檔案管理工作崗位上，實現人盡其用。最重要的培訓工作是培訓檔案管理的老員工，老員工從傳統的人工檔案管理到信息化檔案管理，管理方式轉變老員工在實際工作中可能依舊有很多難懂的知識，因此要加強對老員工的培訓，從基礎的計算機知識開始培養，幫助老員工早日實現檔案管理方式的轉型，全面提高老員工檔案管理信息化方面的能力水平，將老員工從落后的檔案管理工作者轉變成全面的高級檔案管理人才，全面提高檔案管理人才的素質。其次，對于在檔案管理工作中表現突出的部分人員，可以進一步進行培養，選擇檔案管理專業院校進行學術深造，對檔案管理人員從理論知識到實際工作進行全新的系統化培養，夯實基礎，提高專業水平[2]。

2.5 實現檔案數字信息化管理

想要實現檔案的數字化信息化管理，需要從構建數字化信息化檔案管理系統開始，選擇專業的計算機人才對檔案管理系統進行構建，然后按照檔案管理需要實現的功能進行設計，保證檔案記錄、更改、查詢等各種功能能夠實現，并盡可能的便利，系統構建完成后需要將紙質的檔案文檔轉化成信息化檔案文件，然后在實際工作中實現對各種功能、結構的優化工作。最后應該由專業人員保障檔案系統的安全，以防惡意入侵對檔案信息進行刪改，定期對檔案信息進行備份，防止出現意外的不可控因素造成檔案數據丟失，如此才能實現檔案數字信息化管理。

3 結論

綜上所述，在信息化時代下，可以通過及時轉變檔案管理的觀念、創新檔案管理方式和手段、創新檔案管理方式和手段、提高檔案管理人才的素質以及實現檔案數字信息化管理等策略實現檔案管理創新和發展工作，極大地提高了檔案管理工作的質量和效率。

參考文獻

[1]羅曉華.信息化時代下檔案管理的創新與發展探究[J].內江科技，2019，40（09）：11+84.

[2]譚鳳眉.信息化時代下檔案管理的創新及發展[J].現代經濟信息，2019（14）：55+57.